試論醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理

文/陜西省中醫(yī)藥研究院 周納新

試論醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理

文/陜西省中醫(yī)藥研究院 周納新

近年來，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也得到了長足發(fā)展，醫(yī)院的科研檔案作為醫(yī)院科研工作的重要組成部分，其管理水平的高低直接影響到醫(yī)院科研活動的進行和發(fā)展。本文將從科研檔案創(chuàng)新管理的必要性、現(xiàn)狀進行分析，從管理方法等方面進行論述，旨在提高醫(yī)院科研檔案管理水平及管理能力。

醫(yī)療科研；檔案梳理

醫(yī)院科研檔案是科研醫(yī)療人員在從事與醫(yī)學(xué)相關(guān)的科學(xué)研究過程中，直接產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄，最原始地記載了科學(xué)研究的詳細(xì)內(nèi)容和活動過程。完整、規(guī)范的醫(yī)學(xué)科研檔案可以真實、有效地反映科研進展情況，經(jīng)過批量處理的科研檔案就實現(xiàn)了科研管理的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化。近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生水平的不斷提高，醫(yī)院科研檔案的現(xiàn)有管理模式已不能完全適應(yīng)檔案工作的需要，應(yīng)積極實現(xiàn)管理手段、管理流程、管理理念等方面不斷地創(chuàng)新和突破，以便促進醫(yī)療科研事業(yè)的良性發(fā)展。

一、醫(yī)院科研檔案創(chuàng)新管理的必要性

（一）醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理是順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求。國家檔案局下發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中明確指出：“加強機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位的檔案工作，加快改革創(chuàng)新步伐，夯實基礎(chǔ)，提高管理水平，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)提供及時有效的服務(wù)，為國家積累檔案財富?！备母飫?chuàng)新成為現(xiàn)階段醫(yī)療科研管理的重要環(huán)節(jié)，不僅是順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求，也是適應(yīng)我國醫(yī)院現(xiàn)代化體系改革的必然要求。

（二）醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢。隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展和進步，醫(yī)院科研檔案的重要性日益凸顯，作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，科研檔案是科研管理的基礎(chǔ)工作，是科研成果的載體，承載著科研人員的智慧結(jié)晶，真實準(zhǔn)確而全面深入地反映了醫(yī)院的科研實力。醫(yī)療科研檔案的梳理要摒棄傳統(tǒng)意識的禁錮，不斷進行管理手段的創(chuàng)新、管理理念的創(chuàng)新，極大地提升科研檔案的利用率，實現(xiàn)科研檔案的實用性、為醫(yī)療事業(yè)服務(wù)。

二、醫(yī)院科研檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）檔案資料完整性差?？蒲匈Y料具有其自身的特殊性，比如專題性強、時間跨度大、周期長等特點，這給醫(yī)院科研檔案的收集和整理工作帶來了不小的困難。醫(yī)院科研檔案的記錄收集過程從整體科研項目的立項、實施、臨床試驗到最后的研究結(jié)束可能需要一年、幾年、甚至更長的時間，這期間會有很多材料產(chǎn)生，它們的類型、需求時間不盡相同，而目前醫(yī)院科研檔案管理中并沒有建立不同類型材料整理和收集系統(tǒng)，導(dǎo)致科研材料很容易流失。

（二）對科研檔案的利用不到位。就目前而言，醫(yī)院重視科研檔案的收集、歸檔工作，因為科研成果的數(shù)量，質(zhì)量是衡量醫(yī)院醫(yī)療軟實力的重要指標(biāo)，往往更多的重視科研成果的收集，忽視了整個科學(xué)研究過程中重要資料的歸檔。另一方面，科研成果歸檔之后，大多作為成績被束之高閣，再利用率不高，科研人員進行科學(xué)研究時，大多會去圖書館、互聯(lián)網(wǎng)上查閱資料，到檔案部門查閱的卻很少。

（三）科研人員檔案意識不強。一是在檔案收集方面，醫(yī)院的科研檔案一般是由科研處收集，而科研處本身工作比較繁忙，于是檔案的收集工作主要由各個課題組自行負(fù)責(zé)，但是申報人員大多數(shù)情況下并不了解檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求，可能導(dǎo)致部分材料的缺失。二是一部分科研人員對檔案收集、歸檔工作認(rèn)識不夠，認(rèn)為科研成果是自己的勞動所得，不愿上報科研相關(guān)資料，因此在檔案收集、歸檔過程中，只上報課題（項目）申報、成果及評審鑒定等準(zhǔn)備階段和總結(jié)鑒定階段的相關(guān)材料，而對最核心、最有利用價值的研究實驗階段的相關(guān)材料不予上報。

三、科研檔案創(chuàng)新管理的方法

（一）管理流程的創(chuàng)新。在檔案管理方式的創(chuàng)新中，科研檔案管理部門應(yīng)進行深入的調(diào)查研究，與科研人員進行交流和溝通，不斷對科研檔案的管理過程進行優(yōu)化。1.提前介入?？蒲袡n案管理人員應(yīng)在每項科研項目開展之前，對新項目建立檔案追蹤袋，將檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)和上報材料進行梳理，并將歸檔要求提前告知科研人員，要求課題組嚴(yán)格按照相關(guān)要求做好記錄，以及資料的收集、整理工作，并定期檢查，確保工作無誤。2.立卷歸檔。對課題（項目）負(fù)責(zé)人采取立卷歸檔責(zé)任制，要求責(zé)任人本人或指派課題組的一名成員，對其科學(xué)研究過程中的科研資料和信息進行收集和管理，并定期與檔案管理人員溝通。3.現(xiàn)場驗收。對科研成果的驗收，要求由科研管理部門和檔案管理部門等相關(guān)人員共同驗收，對科研資料不完整的項目不予鑒定， 拒絕驗收，檔案管理部門不予建檔證明。

（二）管理手段的創(chuàng)新。近年來，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機、多媒體等設(shè)備更多地運用到檔案管理工作中來，使用電子信息化手段對醫(yī)院科研檔案進行管理越來越被重視。檔案的信息化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比較，具有以下優(yōu)勢：1.存儲空間小。檔案的信息化管理是將紙質(zhì)檔案中的文字、圖形，包括一定的語音、視頻信息全部存儲在光盤、磁盤等存儲設(shè)備上，這些設(shè)備體積小、容量大，一張5寸的容量為700兆的CD可以存儲1—2萬頁A4幅面的圖像文件，一張同樣大小的DVD光盤容量大約是CD的7倍，這大大方便了檔案的存儲與搬運。2.提高工作效率。將科研檔案信息化之后，如果有人想調(diào)閱原始數(shù)據(jù)信息，科研檔案管理人員只需要在電腦系統(tǒng)中進行目錄查詢，就能將科研檔案精確定位，迅速查找到相關(guān)檔案。而且，科研檔案一旦錄入系統(tǒng)，科研人員只要根據(jù)自己的權(quán)限就能隨時隨地獲取自己需要的檔案信息，大大節(jié)省了人力成本。3.提高檔案利用率。檔案管理人員將科研信息錄入電腦系統(tǒng)后，科研人員可以通過檔案信息平臺或軟件系統(tǒng)調(diào)閱、查詢相關(guān)文件，操作方便、簡單，既不用在檔案室浩如煙海的文件中翻找，也不用專門到檔案室查閱，查閱檔案的時間和地點不受約束，這大大提高了科研檔案的利用率。

（三）管理理念的創(chuàng)新。受傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，檔案管理人員在進行檔案管理工作中多以“等”“靠”為主，主要體現(xiàn)在對檔案管理的被動執(zhí)行，等上級管理部門績效考核時突擊對年度檔案統(tǒng)一收集、統(tǒng)一存檔，缺乏對檔案管理工作的有效性思考，也沒有進一步考慮怎樣提升科研檔案的開發(fā)利用問題，往往是檔案一經(jīng)歸檔就被束之高閣。在現(xiàn)代科學(xué)研究日益受到重視、對科研檔案需求加大的今天，想要做好科研檔案管理工作，就必須從管理理念上進行轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新。1.變被動管理為主動服務(wù)?？蒲袡n案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變工作意識，從傳統(tǒng)的“等”“靠”轉(zhuǎn)向積極主動地參與到科學(xué)研究的工作中去，樹立超前管理和全程管理思想。從課題項目立項開始，全程跟蹤科研項目的進度，監(jiān)督課題的執(zhí)行情況、驗收結(jié)題、成果申報情況，指定專人負(fù)責(zé)科研檔案的收集和整理，與科研檔案工作人員一起，做好檔案的歸檔工作。2.以需求為導(dǎo)向。在科研檔案的再利用方面，檔案管理人員應(yīng)及時了解科研人員對檔案的需求，不斷調(diào)整和完善科研檔案信息管理系統(tǒng)。制定專題、專項科研檔案，實現(xiàn)檔案需求的個體化服務(wù)。實現(xiàn)以服務(wù)科研人員為中心的、提高科研水平和效率的檔案管理理念，為更好地做好檔案再利用的服務(wù)工作，可以建立需求清單制度和檔案利用反饋制度，根據(jù)反饋不斷提升和改進科研檔案管理工作。

四、結(jié)語

在醫(yī)院科研檔案管理工作中，需要對科研人員的科研需求進行分析研究，摒棄意識不強、工作效率低下等劣勢和弊端，通過對現(xiàn)代信息技術(shù)的利用，對檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新，不斷提升科研檔案的管理水平，充分發(fā)揮科研項目信息資料的實用價值。