圖書館檔案管理的意義和有效途徑

摘 要：隨著信息時代的到來，計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到圖書館檔案工作中，從而使編纂選題的科學(xué)化與現(xiàn)代化得以實現(xiàn)，進(jìn)而促進(jìn)圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。本文將對圖書館檔案管理的意義和途徑加以分析。

關(guān)鍵詞：圖書館檔案管理；意義；途徑

一、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在圖書館檔案管理中的必要性

現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于圖書館檔案管理工作中，首先，能夠在極大程度上使檔案文獻(xiàn)編纂的形式不斷吩咐，提高檔案文獻(xiàn)編纂的質(zhì)量和效果；利用計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，改變了傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)編纂以紙為載體的編纂成果形式，可以通過文本、聲音、圖像、視頻、動畫等向人們展示編纂成果；其次，能夠使檔案文獻(xiàn)編纂工作得工作人員的工作強(qiáng)度減輕，提高工作的效率，傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)編纂工作需要工作人員手工對檔案材料進(jìn)行查找、收集及處理，包括材料的復(fù)制抄寫、整理及排版印刷，而現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用其中，相關(guān)工作人員只需通過利用計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等就可以實現(xiàn)對檔案材料的查找、收集和處理，進(jìn)而使編纂時各個環(huán)節(jié)所需時間在極大程度上得以縮短，使出版時間縮短，及時的滿足用戶的需求，最終充分發(fā)揮檔案文獻(xiàn)編纂工作的價值；再其次，能夠有效的對檔案史料進(jìn)行保護(hù)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠更加方便、更加靈活的對檔案文獻(xiàn)編纂進(jìn)行修改和查找，編纂成果可以直接向社會及受眾傳遞，從而有效的答案原件進(jìn)行保護(hù)；最后，有利于編纂成果更加廣泛的傳播，使社會檔案意識得以加強(qiáng)，現(xiàn)代信息技術(shù)改變了傳統(tǒng)編纂成果的傳播方式，且互聯(lián)網(wǎng)受眾多且范圍廣，通過互聯(lián)網(wǎng)傳播編纂成果，能夠使受眾更及時的了解到相關(guān)內(nèi)容，從而在極大程度上提高人們對檔案認(rèn)知的程度[1]。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在圖書館檔案管理中的可行性

對于圖書館檔案管理工作而言，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用是十分必要的，也是可能的。現(xiàn)代信息及時應(yīng)用在檔案文獻(xiàn)編纂中，需要有充分的物質(zhì)基礎(chǔ)和理論準(zhǔn)備。以往的檔案文獻(xiàn)編纂工作已有了比較成熟的理論，在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下，通過利用圓形的檔案文獻(xiàn)編纂的原理、內(nèi)容與原則，有利于檔案文獻(xiàn)編纂工作順利開展；相關(guān)部門通過加大對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，將大量的現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)用于檔案部門，各類管理系統(tǒng)應(yīng)用于日常檔案管理中，從而使機(jī)關(guān)檔案工作與文書工作的一體化管理系統(tǒng)的應(yīng)用逐漸實現(xiàn)；各地檔案館的檔案標(biāo)引逐漸實現(xiàn)自動化；互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或光盤技術(shù)在檔案信息的檢索和存貯中的應(yīng)用逐漸具有實質(zhì)性；多媒體技術(shù)應(yīng)用到我國計算機(jī)管理檔案中已進(jìn)入開發(fā)階段；電子復(fù)臺信息管理系統(tǒng)使檔案材料的存儲問題得以解決；檔案文獻(xiàn)編纂工作逐漸實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。

三、信息技術(shù)推進(jìn)檔案編纂工作方法實現(xiàn)智能化

當(dāng)前，檔案文獻(xiàn)編纂工作已經(jīng)基本實現(xiàn)了從手工工作向自動化階段的過度。未來其向著智能化方向不斷發(fā)展。智能化指檔案文獻(xiàn)編纂工作在選題、檔案查找和獲取、檔案信息處理與組織、檔案文獻(xiàn)編纂成果傳播等方面實現(xiàn)智能化，如：將社會檔案需求數(shù)據(jù)、社會關(guān)注焦點問題數(shù)據(jù)等作為基礎(chǔ)的信息源，采用大數(shù)據(jù)分析方式進(jìn)行輔助選題，借助智能化程度比較高的檔案管理系統(tǒng)和檔案知識發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)對檔案資源進(jìn)行檢索和獲取，借助自動識別與虛擬現(xiàn)實等技術(shù)對深入的加工與整理檔案文獻(xiàn)，知識發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)是檔案文獻(xiàn)編纂成果的主要形式，其能夠使受眾更加及時、更加方便的獲取和利用檔案材料與內(nèi)容。

四、檔案專題數(shù)據(jù)庫成為檔案編纂信息的主流載體

當(dāng)前，信息技術(shù)快速發(fā)展，社會文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)也發(fā)生了極大的改變，傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)編纂模式已無法滿足受眾的需求，利用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠使檔案材料以文本、圖片、視頻、動畫等形式表現(xiàn)出來，進(jìn)而使得能夠存儲數(shù)字化多媒體信息的多種電子文獻(xiàn)不斷增多，檔案專題數(shù)據(jù)庫成為檔案編纂信息的主流載體。

計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到信息存儲以后，會出現(xiàn)一種文獻(xiàn)形態(tài)——數(shù)據(jù)庫，其是一種新型的傳播載體與信息組織形式，其優(yōu)勢是：存儲量比較大、擴(kuò)展功能比較強(qiáng)、檢索方式比較靈活、信息傳遞更加快捷等，數(shù)據(jù)庫能夠?qū)Ａ康男畔⑦M(jìn)行儲存和處理，并為網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和檢索提供數(shù)字信息。檔案專題數(shù)據(jù)庫指由檔案館根據(jù)專題組織地檔案內(nèi)容信息而構(gòu)建的，其能夠?qū)n案館中經(jīng)過編纂處理可以公開的相關(guān)館藏信息進(jìn)行存儲，并為社會大眾提供全面的利用、檢索與服務(wù)。檔案專題數(shù)據(jù)庫是數(shù)字化的檔案匯編，是傳統(tǒng)檔案編纂成果在網(wǎng)絡(luò)時代的拓展；從當(dāng)前的技術(shù)手段角度看，檔案專題數(shù)據(jù)庫包括：文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、數(shù)值型數(shù)據(jù)庫、事實型數(shù)據(jù)庫，其中文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)庫是最為常見的。當(dāng)前檔案專題數(shù)據(jù)庫的種類和數(shù)量越來越多，如：當(dāng)人們點擊當(dāng)?shù)氐臋n案館網(wǎng)站，可以看到“專題特色庫”、“特色館藏”、“特色庫”等欄目，并能夠瀏覽到豐富多樣的專題數(shù)據(jù)庫。此外，多媒體技術(shù)能夠同時實現(xiàn)兩種以上的不同類型的信息媒體進(jìn)行存儲、獲取、編輯及展現(xiàn)，并能夠促進(jìn)檔案編纂信息傳播不斷發(fā)展。多媒體技術(shù)應(yīng)用到檔案文獻(xiàn)編纂工作中，及能夠?qū)⑽谋?、圖像、聲音、動畫、視頻等類型的單媒體檔案信息進(jìn)行整合，實現(xiàn)統(tǒng)一，并實現(xiàn)利用多種形式表現(xiàn)同一事物，使視聽上的綜合性得以實現(xiàn)[2]。

總而言之，現(xiàn)代信息技術(shù)有好的一面，也有壞的一面，其應(yīng)用于圖書館檔案管理工作中，對于檔案文獻(xiàn)編纂工作的發(fā)展具有挑戰(zhàn)又有機(jī)遇。將現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案文獻(xiàn)編纂工作是時代的趨勢，只有這樣做，才能夠有效的提高檔案文獻(xiàn)編纂工作的質(zhì)量和效率，更加及時、更加便捷為受眾提供檔案內(nèi)容，進(jìn)而提高其經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，促進(jìn)圖書館長遠(yuǎn)發(fā)展[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]霍妍.信息化時代下圖書館檔案管理工作問題與相關(guān)措施[J].黑龍江史志，2015，（13）：101.

[2]蔣貞慧.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].中國報業(yè)，2014，（12）：79-80.

[3]王珊.圖書館檔案管理中存在的問題以及解決策略[J].科教導(dǎo)刊（上旬刊），2013，（08）：237+239.

作者簡介：

郭曉（1977—），男，漢族，湖北浠水人，浠水縣衛(wèi)生學(xué)校，本科學(xué)歷，中級館員職稱，研究方向：檔案管理與學(xué)校教育管理。