從招聘信息看企業(yè)高級秘書的任職資格與工作職責(zé)

王永春

（江蘇信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 無錫 214153）

一、研究對象

本文主要研究的是企業(yè)高級秘書的任職資格與工作職責(zé)。

企業(yè)高級秘書，主要指輔助企業(yè)核心領(lǐng)導(dǎo)層的秘書人員。

本文所指秘書，采用“直接為領(lǐng)導(dǎo)、主管或雇主提供輔助管理、綜合服務(wù)，并以腦力勞動為主的工作人員”［1］的定義。企業(yè)核心層領(lǐng)導(dǎo)，主要指董事長、總經(jīng)理、總裁等企業(yè)行政首長或副職領(lǐng)導(dǎo)，是企業(yè)的權(quán)力或行政中樞。本文中，企業(yè)高級秘書主要有“董事長秘書、董事長助理、總經(jīng)理秘書、總經(jīng)理助理、總裁助理”等，職位名稱雖有差異，但對職位的任職資格與工作職責(zé)的要求大體一致。

二、研究方法

本文主要依托兩個影響廣泛的全國性招聘網(wǎng)站（智聯(lián)招聘與中華英才網(wǎng)），從其無錫站的“行政/后勤/文秘”與“行政事務(wù)類”職位中進(jìn)行搜索，得到50個上述企業(yè)高級秘書職位。50家企業(yè)性質(zhì)上涉及國有、民營、中外合資與外商獨資等，規(guī)模上涉及到 100人以下、100-499人、500-1000人、1000人以上等，行業(yè)涉及房地產(chǎn)、服裝、電子通信、互聯(lián)網(wǎng)、服裝、生物科技、文化傳媒等。因為企業(yè)招聘信息投放渠道的多元化，同一企業(yè)的同一職位不再重復(fù)進(jìn)行統(tǒng)計分析。

之所以選擇無錫為企業(yè)高級秘書的工作所在地，是因為無錫處于長三角地區(qū)的區(qū)域性中心城市，擁有眾多類型的企業(yè)；該地區(qū)對秘書類職位有較大量的需求。

筆者先列出50家企業(yè)高級秘書職位的關(guān)鍵詞，然后進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計，得到關(guān)鍵詞出現(xiàn)的頻次，從而找尋企業(yè)高級秘書任職資格與工作職責(zé)中關(guān)鍵要素。

誠然，由于諸多原因，某些統(tǒng)計的誤差也會存在，比如：企業(yè)招聘信息的不完整、對秘書一般能力的忽略等。

三、研究目的

當(dāng)前，大量的《秘書學(xué)概論》教材及專業(yè)論文都有對秘書人員及秘書工作的介紹與研究。關(guān)于秘書人員，主要集中在對秘書人員知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)、職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)心理、職業(yè)形象等方面；秘書工作，主要指秘書工作實務(wù)，集中在對工作內(nèi)容、工作方法、工作藝術(shù)等研究。上述研究，比較全面系統(tǒng)地介紹了秘書人員的智能素養(yǎng)（或曰職業(yè)資質(zhì)、個人素質(zhì)）與工作實務(wù)。然而，由于秘書研究與秘書實踐的脫節(jié)，并沒有指出秘書人員智能素養(yǎng)與秘書工作實務(wù)中的關(guān)鍵要素，以及各種要素的重要程度。

本文選取企業(yè)高級秘書為研究對象，一方面，企業(yè)秘書業(yè)已成為秘書職業(yè)類型的重要組成部分；另一方面，企業(yè)高級秘書可以成為秘書職業(yè)發(fā)展方向上的重要路向。

通過統(tǒng)計分析，本文力圖找尋到企業(yè)認(rèn)為的高級秘書人員應(yīng)具備的關(guān)鍵的智能素養(yǎng)與工作職責(zé)，從而為秘書人員的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及高校秘書專業(yè)人才的培養(yǎng)提供有力的支撐。

四、企業(yè)高級秘書的任職資格

任職資格主要從智能素養(yǎng)與其他資格兩方面來分析研究。

（一）智能素養(yǎng)

秘書工作的職能與地位決定了對秘書人員的智能素養(yǎng)有著較高的要求。智能是知識、智力與能力的統(tǒng)一，素養(yǎng)指政治、思想、作風(fēng)、性格與道德品質(zhì)等。［2］

1.知識結(jié)構(gòu)

20家企業(yè)要求文秘、行政管理及相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，9家企業(yè)要求工商管理、企業(yè)管理、行政管理、中文或法律專業(yè)畢業(yè)，2家企業(yè)要求英語專業(yè)畢業(yè)。

有企業(yè)要求秘書知識結(jié)構(gòu)全面，或綜合素質(zhì)強，或要懂法律與財務(wù)知識，或要熟悉政府有關(guān)政策及企業(yè)管理，或要懂品牌推廣，或要懂人力資源管理工作。

由此，企業(yè)在高級秘書的選擇上，比較看重文秘專業(yè)背景，同時也需要企業(yè)管理、行政管理、法律、商務(wù)、財務(wù)、人事等多方面的知識。企業(yè)高級秘書的“雜家”稱謂，并非胡子眉毛一把抓，更體現(xiàn)在其知識結(jié)構(gòu)的全面性、開放性與多元化。

2.能力結(jié)構(gòu)

能力結(jié)構(gòu)由一般能力與業(yè)務(wù)技能構(gòu)成。

（1）一般能力

主要有：溝通能力（24家），協(xié)調(diào)能力（19家），組織能力（12家），執(zhí)行力（11家），團(tuán)結(jié)協(xié)作(10家)，抗壓力（7家），學(xué)習(xí)能力（6家），交際能力（6家），公關(guān)能力（5家），計劃能力（5家），親和力（5家），洞察力（5家），應(yīng)變能力（4家），判斷力（4家），創(chuàng)新力（3家），獨立工作的能力（3家），解決問題的能力（3家），應(yīng)酬能力（3家），領(lǐng)導(dǎo)力（2家），決策力（2家），理解能力（2家），適應(yīng)能力（2家），社會活動能力（2家）

此外，還有敏感力、表現(xiàn)力、聯(lián)絡(luò)能力、管理能力、歸納能力、工作推進(jìn)能力、信息搜集能力等要求。

由此，企業(yè)在高級秘書的選擇上，更加看重溝通協(xié)調(diào)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、組織執(zhí)行、公關(guān)交際、計劃學(xué)習(xí)、抗壓適應(yīng)等一般能力。多種能力的組合與融合，才能使企業(yè)高級秘書真正成為企業(yè)權(quán)力或行政中樞的助手與參謀。

（2）業(yè)務(wù)技能

主要有：熟練使用辦公軟件與現(xiàn)代辦公設(shè)備（28家），書面寫作及表達(dá)能力（17家），文筆好、文字功底強（9家），公文寫作能力（6家），語言組織與表達(dá)能力（6家），熟知秘書工作程序（5家），普通話標(biāo)準(zhǔn)（2家），英語良好（6家），英語4級以上（3家），英語6級以上（2家），英語專業(yè)8級（1家），商務(wù)禮儀（4家），駕照（9家）。此外，還有商務(wù)談判、營運管理等。

由此，企業(yè)在高級秘書的選擇上，更加看重書面寫作及表達(dá)（起草文件上，更多是企業(yè)管理與營運、規(guī)章制度、計劃等方面的綜合類文件）、中英文口語表達(dá)、辦公軟件及現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用、秘書工作程序、駕駛汽車的能力、商務(wù)禮儀等業(yè)務(wù)技能。

3.基本素質(zhì)

基本素質(zhì)由政治素質(zhì)、職業(yè)道德、作風(fēng)修養(yǎng)、個性心理等方面構(gòu)成。

（1）職業(yè)道德

5家要求具備良好的個人品質(zhì)與職業(yè)道德，4家要求有職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)操守。職業(yè)道德是最基本的職業(yè)素質(zhì)，很多企業(yè)并沒有做明確的表述。

（2）作風(fēng)修養(yǎng)

主要有：責(zé)任心（18家），認(rèn)真仔細(xì)（12家），條理性（10家），靈活性（5家），吃苦耐勞（4家），注重工作效率（3家），思維敏捷（3家），積極進(jìn)?。?家），積極主動（2家），服務(wù)意識（2家），原則性（2家），耐心（2家），愛心（2家），保密（2家），忠誠（2家），敬業(yè)（2家）。還有主動性、挑戰(zhàn)性、前瞻性、上進(jìn)心、事業(yè)心、勤奮等。

（3）個性心理

主要有：誠實（7家），踏實（6家），開朗（4家），沉穩(wěn)（4家），品行端著（4家），正直友善（3家），熱情（3家），端莊大方（2家）

由此，企業(yè)在高級秘書的選擇上，更加看重秘書人員的責(zé)任心、進(jìn)取心、事業(yè)心，條理性、靈活性、原則性，認(rèn)真仔細(xì)、吃苦耐勞、思維敏捷、工作效率，誠實、踏實、開朗、穩(wěn)重等。

（二）其他資格

1.學(xué)歷

本科學(xué)歷及以上（23家），大專學(xué)歷及以上（9家），碩士研究生以上（1家）

企業(yè)高級秘書一般要求具備大學(xué)本科及以上的學(xué)歷。不過，也有企業(yè)說明，擁有相關(guān)領(lǐng)域工作經(jīng)驗，可以放寬至大專學(xué)歷。

2.工作經(jīng)驗

2年以上（12家），1年以上（8家），3年以上（8家），5年以上（2家），3-5年(1家)；擁有相關(guān)領(lǐng)域或職位工作經(jīng)驗的（13家）

企業(yè)高級秘書一般應(yīng)具備豐富的相關(guān)領(lǐng)域或秘書職位的工作經(jīng)驗。

3.年齡

23-35歲之間（18家），25歲以上（11家），35歲以下（5家），30左右（1家）

企業(yè)高級秘書一般要求年齡在30歲左右，說明企業(yè)比較看重企業(yè)高級秘書的成熟心智。

4.性別

女性（6家），男性（1家），女性優(yōu)先（2家），男性優(yōu)先（2家），男女不限（2家）

企業(yè)高級秘書在性別上主要是根據(jù)崗位職責(zé)來決定的，一般以女性為主，主要是從女性秘書的認(rèn)真負(fù)責(zé)、親和等性別特征來考慮的。

5.形象氣質(zhì)

有20家企業(yè)要求"形象好、氣質(zhì)佳"，另有6家企業(yè)寫明附帶近照，5家企業(yè)要求身高160cm以上。

作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，企業(yè)高級秘書的形象與氣質(zhì)事關(guān)企業(yè)組織形象的塑造，為多數(shù)企業(yè)所看重。

6.婚育狀況

有2家企業(yè)要求已婚已育者優(yōu)先，說明企業(yè)更看重企業(yè)高級秘書的責(zé)任心與穩(wěn)定性。

7.秘書職業(yè)資格

有2家企業(yè)說明具備秘書職業(yè)資格優(yōu)先，說明秘書職業(yè)資格認(rèn)證制度的認(rèn)可度還不夠高，還有待推進(jìn)與完善。

8.出差

有7家企業(yè)要求可以適應(yīng)經(jīng)常出差，說明企業(yè)高級秘書應(yīng)該具備環(huán)境適應(yīng)能力，還要做好處理家庭生活的關(guān)系。

五、企業(yè)高級秘書的工作職責(zé)

（一）文書工作

有22家企業(yè)要求“協(xié)助總經(jīng)理處理各類信件，起草信函、演講稿、報告、文件等各類綜合性文件”及“做好各部門及各領(lǐng)導(dǎo)上報行文的保存、管理、督辦的工作”。

（二）會務(wù)工作

有20家企業(yè)要求“協(xié)助總經(jīng)理安排各項高層會議的日程與議程，撰寫和跟進(jìn)落實高層會議、主題會議等公司會議紀(jì)要”。

（三）督辦、協(xié)調(diào)、落實、跟蹤、反饋工作

有17家企業(yè)要求“完成總經(jīng)理交辦的其他工作的督辦、協(xié)調(diào)及落實任務(wù)”，并跟蹤、反饋。

（四）日常事務(wù)及行政事務(wù)

有14家企業(yè)要求做好日常事務(wù)及行政事務(wù)工作。

（五）存檔工作

有13家企業(yè)要求“對集團(tuán)公司內(nèi)各部門上報董事長行文的保存、管理、督辦，對相關(guān)文件進(jìn)行分類和歸檔”。

（六）信息工作

有13家企業(yè)要求做好信息的搜集與整理工作，“負(fù)責(zé)幫助領(lǐng)導(dǎo)了解公司情況，匯總整理報告”，“關(guān)注公司內(nèi)各部門信息溝通情況，及時傳達(dá)上級的各項指令”，提供資料支持與信息輔助。

（七）領(lǐng)導(dǎo)日程安排與管理

有12家企業(yè)要求“合理安排、提醒總裁的日常工作時間和程序”。

（八）接待工作

有11家企業(yè)要求“負(fù)責(zé)董事長訪客的接待和服務(wù)工作，尤其做好公司重要來賓的接待；做好對外公共關(guān)系的協(xié)調(diào),協(xié)助處理相關(guān)的商務(wù)接待工作”。

（九）接打電話

有5家企業(yè)要求“接聽總經(jīng)理室的電話、妥當(dāng)應(yīng)答，并做好電話記錄”。

（十）領(lǐng)導(dǎo)出差準(zhǔn)備工作

有5家企業(yè)要求做好領(lǐng)導(dǎo)出差的準(zhǔn)備工作。

（十一）制定并監(jiān)督執(zhí)行規(guī)章制度

有5家要求協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好公司規(guī)章制度的制定工作。

（十二）其他工作

企業(yè)文化與宣傳（3家），財務(wù)管理（3家），辦公室環(huán)境管理（2家），設(shè)備管理（2家），翻譯（2家），申報項目（2家），機要工作（2家），公關(guān)工作（2家），對外交際（2家），協(xié)助制定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃（2家），處理內(nèi)外部關(guān)系（2家），郵件管理（2家），票據(jù)管理（2家），組織年會等娛樂活動（1家），商務(wù)談判（1家），業(yè)務(wù)拓展（1家），招聘（1家）

由此，企業(yè)高級秘書的工作職責(zé)基本上由辦文、辦會、辦事與信息、協(xié)調(diào)、督查等工作構(gòu)成，總體上還是體現(xiàn)了“輔助管理”與“綜合服務(wù)”的工作特征的，也是與前述高級秘書基本素質(zhì)相對應(yīng)的。

總之，當(dāng)前中國經(jīng)濟(jì)與社會的快速發(fā)展，急需大量“知識全、能力強、形象好、素質(zhì)高”的企業(yè)高級秘書人員。企業(yè)對高級秘書與中低級秘書的任職資格與工作職責(zé)的要求有著明顯的區(qū)別，筆者將另行文加以說明。明確了企業(yè)高級秘書的任職資格與工作職責(zé)中各要素的重要程度，可以為企業(yè)秘書的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃與秘書專業(yè)人才的培養(yǎng)提供可靠的依據(jù)。

注釋：

［1］楊樹森.秘書學(xué)概論教程［M］.合肥：安徽大學(xué)出版社，2008：43.

［3］楊繼昭.秘書學(xué)概論［M］.北京：中國人民大學(xué)出版社，2009：88.?