關(guān)于基層失業(yè)人員檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
——以政和縣為例

陳雯

關(guān)于基層失業(yè)人員檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
——以政和縣為例

陳雯

企事業(yè)單位參加失業(yè)保險(xiǎn)的人員，失業(yè)后到人力資源服務(wù)部門辦理申請(qǐng)領(lǐng)取失業(yè)保險(xiǎn)救濟(jì)金手續(xù)時(shí)，需將個(gè)人檔案轉(zhuǎn)移至人力資源服務(wù)部門，列入失業(yè)人員檔案保存管理。失業(yè)人員檔案是記錄失業(yè)人員工作經(jīng)歷、工作成就、政治思想、參保保齡、薪資等級(jí)等重要信息的憑證。失業(yè)人員的檔案管理有其獨(dú)特性，如果管理不當(dāng)，不但使失業(yè)人員自身利益蒙受損失，而且會(huì)增加社會(huì)不穩(wěn)定因素。因此，提供高質(zhì)量的失業(yè)人員檔案服務(wù)，對(duì)維護(hù)失業(yè)人員的合法權(quán)益、保障和諧社會(huì)的發(fā)展具有十分重大的意義。筆者在縣級(jí)人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)工作多年，以政和縣失業(yè)人員檔案管理工作為例，提出做好失業(yè)人員檔案管理工作的幾點(diǎn)思考和建議。

一、政和縣人力資源公共服務(wù)中心失業(yè)人員檔案管理工作現(xiàn)狀

政和縣人力資源公共服務(wù)中心前身為政和縣勞動(dòng)服務(wù)公司，自1986年《國營企業(yè)職工待業(yè)保險(xiǎn)暫行規(guī)定》頒布以來，一直承擔(dān)著政和縣失業(yè)保險(xiǎn)參保登記、失業(yè)救濟(jì)金申領(lǐng)、失業(yè)人員檔案管理等多項(xiàng)工作。2016年政和縣失業(yè)保險(xiǎn)參保人員4597人，城鎮(zhèn)登記失業(yè)率3.0%。政和縣人力資源公共服務(wù)中心現(xiàn)有失業(yè)人員檔案管理工作人員一人，管理失業(yè)人員檔案2698份。做好失業(yè)人員檔案管理工作，必須立足于管理的現(xiàn)狀，不斷適應(yīng)工作發(fā)展的新形勢(shì)，逐步完善失業(yè)人員檔案管理制度，規(guī)范失業(yè)人員檔案管理流程、培養(yǎng)檔案管理工作人員的專業(yè)技能和責(zé)任感，才能使失業(yè)人員檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的道路。

二、當(dāng)前政和縣失業(yè)人員檔案管理存在的問題

（一） 失業(yè)人員檔案缺失或材料內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確。一是由于政和縣企業(yè)和員工個(gè)人對(duì)檔案的不重視，許多在職時(shí)應(yīng)放入檔案內(nèi)的材料沒有及時(shí)放入原始檔案，如招工錄用表、歷年的調(diào)資表、轉(zhuǎn)正定級(jí)表等，導(dǎo)致失業(yè)時(shí)轉(zhuǎn)來的檔案材料不全；還有的企業(yè)員工填寫資料時(shí)沒有認(rèn)真檢查，表格上填的出生時(shí)間與身份證不一致，填寫的參加工作時(shí)間不同表格之間不一致，或是工種記錄不清等，導(dǎo)致要辦理失業(yè)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)時(shí)引起各種爭議，損害了失業(yè)人員的合法利益。二是部分關(guān)停破產(chǎn)企業(yè)，因辦理關(guān)停破產(chǎn)手續(xù)的周期過長，或是員工對(duì)企業(yè)的補(bǔ)償方案不滿意而遲遲不愿解除勞動(dòng)關(guān)系，時(shí)間長久后，企業(yè)很難聯(lián)系到原企業(yè)的失業(yè)人員，大部分失業(yè)人員自己也不主動(dòng)與企業(yè)聯(lián)系，這部分職工的檔案提出后一直被留存在企業(yè)，無處投遞，當(dāng)企業(yè)完全解體后，這部分人員的檔案無人處理，全部或部分遺失。三是有些失業(yè)人員文化素質(zhì)不高，對(duì)企業(yè)、檔案保管部門“不放心”，擔(dān)心遺失，將一些重要表格、材料自己保管，不愿意放入檔案內(nèi)進(jìn)行寄存。四是檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，失業(yè)人員送來的補(bǔ)充個(gè)人材料沒有及時(shí)歸檔，放置長時(shí)間后遺忘，需要時(shí)再次尋找已十分困難。

（二）失業(yè)人員個(gè)人不重視，現(xiàn)有檔案更新不及時(shí)不準(zhǔn)確。許多失業(yè)人員對(duì)個(gè)人檔案不夠重視，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和就業(yè)結(jié)構(gòu)的發(fā)展，許多失業(yè)人員存在跨地域性流動(dòng)，規(guī)模大頻率高，導(dǎo)致檔案無法及時(shí)更新，斷檔嚴(yán)重。如果不是正式在行政事業(yè)單位就業(yè)，他們的檔案往往不會(huì)隨著工作地點(diǎn)投遞，于是個(gè)人檔案留存在政和縣人力資源服務(wù)部門，新的工作單位又為他們重新建一份工作檔案，造成了檔案斷斷續(xù)續(xù)，出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。這樣做不但使新的單位無法了解員工之前的工作經(jīng)歷和工作情況，會(huì)影響到他們的工齡、保齡的計(jì)算，對(duì)失業(yè)人員自身是十分不利的。而且甚至有些失業(yè)人員，重新就業(yè)多年也沒有到人力資源服務(wù)部門登記，導(dǎo)致二次失業(yè)再次申請(qǐng)領(lǐng)取失業(yè)救濟(jì)金時(shí)來查找檔案，原檔案卻還在已失業(yè)人員類別中，增加了辦理的難度，影響了自身的利益。

（三）失業(yè)人員檔案管理者不專業(yè)，管理制度不規(guī)范。失業(yè)人員檔案管理在人員的配備上不受重視，大部分基層失業(yè)人員檔案管理人員都是非專業(yè)人員，沒有接受過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)，崗位能力弱化直接導(dǎo)致失業(yè)人員檔案管理的混亂和不規(guī)范。實(shí)際工作中，檔案管理人員因缺乏專業(yè)知識(shí)，或是檔案分類混亂，或是立卷不合理，甚至交接手續(xù)不清的情況屢屢發(fā)生，影響了失業(yè)人員的權(quán)益，成為失業(yè)人員檔案管理制度上的一大漏洞。

（四）缺乏與之配套獨(dú)立的失業(yè)人員檔案管理系統(tǒng)，管理效率低下。目前政和縣的失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理方法還是將姓名編號(hào)后輸入EXCEL表格，需要查詢的時(shí)候先在表格上查找到對(duì)應(yīng)編號(hào)，再進(jìn)入檔案室按編號(hào)查閱。這種原始的管理方式效率低下，不但無法直接看到失業(yè)人員的基本信息，增加了工作量，而且多次進(jìn)入檔案室翻閱檔案，對(duì)檔案室的保存環(huán)境及檔案本身有太大的污染和損壞，嚴(yán)重影響了原始檔案的壽命。

三、關(guān)于加強(qiáng)基層失業(yè)人員檔案管理工作的建議

（一）提高失業(yè)人員檔案管理者的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)。政和縣人力資源服務(wù)部門要加強(qiáng)對(duì)失業(yè)人員檔案管理的重視，注重挑選綜合素質(zhì)高的人員負(fù)責(zé)失業(yè)人員檔案管理工作。一方面要要求檔案管理人員深刻認(rèn)識(shí)到個(gè)人檔案對(duì)失業(yè)人員的重要性，從思想上重視和熱愛這項(xiàng)工作，在工作中要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和高度的責(zé)任感，以職業(yè)道德為指導(dǎo)，認(rèn)真盡力地做好本職工作。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)失業(yè)人員檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先要強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案的收集、整理、保護(hù)、歸檔、利用等各方面的專業(yè)知識(shí)，提高工作人精通業(yè)務(wù)和創(chuàng)新工作的能力；其次要求工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范檔案的收入、轉(zhuǎn)遞、查閱等方面程序，減少因操作不規(guī)范而引起的檔案遺失、個(gè)人信息外泄等人為差錯(cuò)。

（二）規(guī)范失業(yè)人員檔案管理工作程序，強(qiáng)化失業(yè)人員檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制。根據(jù)失業(yè)人員檔案的特點(diǎn)，建立健全失業(yè)人員檔案管理工作的具體標(biāo)準(zhǔn)，制定并嚴(yán)格執(zhí)行失業(yè)人員檔案管理的分類制度、保密制度、轉(zhuǎn)遞流程制度，規(guī)范失業(yè)人員檔案管理工作程序，以減少人為失誤造成的檔案損失。此外，人力資源服務(wù)部門還要完善對(duì)失業(yè)人員檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制，明確檔案管理職責(zé)，分清責(zé)任，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。對(duì)檔案管理工作中不負(fù)責(zé)任、審查把關(guān)不嚴(yán)、違反職業(yè)道德規(guī)范等行為要嚴(yán)格查處，以確保這項(xiàng)工作的規(guī)范化與嚴(yán)謹(jǐn)化。

（三）加強(qiáng)宣傳教育，提高企事業(yè)單位與失業(yè)人員個(gè)人的檔案保管意識(shí)，營造重視失業(yè)人員檔案管理的良好社會(huì)氛圍。人力資源服務(wù)部門日常工作中，要多渠道、多方面地積極宣傳檔案管理重要性，提升企事業(yè)單位與失業(yè)人員對(duì)檔案作用的認(rèn)識(shí)。失業(yè)人員的檔案內(nèi)有失業(yè)人員的個(gè)人經(jīng)歷、品德作風(fēng)、工作成就、工資薪級(jí)、工作工齡、參保保齡等許多關(guān)鍵的個(gè)人資料。失業(yè)人員如需開具一定的個(gè)人證明手續(xù)，都要以檔案材料為憑證和參考，失業(yè)人員辦理失業(yè)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)續(xù)繳、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、辦理退休等，也都離不開檔案。因此，要讓企事業(yè)單位和失業(yè)人員明白，由有資質(zhì)的人力資源服務(wù)部門妥善保管失業(yè)人員的個(gè)人檔案，才能讓失業(yè)人員避免不必要的損失，有效地保護(hù)失業(yè)人員的合法權(quán)益。

（四）建立獨(dú)立的失業(yè)人員檔案管理系統(tǒng)，對(duì)失業(yè)人員檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。建立獨(dú)立的失業(yè)人員檔案管理系統(tǒng)，對(duì)失業(yè)人員檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，是新時(shí)期檔案管理工作的迫切需要，是健全失業(yè)人員檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。開發(fā)失業(yè)人員檔案管理程序，將失業(yè)人員基本信息材料掃描和錄入系統(tǒng)，一是能夠數(shù)據(jù)化檢索失業(yè)人員基礎(chǔ)信息，不用頻繁翻閱原始檔案，提高工作效率，延長原始檔案的保存壽命；二是將檔案內(nèi)容數(shù)字化后，可以杜絕擅自涂改檔案資料、抽取或偽造檔案文件等惡性行為，確保失業(yè)人員檔案的真實(shí)性和完整性。

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，失業(yè)人員檔案管理工作只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理的效率和質(zhì)量，優(yōu)化失業(yè)人員檔案的管理制度，不斷提升人力資源服務(wù)部門的服務(wù)水平，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展、促進(jìn)全民就業(yè)創(chuàng)業(yè)、建立穩(wěn)定和諧的社會(huì)具有積極和現(xiàn)實(shí)的重要意義。

（作者單位：政和縣人力資源公共服務(wù)中心）