檔案信息化建設(shè)研究

于仲華

摘 要：本文簡要介紹了我國現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，在肯定我國檔案信息化建設(shè)已取得成績的同時，就仍然存在的問題從資金、技術(shù)、人才、法制四個方面提出了相關(guān)的解決之策，以期對我國的檔案信息化建設(shè)提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀對策

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，信息化浪潮席卷全球，也深刻影響了我國社會生活的方方面面，具體到檔案管理方面，檔案信息化亦成為了大勢所趨，深受檔案界相關(guān)人士的關(guān)注。計算機信息技術(shù)的作用日益深廣，以計算機應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛應(yīng)用使傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生了重大變革，而變革之目的即在于使檔案建設(shè)更加適應(yīng)信息技術(shù)革命以及滿足社會服務(wù)的需要。

一、我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案是人類社會活動真實的歷史記錄，屬于國家信息資源中的重要組成部分。而檔案信息化建設(shè)是指將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。黨中央提出“以信息化帶動工業(yè)化”戰(zhàn)略決策后，國家的信息化建設(shè)取得了長足的發(fā)展，全國檔案信息化被列入國家檔案事業(yè)“十五”、“十一五”規(guī)劃之中，并漸漸步入正軌，取得了實質(zhì)性的進展。然而，更為我們所關(guān)注的是目前檔案信息化建設(shè)中所存在的一些問題。對這些問題進行清醒認識從而尋求解決之道，是促使我國檔案信息化建設(shè)不斷發(fā)展的不竭動力。

二、我國檔案信息化建設(shè)取得的成績

目前，全國已有41個省級檔案部門按計劃開通了檔案信息網(wǎng)站，全國各級檔案信息網(wǎng)站公布開放的檔案目錄已有3000多萬條，現(xiàn)行文件網(wǎng)上查詢利用工作開展較為普遍。許多市和區(qū)縣檔案局（館）以及大部分專門、部門檔案館，高檔檔案館已建立了局域網(wǎng)和檔案信息網(wǎng)站，計算機輔助檔案管理全面推行，檔案數(shù)字化工作有了較快進展，有些市、區(qū)檔案館也在建設(shè)檔案目錄中心。全國檔案信息化檔案信息資源以及人才方面的硬件、軟件環(huán)境得到明顯改善。

三、我國檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

1、我國檔案信息化建設(shè)資金不足：檔案信息化建設(shè)所需的大量計算機、路由器、掃描儀、打印、復(fù)印等硬件設(shè)備，以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)的開通、內(nèi)部局域網(wǎng)的組建、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、信息安全防護的加強等等，均離不開龐大的資金投入。而現(xiàn)實中往往存在檔案管理部門因領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，政府撥款有限而存在的經(jīng)費不足問題，這是制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸。沒有資金投入，許多檔案信息化建設(shè)工作無法展開，或半途而廢，致使我國檔案信息化建設(shè)成效甚微。

2、我國檔案信息化建設(shè)技術(shù)稀缺：檔案信息化是源于信息技術(shù)進步的一場檔案管理革命，技術(shù)雖然只扮演著工具的角色，但卻是這場革命的源動力，是整個檔案信息化的龍頭和先導(dǎo)。這場“手段”上的革命，除了沒有改變檔案工作的社會目標(biāo)外，給檔案管理帶來的變化是全方位的，從對象、內(nèi)容、方式、方法到程序、環(huán)境，并且這種變化還隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展而不斷改變。由此可見信息技術(shù)對我國檔案信息化建設(shè)的重要性。在檔案職業(yè)從傳統(tǒng)文化行業(yè)向現(xiàn)代IT行業(yè)轉(zhuǎn)型的過程中，技術(shù)缺失成為檔案界面臨的重要問題之一，其間接導(dǎo)致了資金的巨大浪費和我國檔案信息化建設(shè)過程中檔案信息的安全隱患。

3、我國檔案信息化建設(shè)人才緊缺：人才是技術(shù)的源泉，人才資源始終是我國檔案信息化建設(shè)的瓶頸。2012年國家信息化測評中心的調(diào)研報告顯示我國信息化指數(shù)為38.46時，信息化人才資源指數(shù)僅為13.43，4信息化人才十分匱乏，而檔案信息化人才更是緊缺，檔案界面臨著十分嚴峻的人才形勢。另外檔案管理的從業(yè)者中尚存在素質(zhì)不高以及存量流失的問題。現(xiàn)階段檔案職業(yè)隊伍的信息化意識和信息技能普遍偏低，無法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又精通信息技術(shù)的人才是少之又少。加之許多在崗的“雙料型”人才又可能由于“清水衙門”的檔案局、館的經(jīng)濟待遇和發(fā)展前景不符合理想而最終選擇另謀高就，“事實上，恰是現(xiàn)代技術(shù)的掌握為他們跳出檔案館，另謀高就創(chuàng)造了條件”。以上種種原因即造成了我國檔案信息化建設(shè)人才緊缺的尷尬局面。

四、我國檔案信息化建設(shè)的對策

1、多渠道擴大資金投入：爭取政府財政供給，政府的財政供給是檔案工作的主要資金來源，檔案部門應(yīng)多與領(lǐng)導(dǎo)和政府部門進行溝通，盡量爭取地方領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，從而解決預(yù)算經(jīng)費問題。發(fā)揮自身主觀能動性，爭取多渠道籌資解決問題。檔案部門必須拓寬思路，轉(zhuǎn)變機制，提高資金的利用率。例如，檔案部門可與基礎(chǔ)電信部門合作，獲得其網(wǎng)絡(luò)資源方面的免費或優(yōu)惠支持（就如中國電信給予政府上網(wǎng)工程提供優(yōu)惠服務(wù)那樣），與大型跨區(qū)域IT企業(yè)聯(lián)合，利用其異地市場政策和形象開拓需要，優(yōu)惠獲取其資金、技術(shù)和資源服務(wù)等。

2、技術(shù)方面：首先，檔案界應(yīng)致力于提升自身的信息技術(shù)水平，在信息化的過程中始終保持對信息化技術(shù)的高度敏感，做到及時追蹤新技術(shù)趨勢，研究各種信息技術(shù)應(yīng)用于檔案工作是否可行、是否必要，并分析其引入及應(yīng)用所可能帶來的消極影響和積極作用。同時，檔案管理部門可通過借助外力的方式解決燃眉之急，適當(dāng)引入外部技術(shù)力量解決問題。當(dāng)然，這種方式是技術(shù)外包，而不是“技術(shù)外化”。檔案信息化最佳建設(shè)方案必然是技術(shù)因素與業(yè)務(wù)因素整體權(quán)衡的結(jié)果，將業(yè)務(wù)設(shè)計與技術(shù)設(shè)計完全割裂開來是十分危險的。有可能導(dǎo)致檔案部門喪失對信息化的控制權(quán)，并最終導(dǎo)致系統(tǒng)工程的失敗。因此，在適度引入外部技術(shù)力量的同時，檔案界更應(yīng)積極組織檔案信息化應(yīng)用技術(shù)的研究工作，并最終依靠自身的技術(shù)力量對檔案信息化建設(shè)進行主導(dǎo)，此即最終目標(biāo)。

3、人才方面：檔案信息化工作是一項技術(shù)性很強的工作，要做好這項工作，除了掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識和檔案科學(xué)管理知識外，還必須掌握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)知識。實施檔案信息化建設(shè)，人才隊伍的建設(shè)是問題的關(guān)鍵。檔案管理工作已由原來的手工操作為主的保管、編目、查找、利用等各個關(guān)節(jié)界限分明的管理方法，轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下由計算機管理信息系統(tǒng)完成檔案的自動編目、標(biāo)引、鑒定等工作。檔案管理部門應(yīng)加強信息化人才的培養(yǎng)，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

信息化是一場革命，它使檔案載體、檔案工作、檔案利用等方面都發(fā)生了巨大改變，引起了檔案管理的深刻變革。檔案信息化成為現(xiàn)代檔案管理模式有別于傳統(tǒng)檔案管理模式的重要特征，也成為信息社會檔案管理工作發(fā)展之必然趨勢。隨著檔案信息化進程的不斷推進，我們勢必將面臨越來越多的新問題，對這些問題進行清醒的認識，并理智探索其最佳解決之道，是推進我國檔案信息化建設(shè)的最好方法，而隨著問題的不斷解決，我國檔案信息化建設(shè)也將迎來更加美好的明天。

參考文獻：

[1]李秀華.我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀?問題及對策[J].大學(xué)圖書情報學(xué)刊，2007.（3）.