食品藥品監(jiān)督管理檔案的工作及相關(guān)問(wèn)題研究

文/青島市李滄區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局 陳雪娟

食品藥品監(jiān)督管理檔案的工作及相關(guān)問(wèn)題研究

文/青島市李滄區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局 陳雪娟

在食品藥品監(jiān)督管理工作中，主要是通過(guò)對(duì)相關(guān)的食品藥品進(jìn)行檢驗(yàn)，確保食品藥品符合特定的標(biāo)準(zhǔn)，確保各環(huán)節(jié)的安全性，使食品藥品能夠滿足人們的需要。通過(guò)落實(shí)檔案管理，能使管理流程更加合理規(guī)范，保證相關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)果的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。管理部門(mén)應(yīng)充分重視檔案的管理工作，合理設(shè)置檔案室，安排具有高度責(zé)任感的人員進(jìn)行管理，確保檔案處理工作能夠促進(jìn)食品藥品監(jiān)管工作的有序進(jìn)行。本文結(jié)合食品藥品監(jiān)管檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，為提高檔案管理工作的效率提出了一定的建議。

食品藥品；監(jiān)督管理；檔案工作

一、前言

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，政府對(duì)食品藥品的監(jiān)管力度不斷加強(qiáng)，為人們提供良好的食品藥品，以保證人們的身體健康，提高人們的生活質(zhì)量。檔案管理工作是食品藥品監(jiān)管過(guò)程中的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，檔案的真實(shí)性直接影響食品藥品的實(shí)物管理工作，能夠?yàn)楸O(jiān)管工作提供一定的信息，以供相關(guān)人員查閱，使相關(guān)人員有針對(duì)性地進(jìn)行監(jiān)管，提高監(jiān)管工作的效率。在實(shí)際對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，仍然存在一定的問(wèn)題，需要相關(guān)部門(mén)采取一定的措施進(jìn)行完善，逐步提高管理工作的全面性和綜合性，使監(jiān)管水平得到加強(qiáng)。

二、食品藥品檢監(jiān)管檔案管理工作存在的問(wèn)題

首先，管理部門(mén)及相關(guān)人員對(duì)檔案管理的重視程度有待提升，部分管理人員缺乏相關(guān)的檔案管理意識(shí)，在管理過(guò)程中容易忽略細(xì)節(jié)，使檔案的真實(shí)程度缺乏保障。在管理人員的傳統(tǒng)理念中，企業(yè)的發(fā)展應(yīng)重視對(duì)業(yè)務(wù)能力的提高，因此，管理人員將較多的精力集中于籌辦業(yè)務(wù)，對(duì)檔案管理工作較為輕視，無(wú)法保證檔案的效用。檔案管理工作主要是對(duì)食品藥品的實(shí)際情況進(jìn)行記載，做好信息的收集和整理工作，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類(lèi)分析，以備查閱和使用，保證信息的完整性。

其次，對(duì)信息系統(tǒng)及軟件資源的利用率較低，使信息管理工作較為落后，不能及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行更新。計(jì)算機(jī)作為各大工作領(lǐng)域的核心設(shè)備，對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，應(yīng)重視對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，通過(guò)對(duì)信息進(jìn)行錄入和保存，將信息進(jìn)行歸檔處理，保證信息能夠在管理部門(mén)之間共享，共同對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。部分管理部門(mén)在對(duì)設(shè)備進(jìn)行使用時(shí)，依舊采取傳統(tǒng)的思想觀念，不能及時(shí)對(duì)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行更新，使管理工作存在一定的滯后性?；ヂ?lián)網(wǎng)作為時(shí)代的產(chǎn)物，管理部門(mén)應(yīng)充分進(jìn)行利用，推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

再次，檔案管理人員缺乏對(duì)工作內(nèi)容和流程的整體認(rèn)識(shí)，個(gè)人對(duì)信息系統(tǒng)及軟件功能的掌握程度不夠，降低檔案管理工作的效率。人們對(duì)食品藥品要求提高的同時(shí)，使檔案管理工作的強(qiáng)度增加，同時(shí)，管理人員的職業(yè)素質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等標(biāo)準(zhǔn)也得到提高，管理人員只有具備一定的工作技能，充分明確工作的流程，對(duì)軟件及系統(tǒng)充分了解，才能更好地保證工作的質(zhì)量。現(xiàn)階段，企業(yè)缺乏對(duì)員工的統(tǒng)一培訓(xùn)，各管理人員的素質(zhì)水平參差不齊，無(wú)法保證檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量。

最后，檔案管理制度尚不完善，仍然存在一定的漏洞和不足，一些不合理的規(guī)定和內(nèi)容需要進(jìn)行改善。檔案管理制度主要是為了提高管理工作的有序性和規(guī)范性，使各管理人員能夠具有共同的行為準(zhǔn)則，對(duì)管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的要求，明確規(guī)定各環(huán)節(jié)的工作要點(diǎn)和內(nèi)容，并對(duì)相應(yīng)的工作考核和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行闡述，以保證工作人員的工作質(zhì)量。在實(shí)際應(yīng)用中，檔案管理制度較為籠統(tǒng)，缺乏針對(duì)性，并不能具體落實(shí)到各個(gè)部門(mén)，缺乏實(shí)效性，使檔案管理工作的進(jìn)展延遲，影響監(jiān)管工作的發(fā)展。

三、強(qiáng)化食品藥品監(jiān)管檔案管理工作的有效措施

首先，對(duì)檔案管理流程做好規(guī)劃，建立和完善相應(yīng)的制度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度展開(kāi)工作。確保管理人員的工作有明確的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，加大資金的投入，保證對(duì)管理部門(mén)的設(shè)備和軟件及時(shí)更新，并加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，使員工能夠充分借助相關(guān)設(shè)備進(jìn)行管理。人力、財(cái)力、物力是保證工作有效進(jìn)行的關(guān)鍵，企業(yè)只有做好各部分的投入工作，才能為檔案管理工作提供良好的環(huán)境基礎(chǔ)，為監(jiān)管工作做好鋪墊。

其次，檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具有科學(xué)性，結(jié)合使用情況，制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，保證對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行分析和處理，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，以備以后進(jìn)行查閱和使用。逐步完善用戶聯(lián)系制度，使檔案的使用過(guò)程得到良好的管理，避免檔案出現(xiàn)丟失損毀的現(xiàn)象。同時(shí)，針對(duì)檔案信息的內(nèi)容，應(yīng)建立反饋機(jī)制，使用者結(jié)合個(gè)人的使用情況，適當(dāng)提出建議，以對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，更好地為使用者提供服務(wù)。

最后，融合一定的時(shí)代特點(diǎn)，充分將檔案管理工作推向信息化，使檔案管理工作更加方便，能夠充分保證信息的更新效率，使數(shù)據(jù)得到統(tǒng)一的管理，避免各部門(mén)數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差。在進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)通過(guò)信息系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)中心，對(duì)來(lái)源于各部門(mén)的檔案信息進(jìn)行綜合處理，統(tǒng)一進(jìn)行歸納和分析。

四、結(jié)語(yǔ)

人們的生活離不開(kāi)食品藥品的支持，為確保人們的身心健康，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)食品藥品監(jiān)管的檔案管理工作，使食品藥品質(zhì)量達(dá)到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息可以為管理者提供一定的決策依據(jù)，使監(jiān)督管理工作更加具有針對(duì)性，推動(dòng)食品藥品監(jiān)管工作的順利進(jìn)行。因此，各部門(mén)應(yīng)結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，采取一定的措施進(jìn)行完善，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用。

[1]馬士良.基于食品藥品監(jiān)督管理檔案的工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(18):151.

[2]朱麗英.加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)食品藥品監(jiān)管事業(yè)發(fā)展[J].檔案與建設(shè),2014(22):356.