關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理研究

文/閩北職業(yè)技術(shù)學(xué)院 裴應(yīng)勝

關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理研究

文/閩北職業(yè)技術(shù)學(xué)院 裴應(yīng)勝

大數(shù)據(jù)這一代表性的科技給近代社會(huì)的各行各業(yè)帶來了不可預(yù)計(jì)的改變，新的科技和應(yīng)用也都漸漸地與人民的生活息息相關(guān)。近幾年來，伴隨著科技的發(fā)展，許多新研發(fā)出的技術(shù)，也在百姓的工作及平常生活當(dāng)中普遍使用。而大數(shù)據(jù)的來臨，卻在這個(gè)基礎(chǔ)上讓我們的工作和日常生活產(chǎn)生了非常大的變化，對(duì)待城市建造開發(fā)當(dāng)中的檔案管理也是一樣的。如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，讓檔案管理更好地發(fā)展，成了相關(guān)人員需要注重且強(qiáng)化的管理任務(wù)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；研究

如今，我國(guó)各個(gè)行業(yè)為了應(yīng)付越來越復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，在很大程度上促進(jìn)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來。這個(gè)時(shí)候大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理人員也要在工作上作出相對(duì)應(yīng)的調(diào)節(jié)以及改良，但如何才能更加正確地做好這一工作？這需要大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的管理人員進(jìn)行深刻的思考。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)及檔案管理工作的意義

大數(shù)據(jù)，在現(xiàn)如今的社會(huì)數(shù)據(jù)信息及類型突然地增加，數(shù)量過大，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)的形成。它能夠快速地處理各個(gè)信息且數(shù)據(jù)量既稠密又龐大。各行各業(yè)的技術(shù)管理相關(guān)人員能夠使用大數(shù)據(jù)來達(dá)成對(duì)龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、收集及整理等等功能，這樣不僅突破了古老的傳統(tǒng)工作方法，也大大提高了工作的質(zhì)量。

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)。近年來我國(guó)檔案管理正在慢慢向信息化發(fā)展，并且獲得了很好的發(fā)展成果?？墒?，伴隨著國(guó)家的科技發(fā)展與進(jìn)步，現(xiàn)在的檔案管理方式已經(jīng)慢慢暴露出了許多不足的地方。這個(gè)時(shí)候把國(guó)家的檔案管理工作正確地投入到大數(shù)據(jù)當(dāng)中，是我們國(guó)家將來檔案管理在發(fā)展方面的主要因素。首先，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，檔案管理工作也慢慢從數(shù)字走向了數(shù)據(jù)。其次，檔案管理的方式方法也從傳統(tǒng)的人工操作升為更簡(jiǎn)單化的電腦操作，它不僅僅降低了人工操作容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤及漏洞，還能更加精確地把檔案信息存入數(shù)據(jù)，這為檔案管理的發(fā)展工作提供了極大的保障。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)。大數(shù)據(jù)能夠提高檔案管理的工作效率，從而在時(shí)間與空間上大大降低管理成本。大數(shù)據(jù)作為快速處理數(shù)據(jù)信息的有效工具，提高數(shù)據(jù)處理能力，在檔案管理的優(yōu)勢(shì)上尤為突出。大數(shù)據(jù)時(shí)代的重要特征表現(xiàn)不僅提高了檔案管理上的效率，也能明顯降低運(yùn)作中的成本。隨著社會(huì)的發(fā)展，不同行業(yè)各大單位的檔案管理工作，數(shù)據(jù)量越來越大。傳統(tǒng)使用紙張記錄與保存的檔案處理工作，在保存時(shí)間與空間上以及人力操作上都存在很大的運(yùn)作成本。一旦保存紙質(zhì)檔案的地方發(fā)生意外，檔案將難以保存。而且從紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期管理中我們得知，保存時(shí)間久后紙質(zhì)檔案會(huì)發(fā)生字跡模糊與紙張老化等問題。但是運(yùn)用大數(shù)據(jù)管理和存儲(chǔ)檔案的工作，可以將大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)工作通過信息庫(kù)來完成，只需要少量的保存空間就能夠完成。杜絕了自然災(zāi)害與認(rèn)為破壞帶來的不必要損失。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行檔案管理時(shí)需要注意的事項(xiàng)

因?yàn)閿?shù)據(jù)的建造工程較大，消耗人力、時(shí)間等各個(gè)資源都是不可預(yù)計(jì)的。所以檔案管理人員必須要明確認(rèn)識(shí)到工作中需要注意的事項(xiàng)，在進(jìn)行之前就要有適當(dāng)?shù)慕y(tǒng)籌安排。第一，工作人員需要有確定的目的和標(biāo)準(zhǔn)，有了明確的目的，讓一切工作人員都在有方向的指引下完成建設(shè)大數(shù)據(jù)檔案的標(biāo)準(zhǔn)。第二，管理工作人員要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌l(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，定期進(jìn)行工程檢查，要按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工作人員進(jìn)行督促，能夠保證將來工程的質(zhì)量。第三，技術(shù)工作人員要對(duì)進(jìn)行建造過程中可能發(fā)生的意外進(jìn)行測(cè)評(píng)，并且擬定出相應(yīng)的處理方法防止檔案的信息丟失或被他人惡意篡改，管理人員應(yīng)對(duì)崗位進(jìn)行合理的規(guī)劃。為了防止信息管理不妥當(dāng)，對(duì)個(gè)人隱私造成侵權(quán)及糾紛等，管理人員需要對(duì)其進(jìn)行定期檢查。相關(guān)部門也應(yīng)有相對(duì)應(yīng)的規(guī)定，責(zé)任明確，防止相似的事件發(fā)生。

三、使用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的方式方法

（一）以數(shù)字式建設(shè)管理及檔案的統(tǒng)一備份。在現(xiàn)有階段，因?yàn)闄n案里所容納的信息數(shù)據(jù)量較多且復(fù)雜，為了節(jié)約成本并提高工作質(zhì)量。對(duì)于檔案管理資源方面的建設(shè)，我們國(guó)家是非常支持的。檔案管理要以數(shù)字化的建設(shè)作為承載，對(duì)于材質(zhì)易損易破的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，因?yàn)橘Y料數(shù)量多，所以任務(wù)變得很艱苦。在任務(wù)執(zhí)行的過程中，工作人員應(yīng)該注意整體的事前計(jì)劃，漸漸地開展方針工作，適當(dāng)?shù)胤峙涔ぷ魅藛T，對(duì)檔案的質(zhì)量和安全也要起到保障作用。并且在這個(gè)過程當(dāng)中，要對(duì)新的信息進(jìn)行合理的處理。為了能夠讓數(shù)據(jù)的安全和完好得到保障，有關(guān)的部門工作人員需要建立大數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫(kù)，對(duì)檔案的資源進(jìn)行統(tǒng)一的管理或備份。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)擁有大量的存儲(chǔ)空間并且查看方便的特點(diǎn)，技術(shù)管理人員應(yīng)該著重使用它的優(yōu)點(diǎn)，進(jìn)行對(duì)數(shù)字資源的整理及處理。在使用數(shù)據(jù)的過程當(dāng)中，能夠搜索出更加詳細(xì)、精確的信息，表現(xiàn)數(shù)據(jù)的長(zhǎng)處，對(duì)信息資源的使用和發(fā)展有著積極的作用。

（二）智能檢索中大數(shù)據(jù)檔案管理發(fā)揮的作用。在寬闊的數(shù)字資源中，擁有著龐大的信息量。而檔案不僅是為了方便信息存放，更關(guān)鍵在于對(duì)現(xiàn)代人生活的服務(wù)，為人們的各個(gè)需求給予服務(wù)。所以，對(duì)數(shù)據(jù)的檢索和規(guī)范方面也是大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作人員需要深入研究的一個(gè)問題。為了能夠使大數(shù)據(jù)充分發(fā)揮它的優(yōu)勢(shì)，我們需要充分挖掘數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，在廣闊的信息數(shù)據(jù)中篩選出值得使用的檔案信息數(shù)據(jù)，再轉(zhuǎn)換成人性化的數(shù)據(jù)量讓用戶來了解。所以在大數(shù)據(jù)建造的時(shí)候要著重發(fā)展智能檢索的建設(shè)，以提高檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，能夠讓用戶使用到方便的搜查功能。在使用過程中，也應(yīng)當(dāng)注意對(duì)數(shù)據(jù)安全的保障，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改等等，以保障數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代有效提高檔案管理工作的對(duì)策

當(dāng)前信息時(shí)代作為大數(shù)據(jù)的重要特點(diǎn)，有效應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的幫助與挑戰(zhàn)，是我國(guó)檔案管理工作者的首要任務(wù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，為了提高檔案管理上的工作效率，現(xiàn)提出以下幾點(diǎn)對(duì)策：

（一）培養(yǎng)高端人才。大力培養(yǎng)對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用自如的高端檔案管理人才。一切工作的基礎(chǔ)需要工作人員來保證，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作亦是如此。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用對(duì)相應(yīng)管理人員提出了新的要求。而傳統(tǒng)檔案管理人才已經(jīng)不能符合時(shí)代發(fā)展的需求。對(duì)于檔案管理的工作如果僅是處于管理系統(tǒng)和設(shè)備的階段，那么從根本上沒有使大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的得到有效提高。沒有足夠的人才去管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)提供的設(shè)備與系統(tǒng)，成為檔案管理工作低效率的主要原因。所以培養(yǎng)大量應(yīng)用實(shí)施大數(shù)據(jù)管理的優(yōu)秀人才成為提高工作效率的主要因素。面對(duì)時(shí)代需求，在大數(shù)據(jù)管理的人才培養(yǎng)上應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：一方面政府部門應(yīng)該鼓勵(lì)各大高校開展對(duì)于大數(shù)據(jù)管理的專業(yè)學(xué)科，也可以開辦跨學(xué)科的復(fù)合型專業(yè)。如檔案管理與信息化的交叉學(xué)科專業(yè)。另一方面引進(jìn)其他國(guó)家高端檔案管理的相關(guān)人才。利用高端管理人才對(duì)大數(shù)據(jù)管理的理論基礎(chǔ)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)我國(guó)現(xiàn)行的管理模式進(jìn)行優(yōu)化，在其中便可以讓我國(guó)的工作人員學(xué)習(xí)相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)與先進(jìn)技術(shù)。來指導(dǎo)我國(guó)現(xiàn)行大數(shù)據(jù)檔案管理方向和人才進(jìn)步空間。最重要的方面是大量資金的注入以保證人才培養(yǎng)的具體實(shí)施。對(duì)于人才培養(yǎng)的時(shí)間是漫長(zhǎng)的，但實(shí)際意義非常重要，這就需要我們不僅投入經(jīng)歷，也必須投入資金以作為人才培養(yǎng)的重要保障。

（二）注入新生力量。以提高檔案管理的現(xiàn)代人才為基本原則，應(yīng)調(diào)整其現(xiàn)有人員管理結(jié)構(gòu)，注入新鮮血液。我國(guó)檔案管理的人員正處在老齡化的階段上，這是我國(guó)檔案管理工作上的弱勢(shì)，不利于大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于信息化提升的發(fā)展規(guī)劃。對(duì)于較少的人才投入無法滿足現(xiàn)行規(guī)劃的基本需求。而其中對(duì)于年輕人的需求顯得格外重要。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人才的需求比任何時(shí)期都要高，沒有人才操作，信息化將成為一紙空談。所以要想讓大數(shù)據(jù)管理有效應(yīng)用于檔案管理工作，就需要調(diào)整檔案管理人員的組織結(jié)構(gòu)。改變現(xiàn)狀讓人員結(jié)構(gòu)呈年輕化，以年輕人為主、中年人輔助、老同志參與的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)來優(yōu)化大數(shù)據(jù)管理信息化的發(fā)展與實(shí)施。

（三）加強(qiáng)管理數(shù)據(jù)安全性。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)管理背景下得到有效改善。從中我們能夠看到大數(shù)據(jù)管理的重要優(yōu)勢(shì)：明顯提高工作效率，降低工作成本等。但是鑒于檔案管理的重要性，以及大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化的檔案管理存在丟失被盜等高風(fēng)險(xiǎn)性。加強(qiáng)管理數(shù)據(jù)安全工作顯得頗為重要。信息化時(shí)代大量數(shù)據(jù)都可以通過一個(gè)微小的儲(chǔ)存卡進(jìn)行存儲(chǔ)，有便利的條件，但也增加了相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。例如：網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵、電腦病毒的侵害、內(nèi)存卡的丟失與損壞等。因此對(duì)于提高其安全保障指出了新的要求。首先檔案管理人員自身要提高安全意識(shí)。大數(shù)據(jù)管理下的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不同于紙質(zhì)檔案，要從不同的方面思考加以完善。對(duì)于存儲(chǔ)設(shè)備的使用要重點(diǎn)注意，不能用專業(yè)的存儲(chǔ)設(shè)備去鏈接沒有安全保障的局域網(wǎng)絡(luò)以及PC端設(shè)備。以避免黑客入侵和電腦病毒破壞，應(yīng)做到在存儲(chǔ)和錄入以及調(diào)取的重要過程中，切斷外部聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，以確保其安全性。而主要存儲(chǔ)設(shè)備也應(yīng)該區(qū)別于使用頻繁的錄入和調(diào)取設(shè)備。這樣分層次管理可以有效避免重大損失，即使出現(xiàn)小范圍損失也可及時(shí)調(diào)整。對(duì)于存儲(chǔ)設(shè)備的管理安全要落實(shí)到個(gè)人，要向?qū)Υ齻鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理的防火要求一樣重要，要有具體的責(zé)任人。防火安全意識(shí)刻不容緩，數(shù)據(jù)設(shè)備的完好保存等同于防火要求。最后我們特殊強(qiáng)調(diào)，對(duì)加強(qiáng)管理數(shù)據(jù)安全而言，做好數(shù)據(jù)備份是避免損失最為重要的部分。大數(shù)據(jù)信息管理有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，要做出多余備份相對(duì)容易很多。不管是存儲(chǔ)時(shí)間還是存儲(chǔ)空間都占有極大優(yōu)勢(shì)。那么我們備份起來就會(huì)相當(dāng)簡(jiǎn)單極易操作。而在備份過程中我們要高度重申，備份不可以和已用設(shè)備處于同一網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，以免造成同時(shí)丟失和遭到破壞的可能。那樣就失去了我們對(duì)于備份工作的重要意義。而對(duì)于防止丟失的工作上我們應(yīng)該明白，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理可以通過加鎖防盜，那么我們的大數(shù)據(jù)管理安全也可以通過加密系統(tǒng)來完成。對(duì)于加密過程，必須要做到謹(jǐn)慎。將密碼分級(jí)化管理，錄入與調(diào)取加密過程要有所區(qū)分。如同傳統(tǒng)檔案，錄入人員只有編輯權(quán)利不可以同時(shí)具備調(diào)取權(quán)利。這樣就有效避免了檔案被調(diào)取篡改的可能。而基于對(duì)整體安全性的考慮。我們更要做好規(guī)章制度以及工作細(xì)則。避免一些操作不當(dāng)引起的數(shù)據(jù)損失。

五、結(jié)語

如今看來，我們國(guó)家已經(jīng)正式的邁入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)于一個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)來說，是一次機(jī)會(huì)，也是一次自我挑戰(zhàn)。在這種壓力強(qiáng)大的環(huán)境下，檔案管理工作人員要強(qiáng)化自己的綜合管理能力，要不斷提升自己，不放棄任何一個(gè)機(jī)會(huì)，以應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)的來臨，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理人員可以在合理進(jìn)行的情況下工作，使用發(fā)達(dá)的技術(shù)進(jìn)行對(duì)管理方面的改造和更新，提高工作質(zhì)量和效率，在社會(huì)發(fā)展建設(shè)、人民日常生活及工作中，表現(xiàn)出它自己特別的價(jià)值。

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