食藥局機關(guān)檔案管理信息化水平的提升

文/山東省青島市城陽區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局 徐洪欣

食藥局機關(guān)檔案管理信息化水平的提升

文/山東省青島市城陽區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局 徐洪欣

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為檔案管理工作的發(fā)展趨勢。檔案管理作為一個系統(tǒng)性、長期性的工作，對工作人員的綜合素質(zhì)具有較高的要求，食藥局機關(guān)的檔案管理人員應當樹立檔案管理信息化意識，提高檔案管理信息化水平，以適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需要?；诖?，本文就食藥局機關(guān)檔案管理信息化水平的提升提出幾點建議，以期能促進檔案管理工作的有效開展。

食藥局機關(guān)；檔案管理；信息化水平；信息查詢；高效性

食藥局機關(guān)檔案管理工作的信息化建設(shè)是指工作人員借助于電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過建立檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案進行細致的分類和整理，從而實現(xiàn)檔案信息的存儲和共享。檔案管理信息化建設(shè)不但能夠使繁瑣、復雜的檔案管理工作變得簡單，在一定程度上提高檔案管理工作的效率，而且能使檔案管理的成本實現(xiàn)較大程度的降低。

一、食藥局機關(guān)檔案管理工作的重要性

近年來，隨著食品藥品安全監(jiān)管工作的深入開展，檔案的數(shù)量迅速增加，其中不但包括檢測報告等專業(yè)性比較強的檔案，還包括執(zhí)法文書等公安機關(guān)立案審查的檔案，也包括經(jīng)營許可證等相關(guān)申請材料，此類檔案的保密程度較高，與一般檔案相比具有一定的特殊性，因此食藥局機關(guān)檔案管理工作具有更加嚴格的要求。

食品安全檢查報告、醫(yī)療器械檢測報告等檔案能夠?qū)κ称匪幤钒踩珕栴}提供預警，因此具有較高的社會價值，而且此類檔案能夠為各地區(qū)和各部門所共享，從而為人民群眾的身體健康提供堅實的保障。因此，食藥局機關(guān)開展機關(guān)檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。

二、食藥局機關(guān)檔案管理工作信息化的優(yōu)勢

隨著食藥安全監(jiān)管檔案數(shù)量的逐漸增加，以傳統(tǒng)的檔案管理方式進行檔案管理需要較大的檔案存放場地。而信息化檔案管理模式通過計算機存儲技術(shù)對檔案進行管理，不但能夠節(jié)約檔案存放場地，而且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速傳輸和數(shù)據(jù)的共享。此外，信息化管理模式通過硬盤等途徑進行檔案存儲，不但符合我國的低碳環(huán)保要求，而且可以實現(xiàn)檔案存儲時間的延長，真正實現(xiàn)高效存儲。

傳統(tǒng)的檔案管理模式不利于數(shù)據(jù)查詢和分析，而信息化檔案管理模式不但有利于數(shù)據(jù)的查詢，而且便于數(shù)據(jù)的整理和分析，確保食藥監(jiān)管工作能夠科學、有效地開展。在信息時代，工作人員按照操作流程只需很短時間就可以獲取需要的信息，而在傳統(tǒng)的檔案管理模式下則需要較長的時間。

三、食藥局機關(guān)檔案管理工作信息化建設(shè)對策

（一）樹立檔案管理信息化意識。檔案管理工作人員應當不斷地提升對管理信息化的認知程度，正確認識信息化檔案管理的重要意義，將檔案管理過程中的問題與信息化發(fā)展趨勢相統(tǒng)一。檔案管理人員應不斷學習先進的理論與方法，全面提升自身的業(yè)務能力和水平，緊跟時代發(fā)展的步伐。檔案管理人員應當增強對設(shè)計步驟的重視程度，通過構(gòu)建科學、系統(tǒng)的檔案管理體系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，為其他部門的工作提供數(shù)據(jù)方面的支撐。

（二）增加檔案信息化硬件投入。食藥局機關(guān)檔案管理部門應當加強對檔案信息化管理的硬件投入，采購一批有助于單位檔案管理的計算機、掃描儀、濕度計、文件柜等硬件設(shè)施。為了提高檔案管理的規(guī)范化程度，單位應當安裝檔案管理系統(tǒng)軟件，提升數(shù)據(jù)的檢索速度和檔案的管理質(zhì)量。此外，檔案管理部門應當設(shè)計系統(tǒng)化的管理模塊，確保所有電子文檔都能夠完整歸檔。

（三）加強電子文檔規(guī)范化管理。檔案管理部門應當通過局域網(wǎng)的快速傳輸功能，第一時間將歸檔后的電子信息在單位內(nèi)部進行歸檔，并通過電子文件的查詢檢索系統(tǒng)，為本單位其他部門提供數(shù)據(jù)查詢方面的便利。檔案管理部門應當增強電子檔案管理的規(guī)范化程度，依據(jù)我國《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，根據(jù)本部門的實際情況開展檔案管理工作，通過紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙重管理，確保電子文件的安全有效。

（四）提高檔案人員信息化素質(zhì)?；跈n案信息化管理的需要，檔案管理人員不但應當具備扎實的檔案管理知識，而且必須牢固掌握計算機操作技能，因此，食藥局機關(guān)應當努力提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務水平。首先，單位可以通過定期和不定期地舉辦教育和培訓活動，增強工作人員的綜合素質(zhì)。其次，單位可以通過職業(yè)道德教育和規(guī)章制度建設(shè)，促進檔案管理工作的有效開展。再次，單位可以建立考核機制，通過評估考核和獎懲機制提高檔案管理工作人員的積極性。

四、結(jié)語

食藥局機關(guān)檔案信息化管理工作的高效性給檔案管理工作帶來了較大的便利。在這一背景下，檔案管理人員不但應當掌握原有的檔案管理知識，還要努力學習現(xiàn)代化管理技術(shù)，從而使檔案管理工作更加有效地開展，為檔案管理提供更加堅實的保障。

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