食品藥品行政處罰案件的檔案管理探究

文/陜西省寶雞市食品藥品稽查支隊 李莎

食品藥品行政處罰案件的檔案管理探究

文/陜西省寶雞市食品藥品稽查支隊 李莎

食品藥品安全關(guān)乎百姓健康與切身利益，食品藥品監(jiān)督執(zhí)法過程中產(chǎn)生的行政處罰案件作為檔案的重要組成部分，對于食品藥品監(jiān)督執(zhí)法有著重大意義。然而，由于專業(yè)技術(shù)欠缺，行政處罰案件的檔案管理工作嚴重滯后，與當前檔案管理的相關(guān)要求不符，不能有效發(fā)揮其技術(shù)支撐的作用。本文結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，對行政處罰案件的檔案管理工作提出一些看法，以期推動食品藥品行政處罰案件檔案管理工作的深入開展，為稽查執(zhí)法奠定堅實的基礎(chǔ)。

食品藥品監(jiān)管；檔案管理；規(guī)范化

一、食品藥品行政處罰案件檔案管理工作的意義

食品藥品安全一直是人們關(guān)注的熱點話題，食藥監(jiān)部門依法開展各類專項整治活動，嚴厲打擊了各類食品藥品違法行為，有效規(guī)范了市場秩序，維護了人民利益。在監(jiān)督執(zhí)法過程中，產(chǎn)生了大量執(zhí)法文書、監(jiān)管信息、處罰量化指標等執(zhí)法檔案，行政處罰案件作為執(zhí)法檔案的重要組成部分，是嚴厲打擊食藥違法行為的憑證和依據(jù)，是行政執(zhí)法工作經(jīng)驗的有效積累，是考量行政執(zhí)法水平的技術(shù)儲備的有效標志，它真實地反映了行政執(zhí)法的每個環(huán)節(jié)和處罰結(jié)果，有利于開展行政復(fù)議和行政訴訟，對于食品藥品監(jiān)督執(zhí)法起到了至關(guān)重要的作用。

二、當前食品藥品行政處罰案件檔案管理存在的突出問題

（一）重視程度不夠。一是食品藥品監(jiān)督管理部門重視程度不夠。當前的食藥監(jiān)督執(zhí)法具有著日常監(jiān)督、專項整治、抽檢檢驗、投訴舉報、新聞宣傳等諸多職能，檔案管理作為其中一項工作，因其預(yù)見性差，“政績”少，長期處于被忽視的地位，因而重視程度不高。二是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)片面認為檔案管理工作就是將簡單地將文書收集整理在一起，沒有什么技術(shù)難度，因而對于相應(yīng)的技術(shù)力量配備上也沒有進行相應(yīng)的規(guī)劃，嚴重阻礙了行政處罰案件檔案管理工作的發(fā)展。

（二）專業(yè)技術(shù)力量薄弱。一是檔案專業(yè)技術(shù)人員欠缺。檔案管理工作是行政執(zhí)法工作開展的歷史記錄，但經(jīng)常受到忽視，尤其是在食藥部門中，既懂行政執(zhí)法，又懂檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員少之又少。大多數(shù)檔案管理者都是身兼數(shù)職，因而檔案管理工作也是無法得到有效的技術(shù)保障。二是行政處罰案件的檔案管理缺乏確鑿的法律依據(jù)及專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)。當前食品藥品行政處罰案件的檔案管理基本處于紙質(zhì)化管理的初級階段，大部分單位未能對案件的檔案管理做過多深入的科學研究，還存在著對存檔內(nèi)容界定不清晰，程序不嚴格，對案件的電子、聲影等檔案較為忽視等突出問題，一定程度上影響了行政處罰案件日后對于行政執(zhí)法的重要作用。

（三）管理設(shè)施不配套。按照《檔案法》的相關(guān)要求，檔案收集管理應(yīng)具備相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施。目前，大多數(shù)的行政單位沒有配備專門的檔案管理室，案件的檔案管理僅僅是整理堆放，缺乏有效統(tǒng)一的分類、編目和整合，“六防”無法達標，造成了一些行政處罰案件受潮發(fā)霉、蟲蛀等問題，甚至因人為等不可抗拒因素造成了案件的丟失和毀壞。

（四）信息化建設(shè)滯后。以互聯(lián)網(wǎng)信息時代、云計算和大數(shù)據(jù)為技術(shù)創(chuàng)新的信息化時代已經(jīng)深入到了各行各業(yè)，在不斷倡導(dǎo)“深化檢索”的時代，檔案管理工作遇到了極大的機遇和挑戰(zhàn)，信息化建設(shè)勢在必行。而當前的大多數(shù)單位在行政處罰案件的檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)模式中，無紙化管理滯后，信息共享系統(tǒng)未能建立，一定程度上浪費了大量的人力、物力和財力，也嚴重阻礙了行政執(zhí)法效果，阻礙了行刑銜接工作的深入開展。

三、食品藥品行政處罰案件的檔案管理工作對策

（一）管理制度化。結(jié)合食品藥品監(jiān)管工作實際，進一步健全完善檔案管理制度。建立與行業(yè)特點相適應(yīng)的《食品藥品行政處罰案件檔案管理制度》《檔案管理人員崗位責任制》《檔案管理保密制度》等，彌補行政執(zhí)法手段的不足，根據(jù)監(jiān)管實情及時完善檔案，做到檔案與事實同步、吻合，做到食品藥品監(jiān)管有卷可查。加大檔案管理工作的資金投入，建章立制，不斷提升檔案管理的軟硬件設(shè)施，確保檔案管理工作全過程都得到相應(yīng)的制度保障。加強對檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，建立年度考核考評制度，實現(xiàn)用制度考核日常管理行為，確保檔案管理工作有章可循，有法可依，有據(jù)可查。

（二）程序檔案化。要確保檔案管理程序檔案化，嚴格按照檔案法及行政處罰案卷的統(tǒng)一制作規(guī)范相關(guān)文件規(guī)定進行規(guī)范整理，專人負責，科學編目，確保卷宗完整，符合檔案歸檔管理要求。要實現(xiàn)日常監(jiān)管檔案化，結(jié)合食品藥品稽查工作的實際，建立執(zhí)法對象監(jiān)管檔案，定期更新，定期歸檔，實現(xiàn)與行政處罰案件檔案管理信息的共享，為食品藥品稽查工作提供可靠的案件線索；要建立被監(jiān)管對象誠信管理檔案制度，結(jié)合“紅黑榜”，建立被監(jiān)管企業(yè)電子檔案，對失信頻繁的被監(jiān)管對象加大監(jiān)督檢查頻率，推動企業(yè)量化分級制度的落地實行，助推企業(yè)誠信檔案建設(shè)。

（三）創(chuàng)新科技化。一是在新的食品藥品監(jiān)管形勢下，食藥執(zhí)法在行刑銜接層面做了深入的探索，聯(lián)合辦案工作機制的建立，需要電子化監(jiān)管和信息共享作為技術(shù)支撐，因此要深入探索建立數(shù)字化檢索平臺及信息同步共享系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，做到動態(tài)監(jiān)管智能化、現(xiàn)場取證檔案化、執(zhí)法監(jiān)管痕跡化。二要本著“資源共享、優(yōu)勢互補、共同發(fā)展”的目標，促進行刑銜接電子信息共享平臺建立，相互交流溝通與支持，增強稽查打假合力。三是利用大數(shù)據(jù)和云計算，實現(xiàn)檔案管理科技創(chuàng)新，通過檔案管理技術(shù)創(chuàng)新為食品藥品監(jiān)管工作提供強大的執(zhí)法保障。

[1]袁泉,呂妍.從檔案管理入手解決食品藥品監(jiān)管難題[J].中國檔案報,2014-8-11(002).

[2]楊玲,新形勢下如何加強食品藥品檢驗檔案管理工作[J].城建檔案,2016(12).