淺談事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化策略

董通升

摘 要 檔案是企事業(yè)單位經(jīng)營決策的重要參考依據(jù)，檔案管理工作是各項工作順利運行的基礎(chǔ)。隨著社會的發(fā)展，我國事業(yè)單位檔案管理面貌有所改善，但是整體來看，事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理工作仍有待進一步優(yōu)化。本文結(jié)合事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀，提出了優(yōu)化事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的策略。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)狀 優(yōu)化策略

事業(yè)單位是我國行政服務(wù)體系的重要組成部分，規(guī)范化的檔案管理工作可以為事業(yè)單位發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)，事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理早已起步。不過，隨著社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案工作管理出現(xiàn)了許多新情況、新問題。在這樣的情形下，事業(yè)單位有必要進一步探索檔案規(guī)范化管理的新方法、新路徑，以促使檔案管理工作持續(xù)向前發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀

（一）制度有待完善

如今，我國已經(jīng)步入改革深水區(qū)，在國家建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展中，事業(yè)單位所承擔(dān)的任務(wù)越來越重。與此同時，事業(yè)單位產(chǎn)出、形成的檔案資料的數(shù)量也越來越多，事業(yè)單位規(guī)范化管理形勢緊迫。面對這樣的環(huán)境，傳統(tǒng)的檔案管理模式和策略已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位檔案管理工作的需要，事業(yè)單位必須在檔案規(guī)范化上做出更大的努力，以提高檔案規(guī)范化管理水平。但是，結(jié)合實際來看，許多事業(yè)單位至今對檔案管理工作仍存在錯誤的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作無法創(chuàng)造直接效益，根本不必在上面花費太多的精力。受此影響，許多單位的檔案管理制度、管理隊伍建設(shè)水平都較低。由于缺少制度規(guī)范和要求，真正能做到檔案規(guī)范化管理的事業(yè)單位非常少。

（二）設(shè)施簡陋，管理隊伍專業(yè)知識匱乏

信息技術(shù)的快速發(fā)展，為其在各行業(yè)的廣泛應(yīng)用提供了良好的條件。如今，在信息化浪潮的推動下，許多事業(yè)單位在檔案信息化管理上也取得了顯著成績。但是，受傳統(tǒng)“重經(jīng)營、輕管理”思想的影響，部分事業(yè)單位始終認(rèn)識不到檔案管理工作的重要性，單位檔案管理工作仍處于手工、人工的管理階段。由于單位在檔案管理上的投入有限，所以單位檔案管理設(shè)備嚴(yán)重老化，檔案室環(huán)境非常簡陋，許多珍貴的檔案資料都得不到有效保護，檔案破損、丟失等問題時有發(fā)生。有的事業(yè)單位雖然很早就踏上了檔案信息化管理之路，但是由于經(jīng)驗不足，人手短缺，檔案信息化管理水平較低，檔案信息化管理局限于檔案信息化加工和存儲等方面，檔案使用和共享信息化還有很長的一段路要走。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的策略

（一）完善檔案規(guī)范化管理制度

在信息社會，信息就是財富。檔案是一種寶貴的信息資源，它在事業(yè)單位的發(fā)展過程中起著重要的作用。而要想發(fā)揮檔案在事業(yè)單位經(jīng)營管理中的積極作用，事業(yè)單位必須對檔案管理工作給予高度重視，以制度的形式將檔案規(guī)范化管理固定下來。這就要求事業(yè)單位從檔案信息化管理制度建設(shè)入手，完善檔案規(guī)范化管理工作制度，就檔案收集、鑒定、歸檔、借閱、保密、復(fù)制、統(tǒng)計、管理和銷毀事項作出明確規(guī)范，為檔案規(guī)范化管理提供制度保障。然后，完善檔案工作崗位責(zé)任制，明確檔案部門、檔案員的職責(zé)和權(quán)限，嚴(yán)格檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案部門、檔案員認(rèn)真履行職責(zé)，做好檔案規(guī)范化管理工作。

（二）增強意識，提高服務(wù)水平

隨著社會發(fā)展與進步，事業(yè)單位的各項工作與檔案管理工作的關(guān)聯(lián)也會更加緊密。這也要求事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部、管理層站在發(fā)展的角度，給予檔案管理工作以高度重視和大力支持。首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部要樹立現(xiàn)代管理理念，增強檔案規(guī)范化管理意識，為檔案管理工作提供足夠的人力、物理和資源配備。其次，做好檔案管理領(lǐng)導(dǎo)工作，建立檔案管理隊伍，培養(yǎng)檔案管理人才梯隊，并就檔案部門的工作態(tài)度、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作目標(biāo)提出具體要求，定期對檔案管理工作進行檢測和指導(dǎo)，督促相關(guān)部門嚴(yán)格落實管理責(zé)任制，配合檔案部門做好檔案管理工作。再次，結(jié)合單位檔案管理工作實際，在單位范圍內(nèi)積極開展檔案宣傳教育工作，借助展板擺放、發(fā)放宣傳頁、集體活動等形式宣傳檔案管理工作的重要性，鼓勵檔案部門強化服務(wù)意識，積極探索檔案規(guī)范化管理途徑，拓寬檔案規(guī)范化服務(wù)路徑。最后，完善檔案管理考核機制，推動檔案工作朝著制度化、規(guī)范化方向不斷前進。

（三）改善檔案管理水平，提高檔案開發(fā)水平

如今，許多行業(yè)的信息開發(fā)和管理已經(jīng)進入了信息化時代，事業(yè)單位在檔案規(guī)范管理上也要以信息化為方向，制定信息化、電子化管理目標(biāo)，逐步提高檔案信息化管理水平。事業(yè)單位的檔案信息化管理要從檔案管理環(huán)境優(yōu)化做起，這就要求事業(yè)單位加大檔案管理資金投入，建立檔案信息化管理專項資金，實現(xiàn)?？顚Ｓ茫ㄔO(shè)專門的檔案室和檔案管理部門，為檔案管理工作配備專業(yè)的設(shè)備和器材，如檔案柜、專用微機、打印機、掃描儀、除濕器等等，并要求相關(guān)人員按照規(guī)定做好檔案室的防火、防盜、防潮、防蟲工作，防止檔案損壞或丟失。在此基礎(chǔ)上，檔案部門要加大內(nèi)部資源整合力度，充分利用信息技術(shù)進行檔案信息開發(fā)。與此同時，打破部門和地域限制，加強與其他信息部門的聯(lián)合，開發(fā)檔案檢索工具和檔案資源，互通檔案信息，通過信息化操作、結(jié)構(gòu)連接化實現(xiàn)檔案信息資源優(yōu)勢互補、資源共享目標(biāo)。

（四）重視檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理人員是事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理所依靠的主要力量，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，提高檔案管理水平，是事業(yè)單位檔案規(guī)范化發(fā)展的根本要求。因此，事業(yè)單位要重視和加強檔案管理隊伍建設(shè)，引進一批專業(yè)的檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理隊伍的年齡構(gòu)成、知識結(jié)構(gòu)；然后，改善檔案管理隊伍的薪資待遇，適當(dāng)提高他們的福利水平，為檔案管理隊伍提供晉升和發(fā)展空間；立足于單位內(nèi)部學(xué)習(xí)管理制度，針對檔案管理隊伍開展職業(yè)技能培訓(xùn)和思想政治教育，增強他們的服務(wù)能力、敬業(yè)意識和綜合素質(zhì)；同時，對檔案管理隊伍采取多元激勵制度，在檔案管理工作中堅決貫徹落實崗位責(zé)任制和績效考核制度，以提高檔案管理人員的工作熱情，為事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理工作注入無窮動力。

總之，在新的歷史時期，事業(yè)單位的檔案管理工作仍有待進一步發(fā)展和完善。事業(yè)單位必須強化檔案規(guī)范化管理意識，正視單位檔案規(guī)范化管理存在的問題，并通過規(guī)范化管理制度的完善、檔案信息化的開發(fā)和管理隊伍的建設(shè)，為檔案規(guī)范化管理營造良好的環(huán)境。

（作者單位為威海市文登經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會）

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