水電工程檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)探析

文/五凌電力白市水電廠 曾山嬌

水電工程檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)探析

文/五凌電力白市水電廠 曾山嬌

為了不斷提高水電工程檔案利用成效，本文從管理、觀念、運用、服務(wù)等方面提出相應(yīng)的創(chuàng)新服務(wù)的策略。運用這些策略，可以突破我國陳舊的水電工程檔案管理及運用方面的制約，使之更好地服務(wù)于設(shè)計、科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和決策管理，從而與時俱進，順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的變化與發(fā)展。

水電工程檔案；管理；創(chuàng)新服務(wù)

近幾年，互聯(lián)網(wǎng)及計算機技術(shù)得到了快速發(fā)展，并且在多個領(lǐng)域中被加以運用，而在水電事業(yè)當中，水電工程檔案十分關(guān)鍵，存在較大的潛力，需要被有效開發(fā)。只有科學(xué)管理、創(chuàng)新服務(wù)才可充分發(fā)揮檔案效用。為了使水電工程檔案被更好地運營，本文首先對相應(yīng)的管理創(chuàng)新服務(wù)的必要性進行了闡述，而后提出了具體的方式及策略。

一、水電工程檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的必要性

此類檔案形成于水電工程建設(shè)過程中，它是一種歷史記錄，具有極珍貴的儲存價值，同時具有多種形態(tài)，常見的有圖表、聲音、圖片、文字以及實物檔案等。整個水電工程建設(shè)的過程中都會產(chǎn)生此類檔案。相關(guān)項目在勘探、規(guī)劃、建造、監(jiān)理、完工驗收等期間多個形式記錄的歷史資料，涵蓋了環(huán)保、計劃、建造等領(lǐng)域，此領(lǐng)域不但具有單一性，而且相互之間又存在絲縷關(guān)聯(lián)，進而共同組成一個綜合體。由其所生成的所有圖紙及文件資料都具有配套性，而且類別繁多。

水電工程檔案的良好發(fā)展必須以科學(xué)合理的管理及服務(wù)創(chuàng)新為基礎(chǔ)，后二者是推動前者發(fā)展的重要推動力，檔案的管理工作及服務(wù)是否能夠長期良性發(fā)展基本取決于前者。近些年，經(jīng)濟飛速發(fā)展，愈來愈多的民眾開始關(guān)注檔案行業(yè)，與其相關(guān)的環(huán)境及硬件設(shè)備等都發(fā)生了極大改變，相應(yīng)的制度也在逐漸健全。然而，不足方面，譬如資料的獲取、管控和運用等，需要創(chuàng)新觀念、制度及管理。

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)及信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得檔案管理工作產(chǎn)生了翻天覆地的變化。首先，相關(guān)資料的獲取、編排及運用都通過計算機來完成。其次，貯存方式完全改變，不再是紙質(zhì)形式，而是變?yōu)橛嬎銠C光盤等，充分利用了計算機的有效性能。最后借助網(wǎng)絡(luò)能夠直接加以使用，同時在閱覽室也可對其加以運用。

當前，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是大勢所趨。在檔案工作中，對相關(guān)資料的管理及運用是其基礎(chǔ)工作。其本質(zhì)在于使資料的價值得以充分運用。而創(chuàng)新則是提升運用成效的重要途徑。因此，在此項工作當中，創(chuàng)新服務(wù)是核心內(nèi)容，也是資源開發(fā)及實現(xiàn)其價值的主要方式，同時也是提升檔案管理及服務(wù)水準的基礎(chǔ)。

二、檔案創(chuàng)新服務(wù)的方式及策略

（一）檔案創(chuàng)新服務(wù)的方式。1.創(chuàng)建創(chuàng)新服務(wù)機制。網(wǎng)絡(luò)時代，就必須先創(chuàng)新服務(wù)機制。為了順應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，就需要將資料、圖書及檔案的管理合為一體。這有助于相關(guān)資源的整體保存與應(yīng)用，進而形成共同領(lǐng)導(dǎo)、各組織合理分工良好協(xié)作、檔案部門專業(yè)管控的體系及機制。2.將檔案資源建造的人才規(guī)劃加以施行。創(chuàng)新活動的一個重要基礎(chǔ)就是人才，其是開展相關(guān)工作的關(guān)鍵前提。在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的大環(huán)境下，不管是相關(guān)資源建造的途徑還是方式都出現(xiàn)了翻天覆地的變化。所以，應(yīng)引進具有檔案專業(yè)知識和計算機管理等知識的綜合性人才，同時加強相應(yīng)培訓(xùn)，為檔案的可持續(xù)發(fā)展儲備后續(xù)人才。

（二）檔案創(chuàng)新服務(wù)的策略。1.將水電工程檔案資源加以整理合并，使其具有活力。在對檔案的開發(fā)運用工作當中，對相應(yīng)資源加以整理合并十分關(guān)鍵，可以使館藏構(gòu)造得以優(yōu)化，使信息得到更好的應(yīng)用，充分發(fā)揮其潛在價值，創(chuàng)建相關(guān)平臺以使信息得到共同分享。而創(chuàng)建檔案信息資源庫則是整理合并工作的關(guān)鍵，創(chuàng)建的基本要求是操作簡單便捷。詳細而言就是在共同領(lǐng)導(dǎo)下，對零散的資料及未納入電子檔案庫當中的資料加以整理合并。首先，強化規(guī)劃，重點關(guān)注信息的反饋作用，進而展開編研工作。借助檔案有效運用所生成的成效，將庫藏資料的優(yōu)點及特征，有效運用涉及范圍廣闊和工程密切相關(guān)的內(nèi)容，加工整理出可以處理現(xiàn)實沖突的二、三次編研成果。其次，掃描原本存儲的底圖、文件、報告等資料，對數(shù)據(jù)庫加以改進，從而使檔案的運用成效大幅上升。2.創(chuàng)新服務(wù)方式。第一，管理形式逐漸轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化，不再是過去的手工管控，借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)網(wǎng)上服務(wù)已經(jīng)較為普遍。伴隨對內(nèi)部局域網(wǎng)的創(chuàng)建，檔案機構(gòu)應(yīng)該創(chuàng)制自身的網(wǎng)頁，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與單位網(wǎng)站相關(guān)聯(lián)，使相關(guān)資料能夠直接從網(wǎng)絡(luò)當中搜尋，從而為使用者提供更多便利。網(wǎng)站是檔案工作的重要根基，不斷創(chuàng)建和完善相應(yīng)的資料數(shù)據(jù)庫，特別是創(chuàng)建電子資料全文數(shù)據(jù)庫，使得任何時候都可以通過互聯(lián)網(wǎng)查取和管理相應(yīng)資料，使檔案資源逐漸走向信息化、數(shù)字化、自動化及管理法制化。譬如，將目錄管理數(shù)據(jù)庫進行輸入，將一些資料在網(wǎng)絡(luò)當中加以公布，從而更便于查詢使用。創(chuàng)建檔案種類劃分、文件索引目錄和檢索體系，進而使相應(yīng)的精準度及整體性大幅上漲。第二，創(chuàng)建電子文件和檔案數(shù)據(jù)管理中心。對網(wǎng)站里相關(guān)單位的歸檔電子文件進行統(tǒng)一管理，同時供應(yīng)部分信息在網(wǎng)站當中，為相關(guān)工作提供便利，使資料得以共同分享。第三，電子文件的自動上傳獲取。不同于過去的紙質(zhì)檔案獲取，大多數(shù)電子文件都能夠借助網(wǎng)絡(luò)形成及應(yīng)用。所以，應(yīng)該摒棄過去的工作方式，創(chuàng)建窗口方便資料自動上傳，無須再特意去檔案室進行歸檔。第四，健全檔案的軟件環(huán)境。

將管理系統(tǒng)的接口添加在管理系統(tǒng)里面，從而可以使產(chǎn)品直接完成歸檔，可以將條碼自動添加進印刷產(chǎn)品，從而使歸檔文件的精準度得以確保。3.創(chuàng)新服務(wù)形式。將主動服務(wù)放在創(chuàng)新的首位。舉行追蹤、在線及現(xiàn)場詢問，自主地加入到與技術(shù)工作者相關(guān)的活動，最大程度做到檔案信息時刻被利用的準備，為所有相關(guān)的工作供應(yīng)詳盡資料。以往需要使用檔案的時候必須要到對應(yīng)機構(gòu)才可以，尤其是使用原始檔案材料的方式，在網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的今天不可避免地需要進行改變。當今社會的數(shù)字化使得大家以前的工作及生活、學(xué)習(xí)的背景產(chǎn)生了很大的改變，更多的期望借助網(wǎng)絡(luò)等系統(tǒng)能夠快速有效地獲取相關(guān)信息，查詢檔案。因此，網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案服務(wù)將取代手工化的被動服務(wù)，成為當今社會的潮流趨勢。4.創(chuàng)新服務(wù)項目。作為記載著歷史過往的最原始的、最真實可靠的知識載體的一部分，水電工程檔案資料十分關(guān)鍵，信息資源豐富，必須將其合理有效運用，才可以使其價值得到充分展示。因此，相關(guān)組織能夠在網(wǎng)頁當中組建檔案各方面的類別體系并供給數(shù)據(jù)庫資料搜索查找等多種相關(guān)服務(wù)。通過多種途徑實現(xiàn)資料應(yīng)用者及檔案機構(gòu)的互動，從而使相應(yīng)資料的整體性及精準性大幅上升。另外，還可以舉辦一些特色服務(wù)，從而滿足民眾的個性化需求。5.檔案管理與工程管理同步進行。建設(shè)單位可把水電工程檔案管理放到整個工程建設(shè)中：分配項目規(guī)劃業(yè)務(wù)時一并制定相關(guān)文字資料的歸檔規(guī)定，在核查項目品質(zhì)、進展及部分驗收時，也要對有關(guān)資料歸檔的狀況開展核查，并提出整治修改意見，規(guī)定參加建設(shè)的部門隨時回應(yīng)，在接收查驗項目時，也要同步開展有關(guān)檔案的接收與查驗工作，安排好相關(guān)資料的并檔交付與接收工作，協(xié)調(diào)檔案管理和工程管理保持一致。6.創(chuàng)新歸檔制度及管理。為了使資料能夠全部正確歸檔，必須對歸檔制度進行創(chuàng)新和健全，并且在考核指標中將相應(yīng)工作納入其中。項目建設(shè)單位檔案管理人員不定期對各參建單位檔案歸檔工作進行指導(dǎo)，做到腳勤，即便項目數(shù)量繁多、位置比較分散、工作量大，也必須進入實地檢查與檔案相關(guān)的工作，同時，各單位檔案管理人員要做到手勤，將形成的文件材料及時歸檔從而確保檔案資料的獲取，進而使其充分發(fā)揮效用。同時開展相關(guān)檔案的事先查驗認同與歸檔。對于此時仍無法按照要求歸檔的部門，要實行承諾制度，讓其負責(zé)人在驗收后兩個月內(nèi)移交檔案。此外，在驗收階段強化備案亦是一種管理上的創(chuàng)新。由于備案部門的權(quán)威性，這種做法可提升和改進建設(shè)工程檔案管理部門的職能，確保相關(guān)業(yè)務(wù)的品質(zhì)。

三、結(jié)語

當前，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)基本普及，信息化成為多個行業(yè)的發(fā)展基礎(chǔ)。對檔案現(xiàn)代化管理水平加以提升，同時進行服務(wù)創(chuàng)新，使相關(guān)資料得以充分運用，能夠有力推動水電事業(yè)的良好發(fā)展。

[1]陳作明.科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)[M].北京:檔案出版社,1998.

[2]劉付英.建設(shè)工程檔案歸檔管理的創(chuàng)新探討[J].城建檔案,2013(6):27-30.