水庫管理單位聲像檔案的管理探討

文/河北省崗南水庫管理局 聶麗華

水庫管理單位聲像檔案的管理探討

文/河北省崗南水庫管理局 聶麗華

隨著多媒體行業(yè)的發(fā)展，影像市場也得到了發(fā)展，聲像檔案的價值隨著時代發(fā)展而增加。雖然水庫管理單位聲像檔案對于水庫的日常管理工作起到了重要的作用，但是，目前水庫管理單位對于聲像檔案的管理工作還不規(guī)范，普遍存在著聲像檔案不完整、保管條件差、沒有管理檔案規(guī)章制度等問題，這直接影響到了聲像檔案的利用，本文主要從聲像檔案管理工作開始分析，探討如今水庫管理單位聲像檔案管理工作中所存在的問題，并針對問題提出相關的建議。

水庫管理單位；聲像檔案；管理

近幾年來，隨著國內(nèi)經(jīng)濟在高速發(fā)展，一些組織單位機構的辦公條件也得到了極大的改善，各個單位在辦公以及開展各類活動時存儲了大量的聲像檔案，而如何管理好這些生動、形象的聲像檔案，成了社會所關注的一個焦點，根據(jù)調(diào)查顯示，在某地區(qū)一百多個具有聲像檔案的單位中，聲像檔案的管理工作普遍出現(xiàn)了問題，這些問題直接影響到對于聲像檔案的使用。在水庫管理單位中，已經(jīng)開始大量使用聲像檔案來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案，而檔案管理人員目前對于聲像檔案的管理意識還很薄弱，這嚴重影響到聲像檔案的正常使用，制約了聲像檔案的未來發(fā)展。

一、聲像檔案的概念

聲像檔案主要就是以聲音、影像來作為信息的載體而形成的特殊檔案，聲像檔案記錄信息主要是通過錄像為主，其次是聲音和文字說明，聲像檔案還可以通過靜止或者動態(tài)畫面來生動地記錄過去所發(fā)生的活動，具有極大的保存價值，起初的聲像檔案主要存在于廣播臺、電影廠、電視臺等單位，而隨著國家經(jīng)濟的逐漸發(fā)展，其他單位也開始使用聲像檔案。

二、水庫管理單位聲像檔案管理工作現(xiàn)狀

水庫管理單位聲像檔案主要是以錄像以及照片的形式存在，它的聲像檔案管理工作主要是對檔案進行分類、編目以及立卷，而因為聲像檔案與傳統(tǒng)檔案的存在形式不同，所以需要對聲像單位另行管理，水庫管理單位聲像檔案材料主要來源于上級領導來水庫巡查、水庫日常的監(jiān)控錄像等。聲像檔案可以生動形象地記錄這些資料，具有極其重要的管理價值，但是，如今的水庫管理單位對于聲像檔案的管理還不夠規(guī)范，使得聲像檔案存在下列問題：

（一）聲像檔案歸檔率低。水庫管理單位聲像檔案的歸檔率相較于其他單位還較低，主要原因是因為聲像檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，管理檔案人員無法輕易地收集檔案進行立卷分類，這嚴重影響了聲像檔案的歸檔，不僅如此，目前檔案管理單位還不重視聲像檔案，在聲像檔案錄制結束后并沒有第一時間進行歸檔，時間一長，會導致很多具有保存價值的聲像檔案丟失。

（二）聲像檔案整理問題。因為聲像檔案的載體與以往的載體不同，導致聲像檔案整理工作與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理工作不相同，導致聲像檔案的立卷工作很難進行，很多水庫管理單位的聲像檔案因為以往沒有類似的整理經(jīng)驗或者是整理難度比紙質(zhì)檔案難，導致聲像檔案的立卷、分類沒有達到規(guī)范標準，無法保障聲像檔案的質(zhì)量。

（三）聲像檔案的鑒定困難。對于聲像檔案的鑒定不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它需要一定的錄像知識，但是水庫管理單位現(xiàn)有的檔案管理人員，還不能對錄像的質(zhì)量進行鑒定，并且對于錄像中的拍攝效果也不能進行鑒定，這些問題導致聲像檔案管理人員在檔案鑒定上存在極大的問題。

三、水庫管理單位聲像檔案管理措施

最近幾年，水庫管理單位對于聲像檔案也在加強管理，對于聲像檔案管理工作我有幾點建議：

（一）改變以往的思想觀念。聲像檔案對于水庫管理單位來說是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，受到載體、時間等限制，水庫管理單位的聲像檔案往往具有單一性，一旦發(fā)生丟失情況，很難再找回。因此，必須要改變傳統(tǒng)的思想觀念，加強對于聲像檔案管理的思想觀念，及時對聲像檔案進行立卷、歸檔，避免檔案丟失。

（二）設立專門管理聲像檔案的部門。聲像檔案因其需要對錄像知識具有一定了解，所以需要懂得基本聲像制作知識的專人來進行管理，而且最好是聲像制作人，這樣能夠對聲像檔案及時進行鑒定以及分類歸檔，提高聲像檔案的歸檔率。

（三）設立專門存放聲像檔案的房間。因為聲像檔案的存儲載體特殊，并且聲像檔案具有直觀性的特點，水庫管理單位可以專門設立聲像檔案存放室，這樣做既能直接對聲像檔案進行管理，又能對聲像檔案進行單獨保存，可以使聲像檔案的使用壽命增長，而且還能夠方便對聲像檔案進行開房閱覽，在領導檢查時也能夠及時為領導提供聲像檔案信息服務。

四、總結

目前來看，在信息時代，以聲像檔案為主體的檔案會越來越多，只有重視好現(xiàn)有聲像檔案的管理問題，才能在未來對其他存在形式的檔案進行管理。水庫管理單位聲像檔案管理需要一個科學化的管理體系，只有這樣才能有提升檔案的價值，推進檔案存在形式的發(fā)展以及檔案管理的發(fā)展。

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