初探信息時(shí)代檔案管理工作存在問題及對(duì)策

那·巴衣爾達(dá)拉

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)深入到了人們的日常生活中，尤其是對(duì)于檔案管理工作來(lái)說，在信息技術(shù)的運(yùn)用下有著重要的意義。與傳統(tǒng)檔案管理不同，信息時(shí)代下的檔案管理就是借助信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行管理的，所以就要分析出現(xiàn)階段中存在的問題，采取有針對(duì)性的措施，提高管理的質(zhì)量?；诖吮疚尼槍?duì)信息時(shí)代下檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了簡(jiǎn)要闡述，并提出幾點(diǎn)個(gè)人看法，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代 檔案管理 工作 對(duì)策研究

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）40-0033-02

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，科學(xué)技術(shù)得到了廣泛的運(yùn)用。信息管理與公開已經(jīng)成為了社會(huì)發(fā)展水平的重要體現(xiàn)之一。且對(duì)于檔案管理工作來(lái)說，屬于一項(xiàng)比較復(fù)雜，工作量相對(duì)較大的工作，因此就要正確利用好信息技術(shù)，以此來(lái)提高檔案管理的效果，保證工作的質(zhì)量，滿足信息時(shí)代下的檔案管理發(fā)展需求。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題

（一）通用性不足

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說，存在著軟件不統(tǒng)一的問題，且在檔案部門中所采用的計(jì)算機(jī)型號(hào)以及軟件系統(tǒng)上也存在著較大的差異，這樣也給檔案管理軟件研發(fā)工作產(chǎn)生出了較大的困難。其次，在電子政務(wù)系統(tǒng)以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上也存在著統(tǒng)一化研發(fā)不足的現(xiàn)象，加之受到管理軟件通用性不足的影響，使得檔案共享難以實(shí)現(xiàn)，最終也就限制了檔案的信息化發(fā)展。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化程度不高

在不同地區(qū)中檔案管理內(nèi)部網(wǎng)站建立時(shí)并沒有采取統(tǒng)一化的建設(shè)形勢(shì)，這樣也就造成了后期管理上出現(xiàn)了風(fēng)格不同的問題，從而也就難以形成標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理。由于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，也就降低了檔案管理工作的質(zhì)量[1]。

（三）安全性與保密性不足

借助信息化手段來(lái)開展檔案管理工作雖然在一定程度上降低了檔案管理中的工作量，但是受到網(wǎng)絡(luò)黑客以及病毒等方面的影響，使得檔案管理工作很容易受到攻擊，從而造成系統(tǒng)癱瘓，甚至是一些重要資料出現(xiàn)了丟失的問題。其次，在不穩(wěn)定環(huán)境的影響下，使得檔案管理的安全性與保密性不斷降低，最終也就造成了檔案管理難以滿足實(shí)際的要求。

（四）工作人員素質(zhì)不高

在信息時(shí)代的影響下，現(xiàn)代檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理上存在著較大的差異，所以也就需要工作人員掌握好計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并熟練操作計(jì)算機(jī)，這樣才能在管理軟件出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)采取正確方法。但是通過調(diào)查可以看出，現(xiàn)階段的檔案管理人員綜合素質(zhì)并不理想。所以為了保證檔案管理工作可以滿足健康發(fā)展的需求，就要不斷提高工作人員的綜合素養(yǎng)，以此來(lái)滿足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需求。

二、提高檔案管理工作效果的措施

（一）做好信息化建設(shè)工作

對(duì)于信息化建設(shè)工作來(lái)說，是解決信息時(shí)代下檔案管理工作的重點(diǎn)。且確保檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理的目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值。第一，要借助先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理的自動(dòng)化水平。如在對(duì)檔案進(jìn)行分類的過程中就要及時(shí)做好編程工作，以此來(lái)識(shí)別好不同類型的檔案資源，從而對(duì)檔案資源實(shí)現(xiàn)有效的整理。第二，要借助互聯(lián)網(wǎng)中的傳輸通道來(lái)進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，實(shí)現(xiàn)相互交流的目標(biāo)[2]。

（二）提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量

在開展檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過程中，不僅要滿足當(dāng)前狀態(tài)的管理任務(wù)，同時(shí)還要從未來(lái)發(fā)展的角度上出發(fā)，保證工作的前瞻性，這樣才能保證數(shù)據(jù)庫(kù)可以滿足時(shí)代發(fā)展的需求，實(shí)現(xiàn)不斷的完善與補(bǔ)充。其次，是要控制好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)質(zhì)量，確保計(jì)算機(jī)在識(shí)別檔案資源的過程中可以找出優(yōu)質(zhì)的信息，對(duì)于一些已經(jīng)老化的信息來(lái)說，就要做好單獨(dú)存儲(chǔ)工作。

（三）建立出安全保障系統(tǒng)

為了提高檔案管理工作的安全性，就要及時(shí)對(duì)檔案管理中的安全系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)與完善，以此來(lái)避免出現(xiàn)資源外泄等問題，從而保證政治建設(shè)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的質(zhì)量，滿足社會(huì)的發(fā)展需求。其次，檔案管理安全系統(tǒng)中主要包含了以下兩個(gè)部分：第一，要保證檔案信息存儲(chǔ)上的安全。第二，要確保檔案信息使用上的安全性。對(duì)于存儲(chǔ)安全工作來(lái)說，就需要工作人員在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中不斷加強(qiáng)安全系統(tǒng)，保證信息錄入的效果。在檔案使用安全系統(tǒng)時(shí)也要及時(shí)對(duì)接觸檔案資源的工作人員進(jìn)行審查，并借助實(shí)名制等方法來(lái)進(jìn)行登錄[3]。

（四）提高專業(yè)人才的培訓(xùn)力度

想要做好檔案管理工作并不是一件簡(jiǎn)單的事，所以在實(shí)際中就要求相關(guān)部門要積極組織工作人員參與到培訓(xùn)中去，通過建設(shè)出專業(yè)技術(shù)強(qiáng)與綜合能力高的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，以此來(lái)滿足檔案管理工作的需求。其次，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說，也要掌握好基本的管理制度，借助課余時(shí)間來(lái)進(jìn)行學(xué)習(xí)，以此來(lái)掌握好信息化、網(wǎng)絡(luò)化以及計(jì)算機(jī)等方面的知識(shí)。

綜上所述可以看出，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理工作就是從信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上來(lái)進(jìn)行的，不僅可以滿足信息時(shí)代發(fā)展的需求，同時(shí)也成為了檔案管理工作健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，在實(shí)際中就要分析出現(xiàn)階段存在的問題，采取有針對(duì)性的措施，保證檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]柳青，董娟，林雪.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)（教育科學(xué)版），2004，（05）：45-46.

[2]徐輝.淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策[J].黑龍江科技信息，2012，（23）：124-124.

[3]陳琳.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策[J].時(shí)代報(bào)告：學(xué)術(shù)版，2012，（12）：88-88.endprint