行政辦公室工作問題分析及解決方案

朱碧云 邱春華 郭鑫

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）02-000-01

摘 要 行政辦公室在組織機構(gòu)中能夠保障各個部門的協(xié)調(diào)和處理，能夠?qū)崿F(xiàn)工作的良好服務意識。行政辦公室是組織機構(gòu)運行和發(fā)展事務實施的主要核心部門，在發(fā)展建設中具有重要意義。所以在本文研究中，就要對它發(fā)展的實際問題進行分析，從而找出相關(guān)的解決對策。

關(guān)鍵詞 行政辦公室 工作問題 解決方案

行政辦公室的工作內(nèi)容都比較多，在管理責任人的統(tǒng)一領(lǐng)導和實施下，不僅要實施監(jiān)督、檢查行為，還要根據(jù)相關(guān)的管理制度在日常工作中實施良好的服務和協(xié)調(diào)工作。對于相關(guān)機構(gòu)實行的考核制度和審核制度也要進行更好的負責，不僅要保證工作實施的質(zhì)量，還要樹立良好的建立形象，從而發(fā)展更好的行政措施。

一、行政辦公室的特點

行政辦公室具有服務性的特點，它在各個部門建設中能提供更好的協(xié)調(diào)和溝通，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務的管理工作，還能在各個部門的信息運轉(zhuǎn)方式中建立良好的工作環(huán)境，從而提升工作人員的積極性。還具有復雜性的特點，由于行政辦公室的工作范圍比較大、人員關(guān)系比較復雜，在每個工作環(huán)節(jié)發(fā)展上都要具有良好的溝通能力，不僅要樹立良好的組織形象，還要在執(zhí)行方向上具有良好的工作能力。還具有嚴謹性的特點，由于辦公室的工作內(nèi)容比較復雜，所以各項工作在任務分配上、職責上都要實現(xiàn)精細化，所以行政部門就要具有嚴謹?shù)膱?zhí)行態(tài)度，使各個組織部門在運轉(zhuǎn)方向上都能形成快速的運轉(zhuǎn)和良好的發(fā)展。

二、行政辦公室工作中存在的問題

（一）辦事效率低

由于行政辦公室是對各個組織結(jié)構(gòu)發(fā)揮協(xié)調(diào)能力的機構(gòu)，工作范圍廣、實現(xiàn)的任務量也比較大，所以就會出現(xiàn)辦公室人員的工作效率低下的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在兩方面，從宏觀的發(fā)展角度上來看，行政辦公室在傳達上出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象、在執(zhí)行能力上出現(xiàn)較大的空缺條件，同時也沒有形成有效的監(jiān)督行為和高質(zhì)量的服務。從微觀的發(fā)展角度上來看，行政部門在文件執(zhí)行、信息交流等工作上也沒有做好保障工作。因為行政辦公室是交流和協(xié)調(diào)的主要部門，在社會發(fā)展精細化工作中，各個部門之間形成的分工任務也不斷完善，但這種現(xiàn)象導致行政辦公室會出現(xiàn)更多的組織工作，在各個人員的協(xié)調(diào)和發(fā)展中，不僅實現(xiàn)的工作任務比較多，也加大了辦公人員的時間，從而降低了實際的工作效率。

（二）人員辦事能力低

行政工作具有較大的重復性，各個辦事人員在實際工作中不僅浪費大量時間，也沒有形成良好的工作熱情。辦公人員受社會精神條件和物質(zhì)條件的誘惑，為了經(jīng)濟利益和娛樂精神的發(fā)展，他們在實際工作中缺乏一定的嚴謹作風，不僅降低了行政人員在社會地位中的公眾形象，也給人們帶來巨大的經(jīng)濟損失。而且，辦公室工作人員的個人技能和專業(yè)知識也不完善，在執(zhí)行工作期間，有些工作人員不僅沒有形成一定的服務意識，也沒有與相關(guān)的組織機構(gòu)形成良好的溝通條件。不僅降低了個人的辦事效率，也降低了行政辦公室在社會中的地位建設。

三、行政辦公室工作中問題的解決

（一）實現(xiàn)精簡機構(gòu)的方法

行政辦公室要提高良好的工作效率，就要實現(xiàn)精簡機構(gòu)的辦事方法。在精簡機構(gòu)方向上，首先要減少精簡機構(gòu)在中間部門的設置問題，由于中間部門影響了行政辦公室在工作中實行的命令和傳達，所以在減少中間部門期間，行政辦公室相關(guān)的責任人員就要在各個職能方向上擔任起本職工作，保障各個人任務在每個環(huán)節(jié)執(zhí)行期間都能準確完成，從而形成完善了組織管理系統(tǒng)，以提高行政工作的辦事效率。

（二）提升人員的服務意識

要增強行政辦公室人員在服務意識的改善，就要加強全局的改變觀念。在辦公室人員自身條件上，以培訓的方式提升他們在素質(zhì)建設，使他們在理論知識和實踐知識方向上都能有效的掌握。為了適應現(xiàn)代時代的不斷變化和更新，辦公人員的思想觀念也要隨著更新，不僅要增加對法律知識的學習，提高自己的保護意識，還要形成監(jiān)督機制，在執(zhí)行力度上提高行政機構(gòu)的辦事效率。在知識結(jié)構(gòu)實施方向上，還要實現(xiàn)多領(lǐng)域的、全方位的知識構(gòu)建，不僅要形成科學文化知識、相關(guān)的國家政策，還要包括辦公室的專業(yè)知識以及人員的交流方式等。還要具有良好的團隊意識，由于行政工作的復雜性，辦公室的各個工作人員之間就要加強團結(jié)協(xié)作的關(guān)系，以辦公室相關(guān)組織為主要的工作重心，明確各自的責任意識，從而發(fā)揮更好的協(xié)調(diào)性，以實現(xiàn)更好的服務工作。

（三）實現(xiàn)合理的宣傳效果

要實現(xiàn)行政工作更好的辦事效果，就要在外部環(huán)境下進行改善，最主要的方式就要進行傳媒形式的宣傳力度。不僅使社會公眾能認識到行政辦公室在發(fā)展中產(chǎn)生的條件和重要作用，還實現(xiàn)行政辦公室在社會建設和實施中的重要地位。所以說，打造外部環(huán)境是發(fā)展行政工作的主導方向，能夠為工作效率的實施和發(fā)展提供更多的精神支持和發(fā)展動力。

四、結(jié)語

為了在辦公室工作中實現(xiàn)良好的行政氛圍，就要實現(xiàn)合理的宣傳方式，在本文發(fā)展中只有在人員意識發(fā)展上、服務環(huán)境上以及宣傳力度上做好相關(guān)的解決對策，實現(xiàn)精簡機構(gòu)的管理和方式，只有這樣，才能實現(xiàn)行政部門在實際工作的效率提升和組織機構(gòu)的創(chuàng)新發(fā)展。

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