淺談人事檔案與人力資源開發(fā)

劉海梅

人事檔案是記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等信息的載體，是各單位合理用人、科學選人的重要基礎。從這個意義而言，人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分。換言之，要合理配置人力資源，最大限度地實現(xiàn)人力資源的價值，提高員工工作效率和企事業(yè)單位的經(jīng)濟效益，降低人力資源成本，就必須不斷完善人事檔案管理。之所以如此，一方面，在人力資源管理中，要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們的最大效力，就必須首先掌握每一個員工最真實、最全面的信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案，了解每個員工的全部歷史和全部工作經(jīng)歷，從而預測其發(fā)展?jié)摿Γ皶r發(fā)現(xiàn)人才，從而使各類人才揚長避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。另一方面，人事檔案還為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。例如，績效考核關系著員工的晉升和獎懲，決定著企事業(yè)單位對不同員工應該采取什么樣的培訓方法，給予多少的薪金等決策。在績效考核中，需要有大量的考核記錄作為依據(jù)。人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析，作出相應的決策，從而保證企事業(yè)單位決策的科學化、合理化。另外，人事檔案可以優(yōu)化人力資源，實現(xiàn)合理配置。人力資源配置是提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，隨著時間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況。人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人力資源的合理配置，從而對其進行科學管理，充分發(fā)揮人才的作用，促進部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，為企事業(yè)單位的發(fā)展合理地配置人力資源。

盡管人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，然而，在現(xiàn)代人力資源管理中，人事檔案的應用情況卻不盡如人意。主要表現(xiàn)：第一，人事檔案的作用逐漸弱化，在企業(yè)選才、用才、育才、激才、留才等方面，人事檔案未能發(fā)揮重要作用；第二，近年來，個人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學歷之風愈演愈烈，面對真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往無法進行有效的鑒別，只能被動接收信息；第三，人事檔案缺少時效性。人事檔案中的材料過于陳舊，都是對當事人歷史的記錄。在我國，人事檔案通常是5年整理一次。因此，已經(jīng)放入人事檔案且超過5年的材料不會再進行審核鑒定，而新放進去的材料也只是一些考核登記表、工資表等程式化的東西，而真正反映當事人近期動態(tài)情況的材料少之又少，人力資源管理部門無法從這些檔案中獲取有價值的信息。

鑒于目前人事檔案管理中存在的上述問題，我們認為，強化人事檔案的功能，使之更好地為人力資源的開發(fā)服務，就必須從以下幾方面入手：

一是充實檔案內(nèi)容，開發(fā)信息資源。在檔案管理中，收集、補充檔案材料是一項基礎性的工作，同時也是不斷豐富人事檔案內(nèi)容、提供優(yōu)質(zhì)服務、發(fā)揮檔案作用的前提與基本條件。檔案材料的收集和內(nèi)容的充實，應本著有利于提高檔案的使用價值，為促進人才成長服務的原則。同時，還應從現(xiàn)代企事業(yè)單位人力資源管理的需要和流動人員的特點出發(fā)，有針對性地充實檔案材料，突出員工的工作能力、專長、業(yè)績、任職、工作變動和誠信等方面的內(nèi)容，徹底改變以往檔案內(nèi)容單一、空洞、雷同和失真現(xiàn)象，確保檔案的全面、準確、動態(tài)和連續(xù)性。

二是規(guī)范檔案管理，強化人事檔案管理在人力資源管理中的作用。人事檔案作為檔案信息資源的重要組成部分，要有效開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)人事檔案的價值，發(fā)揮其作用，就必須對檔案進行規(guī)范化管理。流動人員人事檔案具有主體廣泛、職業(yè)種類繁多、檔案內(nèi)容繁雜的特點，因此在對其檔案的管理過程中，應著重就檔案材料的形成、檔案審核、檔案整理、檔案保管和檔案轉(zhuǎn)遞等方面制定翔實的規(guī)章制度和操作細則，加以規(guī)范運行，為檔案的有效利用奠定基礎。另外，隨著現(xiàn)代制度的建立，市場競爭的日益激烈，人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，改變服務模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟建設的最前沿，增強人事檔案的真實性。在具體的管理工作中，應在原有基礎上進行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴大存檔范圍，將個人可公開的信息分類儲備，建立人才數(shù)據(jù)庫，由專人動態(tài)管理，及時更新信息。對于較為重要的人員（如高管、專業(yè)技術人員）應更為詳盡地收集其個人信息。傳統(tǒng)的個人信息均為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，現(xiàn)代人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段擴展信息量，形成較為完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，為人力資源開發(fā)提供依據(jù)。

三是加強對人事檔案管理工作的支持。檔案管理現(xiàn)代化作為現(xiàn)代檔案工作發(fā)展的必然趨勢，往往離不開財力、人力和政策支持。要多渠道籌措資金，將檔案建設經(jīng)費列入部門預算，保障檔案管理工作的正常運行。同時，要將檔案管理現(xiàn)代化作為一項建設任務納入議事日程，制定檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃，有計劃、有步驟地推進人事檔案管理現(xiàn)代化。建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在注重保密的前提下，利用信息化技術，對檔案進行合理、靈活地開發(fā)利用，充分挖掘信息作用，把“死”檔案變成“活”資源，充分發(fā)揮其作用。

四是提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，切實抓好檔案管理人員的業(yè)務技能培訓。通過開展各種與檔案工作有關的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標準等規(guī)范性知識的培訓，以及檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。同時，檔案管理人員應利用其他一切機會學習現(xiàn)代檔案管理知識，以適應現(xiàn)代檔案管理工作的開展。增強全社會的檔案法制意識，為檔案工作的開展營造一個寬松、和諧的社會環(huán)境。

（作者單位為青海省紅十字醫(yī)院）