關于事業(yè)單位檔案信息化建設有關問題的思考

文/長江航道局 徐菲

關于事業(yè)單位檔案信息化建設有關問題的思考

文/長江航道局 徐菲

事業(yè)單位的檔案管理信息化是一種必然的趨勢，這是由現(xiàn)代社會的經濟水平以及科學技術決定的，這對于社會、事業(yè)單位的發(fā)展都具有積極作用。本文主要針對事業(yè)單位檔案信息化建設有關的問題進行了分析，提出了幾點建議，希望可以用于指導實踐。

事業(yè)單位；檔案信息化；問題；思考

事業(yè)檔案信息化建設屬于一個現(xiàn)代社會很常見的現(xiàn)象，事業(yè)檔案基礎業(yè)務建設的中心，本身就已經開始向信息化管理邁進。目前事業(yè)單位還存在一些影響檔案信息化管理的問題，這些問題阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，需要及時加以調整和糾正，才可以做好檔案信息化建設。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設中存在的問題

事業(yè)單位的檔案信息化建設確實還存在一些問題，這些問題對于事業(yè)單位的檔案管理工作以及事業(yè)單位本身都存在消極影響。事業(yè)單位本身對于檔案管理數(shù)字化這一點沒有足夠的重視，或者對于當前的檔案管理信息化發(fā)展態(tài)勢認識不夠等。具體來講有以下幾個方面：1.檔案管理當中的信息化建設平臺的更新速度相當?shù)穆?。這主要是因為一些事業(yè)單位盡管已經建立了具有完備性的檔案信息化管理平臺，但是實踐操作的時候總是不夠重視實驗操作的系統(tǒng)更新，導致檔案信息一直延后，影響了事業(yè)單位檔案管理的有效性。2.事業(yè)單位信息化建設形成的檔案管理平臺的使用效率不高。我國的事業(yè)單位存在一些檔案管理信息化平臺的作用發(fā)揮力度不夠的情況。3.事業(yè)單位聘請的檔案管理人員素質不高，影響了平臺的利用效率。一些事業(yè)單位的檔案管理人員的專業(yè)技能技術不高。比如檔案管理人員不會計算機技術，也不會信息化管理。管理人員的道德水平不高，也會給事業(yè)單位檔案信息化管理造成消極影響。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設的措施

（一）協(xié)調檔案管理人員與網絡技術人員之間的關系。檔案管理人員以及網絡技術人員之間的關系要協(xié)調，這樣才可以利用事業(yè)單位檔案信息化建設的方式提高事業(yè)單位的水平。檔案信息化建設依靠網絡技術，因此網絡技術人員在這一環(huán)節(jié)當中的作用不容忽視，需要其就檔案信息進行錄入以及更新實現(xiàn)技術支持。同時網絡技術人員還要承擔起維護檔案管理系統(tǒng)安全性的責任，并為檔案使用者提供優(yōu)質的服務等。所以本身網絡技術人員的地位是相當高的，應當被尊重。而檔案管理人員主要就檔案管理工作進行統(tǒng)籌安排，通過綜合這兩個方面的內容可以知道，網絡技術人員與檔案管理人員之間的關系要協(xié)調，才可以保證檔案信息及時錄入與更新，提升事業(yè)單位檔案管理的效率。日常的事業(yè)單位檔案管理當中，管理人員與網絡技術人員的服務意識要增強，提升檔案管理信息化的規(guī)范性。

（二）推動信息化建設平臺的構建。事業(yè)單位推動檔案信息化管理發(fā)展的主要目的，就是讓事業(yè)單位檔案信息化管理能夠為人們提供更加優(yōu)質的服務。所以在實際的工作當中，事業(yè)單位本身要重視信息化平臺的建設。綜合事業(yè)單位的各方面情況，形成符合人們要求的平臺，使其基本的科學性得到保障。事業(yè)單位的發(fā)展依靠信息化建設，同時人們生活水平的提高對于信息化技術的依賴也逐漸增加。所以事業(yè)單位針對信息化平臺的建設需要建立在人們對于檔案使用的要求上面，只有這樣才會令建設成立的檔案信息化管理平臺能夠在實踐當中發(fā)揮出預期的作用。當然一旦事業(yè)單位所建立的檔案信息化平臺達到了一定的水平之后，事業(yè)單位的相關人員可以就這一平臺加以推廣，使其影響力擴大。這樣長期推廣，事業(yè)單位檔案信息化管理的平臺信譽度以及知名度都會上升，這就給現(xiàn)在很多人提供了選擇的依據。為此事業(yè)單位要積極借鑒社會當中一些大型企業(yè)在檔案信息化管理方面的成功經驗以及失敗經驗，找準自身發(fā)展當中的問題和方向，令檔案管理信息化平臺的建設走向成功。

（三）提高檔案管理工作人員的素質。事業(yè)單位當中的檔案管理人員都是通過了嚴格的考試選擇的，但是即便是這樣，仍然存在部分檔案管理工作人員的綜合素質不高的情況。一方面是因為一些檔案管理工作人員的年紀太大，對于新的信息技術沒有足夠的認識，而且沒有掌握現(xiàn)代化的計算機技術，所以導致檔案管理的效率始終提升不了。另外一些檔案管理工作人員是事業(yè)單位聘用的合同工，所以常常會出現(xiàn)員工素質無法滿足事業(yè)單位檔案信息化管理的要求。針對這些情況，最主要的是就這些人員的工作素質采取培訓提高的措施。比如在事業(yè)單位內部開展提升員工素質的活動，組織員工自行成立互動學習小組，向網絡技術人員掌握計算機技術以及其他的信息化相關的技術。除了這種方法之外，還可以選擇一部分檔案管理人員到相關單位進行學習，掌握了信息化管理檔案的方法之后，回到事業(yè)單位內部向其他工作人員傳授。還有一個方法就是要在事業(yè)單位招聘檔案管理人才的時候，選擇那些與檔案管理有關的應聘者，既要具備網絡技術，計算機技術能力，同時要具備較高的道德素質，才能避免事業(yè)單位的檔案被不合法地利用。防止出現(xiàn)檔案管理人員利用職權收購或者出賣、篡改檔案情況的發(fā)生，從根本上維護事業(yè)單位在社會上的形象以及信譽。

三、結語

事業(yè)單位的發(fā)展影響著我國的發(fā)展，因此事業(yè)單位的檔案管理工作應當緊跟時代社會發(fā)展的步伐。事業(yè)單位當中如果存在了問題需要及時解決，就檔案管理而言主要的就是信息化管理問題，在實踐當中努力吸收先進的技術，提高檔案管理水平。

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