試析檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與弊端

文/天津市北辰區(qū)疾病預(yù)防控制中心 董平

試析檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與弊端

文/天津市北辰區(qū)疾病預(yù)防控制中心 董平

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)發(fā)展水平的不斷提高，在我國各行各業(yè)的發(fā)展過程中電子信息化設(shè)備的應(yīng)用愈加廣泛，對(duì)各行各業(yè)綜合管理水平的提高產(chǎn)生著重要的影響。在檔案管理工作中，數(shù)字化管理受到電子信息技術(shù)的影響逐漸提上日程，成為重要的管理方式，受到高度重視，本文從檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和弊端入手進(jìn)行分析，希望能對(duì)檔案數(shù)字化管理形成正確的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)整體管理水平的提高。

檔案管理；數(shù)字化；優(yōu)勢(shì)；弊端

在經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代背景下，檔案管理工作實(shí)踐中傳統(tǒng)的檔案管理方式受到極大的限制，檔案管理工作水平偏低，對(duì)檔案管理工作的順利推進(jìn)產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響。在新時(shí)期，基于新管理技術(shù)的應(yīng)用，相關(guān)工作人員提出應(yīng)該嘗試將檔案數(shù)字化管理引入到檔案管理工作實(shí)踐中，促進(jìn)檔案管理優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮，為檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好的條件，全面促進(jìn)檔案資源的有效利用。

一、檔案數(shù)字化管理工作的優(yōu)勢(shì)

對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行研究和分析，發(fā)現(xiàn)在管理工作實(shí)踐中，存在一定的優(yōu)勢(shì)和不足，而只有正確認(rèn)識(shí)其優(yōu)勢(shì)和不足，才能夠有效促進(jìn)檔案管理工作的全面優(yōu)化開展，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

（一）有效增強(qiáng)立卷制度的執(zhí)行能力。結(jié)合檔案數(shù)字化管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行研究和分析，發(fā)現(xiàn)在全面推進(jìn)數(shù)字化管理工作后，檔案管理部門能夠借助數(shù)字化管理技術(shù)逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端，并積極嘗試引入更為先進(jìn)的管理思想，促進(jìn)整體管理水平的提高。具體來說，在傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)踐中，檔案立卷歸檔工作是最重要的工作內(nèi)容之一，并且借助檔案立卷歸檔工作的開展，能夠有效提高檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，促進(jìn)檔案管理水平的提高。但是在傳統(tǒng)工作中，受到技術(shù)水平的限制，立卷歸檔工作的落實(shí)效果不理想，無法保證立卷歸檔工作的水平，對(duì)檔案綜合管理工作的全面優(yōu)化產(chǎn)生了一定的不良影響。而借助數(shù)字化管理技術(shù)，檔案立卷歸檔管理水平能夠得到顯著的提高，在實(shí)際管理工作中對(duì)立卷歸檔制度的執(zhí)行能力也會(huì)進(jìn)一步強(qiáng)化，能夠?yàn)闄n案管理工作的全面優(yōu)化開展提供相應(yīng)的支持和輔助。簡言之，在探索數(shù)字化管理工作后，檔案立卷歸檔工作的網(wǎng)絡(luò)化管理水平能夠得到一定的提高，相關(guān)管理人員利用計(jì)算機(jī)將各類型數(shù)據(jù)信息輸入到電腦中完成歸檔工作，能夠有效保證立卷歸檔工作的實(shí)際效果。

（二）能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料整理時(shí)間的有效控制。在傳統(tǒng)的檔案管理工作實(shí)踐中，相關(guān)工作人員一般在固定的時(shí)間和地點(diǎn)開展檔案資源的管理工作，檔案管理工作受到極大的限制，不利于檔案管理效率的提高和整體管理水平的提升，對(duì)檔案資源的有效利用也產(chǎn)生著一定的不良影響。而在積極嘗試引入數(shù)字化管理技術(shù)后，原有檔案管理工作的時(shí)空限制逐漸弱化，檔案管理人員可以隨時(shí)隨地應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，并完成對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)。檔案管理工作效率得到了顯著的提高，對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展產(chǎn)生著至關(guān)重要的影響。

（三）循序漸進(jìn)提高檔案查詢效率。在信息技術(shù)得到飛速發(fā)展的社會(huì)背景下，檔案資源的利用受到高度關(guān)注，所以對(duì)檔案資源的管理和使用也逐漸發(fā)展成為相關(guān)工作人員重點(diǎn)關(guān)注的問題，對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化開展提出了更高的要求。在此社會(huì)背景下，檔案查詢和借閱工作之間成為檔案管理工作的重點(diǎn)項(xiàng)目，只有保證檔案查詢和借閱工作的優(yōu)化開展，才能夠?yàn)闄n案資源的有效利用提供相應(yīng)的支持。而數(shù)字化檔案管理技術(shù)的引入，能夠創(chuàng)造更為便捷的檔案查詢和借閱平臺(tái)，為檔案查詢工作的開展創(chuàng)造良好的條件，促進(jìn)查詢效率的全面提高。

二、檔案數(shù)字化管理工作存在的弊端

對(duì)檔案數(shù)字化管理工作存在的弊端和不良影響因素進(jìn)行統(tǒng)籌研究，發(fā)現(xiàn)其弊端主要在以下方面有所體現(xiàn)，要想提高檔案數(shù)字化管理效果，就應(yīng)該對(duì)弊端進(jìn)行有效的規(guī)避。首先，檔案數(shù)字化管理存在明顯的風(fēng)險(xiǎn)性特征，在開展檔案數(shù)字化管理工作的過程中，電腦病毒、黑客等會(huì)對(duì)檔案信息安全產(chǎn)生一定的威脅，如果沒有樹立良好的安全保障意識(shí)，就極有可能導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理工作的推進(jìn)受到極大的限制，檔案資源的利用率受到不良影響。其次，電子文件檔案的存儲(chǔ)載體存在較強(qiáng)的制約性，對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施表現(xiàn)出較強(qiáng)的依賴性，并且受到軟硬件設(shè)施不斷更新的影響，傳統(tǒng)的電子文件檔案在發(fā)展過程中可能會(huì)出現(xiàn)與新軟件不相容的問題，不利于檔案資源的長久管理和有效利用。再次，檔案管理工作法律效力問題。數(shù)字檔案具有明顯的特殊性，其內(nèi)容極易被篡改，因此在應(yīng)用數(shù)字檔案資源的過程中，數(shù)字檔案資源的法律效力受到一定的限制，不利于整體管理水平的提高。所以在開展數(shù)字檔案管理工作的過程中，應(yīng)該注意結(jié)合具體的問題進(jìn)行系統(tǒng)的研究和分析，并制定合理化措施，希望能夠促進(jìn)管理現(xiàn)狀的改善和整體管理水平的提高。

三、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)背景下，應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化管理工作的優(yōu)勢(shì)和不足，進(jìn)而結(jié)合其優(yōu)勢(shì)和不足，積極探索發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)、規(guī)避其不足的措施，希望能夠循序漸進(jìn)地改善檔案管理工作現(xiàn)狀，促進(jìn)檔案管理水平的整體性提高，為我國檔案管理工作的全面優(yōu)化開展提供相應(yīng)的支持和保障。

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