“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)生檔案信息化管理途徑解析

文/長春師范大學(xué) 劉巖

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)生檔案信息化管理途徑解析

文/長春師范大學(xué) 劉巖

在現(xiàn)代科技發(fā)展的影響下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在人們生活和工作中的應(yīng)用越來越普遍。在高校學(xué)生檔案信息管理工作中，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效提升高校學(xué)生檔案管理水平。為此，文章對高校學(xué)生檔案信息化管理展開了研究，了解“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)生檔案信息化管理的特點和現(xiàn)狀，提出有效的改進(jìn)措施，促進(jìn)高校學(xué)生檔案信息化管理水平的提升。

學(xué)生檔案；信息化管理；分析

檔案工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代顯得尤為重要，而高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新也在積極推進(jìn)檔案工作朝著更加完善的方向發(fā)展。2015年召開的第十二次全國人大第三次會議上，李克強(qiáng)總理就明確地指出了要施行“互聯(lián)網(wǎng)+”計劃。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”也積極地推進(jìn)著高校檔案管理的創(chuàng)新，可以實時地解決過程中出現(xiàn)的一系列問題，而且借助大數(shù)據(jù)的管理工作給高校學(xué)生檔案的管理創(chuàng)新工作帶來了廣闊的發(fā)展前景。但是在創(chuàng)新管理和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展之下，高校的檔案信息化管理也出現(xiàn)了諸多問題。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代大學(xué)生檔案管理工作主要的特點以及現(xiàn)狀分析

（一）高校的學(xué)生檔案管理意識較為薄弱。雖然在相關(guān)的管理辦法中明確提出高校的檔案管理工作應(yīng)該由學(xué)校的校長帶頭，檔案工作應(yīng)該是學(xué)校整體發(fā)展的重要一部分，校長的職責(zé)就應(yīng)該是推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)和學(xué)校的其他工作共同發(fā)展。但是實際的情況卻是，檔案的信息化建設(shè)并沒有和學(xué)校的其他工作齊頭并進(jìn)，老師在教學(xué)過程中還是注重教學(xué)忽視了管理，這種錯誤的觀念也極大地限制了檔案管理工作的開展。比如說，學(xué)生的檔案管理并沒有配置專職人員，還是由授課老師兼職管理。高校在評估時，重心還是在教學(xué)質(zhì)量上，沒有對學(xué)生的檔案管理工作給予應(yīng)有的重視，這些造成了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視了學(xué)生的檔案管理工作。

（二）高校學(xué)生檔案管理體制未形成規(guī)范。通常情況下，高校學(xué)生的檔案管理工作是由學(xué)生處負(fù)責(zé)的，但是牽涉到學(xué)生的信息卻是多層面、多個部門匯集的評價結(jié)果。比如說就業(yè)部、財務(wù)部、教務(wù)處、后勤部、學(xué)生所在的學(xué)院或年級、團(tuán)委和黨委都會產(chǎn)生相應(yīng)的評價。部門和部門之間的獨(dú)立性也使得學(xué)生信息的收集不夠全面。這種粗放型的管理機(jī)制也造成了高校學(xué)生的檔案管理存在有體制性的障礙。學(xué)生檔案的建立、收集和存檔工作沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案的填寫不全面、材料收不齊、審核寬松、接收的隨意性，學(xué)生的檔案丟失頻繁出現(xiàn)。

（三）高校學(xué)生的檔案管理信息化尚待提升。高校學(xué)生的檔案管理通常是選用紙質(zhì)的方式，這種手工整理出現(xiàn)偏差是難以避免的，沒有辦法保證檔案原有的面貌，再加上存檔紙質(zhì)版是有條件限制的，很多高校都沒有專門保存檔案的條件，使得檔案在傳遞過程出現(xiàn)問題，一旦沒有加以管制，后果極其嚴(yán)重，就算是網(wǎng)絡(luò)比較發(fā)達(dá)的今天，一部分高校仍然采取單機(jī)歸檔的方式，學(xué)生的檔案資源無法實現(xiàn)共享，用人單位很難全面了解學(xué)生的實際情況。

二、分析“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校學(xué)生檔案管理效率提升的辦法

（一）深化檔案管理體制改革，實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。第一，需要設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作，這其中包括了學(xué)生檔案的收集、整理以及歸檔等工作，同時還需要其他部門能夠積極配合，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理制度和流程的制定，只有這樣才能夠使得學(xué)生的檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。學(xué)生的檔案管理不是全部內(nèi)容都要保存，而是有選擇地進(jìn)行，這就需要檔案管理人員正確選擇保管的內(nèi)容，通過分門別類的方式實現(xiàn)檔案信息的有效管理。第二，需要設(shè)置專門的管理人員和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員，最重要的是能夠熟練操作電子數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，符合規(guī)范化的要求，將授權(quán)范圍進(jìn)行明確化，實現(xiàn)學(xué)生個人隱私的保密。此外，作為網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員，需要秉著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性，學(xué)生的個人信息需要及時更新，實現(xiàn)學(xué)生個人信息的動態(tài)管理，方便用人單位隨時查看。

（二）健全重視檔案信息化管理系統(tǒng)。在高校檔案管理工作中，為了有效實現(xiàn)信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，需要加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，同時還需要加強(qiáng)高?，F(xiàn)代化理念的建立。對于現(xiàn)代高校學(xué)生而言，需要打破系統(tǒng)的思維模式，摒棄粗獷的管理方法，高校檔案管理的質(zhì)量直接反映著學(xué)生的能力問題，因此，加強(qiáng)高校檔案管理方式的先進(jìn)化發(fā)展，能夠有效反映出學(xué)校的管理理念和水平。學(xué)生成績的高低不是反映學(xué)校發(fā)展的唯一內(nèi)容，學(xué)校的招生情況以及學(xué)校學(xué)生的考研情況等都能夠反映學(xué)校的整體水平。此外，社會對學(xué)生的要求在不斷提高，各企業(yè)判斷學(xué)生能力的標(biāo)準(zhǔn)往往是學(xué)生的在校表現(xiàn)，學(xué)生檔案管理的越規(guī)范、越安全、越便捷，能夠幫助學(xué)生給企業(yè)留下好的印象。重視學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，是滿足社會發(fā)展以及學(xué)校發(fā)展的重要內(nèi)容，同時也是提升學(xué)生綜合能力的有力措施。

三、總結(jié)

總的來說，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的信息化發(fā)展是現(xiàn)代科技發(fā)展的必然趨勢，只有加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，才能夠跟得上時代發(fā)展的步伐，此外，還能夠?qū)崿F(xiàn)工作效率的提升，高校為領(lǐng)導(dǎo)提供更周全的服務(wù)，為用人單位提供準(zhǔn)確詳細(xì)的信息，為學(xué)生的發(fā)展提供條件。

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吉林省教育廳“十三五”社會科學(xué)項目：《基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的高校學(xué)生檔案建設(shè)策略研究》(JJKH20170670SK)；吉林省教育科學(xué)規(guī)劃課題《“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)生檔案管理平臺建設(shè)研究》（GH170668）】