文書檔案工作的系統(tǒng)性審視

文/中國航發(fā)哈爾濱東安發(fā)動機(jī)有限公司 李欣佳

文書檔案工作的系統(tǒng)性審視

文/中國航發(fā)哈爾濱東安發(fā)動機(jī)有限公司 李欣佳

系統(tǒng)性作為管理的基本原理影響著組織的各個方面，文件的上傳下達(dá)正是組織系統(tǒng)性的充分體現(xiàn)。文書檔案工作作為維系組織自身運(yùn)行的手段，必然受到系統(tǒng)性的影響。本文從系統(tǒng)原理的特征出發(fā)，論述系統(tǒng)原理的四個特征對文書檔案工作的影響。

文書工作；檔案工作；系統(tǒng)原理

組織是由各種要素組成的一個系統(tǒng)。組織管理者要實現(xiàn)管理的有效性，就必須對管理進(jìn)行充分的系統(tǒng)分析，把握住管理的每一個要素及要素間的聯(lián)系，實現(xiàn)系統(tǒng)化的管理。

一、系統(tǒng)的涵義及其對文書檔案工作存在的意義

系統(tǒng)就是若干相互聯(lián)系、相互作用、相互依賴的要素結(jié)合而成的，具有一定的結(jié)構(gòu)和功能，并處在一定環(huán)境下的有機(jī)整體。系統(tǒng)的整體具有不同于組成要素的新的性質(zhì)和功能。具體來講，系統(tǒng)的各要素之間、要素與整體之間以及整體與環(huán)境之間，存在著一定的有機(jī)聯(lián)系，從而在系統(tǒng)的內(nèi)部和外部形成一定的結(jié)構(gòu)。

作為人們意志的體現(xiàn)，決定了系統(tǒng)自組建之初就具有明顯的特征，主要體現(xiàn)在：整體性、層次性、動態(tài)性、開放性。

我們知道文書檔案工作本身就是一個完整的工作系統(tǒng)。這個系統(tǒng)是由各級文書檔案部門共同組成的，每個部門又有其各自獨(dú)特的功能。從系統(tǒng)原理入手，運(yùn)用系統(tǒng)的理論、觀點(diǎn)和方法，對文書檔案部門加以協(xié)調(diào)和組織，改變以往各自為政的狀態(tài)，不僅有利于提高組織效率，而且能更好地為所屬機(jī)構(gòu)和社會服務(wù)。

二、系統(tǒng)性的文書檔案工作

系統(tǒng)性的文書檔案工作，主要表現(xiàn)是文書檔案工作本身就是一個完整的工作系統(tǒng)以及系統(tǒng)的特征對文書檔案工作的影響。

（一）文書檔案工作的系統(tǒng)性。首先，文書檔案工作本身就是一個完整的工作系統(tǒng)。這個檔案工作系統(tǒng)是由各級文書檔案工作部門等分系統(tǒng)和子系統(tǒng)組成的，這些子系統(tǒng)又具有獨(dú)特的功能，為系統(tǒng)的總目標(biāo)服務(wù)。文書檔案工作系統(tǒng)之所以能體現(xiàn)出整體性，就是各級文書檔案工作部門緊密聯(lián)系共同發(fā)揮作用的結(jié)果。檔案部門指導(dǎo)和監(jiān)督文書部門立卷歸檔，文書部門及時向檔案部門移交案卷。因此，要讓各部門積極充分發(fā)揮自身的功能，增強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)性，力求避免各自為政，增強(qiáng)系統(tǒng)的整體性功能。其次，文書檔案工作也是國家信息資源管理的重要組成部分，是一個重要的子系統(tǒng)。就文件生命周期理論看，文件分為現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行三個階段，分別對應(yīng)的保管部門為文書部門、檔案室和檔案館三個階段。在現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段，文件作為組織活動的記錄，可以為組織決策的科學(xué)性、有效性提供參考和依據(jù)，并維系組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在非現(xiàn)行階段，作為檔案，具有原始記錄作用，可以“讓過去告訴現(xiàn)在”“讓歷史告訴未來”，維系人類社會的時空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性。因此，文書檔案工作是國家信息資源管理這個大系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。

（二）整體性和文書檔案工作。整體性最主要的就是整合，就是要使整體大于部分之和。而文書檔案工作的整合習(xí)慣性地被理解為文檔一體化。但是這里我們所說的文書檔案工作系統(tǒng)體現(xiàn)出整體性，就是各級文書檔案工作部門緊密聯(lián)系共同發(fā)揮作用的結(jié)果。檔案部門指導(dǎo)和監(jiān)督文書部門立卷歸檔，文書部門及時向檔案部門移交案卷。因此，要讓各部門積極充分發(fā)揮自身的功能，增強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)性，力求避免各自為政，增強(qiáng)系統(tǒng)的整體性功能。文件生命周期理論也體現(xiàn)了這種整體性特征。文件生命周期理論正是看到了在歸檔前后割裂了文件運(yùn)動的整體性和內(nèi)在聯(lián)系，將其分為三個階段，所謂現(xiàn)行文件和檔案只是同一事物的不同運(yùn)動階段。

（三）層次性和文書檔案工作。層次性體現(xiàn)了系統(tǒng)的縱向特征。在我國，檔案工作的基本原則是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。這不僅僅適用于檔案工作，文書工作也是如此。這種層次分明的管理制度，不僅明確了不同層次的組織所承擔(dān)的職責(zé)和活動空間不同，也明確了各自的責(zé)任，這樣才能保障系統(tǒng)內(nèi)部信息的有效溝通，如文件的上傳下達(dá)作用體現(xiàn)于此。而且，上下層次的組織間存在密切的合作關(guān)系，他們相互依賴，相互制約。

（四）動態(tài)性和文書檔案工作。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，文書檔案工作也應(yīng)不斷適應(yīng)信息時代帶來的各種問題和挑戰(zhàn)，對自身作出調(diào)整，不斷提高對外界環(huán)境的適應(yīng)性。面對電子文件的大量出現(xiàn)，文件的歸檔工作也從只歸檔和備份紙質(zhì)文件，如今普遍采用“雙軌制”。文書檔案部門也不斷適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的新環(huán)境，通過實踐中的積極探索，整合文書檔案信息資源，建立數(shù)據(jù)庫，積極開展電子政務(wù)和檔案網(wǎng)站的建設(shè)等工作。網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)，也讓文書檔案工作整合的步伐逐漸加快，很多地方就打破了部門的局限，建立了文件中心，便于保管和利用。這種動態(tài)性的變化和調(diào)整，既是保持系統(tǒng)對環(huán)境適應(yīng)的具體體現(xiàn)，同時也是實現(xiàn)系統(tǒng)自身發(fā)展的內(nèi)在要求。

（五）開放性和文書檔案工作。開放性的意義在于：首先，系統(tǒng)從外部獲取各種物質(zhì)能量，為系統(tǒng)的生存和發(fā)展提供物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，建立完善的信息溝通系統(tǒng)，面向社會，時刻感受社會的發(fā)展步伐對系統(tǒng)的要求，明確系統(tǒng)的發(fā)展方向。最后，積極利用外部資源服務(wù)于自身的發(fā)展，系統(tǒng)價值不僅體現(xiàn)在系統(tǒng)本身，而體現(xiàn)在系統(tǒng)的社會意義。對于文書檔案工作而言，這里的開放性不是只單純的政府信息公開、開放檔案和開放檔案工作。首先，就文件和檔案本身來說，它們所承載的信息是社會活動中形成的，充當(dāng)了傳播信息手段的角色，也為人類實踐的不斷展開提供參考和依據(jù)。有了足夠的“信息”，文書檔案工作才有物質(zhì)基礎(chǔ)，文檔管理才能發(fā)揮它的功能。其次，文書檔案工作應(yīng)當(dāng)緊跟信息化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，不斷適應(yīng)電子文件、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等帶來的挑戰(zhàn)，明確自身在信息時代的發(fā)展方向。再次，要積極響應(yīng)政府信息公開、檔案開放的政策，調(diào)整自身的服務(wù)方向和服務(wù)方式，建立良好的溝通渠道，以需求為導(dǎo)向，積極提供利用，為社會更好地服務(wù)，這也與文書檔案工作的服務(wù)性不謀而合。

三、系統(tǒng)性文書檔案工作存在的問題和對策

（一）系統(tǒng)的整體性需要文書檔案工作整合。前面提到文書檔案工作本身就是一個完整的工作系統(tǒng)。這個系統(tǒng)是由各級文書檔案部門共同組成的，每個部門又有其各自獨(dú)特的功能。系統(tǒng)的整體性就要求“整體大于部分之和”。面對電子文件數(shù)量的迅速增長，文書檔案工作的界限逐漸模糊，因此，“文檔一體化”的呼吁越來越多。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，文檔一體化的意義在于保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制；數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，提高工作效率。但是，由于我國行政體制的問題，文書工作常常是由政府機(jī)關(guān)或企業(yè)的辦公室承擔(dān)，歸檔的文件移交檔案室，并最終將歸檔的文件移交檔案館保管。作為機(jī)關(guān)或企業(yè)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，文書部門對本機(jī)關(guān)有依附性，機(jī)關(guān)和企業(yè)本身，出于自身利益的考慮，文書工作一般只對本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，為了自身方便利用而存在不移交檔案的現(xiàn)象；而檔案部門（公共檔案館），接收和征集的檔案都是具有永久保存價值的，并沒有接收所有在檔案室移交的檔案。文書部門與檔案部門各自為政，很可能無法保證文件或檔案的完整性、真實性，工作效率也大大降低，信息的共享和利用更是無從談起。改變上述現(xiàn)象，應(yīng)加強(qiáng)文檔一體化的整合，實現(xiàn)對信息的超前管理，在檔案接收時掌握更多的主動權(quán)。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性，包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化。文檔一體化利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務(wù)。積極推進(jìn)文檔一體化管理。在文件和檔案管理中運(yùn)用文件生命周期理論把文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、鑒定、檢索、編目、利用有機(jī)地聯(lián)系在一起，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對文件實施全面控制和有效管理。將文件管理與檔案管理納入一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)內(nèi)實行一體化管理，實現(xiàn)對文件運(yùn)動過程的全面控制或管理。通過文檔一體化管理，實現(xiàn)對檔案的超前管理，有利于檔案館對政府信息的超前控制和全面掌控，從而促進(jìn)檔案館對政府信息的收集、公開、利用服務(wù)等一系列工作。

（二）系統(tǒng)的動態(tài)性要求文書檔案工作適應(yīng)信息化所帶來的改變。系統(tǒng)保持動態(tài)性是系統(tǒng)自身生存、發(fā)展的內(nèi)在要求。在信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，文書檔案工作面臨著相同的問題和挑戰(zhàn)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)程度的不斷提高，現(xiàn)有的文書檔案信息資源已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足用戶的需求程度；文書檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)緩慢；文書檔案工作人員素質(zhì)不高，不能適應(yīng)信息環(huán)境的要求等等。目前國家對于檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)也加大了投入，就檔案部門而言，更應(yīng)該充分利用這樣的機(jī)遇，通過利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙制檔案、聲像檔案等傳統(tǒng)介質(zhì)的館藏檔案和已歸檔保存的電子文件逐步數(shù)字化。因為傳統(tǒng)的館藏檔案在未數(shù)字化前，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，無法實現(xiàn)檔案信息資源的最大共享。檔案數(shù)字化建設(shè)，就可突破傳統(tǒng)檔案利用的種種局限，不僅提高了查詢利用效率，同時避免頻繁查閱、借出、轉(zhuǎn)移檔案中發(fā)生的檔案磨損、修改甚至是丟失現(xiàn)象，最大限度實現(xiàn)檔案信息資源的共享的同時也起到了對檔案的保護(hù)作用。此外，在政務(wù)信息公開和政府辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)平臺上，大量的電子文件也逐漸信息公開重要的歷史記錄，因此對現(xiàn)行電子文件的收集歸檔也是檔案數(shù)字化的重要組成部分。

（三）系統(tǒng)的開放性要求文書檔案工作的開放。圖書館開放的步伐顯然是走在了前面。無論是在信息的收集、整合方面，還是在信息查詢、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)鏈接方面，它們都有很豐富的經(jīng)驗?？梢越梃b圖書館的開放經(jīng)驗給我們一定的啟示。首先，文書檔案工作應(yīng)加強(qiáng)信息的整合。充分整合文書檔案信息，盡可能地豐富信息資源，最大限度地為公眾查閱政府信息提供便利，從而降低公眾獲取信息的成本。加強(qiáng)與各級各類檔案管理部門的聯(lián)系和協(xié)作，拓寬信息收集渠道，保證現(xiàn)行文件的完整性和權(quán)威性。其次，在現(xiàn)行文件的收集過程中，還要加強(qiáng)對電子文件的收集工作，并逐步開展檔案的數(shù)字化工作。對在機(jī)關(guān)檔案室保存的暫不向檔案館移交的那部分檔案實體，可通過首先移交電子文件的辦法來解決檔案的整合問題，實現(xiàn)檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理。另外，加強(qiáng)電子文件的收集和檔案的數(shù)字化工作也將有利于實現(xiàn)公開的檔案信息的全文全息網(wǎng)上提供利用，實現(xiàn)更廣范圍、不分地域的信息共享。再次，檔案部門應(yīng)主動了解公眾的利用需求，根據(jù)公眾的需求，對文書檔案信息進(jìn)行一次或多次編研，對利用率高的文書檔案信息建立專題目錄數(shù)據(jù)庫，滿足日益多樣化的信息需求。

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