網(wǎng)絡(luò)信息化背景下高職院校檔案管理模式改革研究

【摘要】互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)迅猛進(jìn)入到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，在高職院校的檔案管理領(lǐng)域之中，也不可避免地受到網(wǎng)絡(luò)信息化的影響，在這個(gè)趨勢(shì)之下要加強(qiáng)高職院校檔案管理模式的改革和創(chuàng)新，要充分利用方便快捷的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，使封閉的高職院校檔案管理開放化，充分開發(fā)高職院校的檔案信息價(jià)值，更好地尋求高職院校檔案信息化管理的突破之路。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)信息化 高職院校 檔案管理 模式 改革

【中圖分類號(hào)】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）42-0028-02

在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)信息化背景之下，高職院校的檔案管理也要轉(zhuǎn)變觀念和舊有的管理模式，要充分利用高效快捷的互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，突破網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代下的檔案管理工作瓶頸，更好地實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的信息化、電子化和數(shù)字化，充分彰顯高職院校檔案管理的現(xiàn)代化、開放性的價(jià)值，全面提升高職院校檔案管理與服務(wù)的水平。

一、網(wǎng)絡(luò)信息化背景下的高職院校檔案管理的特點(diǎn)及意義分析

在網(wǎng)絡(luò)信息化的背景之下，高職院校也逐漸向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展和邁進(jìn)，在新的歷史時(shí)期高職院校檔案管理面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，顯現(xiàn)出以下兩個(gè)方面的特點(diǎn)：（1）智能化。高職院校的檔案管理在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用之下，要全面開發(fā)新的檢索工具，以實(shí)現(xiàn)對(duì)高職院校檔案信息的高效采集和檢索，提升高職院校檔案管理信息的檢索效率，更好地實(shí)現(xiàn)其智能化管理和服務(wù)。（2）無(wú)紙化。在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代背景之下，高職院校的檔案管理逐漸減少紙質(zhì)檔案的管理方式，逐漸引入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，使自身的檔案管理工作趨于無(wú)紙化和數(shù)字化。

在網(wǎng)絡(luò)信息化背景下的高職院校檔案管理突顯出以下幾個(gè)方面的重要意義：

1.促進(jìn)高職院校檔案管理的高效性

當(dāng)互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)還沒(méi)有全面普及時(shí)，高職院校的檔案管理還主要是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，存有大量的紙質(zhì)檔案材料，這就使高職院校的管理工作日益繁瑣，使檔案利用者要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行紙質(zhì)檔案的查找、檢索和存儲(chǔ)，導(dǎo)致檔案管理的效能極為低下。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的不斷普及和運(yùn)用，高職院校的檔案管理引入了信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，這就使數(shù)字化檔案逐漸替代了紙質(zhì)檔案，檔案的查閱、檢索和存儲(chǔ)不再繁瑣，這種自動(dòng)化檢索和存儲(chǔ)的方式極大地提升了高職院校檔案管理的效能，成為高職院校檔案管理的趨勢(shì)和方向。

2.檔案管理與服務(wù)水平日益優(yōu)化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，高職院校的檔案管理逐漸優(yōu)化和創(chuàng)新，在檔案信息交互、共享、傳遞的狀態(tài)之下，極大地滿足了高職院校招生、教學(xué)、就業(yè)等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案利用需求，也使檔案的管理服務(wù)水平得到極大的增強(qiáng)。

3.提升了高職院校檔案信息的利用效能

在信息化技術(shù)的普及運(yùn)用之下，高職院校的檔案管理成為了高職院校發(fā)展的一個(gè)縮影，為高職院校的發(fā)展提供了信息化的整體框架，更好地實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的重組和再構(gòu)，在充分整合檔案信息的條件下，極大地提升了高職院校檔案的利用效能。

二、高職院校檔案管理模式中存在的問(wèn)題

1.檔案管理與高職院校改革的深化不相適應(yīng)

由于部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的意識(shí)存在不夠重視的問(wèn)題，導(dǎo)致高職院校的檔案管理工作顯現(xiàn)出滯后性，在高職院校深化改革的形勢(shì)下，顯現(xiàn)出檔案管理與高職院校改革不相適應(yīng)的現(xiàn)象和問(wèn)題。

2.檔案利用方式單一化

在高職院校的檔案管理工作之中，檔案管理人員在原有的管理模式之下，視線相對(duì)狹窄，將檔案管理與利用工作局限于學(xué)校內(nèi)部，這就導(dǎo)致高職院校的檔案管理與開發(fā)利用工作缺乏主動(dòng)性，檔案的服務(wù)利用方式也相對(duì)單一化，這就極大地降低了高職院校檔案管理的價(jià)值和效能。

3.檔案信息化管理的程度較低

在高職院校的檔案管理工作之中，對(duì)于檔案的信息化管理程度還相對(duì)較低，在傳統(tǒng)而陳舊的管理理念和工作方式之下，高職院校的檔案利用手續(xù)和流程較為繁瑣，顯現(xiàn)出檔案管理效能低下的問(wèn)題。同時(shí)，高職院校的檔案信息化建設(shè)平臺(tái)尚未完全建構(gòu)，還存在應(yīng)用上的一些不足和缺陷。

4.檔案信息化管理人員的素質(zhì)有待提升

高職院校的檔案信息化管理人員的素質(zhì)相對(duì)不高，他們只是將精力集中于對(duì)檔案的收集、整理和查找等階段，而缺乏運(yùn)用現(xiàn)代信息化的技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的綜合分析和處理能力。加之，高職院校檔案管理人員缺乏外出調(diào)研、進(jìn)修研修、參加交流活動(dòng)的機(jī)會(huì)，這就使檔案信息化管理人員的科學(xué)文化水平、檔案專業(yè)素質(zhì)和信息化綜合服務(wù)能力偏低，難以充分發(fā)揮出高職院校檔案信息的效能。

三、網(wǎng)絡(luò)信息化背景下高職院校檔案管理模式的改革探索

1.樹立檔案信息化管理的全新理念

在網(wǎng)絡(luò)信息化的背景之下，高職院校的檔案管理要轉(zhuǎn)變?cè)械挠^念，不僅要確保檔案的完整與健全，還要關(guān)注和重視檔案信息的開發(fā)、利用與服務(wù)環(huán)節(jié)，要充分利用信息化技術(shù)和手段，挖掘高職院校檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，要在高職院校檔案管理決策和制度擬定方面有所側(cè)重，促進(jìn)全員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知轉(zhuǎn)變，可以通過(guò)適當(dāng)?shù)幕顒?dòng)增進(jìn)高職院校全員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知，如：“檔案信息化之我見(jiàn)”活動(dòng)，就可以使高職院校的信息化管理人員都積極地融入其中，各自表達(dá)出自己對(duì)于檔案信息化管理的見(jiàn)解和建議，更好地為檔案信息化建設(shè)工作集聚能量。同時(shí)，高職院校還要在網(wǎng)絡(luò)信息化背景下加強(qiáng)對(duì)檔案管理的規(guī)劃，要使檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)和內(nèi)容與信息化建設(shè)相契合，在檔案信息化管理規(guī)劃和建設(shè)方案的引領(lǐng)下，加快檔案信息化管理的建設(shè)。

2.完善和優(yōu)化檔案信息化管理體系

在高職院校的檔案信息化管理模式改革中，要建構(gòu)和完善檔案信息化管理體系，從建立獨(dú)立健全的檔案管理機(jī)構(gòu)入手，有效辨識(shí)信息化檔案與傳統(tǒng)檔案之間的區(qū)別與聯(lián)系，完善檔案信息化管理體系的相關(guān)制度，以制度為前提，實(shí)現(xiàn)對(duì)高職院校檔案信息化管理的各項(xiàng)指導(dǎo)，逐步促進(jìn)檔案信息化管理的制度化和規(guī)范化。同時(shí)，還要加大對(duì)高職院校檔案信息化管理的投入，要從資金方面給予支持，要立足于網(wǎng)絡(luò)信息化、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)的視野，為高職院校的檔案信息化建設(shè)進(jìn)行科學(xué)合理的奸計(jì)，根據(jù)現(xiàn)代信息化的要求做好檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括檔案數(shù)字信息的軟硬件、輸入輸出、信息安全、數(shù)據(jù)備份、利用渠道、管理權(quán)限、信息開放范圍等內(nèi)容，擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)投入，采購(gòu)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備設(shè)施，并預(yù)留檔案信息化管理的維護(hù)費(fèi)用，以更好地推動(dòng)高職院校檔案信息化管理的持續(xù)性。

3.豐富檔案信息化管理形式

可以建設(shè)高職院校檔案專題網(wǎng)頁(yè)，通過(guò)辦公系統(tǒng)、QQ、電子郵件、網(wǎng)頁(yè)問(wèn)卷等方式，實(shí)現(xiàn)檔案咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)服務(wù)、檔案宣傳服務(wù)等，按照不同的專題或類別，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次的加工和提煉，充分挖掘檔案信息化價(jià)值，并在網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)的運(yùn)用下，全面開展檔案編研工作，更好地增強(qiáng)高職院校檔案的服務(wù)功能。

4.增強(qiáng)高職院校檔案管理人員的素質(zhì)

要以信息化檔案管理人員為檔案管理的關(guān)鍵要素，要提升檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)和能力，可以采用“引進(jìn)來(lái)”、“走出去”的信息化檔案人才培養(yǎng)策略，以激勵(lì)機(jī)制吸引高素質(zhì)的信息化檔案管理人才，并使高職院校內(nèi)部的檔案管理人員以內(nèi)部培訓(xùn)的方式提升素質(zhì)，較好地優(yōu)化高職院校的檔案信息化管理工作。

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作者簡(jiǎn)介：

楊箐（1970.10-），女，山東臨沂人，本科學(xué)歷，臨沂職業(yè)學(xué)院講師，研究方向：檔案管理。endprint