城建檔案接收及管理工作分析

文/佛山市規(guī)劃城建檔案館 林永安

城建檔案接收及管理工作分析

文/佛山市規(guī)劃城建檔案館 林永安

城建檔案記錄著城市建設(shè)活動的發(fā)展過程，是進行城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的重要工作參考。伴隨著我國城市規(guī)模的逐步擴大，城建檔案承擔(dān)著更加重要的現(xiàn)實作用，在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)達的時代，城建檔案管理面臨改革發(fā)展的機遇，也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。本文就目前我國城建檔案接收及管理問題進行了分析，提出了城建檔案接收及管理策略。

城建檔案；接收及管理；工作分析

城建檔案就像一部城市建設(shè)的歷史書，完整地體現(xiàn)著城市的發(fā)展軌跡。我國對于城市建設(shè)的活動記錄主要通過圖片、文字來體現(xiàn)，現(xiàn)代多媒體技術(shù)為城建檔案加入了音視頻的元素，更加豐富了檔案的形式。城市的總體規(guī)劃者通過對城建檔案的分析開發(fā)，能夠準(zhǔn)確地把握城市發(fā)展的脈絡(luò)，也可以及時發(fā)現(xiàn)建設(shè)過程中的問題，對于進一步改善城市自然和人文環(huán)境面貌具有深遠(yuǎn)的意義。城建檔案管理人員日常的基礎(chǔ)性工作包括檔案的接受和管理，在這些方面提高管理水平能夠為后續(xù)的城建檔案建設(shè)事業(yè)打好基礎(chǔ)。

一、城建檔案的接收及管理現(xiàn)狀

我國的城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展日新月異，城市建設(shè)腳步的加快要求城建檔案的管理效率提高，信息時代的檔案管理逐步走向數(shù)字化，為了進一步完善我國的城市建設(shè)檔案，對于城建檔案的管理專業(yè)性要求更高。但是近年來，依然存在著某些不足：

（一）城建檔案缺少統(tǒng)一的接收方法。檔案的分類管理是一項系統(tǒng)的工作，在目前來看，城建檔案數(shù)目龐大，信息種類多樣化。在城建檔案管理中，經(jīng)常要處理檔案的轉(zhuǎn)移接收問題。事實上，這個過程最易出現(xiàn)檔案的缺失，也會造成信息的泄露。采用的接收方式比較單一，各個職能科室的檔案整理效率不高，檔案管理部門的地位比較被動，接收的時間消耗較長，不能及時處理積壓的檔案。這造成了檔案管理工作機械化，工作人員的工作效率不高。

（二）對城建檔案管理的重視程度有待加強。任何檔案管理工作目前都面臨著重視程度不高的問題，城建檔案管理也是如此。在城市規(guī)劃建設(shè)的進程中，很大數(shù)量的珍貴資料需要相應(yīng)地保存，這是一項具有文化價值的歷史性工作。但是，很多建設(shè)單位沒有將檔案管理的意識落實到實際的工作中，對于檔案管理工作的資金投入不足，表現(xiàn)為重視程度不足、檔案部門邊緣化。

（三）專業(yè)檔案管理人員缺失。在檔案管理不能完全實現(xiàn)信息化改革之前，檔案的接受和管理還主要是由工作人員操作。目前的施工單位人力資源中，檔案管理的高素質(zhì)人才不足，檔案管理的工作通常由兼職人員來完成，實際的工作質(zhì)量得不到保證。城市建筑行業(yè)的檔案管理人員信息管理能力較低，得不到專業(yè)的指導(dǎo)，從而在工作中遇到問題之后不能及時處理，造成了部分城建檔案的缺失。

（四）檔案安全得不到保障。目前，我國的城建檔案管理安全問題凸顯。在競爭日益激烈的建筑行業(yè)，管理體制的不健全會嚴(yán)重影響檔案管理工作進行。城建檔案目前主要以紙質(zhì)的載體保留，對于火災(zāi)的預(yù)防不到位，存在一些安全隱患。另外，信息化的程度不夠，共享數(shù)據(jù)庫的目標(biāo)還未實現(xiàn)。

二、城建檔案接收及管理策略

（一）建設(shè)專業(yè)化的檔案管理隊伍。為了提高我國目前的城建檔案管理水平，應(yīng)該從人員配置方面著手，這是解決問題的根本。要從人才引進的源頭開始治理，建筑企業(yè)部門在招聘檔案管理人員時，要提高用人門檻，綜合考慮應(yīng)聘者的專業(yè)技能水平、相關(guān)知識儲備。對于檔案管理人員進行計算機技術(shù)培訓(xùn)，提高自身的創(chuàng)新水平，推進檔案管理的科學(xué)化。要積極探索新途徑改革工作方法。在工程建設(shè)的過程中，要有專門的資料員，負(fù)責(zé)檔案的收集編制工作。按照規(guī)定進行器材的試驗，標(biāo)注各種數(shù)據(jù)，真實地記錄試驗數(shù)據(jù)。要認(rèn)識到城建檔案的內(nèi)容是有法律效力的，編制和歸檔要遵從便于查閱的原則，數(shù)據(jù)要真實可信。

（二）加快城建檔案管理數(shù)字化進程。檔案管理的信息化水平?jīng)Q定了新時期城建檔案管理的效率。要對大量的紙質(zhì)檔案進行無紙化錄入，將一些能夠統(tǒng)一整理存檔的檔案文件進行電子存檔，同時注意計算機安全維護，防止電子檔案的丟失、泄露。部門要配置網(wǎng)絡(luò)維護崗位，專門負(fù)責(zé)抵御互聯(lián)網(wǎng)攻擊。開發(fā)適合的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)軟件，盡量將系統(tǒng)界面設(shè)計得簡潔易懂，方便工作人員掌握。

（三）改進城建檔案接收方式。城建檔案的移交必須采用統(tǒng)一的方法，這是面對龐大的檔案數(shù)目所必須進行的改革。通過派遣調(diào)研人員對城建檔案館進行檔案的整理，發(fā)現(xiàn)答案的數(shù)字化交接已成必然趨勢，只有通過互聯(lián)網(wǎng)才能實現(xiàn)檔案的即時交接。

三、結(jié)語

綜上所述，城市建設(shè)過程中，檔案管理水平體現(xiàn)著國家的城市化建設(shè)水平，是所有工作的反映。建設(shè)人員要從根本轉(zhuǎn)變檔案管理意識，順應(yīng)時代發(fā)展的要求，積極進行數(shù)字化改革，改革陳舊的觀念、改革落后的管理方法、改革繁瑣的交接環(huán)節(jié)?？傊?，檔案管理對于城市建設(shè)過程十分關(guān)鍵，需要社會各界的共同努力。

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