企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應用

文/西安電力高等專科學校 劉紀衛(wèi) 段軍麗

企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應用

文/西安電力高等?？茖W校 劉紀衛(wèi) 段軍麗

企業(yè)中最重要、最繁復的就是檔案。為了能更方便地管理這些檔案，各企業(yè)已經開始運用數(shù)字化管理系統(tǒng)，相比于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理，數(shù)字化管理系統(tǒng)操作更加簡單，并且能夠加強檔案的安全性。本文將從企業(yè)檔案應用數(shù)字化管理帶來的好處和如何加強企業(yè)檔案數(shù)字化管理兩方面進行探討。

企業(yè)檔案；數(shù)字化；管理

一、企業(yè)檔案數(shù)字化管理帶來的好處

（一）數(shù)字化管理企業(yè)檔案更加便捷。企業(yè)檔案非常繁多，種類復雜，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理是將檔案收集在一個房間里面，檔案雖然排列有序，但是檔案管理人員并不能將所有檔案的類型都記住，當需要某個檔案時，需要根據(jù)標號去找，非常浪費時間。而現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)帶有非常大的儲存空間，不再像傳統(tǒng)檔案管理將檔案分門歸類到一個房間里，只需要在軟件中輸入所需檔案的關鍵詞就能夠快捷地調出檔案，比起傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理也更為準確。檔案的儲存、尋找都是由計算機完成，要知道電腦的計算能力是人腦的無數(shù)倍，相比人力排列檔案能夠更為快速、高效，減少了企業(yè)檔案管理人員的工作時間。當今社會信息交流非常快速，數(shù)字化管理企業(yè)檔案能夠更好地促進企業(yè)發(fā)展。

（二）數(shù)字化管理企業(yè)檔案能夠防止檔案損壞。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理，將企業(yè)各種檔案打印在紙上，紙張的記錄并不能永久保存，而且紙張容易損壞，導致企業(yè)檔案損壞，使企業(yè)造成不必要的損失。而現(xiàn)代數(shù)字化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是建立在互聯(lián)網上，擁有專門的管理軟件和儲存空間，將所有檔案收錄于儲存空間中，并且相比于傳統(tǒng)檔案管理，它的儲存空間要大得多。通過現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)來管理企業(yè)檔案，將所有檔案匯集到網絡儲存空間中，能夠有效地防止企業(yè)檔案損壞，并且企業(yè)檔案在互聯(lián)網上會有備份，就算由于工作失誤導致檔案的損毀，依然能通過備份還原損毀的檔案。通過現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，企業(yè)檔案能夠得到最安全的保障，避免發(fā)生損壞。

（三）數(shù)字化管理企業(yè)檔案更加安全。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理不能夠確保檔案的安全性，由于檔案丟失導致企業(yè)受到損失的例子有很多，徐州一手表廠在員工工作調動中不慎丟失了一個員工的檔案，導致其無法在公司繼續(xù)工作，也無法繳納保險和領取退休金，最后經法院判決企業(yè)賠償員工6萬元。當今社會各大企業(yè)競爭力很大，如果重要的檔案被盜竊導致商業(yè)機密被泄露，會使公司造成重大損失甚至面臨倒閉?，F(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)就解決了這個問題，檔案不再是鎖在一個房間里，而是上傳到網絡上，企業(yè)檔案管理人員可以通過網絡對檔案設置訪問權限，能夠有效地防止檔案的泄露，保證企業(yè)檔案的安全。

二、加強企業(yè)檔案數(shù)字化管理的建議

（一）加強對資料的收集。新時代下信息交流頻繁，企業(yè)中會產生很多突發(fā)問題，收集更多的資料能夠預防這些問題的發(fā)生。區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理，現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能通過互聯(lián)網這個平臺輕易地找到各種資料，一個企業(yè)的發(fā)展壯大，必須要擁有各方面的資料，互聯(lián)網作為各種信息交流的平臺，基本包含了所有企業(yè)需要的資料，查尋互聯(lián)網上流傳的各種資料，將其分類收錄于企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，使企業(yè)的資料能夠及時得到更新。加強對資料的收集，將各種資料分類匯總到企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中能夠有效地加強企業(yè)檔案數(shù)字化管理。

（二）增大數(shù)字化管理的推廣力度。新時代下數(shù)字化管理水平不斷提高，使各種實時信息交流更加繁復，實現(xiàn)了信息共享，使企業(yè)間的信息交流更加便捷，促進企業(yè)高效化管理模式的發(fā)展。企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠高效地管理檔案，企業(yè)必須加強數(shù)字化管理系統(tǒng)宣傳力度，使企業(yè)各層人員對數(shù)字化管理企業(yè)檔案有一個詳盡的認知。企業(yè)領導可以運用PPT演示文稿來全方位地講解企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的管理模式，使員工能夠更快地適應現(xiàn)代企業(yè)檔案的數(shù)字化管理模式，并且倡導企業(yè)員工應用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，使企業(yè)檔案數(shù)字化管理得到廣泛應用。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質。新時代信息種類復雜、流通迅速，需要企業(yè)能夠更高效地運用實時資料，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式已經趕不上信息交流的速度，而現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)能夠高效地收集實時資料，及時更新企業(yè)實時資源。在應用現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的同時，企業(yè)檔案管理人員必須能夠對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)有著詳盡的認知，在招收企業(yè)檔案管理人員時必須對其素質進行嚴格地把關，企業(yè)檔案數(shù)字化管理需要一個綜合素質高的人員進行管理才能更好地發(fā)揮作用，所以必須提高企業(yè)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)以加強企業(yè)檔案數(shù)字化管理。

三、總結

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)區(qū)別與傳統(tǒng)檔案管理模式，運用新時代的網絡技術，簡化了企業(yè)檔案的分類和查找，將檔案進行嚴格的加密工作，避免企業(yè)檔案的損壞。所以企業(yè)必須加大檔案數(shù)字化管理的推廣力度，大量收集資料，為企業(yè)提供充足的資源，才能使現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化管理得到廣泛的應用，使現(xiàn)代企業(yè)檔案管理得到快速發(fā)展。

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[2]張淑枝.企業(yè)檔案數(shù)字化管理的認識和思考[J].齊魯檔案論壇,2009(04).