淺談檔案信息管理平臺的深化應用

文/河北省隆化縣醫(yī)院 張春霞

淺談檔案信息管理平臺的深化應用

文/河北省隆化縣醫(yī)院 張春霞

作為人類文明的重要記錄載體，檔案在社會及人類文明發(fā)展中發(fā)揮了重大的作用。加強檔案管理對于促進企事業(yè)單位的正常運行及健康發(fā)展十分關鍵，不僅有助于個人發(fā)展，還有助于領導正確作出決策。隨著信息化進程的逐步加快，檔案管理信息平臺在各企事業(yè)單位檔案工作中的應用越來越深入，但仍存在諸多問題，如技術不完善、制度不健全等，因此，必須針對如何進一步深化檔案管理信息平臺的應用展開研究，以提高檔案管理信息平臺的處理效率。

檔案管理；信息平臺；應用

在數(shù)字化大發(fā)展時代，傳統(tǒng)檔案記錄方法已經遠遠落后于當代科學技術的發(fā)展速度。在時代的沖擊之下，傳統(tǒng)檔案正在發(fā)生深刻的變革，一步步從紙質記錄變成數(shù)字化信息記錄，與時俱進，才能為檔案記錄發(fā)展創(chuàng)造出更大的機遇。

一、文件管理連續(xù)模式

完善應用中的文件銜接工作，使之成為一個整體，有利于文檔的管理，也有利于工作人員更快適應工作流程，減少工作心理帶來的工作效率降低的問題。為達到這種效果，我們可以從以下四個方面作出努力：首先，所接受的業(yè)務要以方案需求為前提，有需求才有市場，才有動力。其次，建立平臺，將檔案與所開設的業(yè)務連接起來，形成一條龍服務，方便快捷。再者，部門與部門之間要分工明確，權利與義務清晰，強化監(jiān)督機制。最后，檔案建設要與其他建設共同發(fā)展，不偏不倚，保持步調一致，協(xié)調發(fā)展。

二、數(shù)字化管理機制

當今時代是數(shù)字化大爆炸的時代，機遇與挑戰(zhàn)并存，在傳統(tǒng)檔案管理被時代的潮水吞噬的時候，新的數(shù)字化檔案管理機制為我們帶來了不少便捷。將檔案廣泛運用，擴大檔案資源的影響力，加之高水平的管理，將檔案推向更高的層次。因此，信息化平臺要不斷完善以下功能：第一，資源共享要覆蓋人們的需求范圍，擴大資源的市場，達到知識的整合，減少知識漏洞。第二，利用現(xiàn)代化技術分析市場資源需求，根據(jù)實際情況調整自我的策劃方案。在網絡日益發(fā)達的今天，根據(jù)現(xiàn)有技術的發(fā)展水平，進行信息推送或者用戶訂閱，根據(jù)點擊量或者是閱讀進度分析市場資源需求，及時調整資源信息比重。資源訂閱是較好的方法，將信息定時或者不定時發(fā)送到用戶手中，完成資源的共享。還有一種技術是嵌入到不同的系統(tǒng)中，滿足市場的資源需求。最后，大數(shù)據(jù)分析智能化整合，在數(shù)據(jù)進行科學研究的基礎上，研究完善相對應的搜索引擎應用軟件。

三、創(chuàng)新管理技術

在二維碼普遍運用于我們生活方方面面的今天，圖像、音頻、影頻以及文字的整合錄用日益顯得方便，節(jié)省了不少人工成本，方便了資源整合上傳中的監(jiān)督和糾正偏差工作的開展。當然，在現(xiàn)代資源管理技術不斷向前發(fā)展的今天，不能完全否定傳統(tǒng)檔案管理技術，發(fā)揚傳統(tǒng)檔案管理技術的優(yōu)勢結合當下流行的數(shù)字化管理模式，承認數(shù)字化管理中存在的不足，并且及時找出解決辦法。兩者實現(xiàn)結合，有利于資源傳輸?shù)男畔⒒⒐芾淼淖詣踊屠玫脑诰€化，有利于群眾，更有利于管理水平的進一步提高，推動管理模式的轉化。當然，要加強宣傳力度，提高檔案管理信息平臺的知名度，完善檔案管理信息平臺，讓它走進企事業(yè)內部進一步發(fā)展。

四、把握檔案資源管理平臺的發(fā)展趨勢

從檔案資源平臺發(fā)展的現(xiàn)有程度以及未來的發(fā)展?jié)摿ι蟻砜?，制定分工明確而又相互協(xié)調的連帶管理機制，大數(shù)字化的管理模式，清晰分析市場中自身發(fā)展的空間和不足之處，分級和分力度的控制模式，做好檔案日志的跟蹤工作，從科學和實際的角度上得出結論，把握資源管理器平臺進一步的發(fā)展趨勢。深化資源管理平臺的生活運用，以檔案為資源，管理技術為核心，建設內容為中心的模式彌補現(xiàn)今管理平臺的不足。在管理水平不斷提升的同時，我們應該注意到未來的工作將實現(xiàn)一條龍的控制模式，統(tǒng)一化的管理機制，統(tǒng)一化的實現(xiàn)目標，實現(xiàn)更大容量更大范圍的資源共享，推動檔案管理平臺成為資源共享的專業(yè)平臺，推動檔案管理的進一步發(fā)展。

總之，在現(xiàn)代化科學技術的沖擊下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經不再那么適用現(xiàn)代社會的發(fā)展。加強檔案管理的連貫性，使檔案管理成為一個整體，部門之間的分工明確、權責清晰，有利于檔案管理的進一步發(fā)展。借用現(xiàn)代科技，推廣檔案管理平臺使之融入大眾生活，了解大眾口味，有利于對口推送價值高的資源，達到真正意義上的資源共享。而且，當今檔案管理依然存在著較大的不足之處，要求企事業(yè)和政府通過大數(shù)字化進行科學反復的分析，以得出真正靠近市場情況的結果。當然，科學管理水平的提升只是一個方面，我們需要提高管理人員的綜合素質、強化管理人員的管理意識、激活管理人員的管理主動性和積極性，發(fā)揮檔案管理的積極作用，為現(xiàn)代化建設添磚加瓦。

[1]彭云.新歷史條件下高校檔案管理的信息化與法制化[J].企業(yè)導報,2010(12):98-101.

[2]姚秋媛.信息技術在檔案管理工作中的應用[J].科技信息,2011(11):45-48.