探究文書檔案電子信息化管理方法

文/上海教育音像出版社有限責任公司 趙敬芳

探究文書檔案電子信息化管理方法

文/上海教育音像出版社有限責任公司 趙敬芳

在新時期，信息技術飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式和方法已經不適用于大數(shù)據(jù)下的電子文書檔案的管理。因此，為了提高文書檔案管理的有效運用，推動檔案部門信息化、現(xiàn)代化建設，本文從文書檔案電子信息化管理的角度入手，將理論與實踐相結合，了解文書檔案電子信息化管理過程中可能出現(xiàn)的問題，從而創(chuàng)新性地探究文書檔案電子信息化的管理方法。

文書檔案；檔案電子信息化管理；電子文書檔案；檔案數(shù)字化

一、前言

文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在社會活動中形成的，并且作為歷史記錄保存起來，以備查考的文書材料，包括命令、指令、公告、通知、計劃、信函、簡報、會議記錄等。隨著我國大數(shù)據(jù)時代的到來，文書檔案電子信息化是必然趨勢。文書檔案電子信息化建設讓我們清晰地意識到傳統(tǒng)檔案管理模式已經不適合當今的檔案電子信息化管理，但改變并非一朝一夕即可完成，需要各方共同努力，探究滿足時代發(fā)展所需要的文書檔案電子信息化管理方法。

二、文書檔案電子信息化管理概述

（一）文書檔案電子信息化管理定義。文書檔案的定義是機關、團體、企事業(yè)單位在社會活動中形成的，并且作為歷史記錄保存起來，以備查考的文書材料，包括命令、指令、公告、通知、計劃、信函、簡報、會議記錄等。檔案電子信息化管理指的是檔案行政管理部門在檔案活動中，利用現(xiàn)代信息技術、手段和方法，對檔案資源進行管理和利用的過程。文書檔案電子信息化管理是文書檔案與檔案電子信息化的有機組合，其定義為機關、團體、企事業(yè)單位在檔案活動中利用現(xiàn)代信息技術、手段和方法對電子文書檔案信息資源進行組織、管理、控制和利用的過程。其管理模式從以面向文書檔案實體管理為重點到以文書檔案數(shù)字化信息資源管理為重心轉變，符合現(xiàn)代化發(fā)展的要求。

（二）文書檔案電子信息化管理的理論支撐。文書檔案電子信息化管理更加偏向實踐工作，需要一定的理論指導。理論如靈魂一般控制著整個實踐過程，是實踐工作的抽象化表達，而實踐又是檢驗理論的唯一標準。文書檔案電子信息化管理的理論與文書檔案電子信息化管理實踐相結合，才能探索到更合適的管理方法。文件生命周期理論是檔案管理中最基礎的理論，研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，對指導文書檔案電子信息化管理有著特別重要的意義。文件連續(xù)體理論是融合傳統(tǒng)檔案學理論而提出的新型文件管理理論，是指文件形成到成為檔案而采用連貫一致的管理方式，強調文件管理的連貫性和研究視角的多樣性，能夠實現(xiàn)“電子文書檔案的最優(yōu)化管理”。“后保管模式”思想的重大意義是為電子文件時代的檔案管理建立一個新的范本，推動檔案管理的變革。

（三）文書檔案電子信息化管理的意義。文書檔案電子信息化管理是文書檔案管理部門面對信息技術革命的積極回應，其根本意義在于提高文書檔案的管理效用，提升服務質量。對于文書檔案工作人員的意義在于提高其管理和技術水平，更新觀念，增強學習。對整個社會的意義在于促進信息化產業(yè)的發(fā)展，推動現(xiàn)代化進程。

三、文書檔案電子信息化管理出現(xiàn)的問題

（一）文書檔案數(shù)字化水平問題。文書檔案電子信息化管理的基本單元是文書檔案數(shù)字化資源。不少機關、團體、企事業(yè)單位在進行文書檔案電子信息化管理過程中，都要對原有館藏文書檔案進行數(shù)字化，即通過掃描、加工、處理形成加密數(shù)字。由于我國檔案數(shù)字化起步較晚，文書檔案資源又相當豐富，一方面要對原有館藏檔案進行數(shù)字化處理，而另一方面新形成的文書檔案實體管理，事后再重新對這部分檔案進行數(shù)字化整理。這樣不僅浪費人、財、物，還影響了文書檔案數(shù)字化進程，降低數(shù)字化效率，從而使得整體上文書檔案數(shù)字化水平較低，不利于文書檔案電子信息化發(fā)展。

（二）文書檔案電子信息化管理安全問題。信息安全問題是世界性難題，除了受到外部攻擊外，內部檔案泄露、失真、失讀事件數(shù)不勝數(shù)。由于電子文書檔案具有秘密性，安全問題是文書檔案電子信息化管理不可忽視的問題之一。文書檔案部門缺乏規(guī)范的安全管理措施，工作人員可以隨意查電子文書檔案并拷貝，容易造成文書檔案秘密泄露。除此之外，預防計算機病毒和黑客攻擊也是文書檔案電子信息化安全管理的重中之重。據(jù)了解，網絡泄密事件占總泄密事件的30%，我國政府網站的安全指數(shù)僅為35%。由此可見，文書檔案電子化信息管理安全問題比較突出，應受到格外的重視。

（三）文書檔案電子信息化管理制度問題。制定文書檔案電子信息化管理制度是文書檔案管理部門對電子文書檔案的宏觀管理，需要對電子文書檔案管理體制、規(guī)范、標準、技術、人員進行重新規(guī)劃，協(xié)調電子文書檔案管理的內外關系，發(fā)揮其整體功能。我國文書檔案電子信息化管理制度并不完善，甚至有的檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)文書檔案管理制度。文書檔案電子信息化管理制度的缺失容易導致檔案人員工作行為不規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的管理與監(jiān)督。

四、文書檔案電子信息化管理方法

（一）加快檔案數(shù)字化進程。根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，要持續(xù)推進文書檔案電子信息化管理，積極響應數(shù)字中國建設，提高文書檔案數(shù)字化比例。文書檔案部門想加快數(shù)字化進程，首先，要將文書檔案數(shù)字化放在首要位置，電子文書檔案如同行使在“路”上的列車，只有將“路”建設好，才能讓文書檔案電子信息化管理這輛列車平穩(wěn)運行。其次，遵循文檔一體化的基本原則，將文書檔案電子信息化納入辦公自動化之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。

（二）確保文書檔案電子信息化安全管理。確保電子文書檔案的安全是整個管理過程中最重要的一部分，保護電子文書檔案信息資源的安全傳輸、保管和利用，文書檔案管理部門可以從以下兩點入手：第一，確保機密文書檔案信息的安全保密。文書檔案管理部門設置訪問權限和身份識別，密碼定期更改，防止內部工作人員泄露機密。另外，從人員管理上防止故意和偶然損害，文書檔案管理部門可以單獨設置安全管理員進行防護，確定其職責范圍，提供安全保障。二是確保計算機系統(tǒng)安全，從技術上防止病毒和黑客的入侵。檔案文書管理部門可以在計算機上安裝防火墻，并實時更新殺毒軟件，對電子文書檔案定期進行異地異質備份，做好多重保險。

（三）加強文書檔案電子信息化制度管理。文書檔案電子信息化制度管理是對整個管理過程的指導，具有超前性和預見性，使文書檔案電子信息管理盡量少走彎路，少付代價。文書檔案管理部門制定的文書檔案電子信息化管理制度可以概括為六個方面：其一，遵守具有法律效力的電子檔案管理條例和規(guī)范。其二，制定文書檔案電子信息化相關標準。其三，制定文書檔案電子信息化發(fā)展規(guī)劃和計劃，組織并實施。其四，對其他部門的電子歸檔工作進行監(jiān)督、檢查。其五，對電子文書檔案管理工作人員進行監(jiān)督和考察。其六，確保電子文書檔案的安全與保密。

五、總結

總之，信息技術的發(fā)展?jié)B透到各個領域，使文書檔案工作更加高效，同時對其也提出了更高的要求。傳統(tǒng)的文書檔案管理無法推進文書檔案電子信息化發(fā)展，在新形勢下，文書檔案部門既迎來機遇，也遇到挑戰(zhàn)。面對此種情況，文書檔案部門應該創(chuàng)新性地探索文書檔案電子信息化管理方法，提高工作效率，實現(xiàn)電子文書檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化。

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