績效考核體系在檔案管理模式中的應(yīng)用研究

文/中國航發(fā)湖南動(dòng)力機(jī)械研究所 龍橙

績效考核體系在檔案管理模式中的應(yīng)用研究

文/中國航發(fā)湖南動(dòng)力機(jī)械研究所 龍橙

檔案管理作為衡量企業(yè)業(yè)績及管理水平的重要尺度，需不斷創(chuàng)新管理模式，提高工作水平，以滿足企業(yè)經(jīng)營管理、科研生產(chǎn)的服務(wù)需求。本文以企業(yè)績效考核體系為平臺，發(fā)掘績效考核在檔案管理模式應(yīng)用中應(yīng)關(guān)注的問題，結(jié)合問題提出在績效考核體系中實(shí)現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新的途徑。

績效考核；檔案管理模式；創(chuàng)新

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)面臨更為激烈的競爭。為擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模、提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)及完成市場的擴(kuò)張，各種先進(jìn)的企業(yè)管理模式應(yīng)運(yùn)而生?？冃Э己藝@組織目標(biāo)的分解與目標(biāo)責(zé)任的落實(shí)，通過對目標(biāo)責(zé)任部門及員工的績效考核，能有效促使企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及企業(yè)績效的提高。目前，績效考核已被廣泛應(yīng)用到各類企業(yè)的管理模式中。

績效考核體系的建立及考核的實(shí)施需要大量客觀、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息作為基礎(chǔ)支撐，檔案作為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，能為績效考核提供公正客觀的考核依據(jù)。將檔案固化為考核目標(biāo)完成的表現(xiàn)形式，促使被考核者及時(shí)將完整的、符合歸檔要求的檔案移交檔案部門，有效提高檔案部門的地位，保證文件歸檔的及時(shí)性和完整性，提高檔案質(zhì)量，為檔案資源建設(shè)及檔案利用、開發(fā)等工作奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案管理可以績效考核體系為平臺，將檔案管理納入績效考核體系，讓檔案部門參與到企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的各項(xiàng)活動(dòng)中，創(chuàng)新檔案管理模式，使檔案管理更好地為企業(yè)績效考核體系服務(wù)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自身的良性發(fā)展。

一、績效考核體系在檔案管理模式應(yīng)用中應(yīng)關(guān)注的問題

績效考核體系為檔案管理的創(chuàng)新提供了有利條件，相互之間都有良好的促進(jìn)作用，但在實(shí)際的應(yīng)用過程中仍要注意以下問題：

（一）績效考核體系建設(shè)科學(xué)性的問題?？冃Э己藢?shí)則是“目標(biāo)分解，責(zé)任落實(shí)”的過程，其中考核指標(biāo)設(shè)定、機(jī)構(gòu)設(shè)置與分工、考核流程的設(shè)計(jì)、判定依據(jù)的確定等各個(gè)項(xiàng)目的設(shè)置得是否科學(xué)合理都將直接影響到檔案管理在績效考核中監(jiān)督、考核功能的發(fā)揮。比如考核指標(biāo)設(shè)置不合理，將影響考核的執(zhí)行效果，使績效考核失去其工作評價(jià)的意義；考核流程的設(shè)置不合理，如不將檔案發(fā)布列入計(jì)劃任務(wù)完成考核節(jié)點(diǎn)中，檔案管理失去其監(jiān)督考核的功能，將會給那些投機(jī)取巧，為了完成考核節(jié)點(diǎn)而產(chǎn)生的不符合歸檔要求的檔案的產(chǎn)生創(chuàng)造條件，從而影響檔案質(zhì)量及檔案工作的開展。

（二）檔案意識及反饋機(jī)制的問題。檔案產(chǎn)生于企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)工作及流程中，檔案意識是制約檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵性問題。部分業(yè)務(wù)人員對檔案的了解程度不夠，不了解檔案在其工作及科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理中的價(jià)值，認(rèn)為檔案的產(chǎn)生只是單純滿足檔案部門需要，甚至認(rèn)為他們的歸檔工作僅是為了配合檔案部門的工作，雙方之間溝通和配合過程中不順利的情況時(shí)有發(fā)生。被考核對象可能會從自身計(jì)劃任務(wù)完成及工作便捷的角度出發(fā)，向考核管理部門提出阻礙檔案管理工作開展的意見?？冃Э己诉^程中檔案部門是否及時(shí)、真實(shí)地將歸檔情況反饋給被考核對象及考核部門將直接影響計(jì)劃節(jié)點(diǎn)的完成及考核結(jié)果的客觀公正性，影響檔案的完整性及有效性。

（三）檔案管理體系的問題。將檔案管理納入企業(yè)績效考核體系，作為績效考核的基礎(chǔ)保障，檔案管理體系是否科學(xué)、健全，將影響檔案管理工作水平，從而直接影響績效考核的實(shí)施及結(jié)果的真實(shí)性、公正性。如檔案管理制度體系是否科學(xué)、合理、完整，是否與企業(yè)的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動(dòng)相匹配，文件資料歸檔的標(biāo)準(zhǔn)、文件歸檔的范圍和保管期限、檔案保管方式、文件歸檔的流程設(shè)置、檔案的管理手段等方面將影響檔案管理質(zhì)量和工作水平。

（四）人員素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力的問題?？冃Э己诵枰罅康男畔?shù)據(jù)作為支撐，檔案管理部門需要充分、及時(shí)地為考核部門提供真實(shí)可靠的信息數(shù)據(jù)，這就需要檔案人員具備對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行主動(dòng)收集、甄別、審核的能力。檔案人員是否按照相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)對歸檔活動(dòng)及檔案的進(jìn)行公正、客觀的審核，影響檔案管理在績效考核中監(jiān)督考核功能的發(fā)揮。目前因檔案管理人員工作質(zhì)量、工作態(tài)度導(dǎo)致的檔案在質(zhì)量、效率等方面的問題依然存在。企業(yè)的各項(xiàng)科研生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案涉及管理、科研、技改、設(shè)備、經(jīng)營等多個(gè)門類，檔案管理人員不僅需要掌握檔案管理專業(yè)知識，還要熟悉研究所各類業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容、流程、管理標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)的科研生產(chǎn)知識。同時(shí)，隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員在數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)的學(xué)習(xí)應(yīng)用方面也面臨巨大的挑戰(zhàn)。

二、績效考核體系中加強(qiáng)檔案管理建設(shè)的途徑

（一）以績效考核體系為平臺加強(qiáng)檔案責(zé)任制管理。以績效考核體系建設(shè)為平臺將檔案管理納入研究所的發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃管理，列入單位的研究所的有關(guān)制度，列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任。將檔案管理工作落實(shí)到檔案形成部門和人員，增強(qiáng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員對的檔案意識，降低檔案部門的被動(dòng)性，促進(jìn)達(dá)到檔案工作各方面的規(guī)定要求。通過對計(jì)劃目標(biāo)的考核，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的目標(biāo)。同時(shí)，可通過計(jì)劃管理及績效考核體系，將檔案管理工作自身的工作目標(biāo)（如各門類文件歸檔范圍和保管期限表的編制工作）和建設(shè)（如軟、硬件設(shè)施建設(shè)）需求納入計(jì)劃任務(wù)，將目標(biāo)責(zé)任分解落實(shí)到相關(guān)部門和人員，通過考核提高各部門配合完成工作的任務(wù)的積極性，從而促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

（二）在績效考核中建立有效的檔案管理機(jī)制。在績效考核中將檔案管理工作與計(jì)劃執(zhí)行實(shí)行同步管理。下達(dá)任務(wù)的同時(shí)提出文件材料的歸檔要求，檢查計(jì)劃同時(shí)檢查文件形成情況，評審、鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，成果申報(bào)及科技人員提職評審?fù)瑫r(shí)檔案部門出具專題歸檔情況證明。在績效考核責(zé)任體系中，將目標(biāo)管理與過程控制相結(jié)合，將檔案工作納入相關(guān)工作流程。檔案部門通過參加重要計(jì)劃會議，參加項(xiàng)目（課題）評審（論證）、鑒定會，定型會、驗(yàn)收會，參加工程驗(yàn)收，參加設(shè)備開箱等活動(dòng)，起到檔案部門在流程中的監(jiān)督作用，督促各項(xiàng)目責(zé)任者及時(shí)地向檔案部門提交完整的符合歸檔要求的檔案材料。為檔案管理收集工作及研究所信息資源的積累奠定基礎(chǔ)。

（三）建立有效的交流、反饋機(jī)制。檔案管理部門積極參加重要計(jì)劃工作會，及時(shí)掌握各項(xiàng)目的工作進(jìn)度，并將檔案工作發(fā)現(xiàn)遇到的問題進(jìn)行探討，聽取業(yè)務(wù)部門對檔案管理提出合理的建議或意見。定期將向績效考核部門及指標(biāo)責(zé)任部門反饋文件歸檔情況，對不符合項(xiàng)通過拉條掛賬的形式督促其歸檔符合要求，保證歸檔的完整性和及時(shí)性。定期對歸檔質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對其中發(fā)現(xiàn)的問題及違規(guī)行為反饋至考核部門，規(guī)范人員的歸檔行為，提高檔案質(zhì)量。定期進(jìn)行顧客滿意度調(diào)查，改進(jìn)檔案管理工作中存在的問題，提升管理水平及服務(wù)能力。

（四）健全檔案管理體系。按照國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際情況，制定詳細(xì)、全面、科學(xué)的檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，對歸檔文件的形成、積累、歸檔、整理和保管制定具體詳細(xì)的規(guī)定。設(shè)置科學(xué)合理的歸檔流程，明確審批的責(zé)任和權(quán)限，加強(qiáng)文件控制。完善信息化管理手段，建立科學(xué)的檢索體系，健全檔案借閱、利用機(jī)制，使檔案管理更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營及績效考核服務(wù)。同時(shí)，制定檔案管理工作考核指標(biāo)，并納入績效考核體系，通過對檔案管理工作的完成情況的考核，加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督，確保檔案管理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)檔案管理體系的建立和健全。

（五）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在加強(qiáng)檔案管理人員檔案專業(yè)學(xué)習(xí)的同時(shí)，也要引導(dǎo)其學(xué)習(xí)研究所相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的基本知識，同時(shí)適應(yīng)信息化發(fā)展的需求，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)等方面的知識。建立長效的檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)相關(guān)專業(yè)知識的動(dòng)態(tài)更新，提供其參與企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域知識學(xué)習(xí)的機(jī)會，加強(qiáng)與信息技術(shù)部門的合作學(xué)習(xí)。同時(shí)，在檔案人員管理中引入競爭考核機(jī)制，通過對檔案管理人員的工作行為、效率及質(zhì)量進(jìn)行有效的考核評價(jià)，并落實(shí)到績效管理中，從而加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，提高工作積極性及工作質(zhì)量，促進(jìn)其自身主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷提高專業(yè)素質(zhì)及服務(wù)能力，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的要求。

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