以檔為鑒 發(fā)揮檔案的無(wú)窮魅力
——淺析如何提高檔案管理工作

文/上海港城開(kāi)發(fā)（集團(tuán)）有限公司 李佳

以檔為鑒 發(fā)揮檔案的無(wú)窮魅力
——淺析如何提高檔案管理工作

文/上海港城開(kāi)發(fā)（集團(tuán)）有限公司 李佳

如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，必須從制度上嚴(yán)格把關(guān)，首先，把好收集關(guān)、把好用印關(guān)、把好借閱關(guān)、抓好及時(shí)歸檔法，把好項(xiàng)目檔案質(zhì)量關(guān)及付款關(guān)。改變檔案人員事后管理的觀念，樹(shù)立全員檔案管理的新思想、新意識(shí)。將檔案收集、整理、歸檔與各部門(mén)年度整體工作同部署、同推進(jìn)、同考核，養(yǎng)成邊工作邊收集邊歸檔的習(xí)慣，在企業(yè)內(nèi)形成文檔一體化的檔案收集管理模式。

檔案；管理；提高

古人云：“以銅為鑒，可以正衣冠；以人為鑒，可以明得失；而以史為鑒，可以知興替?！睓n案是直接形成的歷史紀(jì)錄。檔案繼承了文件的原始性，同時(shí)也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。檔案因其具有憑證價(jià)值的重要屬性，以此區(qū)別于圖書(shū)情報(bào)資料和歷史刊物，故此，它在某些方面擁有了讓歷史再現(xiàn)的可能性。檔案是推動(dòng)人類(lèi)社會(huì)向前發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案不僅是一個(gè)國(guó)家過(guò)往的縮影，更是一個(gè)地區(qū)、一座城市發(fā)展的真實(shí)記錄。國(guó)家發(fā)展離不開(kāi)檔案，城市發(fā)展離不開(kāi)檔案，企業(yè)發(fā)展更離不開(kāi)檔案。檔案不僅真實(shí)地反映了企業(yè)在日常生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的真實(shí)記錄，也是企業(yè)各個(gè)發(fā)展階段所形成的第一手資料，更是企業(yè)資產(chǎn)審計(jì)的重要組成部分。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”及多媒體檔案的出現(xiàn)，辦公領(lǐng)域現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用和信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，不僅提高了檔案管理工作的效率，也給檔案管理工作提出了新的要求。如何科學(xué)地收集與管理檔案，在當(dāng)今大數(shù)據(jù)背景下，一個(gè)刪除鍵就能讓幾年、幾十年的檔案消失不見(jiàn)，我們?cè)撊绾伟踩煽康乇４鏅n案？為企業(yè)記錄點(diǎn)滴發(fā)展，為國(guó)家積累檔案史料，充分發(fā)揮檔案在現(xiàn)實(shí)工作中的查考和利用價(jià)值。

綠樹(shù)成蔭的城區(qū)，浩瀚清澈的湖水，拂面一陣陣清新的海風(fēng)，這是每位訪客初次走進(jìn)上海浦東臨港主城區(qū)的第一感受。臨港主城區(qū)規(guī)劃面積68平方公里，位于上海最東南端，隨著上海經(jīng)濟(jì)發(fā)展重心東移、浦東新一輪發(fā)展“南下”，自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)效應(yīng)輻射，臨港將成為上海建設(shè)全球科創(chuàng)中心的主體承載區(qū)。十年間，經(jīng)過(guò)檔案工作者們的不懈努力，港城集團(tuán)檔案室較為完整地保留了開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程中所形成的各種類(lèi)別、各種形式、各種載體的檔案萬(wàn)余卷。

一、建立健全檔案管理制度

為更好地記錄公司發(fā)展歷程，公司成立初期，就設(shè)立了以集團(tuán)檔案室為主體，各相關(guān)部門(mén)及子公司兼職檔案員為輔助的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)制定一系列檔案管理規(guī)章制度，以及各類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限。明確歸檔范圍及歸檔內(nèi)容，防止有文必檔、漏歸檔和不歸檔，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性。

（一）制度上嚴(yán)格把關(guān)。第一，把握文件材料收集和歸檔關(guān)。做好文件的收發(fā)文登記管理是防止文件遺失和文件資料歸檔工作的前提，也是文書(shū)承辦部門(mén)重中之重。第二，堅(jiān)持文書(shū)處理部門(mén)及各業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人員預(yù)立卷的原則。經(jīng)辦人是當(dāng)事人，實(shí)行經(jīng)辦人歸檔負(fù)責(zé)制，有利于文件資料前期控制和歸檔工作的全面性、準(zhǔn)確性、完整性，有利于保管期限的確定，有利于提高歸檔文件的質(zhì)量和立卷工作的效率。第三，把好用印關(guān)。對(duì)蓋章報(bào)送的文件，用印時(shí)即留下一份歸檔，對(duì)重要文件、合同等要有騎縫章的概念，利于檔案的完整性和真實(shí)性。第四，抓好“即時(shí)”歸檔法。對(duì)重要批復(fù)和證書(shū)（土地、規(guī)劃、房產(chǎn)證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等）、合同檔案、重要會(huì)議、重要活動(dòng)做到工作完成即刻歸檔。第五，把好借閱關(guān)。檔案歸檔的目的就是為了有效利用，借閱時(shí)寫(xiě)明借閱目的，歸還時(shí)填寫(xiě)利用后的預(yù)期效果。

（二）嚴(yán)格把握工程檔案質(zhì)量關(guān)及付款關(guān)。項(xiàng)目（工程）立項(xiàng)結(jié)束后，要求相關(guān)部門(mén)在合同和付款制度中列入工程竣工檔案歸檔要求，督促相關(guān)部門(mén)落實(shí)檔案責(zé)任人，實(shí)現(xiàn)全程全方位跟蹤，立足階段性檢查，對(duì)項(xiàng)目承建單位一些不符合規(guī)范要求的工程檔案及時(shí)下發(fā)整改告知單，嚴(yán)控工程竣工檔案質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)把驗(yàn)收接收關(guān)。在項(xiàng)目竣工完成后，必須經(jīng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)檢查，并取得主管機(jī)關(guān)驗(yàn)收合格證書(shū)，同時(shí)完成該工程竣工檔案移交工作，方可支付相應(yīng)的工程款項(xiàng)。

二、發(fā)揮工程檔案、聲像檔案效用，服務(wù)臨港開(kāi)發(fā)大局

隨著臨港開(kāi)發(fā)建設(shè)的不斷深入，檔案的開(kāi)發(fā)利用成為開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程中非常重要的一環(huán)。

（一）工程竣工檔案為滴水湖出海閘維保工作保駕護(hù)航。滴水湖出海閘榮獲水利工程行業(yè)優(yōu)質(zhì)工程最高獎(jiǎng)項(xiàng)——中國(guó)水利工程優(yōu)質(zhì)獎(jiǎng)，即大禹獎(jiǎng)，這在上海水利史上尚屬首次。2014年2月底，按照《上海市水閘維修養(yǎng)護(hù)技術(shù)規(guī)程》的有關(guān)規(guī)定，滴水湖出海閘迎來(lái)了階段性的保養(yǎng)。為了做好養(yǎng)護(hù)工作，維修工作人員查閱了滴水湖出海閘相關(guān)的工程竣工檔案，圓滿(mǎn)完成了滴水湖出海閘的保養(yǎng)維護(hù)任務(wù)。完整、準(zhǔn)確的竣工檔案，為出海閘正常運(yùn)轉(zhuǎn)和水閘歲修的順利完成提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）聲像檔案記錄城市開(kāi)發(fā)歷史，承載臨港建設(shè)精神。隨著臨港地區(qū)由基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為主進(jìn)入以功能開(kāi)發(fā)為主的發(fā)展新階段，如何更有效地宣傳和展示臨港的發(fā)展歷史、區(qū)位優(yōu)勢(shì)、特色資源，加快功能性項(xiàng)目的導(dǎo)入和建設(shè)是現(xiàn)階段的一項(xiàng)重要工作。聲像檔案記錄并反映了臨港發(fā)展歷程中各個(gè)重要節(jié)點(diǎn)和歷史事件，在招商引資、項(xiàng)目推廣、文化宣傳等等方面發(fā)揮了積極的作用。在集團(tuán)出版的“十年歷程，凝于一冊(cè)，記港城集團(tuán)十周年畫(huà)冊(cè)”中，采用了大量的圖文展現(xiàn)了港城開(kāi)發(fā)建設(shè)和港城集團(tuán)十年來(lái)的奮斗歷程、輝煌成就和建設(shè)者風(fēng)采，并擷取了習(xí)近平、俞正聲等領(lǐng)導(dǎo)同志視察臨港的珍貴歷史照片檔案，以及反映臨港主城區(qū)原始風(fēng)貌和發(fā)展變遷的衛(wèi)星圖片。檔案室僅存的最早一張手繪規(guī)劃圖成為這本畫(huà)冊(cè)的重要亮點(diǎn)。檔案見(jiàn)證了臨港新城從無(wú)到有，從灘涂到新城，滄海變桑田的開(kāi)發(fā)歷程。檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，須加強(qiáng)檔案工作基礎(chǔ)管理，適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用新價(jià)值，在創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、不斷創(chuàng)新檔案管理思路，充分發(fā)揮檔案價(jià)值

（一）檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展?，F(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)。檔案工作必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，轉(zhuǎn)變管理模式，由被動(dòng)管理轉(zhuǎn)為主動(dòng)管理，由事后管理變成事前、事中、事后的全過(guò)程管理。根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷變化及時(shí)優(yōu)化完善檔案管理工作，明確檔案管理年度方針和目標(biāo)，明確檔案管理人員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，突出不同時(shí)期檔案管理的重點(diǎn)、難點(diǎn)、關(guān)鍵點(diǎn)。根據(jù)當(dāng)前檔案管理信息化的特點(diǎn)，增加完善電子文件管理工作標(biāo)準(zhǔn)。外延檔案工作內(nèi)容，新時(shí)代要求檔案管理的工作方法必須創(chuàng)新，擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過(guò)去只是單一管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“檔案信息中心”。通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)實(shí)施聯(lián)網(wǎng)，從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)和資源共享，真正形成一個(gè)共享化的信息聯(lián)合體，充分發(fā)揮檔案資料的實(shí)用價(jià)值。

（二）載體創(chuàng)新，發(fā)揮電子檔案的重要作用。信息化是當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步入了一個(gè)信息化的時(shí)代，企業(yè)檔案資料電子化是新形勢(shì)下檔案管理的必然趨勢(shì)。檔案管理中可充分利用企業(yè)內(nèi)部辦公網(wǎng)站，設(shè)置檔案管理相應(yīng)專(zhuān)欄，明確內(nèi)部各員工的檔案管理、查閱權(quán)限，明確各個(gè)管理崗位在各類(lèi)文件材料形成、積累、歸檔上應(yīng)負(fù)的責(zé)任，推進(jìn)文件形成完畢后立即歸檔的歸檔機(jī)制，形成檔案信息資源共享最大化。

（三）意識(shí)創(chuàng)新，全面提升檔案管理工作。規(guī)范檔案工作，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源。不斷加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)職人員在新技術(shù)、新知識(shí)方面的學(xué)習(xí)，不斷提高整體管理水平，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，更好地為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。一是增強(qiáng)歸檔意識(shí)，做好檔案形成階段的收集工作。二是加強(qiáng)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案人員在收集、整理、立卷、歸檔工作中實(shí)際操作能力。三是改變坐等、靠的管理方式，深入各部門(mén)了解情況，提出建議，及時(shí)解決檔案管理中遇到的實(shí)際問(wèn)題。

四、總結(jié)

企業(yè)檔案來(lái)源廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣，檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立全員檔案管理的新思想新意識(shí)。將檔案工作與各部門(mén)年度整體工作同部署、同推進(jìn)、同考核，養(yǎng)成全員邊工作邊收集邊歸檔的工作習(xí)慣，有序推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范，在企業(yè)內(nèi)形成文檔一體化的檔案收集管理模式。

[1]﹝國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定〕(1956年4月16日國(guó)務(wù)院公布).

[2]上海市檔案工作政策法規(guī)匯編[Z](1949-1999).

[3]建設(shè)項(xiàng)目(工程)竣工檔案編制技術(shù)規(guī)范DG/TJ08-2046-2088.