學(xué)生檔案管理系統(tǒng)安全問題研究

程璐

摘要：學(xué)生的檔案安全管理指的是對(duì)學(xué)生的檔案采取一系列有效的保護(hù)措施，使其免于遭受自然災(zāi)害或人為侵害而處于安全狀態(tài)的管理工作。隨著電子計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展，我國的學(xué)生檔案管理已從傳統(tǒng)模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案模式，近些年來隨著多方勢力的共同努力已取得了一定的成果，使得學(xué)生的檔案信息安全得到一定程度的有效保證，但是目前的檔案管理系統(tǒng)仍然存在一些安全隱患，使得不法分子鉆了空子入侵了學(xué)生的檔案信息，給學(xué)生和學(xué)校造成了難以估計(jì)的精神及財(cái)產(chǎn)損失。該文從學(xué)生檔案管理系統(tǒng)安全的概述、學(xué)生檔案管理系統(tǒng)當(dāng)前存在的問題以及解決對(duì)策這三大方面來進(jìn)行論述，旨在希望能夠找出當(dāng)前各大高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)存在的問題并加以解決，使得檔案的信息化建設(shè)能夠健康的發(fā)展，使得學(xué)校和師生的利益能夠得以維護(hù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；存在問題；解決對(duì)策

中圖分類號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2017）25-0014-03

學(xué)生的檔案記錄了學(xué)生在校的學(xué)習(xí)生活經(jīng)歷以及獎(jiǎng)罰情況等重要信息，是我國的高等教育人才培養(yǎng)計(jì)劃中必不可少的內(nèi)容，因此學(xué)生檔案信息的真實(shí)性和保密性尤為重要，所以我們要對(duì)學(xué)生檔案信息加以嚴(yán)格管理，以求保證其安全性。

1 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)安全概述

1.1 學(xué)生檔案的形成與管理內(nèi)容

學(xué)校的學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)生來說是十分重要的文件，其中記錄著學(xué)生的政治傾向、學(xué)習(xí)成績、身體素質(zhì)等多方面反映學(xué)生成長價(jià)值的資料，而其內(nèi)容也自然是隨著學(xué)生進(jìn)入學(xué)校學(xué)習(xí)成長通過自然循環(huán)流程而不斷豐富的，學(xué)生的檔案信息反映了學(xué)生在校期間內(nèi)的真實(shí)面貌，隨學(xué)生畢業(yè)后交付社會(huì)使用。

1.1.1 學(xué)生檔案的歸檔范圍

學(xué)生檔案的歸檔范圍即是它的歸屬，嚴(yán)格意義上來講它既不是關(guān)于學(xué)生的活動(dòng)軌跡的記載而成的學(xué)校人事檔案，也不是教學(xué)管理活動(dòng)產(chǎn)物下的教學(xué)檔案，而是針對(duì)于每個(gè)學(xué)生所特有的專門檔案。

1.1.2 學(xué)生檔案的來源

學(xué)生檔案的主要來源除了一少部分來源于教學(xué)管理部門外，其余很大一部分都來源于學(xué)生所在的院系和學(xué)生本人，材料內(nèi)容往往涉及較廣，數(shù)量龐大。檔案中的一部分信息是由學(xué)生初入校門時(shí)所形成的，還有一部分是學(xué)生通過在學(xué)校期間內(nèi)按學(xué)期或者是修業(yè)年限所形成的。

1.1.3 學(xué)生檔案的內(nèi)容

學(xué)生檔案內(nèi)容繁雜，它包括了學(xué)生從接受教育之日起的各部分學(xué)籍信息，政審資料、身體素質(zhì)信息、成績信息以及各方面獎(jiǎng)懲材料。這些信息記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)生活情況，體現(xiàn)出了學(xué)生的綜合素質(zhì)和自身能力。

1.2 信息化學(xué)生檔案管理的重要意義

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和普及以及高校學(xué)生數(shù)量的連年遞增導(dǎo)致學(xué)生檔案信息量的大幅增加，我國的學(xué)生檔案信息化已經(jīng)成為必然趨勢，而傳統(tǒng)的檔案管理手段顯然已經(jīng)無法滿足新形勢下的學(xué)生檔案管理需求，使得現(xiàn)代化信息化的管理勢在必行。與傳統(tǒng)檔案管理相比，信息化檔案管理擁有檢索更加迅速、查找更加方面、儲(chǔ)存性大、壽命長等優(yōu)點(diǎn)，可以大大提高學(xué)生檔案的管理效率。但是由于互聯(lián)網(wǎng)的特點(diǎn)，使得學(xué)生的檔案管理安全也成為一大難題，學(xué)生的檔案是關(guān)乎學(xué)校聲譽(yù)與學(xué)生前途的大事，要確保每一份學(xué)生檔案都真實(shí)、安全，保密性好，只有這樣才是對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，對(duì)今后學(xué)生畢業(yè)后走向的用人單位負(fù)責(zé)。

2 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)安全存在問題原因分析

2.1 檔案管理投入資金較少

在當(dāng)前，我國的大多數(shù)高校對(duì)于檔案系統(tǒng)的建設(shè)重視程度都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，投入資金偏少，基礎(chǔ)設(shè)施簡陋。從硬件上來看，缺少齊全的防火、防霉、防盜等設(shè)備，無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都很容易受潮，硬件的不達(dá)標(biāo)很大幾率增加了檔案被盜取、銷毀的可能性。而從軟件方面來看，學(xué)生檔案的信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完備，很多高校甚至連計(jì)算機(jī)、掃面儀、打印機(jī)、刻錄機(jī)等最為基礎(chǔ)的設(shè)備還有部分缺失，更不要說對(duì)軟件設(shè)施的不斷更新、升級(jí)和完善的能力了。

2.2 檔案管理系統(tǒng)從業(yè)人員綜合素質(zhì)偏低，校方和學(xué)生對(duì)檔案安全重視程度不夠

我國目前的檔案管理系統(tǒng)從業(yè)人員整體呈現(xiàn)出文化程度偏低，信息化水平能力有限，責(zé)任分工不明確等問題，這主要是由于目前從事相關(guān)工作的管理人員大多數(shù)沒有經(jīng)過系統(tǒng)化的專業(yè)培訓(xùn)，甚至還有很多的檔案管理者是本校的學(xué)生來兼職的，導(dǎo)致其對(duì)于檔案借閱的流程很不熟悉，以至于造成檔案管理工作秩序混亂，經(jīng)常出現(xiàn)無證借閱檔案，檔案外泄和不歸還等現(xiàn)象的發(fā)生。而且高校的領(lǐng)導(dǎo)及管理人員對(duì)于學(xué)生檔案信息化管理的安全保護(hù)意識(shí)十分淡薄，對(duì)于在學(xué)生檔案的收集、整理和保存等各個(gè)階段的安全問題明顯不夠重視。另外學(xué)生們對(duì)于自己的檔案信息安全的保護(hù)意識(shí)程度也存在欠缺，他們通常認(rèn)為保護(hù)學(xué)生檔案是學(xué)校的職責(zé)，自己并沒有義務(wù)和責(zé)任去保護(hù)檔案的安全，也沒有意識(shí)到檔案的安全是與自身利益息息相關(guān)的。

2.3 檔案管理系統(tǒng)管理力度不夠，相關(guān)法律和規(guī)章制度尚不完善

近些年來我國的大學(xué)生人數(shù)連年遞增，這給學(xué)生的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，在學(xué)生人數(shù)不斷增加的同時(shí)，管理學(xué)生檔案的人力卻沒有增加，從而導(dǎo)致檔案材料不齊全，管理方式不規(guī)范的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，比如在很多學(xué)校的新生入校時(shí)，學(xué)校會(huì)對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行歸檔處理，但是某些檔案工作者出于商業(yè)目的，非法對(duì)學(xué)生的檔案內(nèi)容如姓名、身份證號(hào)碼、家庭住址等重要信息有償出賣給第三方，從中獲取利益，而且還有很多學(xué)校的管理部門是無意間泄露的學(xué)生檔案信息，無論是有意泄露還是無意為之，這種公開和利用檔案的行為都嚴(yán)重地侵犯了學(xué)生的隱私權(quán)，有可能會(huì)對(duì)學(xué)生的精神和財(cái)產(chǎn)安全造成嚴(yán)重的危害。產(chǎn)生上述問題的最重要原因還是由于學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)的管理力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，沒有形成一套完整的、切實(shí)可行的安全體系，而且在很多的高校中檔案管理并不是作為獨(dú)立部門而存在的，而是隸屬于其他部門，受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人決策影響很大，使得檔案管理部門權(quán)利受到很大程度的限制，監(jiān)管效果微乎其微，使得管理無法得到有效地進(jìn)行。endprint

對(duì)于學(xué)生檔案的安全管理問題我國一直以來都十分重視，為了維護(hù)學(xué)生檔案的安全性，國家政府從1987年的《中華人民共和國檔案法》一直到2013年《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，多年來頒布了很多關(guān)于檔案安全的相關(guān)法律法規(guī)。但是由于社會(huì)的進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，當(dāng)前現(xiàn)有的法律已經(jīng)無法滿足日益新增的諸多檔案管理安全問題，很多關(guān)于學(xué)生檔案的違法行為已經(jīng)到了無法可依的地步。而且目前各大高校對(duì)于學(xué)生檔案管理的規(guī)定也很模糊，即使存在一些規(guī)定也是形同虛設(shè)，缺乏執(zhí)行力度，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案主導(dǎo)力缺失。

2.4 缺乏先進(jìn)的技術(shù)作支持

誠然電子信息技術(shù)的快速發(fā)展給學(xué)生的檔案管理帶來了諸多方便和快捷，但是由于在互聯(lián)網(wǎng)共享環(huán)境下不可避免地會(huì)帶來諸如木馬病毒、黑客入侵、操作系統(tǒng)漏洞等一系列問題，這些由于互聯(lián)網(wǎng)的共享特性而造成學(xué)生檔案安全隱患的問題主要由于高校在電子檔案管理方面缺乏先進(jìn)的技術(shù)做支持。

3 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)安全解決對(duì)策

3.1 加大資金投入，建立健全的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)

資金的投入有助于建立健全的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，一方面為了確保通過管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)便捷的會(huì)話曾能夠得到一定的控制，要在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的鏈接處根據(jù)應(yīng)用協(xié)議、被訪問資源和訪問用戶安裝防火墻設(shè)備，進(jìn)行方位控制規(guī)則設(shè)置。而且學(xué)校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的防火墻設(shè)備自身一定要具有高度的安全性，以保證整個(gè)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。另一方面為了保護(hù)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)資源的安全可靠，要對(duì)學(xué)生檔案系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化，確保系統(tǒng)無論是內(nèi)部往來還是外部交互都不會(huì)受到影響，并且采用防御設(shè)備來抵御木馬病毒的入侵，布置精密的網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備。

3.2 提高學(xué)生檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)，培養(yǎng)和挖掘?qū)I(yè)人才

在當(dāng)前，學(xué)生檔案管理的安全性很大程度上取決于相關(guān)專業(yè)技能和素養(yǎng)優(yōu)秀的人才，他們的水平直接影響到檔案的安全性。因此，為了提高檔案管理人員的專業(yè)技能和信息技術(shù)素養(yǎng)，需要對(duì)相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，使其能夠掌握最前沿的技術(shù)，學(xué)習(xí)到最新的檔案管理理念，增強(qiáng)檔案保護(hù)意識(shí)，適應(yīng)檔案信息化管理的要求。各大高校要設(shè)立相關(guān)專業(yè)，培養(yǎng)信息化時(shí)代下檔案管理的復(fù)合型人才，為各大高校的相關(guān)崗位源源不斷的輸送大批人才。同時(shí)還可以吸取國外優(yōu)秀檔案管理經(jīng)驗(yàn)，必要的話還可以引進(jìn)外國專業(yè)人才，為我國的檔案管理技術(shù)的更進(jìn)一步盡自己的一份力。

3.3 加強(qiáng)學(xué)生檔案安全管理力度，健全相關(guān)法律和規(guī)章制度

為了使得學(xué)生檔案管理更加安全有序的進(jìn)行，檔案管理的工作人員一定要具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)并且可以引用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，并且與當(dāng)下其他領(lǐng)域的檔案管理部門接軌，吸取其優(yōu)秀的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)自身的缺點(diǎn)和不足進(jìn)行完善。政府和校方相關(guān)部門要對(duì)學(xué)生檔案管理辦法和細(xì)則做出統(tǒng)一的制定和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，明確管理創(chuàng)新的制度，各個(gè)學(xué)校也要因地制宜，針對(duì)本學(xué)校存在的不同問題有針對(duì)性地進(jìn)行制度的建設(shè)。

在相關(guān)的法律法規(guī)建設(shè)上除了完善現(xiàn)有相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，還要針對(duì)當(dāng)前存在的一系列問題制定新的法律來對(duì)不法行為予以約束，如制定電子文件信息安全法和個(gè)人信息法等類似法律來保障信息存儲(chǔ)、信息載體、信息技術(shù)以及信息環(huán)境的安全。學(xué)生檔案的相關(guān)從業(yè)人員要嚴(yán)格按照這些規(guī)范執(zhí)行，以保證信息檔案的安全性和可靠性。

3.4 加強(qiáng)信息安全解決技術(shù)的使用

先進(jìn)技術(shù)的有效利用是加強(qiáng)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)安全的基礎(chǔ)和重中之重，學(xué)生檔案系統(tǒng)安全的構(gòu)建在技術(shù)上分為以下幾個(gè)部分：

3.4.1 做好數(shù)據(jù)加密技術(shù)

數(shù)據(jù)加密技術(shù)是維護(hù)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)安全的基礎(chǔ)，加密技術(shù)是最常用的安全保密手段，在學(xué)生檔案管理系統(tǒng)上目前采用較多的為兩種數(shù)據(jù)加密系統(tǒng)，一種是SSL數(shù)據(jù)加密系統(tǒng)，SSL加密系統(tǒng)具有應(yīng)用面廣、成本低、安全高效、易操作等特點(diǎn)，目前已成為學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用最為廣泛的協(xié)議。SSL數(shù)據(jù)加密系統(tǒng)保密程度高，即使遭遇意外失竊，加了密的學(xué)生檔案也對(duì)不法分子來說毫無意義。另一種則為Client /Server系統(tǒng)，也就是我們常說的C/S系統(tǒng)，其主要優(yōu)點(diǎn)是有著較強(qiáng)的交互能力并且具有安全的數(shù)據(jù)存取模式，既可以處理大量的數(shù)據(jù)又有著較快的響應(yīng)速度。C/S系統(tǒng)的前端為客戶機(jī)，后端為服務(wù)器，客戶機(jī)主要用于安裝客戶端應(yīng)用程序，服務(wù)器主要便于對(duì)龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理?？蛻舳撕头?wù)器端分工明確，相互協(xié)作，客戶端向服務(wù)器端提交大量的數(shù)據(jù)并加以顯示，而服務(wù)器端則負(fù)責(zé)向客戶端進(jìn)行數(shù)據(jù)的反饋， 并且在這一系列操作中還將提供完善而又安全的保護(hù)操作，保證數(shù)據(jù)的安全性。

3.4.2 建立數(shù)字檔案室身份認(rèn)證或數(shù)字簽名技術(shù)

身份認(rèn)證是維護(hù)互聯(lián)網(wǎng)信息安全較常使用且效果明顯的手段之一，主要用來確認(rèn)用戶是否具有訪問權(quán)限，能有效地阻止非法用戶對(duì)數(shù)據(jù)等資源進(jìn)行訪問。而數(shù)字簽名技術(shù)則是近些年來產(chǎn)生的新技術(shù)，其實(shí)現(xiàn)方式主要是使用公鑰加密領(lǐng)域的技術(shù)，用于鑒別訪問者信息，提高系統(tǒng)訪問的安全性。數(shù)字簽名技術(shù)及身份認(rèn)證技術(shù)二者的合理搭配應(yīng)用能夠更好地維護(hù)學(xué)生檔案信息的安全。

3.4.3 加強(qiáng)動(dòng)態(tài)密碼的使用

所謂動(dòng)態(tài)密碼就是用戶每次使用前都要輸入的新密碼，如果用戶退出系統(tǒng)或長時(shí)間沒有進(jìn)行操作則再接下來的操作下就需要輸入新密碼。目前常使用的動(dòng)態(tài)密碼是借助短信網(wǎng)關(guān)的二次開發(fā)接口，在用戶需要進(jìn)入到系統(tǒng)中查詢學(xué)生檔案信息的時(shí)候需要將手機(jī)號(hào)輸入到提示窗口中去，接下來將由系統(tǒng)判定該用戶的安全性并向該手機(jī)發(fā)送動(dòng)態(tài)密碼短信，以便令合法訪問正從事接下來的工作，并且將非法訪問者拒之門外。

3.4.4 多采用非法用戶入侵技術(shù)

如防火墻、病毒防范以及物理隔離等防止非法用戶入侵技術(shù)可以保證系統(tǒng)運(yùn)行過程中周圍環(huán)境的安全性，對(duì)于系統(tǒng)出現(xiàn)的漏洞要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，并且對(duì)防病毒軟件和防火墻實(shí)行全天候自動(dòng)升級(jí)。endprint

3.4.5 學(xué)生檔案編碼方式的改進(jìn)

隨著當(dāng)前學(xué)生檔案信息量的增加以及關(guān)于準(zhǔn)確和安全等相關(guān)方面的要求，普通的二維碼技術(shù)已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的需求。要使用二維OR Code碼對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，OR Code碼是一種短陣形式的二維碼符號(hào)，它不僅具有信息容量大、可靠性高、保密防偽性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，而且其識(shí)別系統(tǒng)敏感性較強(qiáng)，普通的網(wǎng)絡(luò)攝像頭即可對(duì)其進(jìn)行識(shí)別，因此在造價(jià)和方便性上極具優(yōu)勢。二維OR Code碼在使用時(shí)無論是橫向還是縱向均可以儲(chǔ)存包括字母、數(shù)字、漢字、照片、指紋等大量信息，并且在學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中采用二維OR Code碼可以針對(duì)學(xué)生的基本信息如學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名的拼音、班級(jí)、學(xué)年等信息進(jìn)行加密QR編碼，在識(shí)別方面采用C#開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)攝像頭圖片截取WEBCAMLIB程序及參照J(rèn)AvA版英文QRcoDE的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)行C#的QRc0DELIB移植來完成，大大加強(qiáng)了學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的安全性。

3.4.6 采用合理的數(shù)據(jù)庫及編程語言

采用SQL Server 2000作為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫，SQLServer2000可提供數(shù)據(jù)完整性驗(yàn)證，能夠支持多用戶操作，并且具有解決并發(fā)訪問及數(shù)據(jù)庫擁有安全訪問控制功能。在開發(fā)語言上使用Visual Basic，VB無論是界面設(shè)計(jì)還是代碼書寫都非常簡潔，具有開發(fā)速度快、易維護(hù)的特點(diǎn)。管理器使用ODBC，可以有效地與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接，保證信息的高度安全。

3.4.7 進(jìn)行學(xué)生檔案級(jí)別權(quán)限設(shè)定

對(duì)登錄賬號(hào)進(jìn)行嚴(yán)格的級(jí)別權(quán)限設(shè)定，使得任課教師、學(xué)生和教務(wù)人員擁有不同的權(quán)限，保證資料安全。如學(xué)生只能使用成績查詢模塊來查詢自己的成績，而任課的教師則只可以采用成績管理模塊，教務(wù)人員可使用學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的全部模塊，比如每名教師只能對(duì)自己所教的班級(jí)、學(xué)科進(jìn)行成績的查看、修改和錄入，并且要對(duì)所有賬號(hào)的行跡進(jìn)行全部的記錄。

4 結(jié)論

綜上所述，學(xué)校學(xué)生檔案的安全性目前仍然存在較多問題，使得學(xué)生的信息安全無法得以保證，學(xué)校的檔案安全關(guān)乎學(xué)校和學(xué)生的名譽(yù)和隱私，因此政府要和學(xué)校一同努力，針對(duì)當(dāng)前存在問題，加大資金投入，建立健全的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)、提高學(xué)生檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)，培養(yǎng)和挖掘?qū)I(yè)人才、加強(qiáng)學(xué)生檔案安全管理力度，健全相關(guān)法律和規(guī)章制度，以及加強(qiáng)信息安全解決技術(shù)的使用，其中技術(shù)的應(yīng)用是關(guān)鍵，從而有效提高學(xué)生檔案管理系統(tǒng)安全，保證學(xué)校和學(xué)生的切身利益不受到任何侵害。

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