信息時代檔案管理工作面臨的問題及措施

摘 要：近年來信息技術不斷發(fā)展和完善，開始滲透于社會生產與人們生活的各個環(huán)節(jié)，其中以檔案管理的信息化改革為主要表現。伴隨著信息社會的到來，使得傳統(tǒng)模式下檔案管理受到巨大沖擊和影響，導致信息規(guī)劃中心的檔案管理各項工作難以高質量、高效率的進行。本文結合信息化檔案管理概念、現存問題展開分析，進一步提出信息時代下檔案管理優(yōu)化措施，以供參考。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；現存問題；措施

1 信息化檔案管理概述

信息化檔案管理概況來講是指檔案相關行政管理部門同意規(guī)劃和組織下，將現代化信息技術高度融合在檔案管理的整體工作中，進而實現對檔案信息和資源實時獲取、收集、整理、存儲以及查詢等綜合利用性能。信息化檔案管理本質內容為將傳統(tǒng)管理模式下的紙質版書本內容轉化為信息時代的數字化和電子化內容。

2 信息時代檔案管理工作現存問題

2.1 檔案管理保密性和安全性不夠

近年來信息技術日漸成熟，加快了社會現代化發(fā)展進程。檔案管理的各項工作也由傳統(tǒng)手工錄入升級為自動化信息操作。通過運用計算機網絡，大幅度強化了檔案管理工作質量和效率，節(jié)省了人力與物力成本，并且辦事流程更加簡單和便捷。但是在實際運用信息技術時也存在著諸多問題，其中以檔案管理保密性和安全性較低為主要風險。網絡信息技術作為一把雙刃劍，在沒有運用信息技術之前如果有人想要偷盜檔案必須要親自到達檔案存放的現場，使得盜取難度較大。而運用信息技術后，網絡黑客能夠采用遠程操控和管理計算機實現檔案信息私自篡改或數據盜竊，并且不要求人員到達存放現場，不會留下偷盜痕跡。此外，檔案數據一旦遭到損壞，想要再次修復難度非常大，加上檔案數據信息的多樣性和復雜性特征，如果遭受黑客侵入，會導致部分檔案信息永久性丟失。針對國家檔案信息情報機構，如果發(fā)生了數據泄露，會對國家安全產生嚴重影響。

2.2 檔案信息化管理水平低

由于信息技術開始廣泛應用與社會各行各業(yè)，使得信息技術專業(yè)人才需求量不斷增加，而現有的院校教育卻沒有重視對這一方面內容的培養(yǎng)，沒有設置信息技術專業(yè)，造成信息技術專業(yè)人才的整體缺失，嚴重影響了檔案信息化管理的發(fā)展進程。由于檔案規(guī)劃中心的工作人員對管理模式和理念依舊處于傳統(tǒng)層面，與實際社會發(fā)展情況脫軌嚴重。檔案管理人員習慣傳統(tǒng)的工作模式，對信息化管理的專業(yè)知識培訓力度不夠，使得檔案管理人員專業(yè)能力遲遲得不到提升。

2.3 檔案價值的鑒定難度加大

概括來講，檔案鑒定主要是對檔案真?zhèn)魏捅旧韮r值的確認與核實。其中，檔案真?zhèn)沃饕菣n案信息的真假程度，實際進行檔案真?zhèn)舞b定過程中要求綜合性分析檔案內容真實性，對檔案信息標志、載體以及來源等要素進行檢查。由于信息化管理的檔案信息和數據非常容易被復制，使得信息源流失。檔案載體過于同一性，使得檔案信息在復制后失去了其唯一性作用，更是在無形之中加重了真?zhèn)伪憬莸碾y度。檔案價值則是檔案內容和信息對個人發(fā)展或社會發(fā)展的推動作用，通過科學檢定方式與標準來判斷檔案是否具有實際價值。檔案真?zhèn)巫鳛閮r值判定的前提條件，如果檔案內容和信息存在錯誤，那么這個檔案就已經不具備價值。

2.4 檔案管理軟件不合理

現階段已經有部分的檔案管理機構開始使用計算機技術才展開各類檔案管理工作，但是由于管理軟件的差異性，使得一部分機構采用相對完善和先進的方式管理檔案；而另一部分機構依舊采用傳統(tǒng)模式來展開檔案管理工作。其中，也存在著一些機構使用檔案管理工作時沒有對區(qū)域內各相關單位軟件進行統(tǒng)一要求，導致檔案信息和數據查詢利用存在問題，進而影響到檔案管理整體網絡的搭建和發(fā)展。

2.5 檔案管理體系不健全

現代化信息技術廣泛應用也加重了管理部門的監(jiān)控壓力，雖然陸續(xù)頒布了一些管理制度，但是卻與實際情況存在差異?？偟膩碇v，現有的管理制度主要是針對傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作，無法滿足信息化管理需求。

3 信息時代檔案管理措施

3.1 搭建檔案信息化管理保障體系

檔案安全作為信息化管理主要內容之一，全面掌握信息時代下網絡發(fā)展的各類風險因素，確保檔案信息化管理保障體系的實用性。加強對網絡計算機建設的覆蓋面管理，對計算機使用安全程度進行強化。管理人員培訓環(huán)節(jié)需要重視對安全保障這項內容的延伸，定期對計算機平臺展開檢查，同時備份檔案信息和數據，避免由于計算機故障而造成的檔案信息永久性丟失。此外，檔案管理的日常工作中需要實施監(jiān)督和管理檔案儲存與運行情況，協調檔案管理體系和網絡平臺兩者間關系。加強對網絡平臺的監(jiān)督，針對重要檔案和機密性文件，要求對網絡訪問進行限制，最大程度上降低網絡病毒入侵。檔案管理機構要求對所有檔案信息進行實時關注，針對泄密事件或異常情況及時上報并采取針對性措施，將檔案損失進行降低。

3.2 重視檔案信息化管理知識培訓

目前檔案管理工作人員需要具備信息化技術操作能力，高度要求檔案管理人員業(yè)務水平。信息化管理人員需要培養(yǎng)嚴謹態(tài)度，熟練掌握檔案管理軟件使用流程和數據錄入保存。定期進行管理人員業(yè)務培訓和考核，對工作人員形成約束作用。此外，按照教育角度進行分析，要求職業(yè)院校和各類高校增設信息專業(yè)科目，聘請經驗豐富的專業(yè)人才來講解實際操作知識，培養(yǎng)檔案管理與信息技術兩方面知識相協調的復合型人才。

3.3 樹立檔案信息化管理意識和模式

檔案信息化管理作為社會信息基礎性建設的核心內容，除卻國家機密外，要求相關工作人員積極擴張檔案信息化管理服務性能，確保獲取更多有效信息，增加信息效益。將區(qū)域檔案管理的建設歸納為國家整體信息建設內，提高檔案管理信息化模式和意識。一方面，積極宣傳信息技術，與新聞媒體有機配合，滿足社會檔案信息化管理工作的要求。另一方面，增強對信息化技術了解程度，不斷完善檔案信息化管理體系，將信息化管理的宣傳工作融入到人們生活中，進而擴大檔案管理效益，并且實現社會檔案管理意識的形成。

3.4 改進和調整信息化管理制度

管理機構需要不斷調整和改進信息化管理制度，實現對檔案內容和信息利用規(guī)范性與管理安全性，最大程度上發(fā)揮檔案信息作業(yè)和效益。一是，針對網絡技術和計算機操作需要嚴格按照國家相關制度要求。二是，針對常規(guī)類檔案的管理需要采用行業(yè)內標準要求。三是，重視對檔案信息化管理體系的搭建，并且不斷提高管理體系的標準化程度。

4 結束語

現階段信息時代發(fā)展腳步不斷加快、信息技術日漸完善，使得檔案管理的工作迎來了發(fā)生新機遇。作為國家信息規(guī)劃中心的主要管理工作，要求相關工作人員必須高度重視檔案管理日常工作中各類安全問題和保密問題，制定針對性解決措施，確保信息時代背景下檔案管理的工作質量和效率穩(wěn)步提高。

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作者簡介

胡芳（1972-），女，漢，從亊檔案管理工作。endprint