現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的對(duì)策

簡(jiǎn)娜

摘 要：人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中具有舉足輕重的地位，很大程度上決定了企業(yè)人力資源管理的水平。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)為了提高自身核心競(jìng)爭(zhēng)力，不斷的發(fā)展和開(kāi)發(fā)企業(yè)人力資源，人事檔案管理也受到了極大的影響，促進(jìn)了現(xiàn)代人事檔案管理的發(fā)展。然而，不可否認(rèn)的是，隨著現(xiàn)代人事檔案管理的發(fā)展，現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題也隨之凸顯出來(lái)。因此，在這樣的背景下，本文對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理進(jìn)行深入研究，并依據(jù)現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題提出幾點(diǎn)優(yōu)化策略。本次研究目的主要是為了更為的提升我國(guó)現(xiàn)代人事檔案管理的水平有所裨益。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代人事檔案管理；企業(yè)人力資源；人事檔案

人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中具有極其重要的作用，是企業(yè)員工思想品質(zhì)、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、學(xué)習(xí)狀態(tài)、工作狀態(tài)的記載，從而為與企業(yè)進(jìn)行員工的考核與組織提供有效的信息數(shù)據(jù)依據(jù)，提高了企業(yè)人力資源管理的質(zhì)量。在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的影響下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，企業(yè)只有加強(qiáng)現(xiàn)代人力檔案管理的質(zhì)量，才能直接有效的提高企業(yè)人力資源管理的水平，從而提高自身核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，現(xiàn)代人事檔案管理成為了現(xiàn)今較熱的話題，而如何提高現(xiàn)代人事檔案管理的質(zhì)量成為了各大中小企業(yè)和事業(yè)單位亟待解決的問(wèn)題。

1 概述現(xiàn)代人事檔案管理

人事檔案是指對(duì)個(gè)人的工作業(yè)績(jī)、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、品德思想、政治思想、成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等等方面的文字記載或電子文檔的記載。人事檔案管理是指對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、整理、收集等等活動(dòng)。人事檔案管理的主要目的是為了保守檔案機(jī)密、確保檔案材料完整、便于檔案利用等，其一，保守檔案機(jī)密，現(xiàn)現(xiàn)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情報(bào)具有極其重要的作用，有部分機(jī)密檔案是企業(yè)發(fā)展的機(jī)密，例如，企業(yè)成本材料，客戶信息等都是企業(yè)的機(jī)密文件。因此，檔案管理員必須具備很強(qiáng)的職業(yè)道德、遵守法律法規(guī)、嚴(yán)格做好檔案管理的保密工作；其二，確保檔案材料完整，在檔案日常維護(hù)和管理的工作中，管理人員必須要做到材料的完整性，防止材料遺失或遭到破壞，這是檔案管理人員日程工作中的重要任務(wù)和職責(zé)；其三，便于檔案利用，只有能夠有效的利用人事檔案管理材料，才能有利提高企業(yè)人力資源管理的效率和質(zhì)量[1]。

2 現(xiàn)代人事檔案管理存在的不足

（一）管理制度存在缺陷

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事管理已滿足不了現(xiàn)今企業(yè)發(fā)展的需求。有的企業(yè)至今還采用著傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行檔案管理工作，造成了檔案管理存在諸多問(wèn)題，例如，員工職責(zé)不清晰、制度不完善等，都是造成企業(yè)人事檔案管理存在問(wèn)題的主要因素。人力檔案管理必須要采用現(xiàn)代化管理理念，建立更加完善的企業(yè)人事檔案管理制度，才能夠有效直接的提高企業(yè)人事檔案管理的質(zhì)量。

（二）管理人員流動(dòng)問(wèn)題

總所周知，企業(yè)人事檔案管理是一項(xiàng)具有長(zhǎng)久性、連續(xù)性、乏味性的工作，在人事制度的影響下，企業(yè)各各個(gè)部門(mén)、各個(gè)單位都出現(xiàn)人員流動(dòng)大的現(xiàn)象，同時(shí)也包括了企業(yè)人事檔案管理的人員。這就使得人事檔案管理的工作容易出現(xiàn)斷層的現(xiàn)象，如有人事檔案管理人員突然離職，和后來(lái)的人事檔案管理人員工作交接不順利和完善整，造成工作存在斷層性，從而使得管理工作重復(fù)或著不夠全面進(jìn)行，造成了人事檔案管理工作質(zhì)量難以有效的提高，降低了人事檔案管理工作的效率[2]。

（三）管理人員經(jīng)驗(yàn)不足

企業(yè)人事檔案管理由于其工作存在枯燥乏味、時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn)，工作需要具備一定的耐心，使得從事企業(yè)人事檔案管理工作人員的年齡普遍較高，人事檔案管理人員年輕人較少。同時(shí)，現(xiàn)代人事檔案管理的影響下，人事檔案管理工作人員的管理管理技能已滿足不了現(xiàn)今管理的需求。另外，由于部分年輕人管理經(jīng)驗(yàn)不足，造成的人事檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的例子比比皆是，管理人員的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能直接影響了人事檔案管理的質(zhì)量[3]。

3 現(xiàn)代人事檔案管理優(yōu)化的策略

（一）完善檔案管理制度

俗話說(shuō)：“無(wú)規(guī)矩不成方圓。”只有不斷的建立和完善企業(yè)人事檔案管理的制度，才能有效的提高企業(yè)人事檔案管理的質(zhì)量。人事檔案管理制度必須根據(jù)國(guó)家頒布的《人事檔案管理法》建立，必須要個(gè)遵循國(guó)家頒發(fā)的法律，是人事檔案管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、正規(guī)化、法制化方向發(fā)展，企業(yè)單位必須嚴(yán)格按照管理人員管理活動(dòng)的程序進(jìn)行，將人事檔案管理工作責(zé)任落實(shí)到每一位管理人員身上，做到責(zé)任連帶的用作，使得管理人員之間相互監(jiān)督，提高管理人員的政治覺(jué)悟和綜合素質(zhì)，若出現(xiàn)違法亂紀(jì)的情況，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰，徹底追求法律責(zé)任。從檔案管理人員自身抓起，建立完善的檔案管理制度，形成一個(gè)良好的、和諧的人事檔案管理工作環(huán)境。另外，建立現(xiàn)代化符合自身發(fā)展的人事檔案管理系統(tǒng)，將現(xiàn)代信息技術(shù)與人事檔案管理相結(jié)合，建立一個(gè)健全和完整的人事檔案管理系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作的效率[4]。

（二）降低管理人員流動(dòng)

企業(yè)和單位人事檔案管理人員因流動(dòng)大，而造成了檔案管理披露存在的問(wèn)題極其嚴(yán)重。因此就需要對(duì)管理人員進(jìn)行更為嚴(yán)格的要求，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理，明確管理職責(zé)，責(zé)任落實(shí)到每一位管理人員身上。同時(shí)企業(yè)單位，應(yīng)給予人事檔案管理人員足夠的薪資待遇，減低人員流動(dòng)的問(wèn)題，并且還需要不斷的引進(jìn)先進(jìn)的、有責(zé)任心的管理人才。另外，在人事檔案管理工作交接時(shí)，必須要做到完整的、全面的交接工作，使后來(lái)的員工能夠獨(dú)立的完成接下來(lái)的管理工作，避免工作出現(xiàn)斷層的問(wèn)題，從而提高企業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量[5]。

（三）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

在管理人員經(jīng)驗(yàn)不足的問(wèn)題上，企業(yè)單位需要加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)的工作，建立完善的培訓(xùn)制度，進(jìn)行積極的宣傳工作，使每一位管理人員都能積極參與，提高管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平。并且，企業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)管理設(shè)備資金的投入，例如，現(xiàn)代化信息管理設(shè)備等。不斷的引進(jìn)先進(jìn)的管理人才、培訓(xùn)人才，定期的進(jìn)行人事檔案管理人員的培訓(xùn)，提高專業(yè)技能水平。另外，還需要老人帶新人，一對(duì)一帶新人，增加管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)，從而使管理人員能夠具備獨(dú)立工作的能力，提高企業(yè)單位人事檔案管理的效率，從而提高企業(yè)人力資源管理的質(zhì)量[6]。

結(jié)束語(yǔ)：通過(guò)本位的論述得知，現(xiàn)代人事檔案管理有利全面的認(rèn)識(shí)和了解。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)人事檔案管理理念和技術(shù)已滿足不了現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，在現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題上，可以通過(guò)加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)、建立和完善檔案管理制度、降低管理人員的流動(dòng)性，從而有效的提高企業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量。望此次的研究能為我國(guó)企業(yè)單位提高人事檔案管理的水平提供有效的幫助。

參考文獻(xiàn)

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