漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題及對策研究

謝宗升+陳靜+黃玉英+譚振

[摘 要] [目的]為了提高漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平。[方法] 通過結(jié)合實(shí)驗(yàn)室體系文件和工作經(jīng)驗(yàn)，闡述漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理的主要內(nèi)容，分析目前檔案管理工作存在的普遍問題，探討如何提高漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平的對策和方法。[結(jié)果] 通過針對性采取改進(jìn)措施，提高檔案管理意識和人員綜合素質(zhì)，改進(jìn)檔案管理軟硬件條件，加強(qiáng)檔案資源利用，從而提高漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理綜合水平。[結(jié)論] 該研究可全面提高漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平，為同行業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作提供參考。

[關(guān)鍵詞] 漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室；檔案管理；對策研究

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 21. 066

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）21- 0153- 03

0 引 言

檢測實(shí)驗(yàn)室檔案是實(shí)驗(yàn)室管理活動直接形成的歷史紀(jì)錄，具有原始性、記錄性和憑證性。漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、持久性很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)工作，是檢測工作的重要保證，也是實(shí)驗(yàn)室管理工作的重要組成部分。目前，對于檔案管理工作研究非常多，但對于漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理研究的比較少，不夠深入，而且隨著實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)量的不斷增大和管理手段的不斷發(fā)展，有必要對實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作進(jìn)行新的研究和探索，確保實(shí)驗(yàn)室整體管理水平不斷提高。規(guī)范、科學(xué)地做好漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案資料收集、整理、保存、管理和利用工作，對于全面、真實(shí)、準(zhǔn)確反映實(shí)驗(yàn)室工作活動情況，提高漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室管理水平具有重要意義。

本文結(jié)合實(shí)驗(yàn)室體系文件要求和自身管理工作經(jīng)驗(yàn)，闡述漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的主要內(nèi)容，分析存在的普遍問題，進(jìn)一步探討如何提高漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平的方法，為同行實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作提供參考。

1 漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作內(nèi)容

實(shí)驗(yàn)室體系文件應(yīng)對檔案管理工作內(nèi)容、歸檔程序和注意事項(xiàng)進(jìn)行明確規(guī)定。漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案內(nèi)容應(yīng)能真實(shí)、準(zhǔn)確地反映實(shí)驗(yàn)室檢測工作活動情況，檔案管理工作要規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)。

1.1 資料收集和臺賬管理

漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案資料包括人員檔案、質(zhì)量體系文件（質(zhì)量手冊、程序文件、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、受控記錄表格）、標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)、儀器設(shè)備檔案、原始記錄和檢測報(bào)告、收發(fā)文件、證書類以及電子檔案等。各部門責(zé)任人要及時(shí)收集和匯總檔案資料，統(tǒng)一交檔案室，檔案管理員負(fù)責(zé)檔案資料的接收，按交檔部門登記造冊，記錄資料內(nèi)容、交接時(shí)間，交接雙方簽字確認(rèn)，形成臺賬。

1.2 資料整理和保存

正式歸檔前，檔案管理員對所有資料進(jìn)行分類、標(biāo)識、編目和保存。漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室歸檔材料一般分為體系文件、文書文件、技術(shù)文件和行政管理文件四大類；按照受控方式也可分為受控文件和非受控文件。檔案管理員對所有文件要按類別、歸檔順序號進(jìn)行編目，分別存放在檔案柜內(nèi)，受控文件要加蓋受控章。

1.3 檔案發(fā)放、借閱和回收

實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)簽批體系文件后，由檔案管理員負(fù)責(zé)分發(fā)給各部門和人員；受控文件丟失，由相關(guān)人員提出書面申請，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員補(bǔ)發(fā)，并注銷原分發(fā)號，給予新分發(fā)號。實(shí)驗(yàn)室文件和信函發(fā)放前，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理員復(fù)印，按相應(yīng)范圍分發(fā)，原件歸檔。一般性文件借閱須填寫《文件資料借閱表》，經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員發(fā)放，重要文件資料或保密性文件的借閱，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)或質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能發(fā)放。

檔案管理員負(fù)責(zé)所有分發(fā)文件資料的回收工作，做好相關(guān)記錄。

1.4 檔案作廢和銷毀

為確保實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行的各環(huán)節(jié)或各場所使用的文件資料為最新和有效版本，檔案管理員要定期檢查檔案資料的有效性，對于已過保存期限或失效的文件資料及時(shí)申請作廢或銷毀。對于已經(jīng)作廢，但仍有使用價(jià)值的文件資料要加蓋“失效”和“留用”章，與有效文件資料分開存放。文件的作廢和銷毀須經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

1.5 檔案的安全管理

檔案管理員負(fù)責(zé)檔案資料的安全工作，包括環(huán)境安全和技術(shù)安全。環(huán)境安全包括防潮、防火、防盜等，電子文件還要做好防磁、防靜電等工作；技術(shù)安全，例如，防止篡改任何歸檔文件資料內(nèi)容，特別是受控文件資料；一般文件未經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不得借閱、復(fù)制；重要文件或保密文件未經(jīng)實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不得查閱使用，嚴(yán)禁外借。

2 漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題

大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室管理者認(rèn)為漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室主要工作就是檢測業(yè)務(wù)，工作形成的檔案資料只需直接交由檔案管理員負(fù)責(zé)，而檔案管理員往往由于綜合業(yè)務(wù)水平不高，甚至兼任數(shù)職，造成歸檔材料缺乏完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檔案管理工作嚴(yán)重滯后。由于檔案管理工作長期得不到重視，漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作普遍存在以下問題，從而影響整個實(shí)驗(yàn)室管理水平的提高。

2.1 管理意識淡薄，制度落實(shí)不到位

由于業(yè)務(wù)量不斷增大，漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室工作日益繁重，既要做好上級部門的指令性環(huán)境監(jiān)測、水產(chǎn)品質(zhì)量安全的采（抽）樣和檢測工作，還要接受社會委托、認(rèn)證檢驗(yàn)和應(yīng)急監(jiān)測工作，實(shí)驗(yàn)室內(nèi)務(wù)管理繁雜，甚至任務(wù)較為集中時(shí)，根本無暇兼顧其他工作，長期以往，從管理者到一般崗位工作人員，對于檔案管理工作缺乏足夠重視。實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系文件中的《質(zhì)量手冊》《程序文件》和《作業(yè)指導(dǎo)書》對于檔案資料的收集、整理、歸檔和使用，以及崗位職責(zé)和工作程序都有明確規(guī)定，但在實(shí)際工作中可能并沒有嚴(yán)格執(zhí)行，檔案管理工作并沒有真正落到實(shí)處。

2.2 設(shè)施條件較差，管理手段落后

檔案資料對于存放環(huán)境和設(shè)施設(shè)備有一定的要求，但有些漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室，檔案管理工作往往沒有納入實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃，日后修修補(bǔ)補(bǔ)，造成檔案存放空間不足或布局凌亂，缺少必要的環(huán)境控制設(shè)施和設(shè)備等，影響了檔案資料的質(zhì)量和檔案管理工作的開展。此外，歸檔工作大都依靠手工記錄和Word、Excel等PC辦公軟件完成，技術(shù)水平不高，工作量大，容易造成錯漏，文件資料查找和信息利用比較困難。endprint

2.3 人員素質(zhì)較差，管理范圍不明確

作為專業(yè)漁業(yè)檢測機(jī)構(gòu)，對于檔案管理員專業(yè)知識要求比較全面，例如，漁業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)材料，檢測任務(wù)資料、儀器設(shè)備檔案、試劑耗材檔案的整理，都要求檔案管理員具備相應(yīng)的專業(yè)知識，否則很難對檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定和分類，影響檔案管理工作的質(zhì)量。目前，漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理員學(xué)歷、專業(yè)素質(zhì)普遍比較低，造成管理范圍不明確；而且往往一人多職，專項(xiàng)管理經(jīng)驗(yàn)不足，缺少工作思考，缺乏創(chuàng)新和動力。

2.4 只注重檔案存放，檔案開發(fā)利用較少

由于管理意識不強(qiáng)，檢測業(yè)務(wù)工作繁重，漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理一般只是簡單地將檔案資料收集、整理、存放，檢測人員需要時(shí)也只是查閱現(xiàn)行檢測技術(shù)文件和標(biāo)準(zhǔn)，所有檔案資料到了保存期限或失效時(shí)，就直接將其申請?zhí)幚?，并沒有體現(xiàn)檔案資料的任何價(jià)值作用，非常可惜。

3 提高漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平的對策和建議

針對漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作普遍存在的問題，關(guān)鍵要從“人”抓起，要從上到下認(rèn)識到實(shí)驗(yàn)室檔案管理的重要性，注重檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，采用先進(jìn)技術(shù)手段提高檔案管理水平，科學(xué)合理利用好檔案資料。從而全方位不斷提高漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作水平。

3.1 增強(qiáng)管理意識，完善并嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度

必須從最高管理層面重視實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，使每位工作人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性；建立健全與漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作流程，明確工作職責(zé)，加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督管理。實(shí)行部門責(zé)任人制度，所有檔案資料先由部門負(fù)責(zé)人收集、分類、整理，附上資料清單目錄，再統(tǒng)一交由檔案室歸檔。在工作中不斷補(bǔ)充和完善相關(guān)制度，通過規(guī)范化和制度化建設(shè)，不斷提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平。

3.2 完善檔案管理設(shè)施條件

將檔案管理工作納入實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃，科學(xué)合理布局，將辦公區(qū)和存檔區(qū)分開設(shè)置，無關(guān)人員未經(jīng)批準(zhǔn)禁止入內(nèi)。根據(jù)漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室材料分類，將歸檔區(qū)分為檢測工作區(qū)、技術(shù)資料區(qū)、人員管理區(qū)、儀器設(shè)備區(qū)、試劑耗材區(qū)、文書區(qū)、電子檔案區(qū)等；各區(qū)再根據(jù)年份、類型等設(shè)置分區(qū)，各區(qū)設(shè)有明顯標(biāo)識。通過合理分區(qū)、分類，方便材料存放、管理和查閱，提高工作效率。在空間條件限制的情況下，可安裝移動密集架檔案柜，根據(jù)檔案柜設(shè)置存放區(qū)。存檔區(qū)需安裝空調(diào)、除濕機(jī)、遮光窗簾和消防設(shè)施，確保陰涼、干燥、防火。

此外，要配備必要的辦公和裝訂設(shè)備，例如，電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、裝訂機(jī)、掃描機(jī)、保險(xiǎn)柜和工作臺等。

3.3 引進(jìn)現(xiàn)代化軟件管理平臺，提高工作質(zhì)量和效率

實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)（Laboratory Information Management System，LIMS）是一個由信息采集設(shè)備、數(shù)據(jù)庫管理軟件組成的高效集成系統(tǒng)，其核心功能就是規(guī)范實(shí)驗(yàn)室所有業(yè)務(wù)管理流程，對每一工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控和管理，減少人為因素造成的錯誤，提高工作質(zhì)量和效率。

實(shí)驗(yàn)室引進(jìn)LIMS并將檔案管理納入系統(tǒng)的建設(shè)， LIMS可以實(shí)現(xiàn)對檢測工作資料（包括委托單、任務(wù)通知單、流轉(zhuǎn)記錄、檢測報(bào)告、原始記錄、質(zhì)控材料、總結(jié)材料）、儀器設(shè)備資料（包括臺賬、履歷更新、計(jì)量檢定、期間核查、維修報(bào)廢）、試劑耗材資料（包括申購、臺賬、領(lǐng)用、期間核查、報(bào)廢處理）的電子歸檔操作，其他紙質(zhì)材料通過掃描，轉(zhuǎn)化成電子資料上傳系統(tǒng)存檔，自動生成《歸檔清單表》。通過系統(tǒng)的自動化腳本設(shè)計(jì)，將到歸檔時(shí)間的材料，由系統(tǒng)自動向相關(guān)責(zé)任人發(fā)送提醒信息，發(fā)送資料歸檔后，系統(tǒng)自動提醒檔案管理員執(zhí)行歸檔，檔案管理員對材料進(jìn)行分類處理，受控資料和非受控資料要分開標(biāo)識。已歸檔的資料自動移入“已歸檔”模塊。已超過歸檔時(shí)間的信息顯示為紅色，系統(tǒng)根據(jù)歸檔進(jìn)度，自動統(tǒng)計(jì)責(zé)任人考核數(shù)據(jù)，形成考核記錄。將到歸檔期限的檔案，系統(tǒng)提示申請作廢處理，文件資料的作廢處理申請、審批和實(shí)施記錄，通過系統(tǒng)操作實(shí)現(xiàn)，最后生成《文件作廢處理記錄表》。已作廢處理的檔案自動移入“已作廢”模塊，對于到期作廢，但仍有使用價(jià)值的檔案，需作“留用”標(biāo)識，以免誤用。文件資料的借閱也可以通過系統(tǒng)申請、發(fā)放和回收操作，生成《文件資料借閱記錄表》。系統(tǒng)生成的所有受控表格，自動生成電子簽名。需要同時(shí)歸檔紙質(zhì)材料時(shí)要注意賬物一致。

引進(jìn)LIMS實(shí)現(xiàn)檔案管理，有利于規(guī)范歸檔流程，提高歸檔工作質(zhì)量和效率，對于檔案查詢和利用也很方便。

3.4 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)

組織參加外部檔案管理專業(yè)培訓(xùn)和參觀活動，學(xué)習(xí)其他實(shí)驗(yàn)室，特別是同行業(yè)實(shí)驗(yàn)室先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。將檔案管理人員納入實(shí)驗(yàn)室人員培訓(xùn)計(jì)劃，開展檔案管理專業(yè)培訓(xùn)時(shí)，要注重檢測工作、儀器設(shè)備、試劑耗材、體系文件、標(biāo)準(zhǔn)文件、安全管理等方面知識的講解，使檔案管理員對實(shí)驗(yàn)室所有工作有全面、基本的了解，以便對歸檔材料準(zhǔn)確地鑒定和分類，提高檔案安全管理意識。檔案管理員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，多動手，多思考，提高創(chuàng)新能力。

3.5 改變工作觀念，提高檔案資源利用水平

漁業(yè)檢測機(jī)構(gòu)存放了大量價(jià)值很高的資料檔案，例如，對某片養(yǎng)殖海域的環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、水生動物疫病菌株資料、產(chǎn)地水產(chǎn)品檢測數(shù)據(jù)等，這些資料對于科研工作有很好的參考價(jià)值。因此，要改變以往重存檔、輕利用的陳舊思想觀念，在合法合規(guī)的情況下，盡可能地發(fā)掘檔案的使用價(jià)值，把“死檔案”盤活，使檔案管理工作向良性循環(huán)方向發(fā)展。

4 結(jié) 語

檔案管理是檢測實(shí)驗(yàn)室管理工作的重要組成部分，漁業(yè)檢測實(shí)驗(yàn)室作為專業(yè)性很強(qiáng)的檢測機(jī)構(gòu)，要根據(jù)行業(yè)特性將檔案管理工作納入整個實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃。從增強(qiáng)管理意識，提高人員素質(zhì)，完善基礎(chǔ)條件，提升管理手段和加強(qiáng)檔案資源利用五個方面入手，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化和制度化建設(shè)，不斷提高檔案管理工作水平。

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