電子文件的全程管理與前端控制的比較研究

鄭伽

摘要：全程管理和前端控制都是電子文件管理的重要原則。全程管理是一個(gè)過(guò)程管理，其過(guò)程包含了前端、中端、后端三個(gè)階段，既然前端控制包含在全程管理之中，那么全程管理是否可取代前端控制，這個(gè)問(wèn)題值得考慮。本文從兩者的內(nèi)涵及理論來(lái)源比較、管理內(nèi)容比較、兩者互相的關(guān)系與兩者應(yīng)該注意的問(wèn)題等方面來(lái)論述全程管理是否可取代前端控制。對(duì)電子文件的管理具有參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：電子文件全程管理前端控制

Abstracts： The whole management and the man？ agement before control are the important principles of the electronic record management. The whole manage？ ment is a management process， which includes a frontend process， in the end， the rear end of the three stages， since the tip is included in the whole management， then the whole management whether to replace the front control. The question deserves consideration. This article compares the content from the connotation and theoretical sources， the two aspects of mutual relations and the issues which should be noted to discuss wheth？ er to replace the front control with the whole manage？ ment. This paper is a reference for the management of electronic records.

Keywords： Electronic record； The whole manage？ ment； The front control

一、引言

全程管理和前端控制是信息時(shí)代電子文件管理的重要原則，是在文件連續(xù)體理論的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的新概念，是電子文件管理的重要指導(dǎo)思想和原則。全程管理是指對(duì)電子文件的前端控制、中端控制、后端控制的三個(gè)階段進(jìn)行管理。顯然，前端控制是全程管理的一部分，既然前端控制已包含在全程管理之中，那么前端控制是否還有存在的必要，全程管理是否可取代前端控制？針對(duì)這一問(wèn)題的探討，本文從全程管理和前端控制的內(nèi)涵及理論來(lái)源比較、管理內(nèi)容比較、兩者互相關(guān)系以及兩者應(yīng)該注意的方面等來(lái)論述全程管理是否可取代前端控制。

二、內(nèi)涵及理論來(lái)源比較

電子文件全程管理有三個(gè)方面的深刻含義：第一，全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求，從而建立一個(gè)涵蓋電子文件全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法；第二，全程管理是一種系統(tǒng)的管理，建立在“大文件”概念基礎(chǔ)之上的，注重電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)管理內(nèi)容和要求的系統(tǒng)整合和整體效應(yīng)；第三，全程管理是一種過(guò)程管理，是通過(guò)過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制，在過(guò)程管理中，所有有助于說(shuō)明電子文件重要屬性和有效管理過(guò)程的信息都被記錄在案，以證實(shí)電子文件在管理系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量。[1]全程管理原則的明確提出和系統(tǒng)完善是在電子文件時(shí)代，但其思想來(lái)源于文檔一體化理論和實(shí)踐。電子文件的全程管理從根本上說(shuō)是文檔一體化在電子文件管理中的實(shí)現(xiàn)模式，只不過(guò)其理論發(fā)生了變化，從文件生命周期理論轉(zhuǎn)向了文件連續(xù)體理論。[2]在理論認(rèn)知、管理體系構(gòu)建、管理方法革新等諸多方面，電子文件都可以看成是對(duì)紙質(zhì)文檔一體化管理的繼承與發(fā)展。全程管理強(qiáng)調(diào)的理論來(lái)源是在“大文件”的概念之上，來(lái)源于文件連續(xù)體理論。

前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。傳統(tǒng)文件、檔案的管理是分階段的，文件和檔案管理是兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立的系統(tǒng)分別運(yùn)行，文件和檔案的不同目標(biāo)和要求被分解到不同的階段中。前端控制是把整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把可能在文件形成階段要實(shí)現(xiàn)的功能在這一階段完成。電子文件是在系統(tǒng)中生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的，電子文件管理過(guò)程的前端就延伸到了系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，前端控制的形式也部分轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)之中，就是把文件生命周期各階段的管理要求設(shè)計(jì)在系統(tǒng)之中。[3]前端控制產(chǎn)生的思想根源是由法國(guó)檔案學(xué)者C·若加雷（C If Gareth）提出的，他認(rèn)為：檔案工作者要重新考慮他們?cè)谖募芷谥羞M(jìn)行干預(yù)的時(shí)機(jī)，甚至重新思考這種生命周期本身。[4]國(guó)際檔案理事會(huì)電子委員會(huì)制定的《電子文件管理指南》（草案）花了大量的筆墨闡述了重新思考電子文件生命周期及在生命周期中進(jìn)行干預(yù)的重要性。最后，它將干預(yù)的時(shí)機(jī)定在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，把原來(lái)紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)中的許多后端控制移到前端，主張?jiān)谖募纬芍熬筒扇⌒袆?dòng)。在此基礎(chǔ)之上，馮惠玲教授明確提出了“前端控制思想”，并稱之為“電子文件時(shí)代新思維”。[5]

通過(guò)比較兩者內(nèi)涵發(fā)現(xiàn)，全程管理是在“大文件”概念基礎(chǔ)之上的，來(lái)源于文件連續(xù)體理論，包括文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命過(guò)程所有的管理要素；前端控制是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)管理者對(duì)電子文件的干預(yù)，把后端控制的管理活動(dòng)移到前端。兩者內(nèi)涵強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)不同，全程管理重在整個(gè)過(guò)程，前端控制重在前端系統(tǒng)設(shè)計(jì)；理論來(lái)源也不同，全程管理的理論來(lái)源是文件連續(xù)體理論，是對(duì)傳統(tǒng)文件、檔案管理一體化的延續(xù)和發(fā)展，前端控制的理論來(lái)源是文件生命周期，前端控制將文件、檔案看成是同一事物的兩個(gè)階段，強(qiáng)調(diào)檔案工作者要將注意力放在前端。通過(guò)這一層面的比較發(fā)現(xiàn)兩者的內(nèi)涵及理論來(lái)源都不同，因此兩個(gè)不同的事物是不能互相取代的。endprint

三、管理內(nèi)容比較

電子文件的全程管理其實(shí)就是對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期的管理。從電子文件形成就開始進(jìn)行控制，將形成、流轉(zhuǎn)、收集、整理、保管等工作環(huán)節(jié)有機(jī)聯(lián)系在一起，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重組，并保證文件屬性的需求嵌入到業(yè)務(wù)流程中，使文件流程和業(yè)務(wù)流程有機(jī)融合在一起。并且在完成業(yè)務(wù)工作任務(wù)后，借助現(xiàn)代科技手段將需要保存的電子文件安全地移交到數(shù)字檔案館。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，全程管理主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：第一，從縱向上看，基于電子文件本身連續(xù)的、無(wú)間斷的過(guò)程管理來(lái)替代職能管理，將文書、檔案工作看成是一個(gè)過(guò)程，一切工作環(huán)節(jié)都圍繞信息的順暢流通、事物的順利處理進(jìn)行；第二，從橫向上來(lái)看，留存文件信息內(nèi)容的同時(shí)也要留存文件形成和使用的背景信息等元數(shù)據(jù)，并保持兩者之間的有機(jī)聯(lián)系；第三，以事前管理代替事后監(jiān)督，關(guān)注的重點(diǎn)提前至電子文件形成之時(shí)或者形成之前。[6]

電子文件的前端控制的實(shí)質(zhì)就是檔案部門介入時(shí)機(jī)問(wèn)題。前端控制主要表現(xiàn)為對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段實(shí)施有效控制，盡可能把電子文件全程管理的所有要求設(shè)計(jì)在系統(tǒng)中，從而設(shè)計(jì)出功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。這說(shuō)明，電子文件的前端控制比傳統(tǒng)文件還要超前，機(jī)關(guān)檔案部門和檔案工作者介入電子文件管理的時(shí)機(jī)需要更加提前。

通過(guò)比較可以看出，全程管理的主要內(nèi)容既包括縱向上的全過(guò)程，也包括橫向上的內(nèi)容信息，還注重事前的管理，前端控制的主要內(nèi)容強(qiáng)調(diào)事前的管理與設(shè)計(jì)。全程管理的內(nèi)容同樣包含了前端控制的管理內(nèi)容，但這是否意味著全程管理可取代前端控制？?jī)烧吖芾淼膬?nèi)容并不完全相同，兩個(gè)不完全等同的事物是無(wú)法互相取代的。全程管理是一個(gè)過(guò)程管理，包括了電子文件從形成到永久保存或銷毀的整個(gè)生命過(guò)程，但是前端控制著重強(qiáng)調(diào)事前的設(shè)計(jì)與管理，事前的準(zhǔn)備工作如果做好了，事后可省去許多不必要的工作。

四、兩者關(guān)系

前端控制是全程管理的工作基礎(chǔ)，確保全程管理的安全可靠。由于電子文件具有易流失、易更改的特點(diǎn)，文件內(nèi)容甚至文件本身出錯(cuò)的可能性都要比紙質(zhì)文件大很多，其中很多差錯(cuò)及造成的后果是不可挽回的或不可彌補(bǔ)的，即使需要修復(fù)，也要花費(fèi)很多的代價(jià)，這些差錯(cuò)有的來(lái)自系統(tǒng)的缺陷，有的是由于管理的失誤。針對(duì)電子文件易逝性的特點(diǎn)，防止失誤、控制差錯(cuò)的最佳時(shí)機(jī)應(yīng)該放在可能出現(xiàn)失誤和差錯(cuò)的環(huán)節(jié)之前。把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于文件形成過(guò)程之中，可以有效防止其他環(huán)節(jié)對(duì)電子文件損壞和破壞。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)圖書館教授的露西安娜·杜蘭蒂（Luciana Duranti）認(rèn)為：如果形成者不從電子文件產(chǎn)生之時(shí)就采取措施來(lái)保證它們的可靠性（包括內(nèi)容的可靠性和文件本身作為“文件的可靠性”）的話，未來(lái)將沒有多少電子文件值得保存。加拿大的檔案學(xué)專家特里·庫(kù)克（Terry Cooke）也指出，在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件將可能不存在，或至少可能不被鑒定、保存、編目和提供利用。[7]前端控制在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，把全程管理過(guò)程可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督，這為全程管理奠定了基礎(chǔ)，保障了電子文件的安全和完整。

前端控制是優(yōu)化全程管理的功能，提高全程管理效率的科學(xué)理念。電子文件管理系統(tǒng)不應(yīng)該是手工管理流程的簡(jiǎn)單模擬，而應(yīng)該本著科學(xué)、合理、有效的原則對(duì)以往的文件、檔案管理進(jìn)行“業(yè)務(wù)流程重構(gòu)”，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個(gè)管理環(huán)節(jié)的重復(fù)、疏漏，從而達(dá)到功能合理、效率最高。前端控制是新構(gòu)建的業(yè)務(wù)流程的重要特點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)發(fā)揮了重要的作用。在對(duì)電子文件生命周期的全過(guò)程通盤規(guī)劃的基礎(chǔ)之上，把某些分散在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，帶有一定重復(fù)性的作業(yè)提前實(shí)施，可以有效減少重復(fù)作業(yè)和滯后作業(yè)，最大限度地提高作業(yè)的效率。例如，凡是可能在文件形成同時(shí)生成的數(shù)據(jù)（包括描述文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景、版本、文件生成的環(huán)境、存在的狀態(tài)等各方面的信息）均在當(dāng)時(shí)及時(shí)采集、存儲(chǔ)下來(lái)，文件形成時(shí)尚無(wú)生成文件的運(yùn)轉(zhuǎn)、保管、利用等方面的數(shù)據(jù)規(guī)則實(shí)時(shí)追加。所有數(shù)據(jù)均為一次采集、終身使用。這種數(shù)據(jù)采集方式和各管理環(huán)節(jié)獨(dú)立采集方式相對(duì)大量工作大為減少，有效防止了重復(fù)采集的數(shù)據(jù)誤差，并且保證了用于描述文件、檢索文件和維護(hù)系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)的完整安全、真實(shí)可信。又如，把電子文件的版本控制、備份措施、鑒定復(fù)審、利用權(quán)限等管理要求設(shè)計(jì)在電子文件管理系統(tǒng)之中，由系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)施，可以確保各管理措施及時(shí)、準(zhǔn)確、到位。[8]

通過(guò)對(duì)兩者的比較得知，前端控制是全程管理工作環(huán)節(jié)當(dāng)中的重要一環(huán)，為全程管理中的其他工作節(jié)約了時(shí)間和精力，是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要措施和保障，具有充分的必要條件，是全程管理不可或缺的重要內(nèi)容。因此，全程管理是替代不了前端控制的。

五、全程管理與前端控制分別應(yīng)注意的問(wèn)題

全程管理應(yīng)該從電子文件的收集、著錄、歸檔等方面著重強(qiáng)調(diào)電子文件的管理。第一，電子文件的收集。電子文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程與電子文件管理系統(tǒng)不可分離。電子文件管理系統(tǒng)是人們?yōu)榱擞行У毓芾黼娮游募?，保證電子文件的行政有效性和法律憑證性作用而設(shè)計(jì)、實(shí)施的軟件及相關(guān)的政策、措施，其核心是一套旨在制作、處理、歸檔和保管電子文件，以維護(hù)其真實(shí)性和可讀性的計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序。電子文件從形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整運(yùn)動(dòng)過(guò)程，這個(gè)過(guò)程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)中。因而，收集電子文件必須注意其完整性，電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)與內(nèi)容同樣重要。電子文件的背景信息收集應(yīng)在電子文件形成時(shí)就開始著手，這涉及識(shí)別與標(biāo)記電子文件，涉及將電子文件與背景相連接。在某些情況下，還需要將關(guān)鍵的背景信息植入到元數(shù)據(jù)中或電子文件自身中來(lái)達(dá)到這一目的，電子文件所產(chǎn)生的自我描述信息越多，對(duì)補(bǔ)充信息的需要就越少。同時(shí)，電子文件必須移交給檔案館（室）保管，部門或電子文件已經(jīng)進(jìn)入開放存取期的那些部門，必須將某些元數(shù)據(jù)提供給檔案館（室），元數(shù)據(jù)改變的修正拷貝也必須提交給檔案館（室）。endprint

第二，電子文件的著錄。著錄是時(shí)間和內(nèi)容都發(fā)生顯著變化的管理活動(dòng)。由于電子文件有可讀性的要求，在技術(shù)上不斷升級(jí)的情況下，不可能只通過(guò)靜態(tài)保存的方法來(lái)保管歸檔電子文件，需要對(duì)其不斷地復(fù)制和遷移。電子文件不可能不變，在變中維護(hù)其真實(shí)性的方法之一就是對(duì)電子文件和電子文件管理活動(dòng)進(jìn)行著錄，所以電子文件的著錄不僅是編制檢索工具的手段，同時(shí)還起到維護(hù)電子文件真實(shí)性的作用。這決定了電子文件著錄的信息不僅是電子文件內(nèi)容本身，還包括生成、管理電子文件的活動(dòng)。著錄必然貫穿電子文件整個(gè)生命周期。為了保證著錄信息的準(zhǔn)確，減少重復(fù)勞動(dòng)，要求在電子文件形成之時(shí)由形成者完成一些著錄項(xiàng)目的編制工作，這一功能最好設(shè)計(jì)到電子文件管理系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求，不完成此工作，無(wú)法進(jìn)入下一個(gè)流程。為了方便電子文件形成部門的著錄，保證這項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，以便檔案部門將著錄數(shù)據(jù)納入統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，檔案部門可以與電子文件形成部門合作，將需要著錄的項(xiàng)目編制成統(tǒng)一的表格軟件，發(fā)給電子文件形成者，這樣既可保證著錄信息的高質(zhì)量，同時(shí)也可避免了檔案工作者在電子文件歸檔后的低效率勞動(dòng)。

第三，電子文件的歸檔。盡管電子文件歸檔有許多不同于紙質(zhì)文件的地方，但其歸檔原則在許多方面是一致的，因而電子文件歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔管理原則相連接。一是堅(jiān)持由形成電子文件的部門歸檔。二是貫徹優(yōu)化精練的原則。檔案部門必須從電子文件歸檔之始，就對(duì)其進(jìn)行鑒別、選擇，去粗取精，只要工作時(shí)間允許，檔案人員可以隨時(shí)將之歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，而不必再等到第二年的上半年。電子文件必須由形成單位按統(tǒng)一格式編目整理，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。移交到檔案館（室）后的網(wǎng)上信息，應(yīng)以一定的介質(zhì)形態(tài)進(jìn)行實(shí)體化處理，然后歸檔保存。[9]

電子文件時(shí)代要利用前端控制“整體規(guī)劃、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提前、全過(guò)程監(jiān)控”的核心理念對(duì)電子文件管理做出完善的設(shè)計(jì)規(guī)劃。電子文件的前端控制的管理問(wèn)題應(yīng)該從以下幾個(gè)方面關(guān)注。第一，熟悉相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)該在相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的范圍內(nèi)進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，如《檔案法》和ISO15489-1《國(guó)際文件管理標(biāo)準(zhǔn)》《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》《電子文件管理細(xì)則》和《電子文件光盤存儲(chǔ)及歸檔管理的試行標(biāo)準(zhǔn)》等。這些可通過(guò)文獻(xiàn)研究來(lái)解決，必要的時(shí)候還可向相關(guān)專家請(qǐng)教。第二，向已經(jīng)開展電子文件接收的檔案館（檔案機(jī)構(gòu)）借鑒經(jīng)驗(yàn)。成功的經(jīng)驗(yàn)往往有許多可取之處，通過(guò)借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)，使設(shè)計(jì)的系統(tǒng)更加完善，而不是每個(gè)檔案館都花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力從頭開始摸索一番。如關(guān)于元數(shù)據(jù)，安徽省電子文件中心就是一個(gè)很好的取經(jīng)對(duì)象。第三，深入文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)研，對(duì)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分析。根據(jù)需要，深入分析業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)階段，才能了解到文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)的職能、業(yè)務(wù)流程，了解文件通常是在哪個(gè)階段生成或接收的。如確定電子文件的歸檔范圍、保存價(jià)值、采集時(shí)間和采集方式，包括哪些文件需要保存“草稿”，哪些動(dòng)態(tài)文件需要定期拷貝，哪些文件需要在其生命周期結(jié)束時(shí)立即提前接收，哪些文件可以暫緩提取或刪除，哪些元數(shù)據(jù)是必選項(xiàng)，哪些元數(shù)據(jù)是可選項(xiàng)等，從而更好地設(shè)計(jì)適合實(shí)際情況的電子文件管理流程。這樣才不至于造成有價(jià)值的文件流失及接收來(lái)的文件缺少必要的元數(shù)據(jù)等背景信息。第四，做好政務(wù)系統(tǒng)和OA系統(tǒng)跟檔案信息系統(tǒng)的對(duì)接設(shè)計(jì)規(guī)劃，將元數(shù)據(jù)項(xiàng)制定為標(biāo)準(zhǔn)放入電子文件管理系統(tǒng)中，并且這些系統(tǒng)最好請(qǐng)相同的軟件開發(fā)公司進(jìn)行開發(fā)。檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)參與系統(tǒng)設(shè)計(jì)，根據(jù)前端控制原則和全程管理原則，對(duì)相關(guān)系統(tǒng)的各個(gè)模塊、各工作環(huán)節(jié)的管理功能如何實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化等問(wèn)題進(jìn)行思考，向系統(tǒng)設(shè)計(jì)者提出具體的設(shè)計(jì)要求。同時(shí)，相關(guān)系統(tǒng)要盡可能由相同的軟件開發(fā)公司來(lái)做，這樣開發(fā)人員更熟悉相關(guān)系統(tǒng)的細(xì)節(jié)和設(shè)計(jì)情況，有利于更好地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的銜接對(duì)應(yīng)，以后的歸檔工作也會(huì)更加順利和省時(shí)省力。第五，系統(tǒng)設(shè)計(jì)要做好標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，既要參照相關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，如ISO15489-1《國(guó)際文件管理標(biāo)準(zhǔn)》和ISO18492《基于信息的電子文檔的長(zhǎng)久保存》，同時(shí)也要參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，如《國(guó)家公文格式》《檔案著錄規(guī)則》《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》，使相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一到一個(gè)系統(tǒng)里。[10]

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