基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及完善策略

彭遠軍

摘 要 本文為了分析基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀并提出相關的完善策略，采用實際調(diào)查法對基層醫(yī)院2015年3月～2017年2月的檔案管理現(xiàn)狀進行了調(diào)查。就目前基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理存在利用率較低、管理制度不健全、檔案管理人員業(yè)務能力較低等問題。針對其中存在的問題，筆者認為應該切實加強檔案管理工作，比如建立完善的檔案管理制度、提高人員的業(yè)務素質(zhì)、強化檔案管理意識等，以此保證檔案管理工作的質(zhì)量。并得出結(jié)論：檔案管理是醫(yī)院管理工作中尤為重要的工作內(nèi)容，檔案管理工作中大量的檔案、信息、數(shù)據(jù)關系到醫(yī)院日常工作的開展。因此，醫(yī)院應該高度重視檔案管理工作，并采取有效的策略完善醫(yī)院檔案管理，以促進醫(yī)院日常工作的正常有序開展。

關鍵詞 基層醫(yī)院 檔案管理 現(xiàn)狀 完善策略

一、引言

醫(yī)院在日常各項工作中會產(chǎn)生大量的資料、信息、數(shù)據(jù)、文件等，這些資料包括病人資料、人事檔案、醫(yī)院信息、歷史資料等。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展和建設的寶貴資料。大量的資料信息必須通過系統(tǒng)的管理措施來進行資料保存、整合、利用等，所以醫(yī)院的檔案管理工作尤為重要。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，檔案管理工作的質(zhì)量和效率會直接影響醫(yī)院日常工作的開展。尤其是隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，再加上醫(yī)療機構(gòu)的不斷深入，醫(yī)院各項工作都朝信息化、科學化、制度化的方向發(fā)展，檔案管理工作也要順應發(fā)展趨向。在新形勢下，檔案管理工作面臨著更大的挑戰(zhàn)和考驗，就基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來看，其中還存在一些問題，所以，醫(yī)院應該高度重視檔案管理工作，并采取相應的策略來提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

二、檔案管理的現(xiàn)狀以及其中存在的問題

（一）缺乏對檔案管理的重視且檔案利用率較低

醫(yī)院的工作十分繁忙，因此對于檔案管理工作醫(yī)院并沒有給予高度重視，更多地側(cè)重于醫(yī)療和研究，由于檔案管理沒有得到相應的重視，所以在管理方面更容易出現(xiàn)問題。[1]再加上醫(yī)院中有些領導對檔案管理的認識存在一定的偏見，認為檔案管理是一項流于形式的工作，在諸多因素的影響下，檔案管理現(xiàn)狀并不樂觀。對于醫(yī)院而言，檔案是最原始、最真實的資料信息，在后續(xù)的各項工作中需要借助歷史的檔案資料來幫助工作開展。但就目前來看，很多醫(yī)院的檔案都存在缺失、遺漏的現(xiàn)象，不便于檔案查閱，久而久之，醫(yī)院檔案的利用率也比較低。檔案管理意義重大，無論是促進醫(yī)院發(fā)展還是了解醫(yī)院現(xiàn)狀，都必須通過檔案查閱，所以，檔案利用率較低的現(xiàn)狀非常不利于醫(yī)院發(fā)展。

（二）缺乏健全的檔案管理制度

在醫(yī)院管理中，醫(yī)院更側(cè)重于醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度的建立，而對于檔案管理制度的建立更多的是流于形式，醫(yī)院有些管理人員會認為檔案管理是一項軟工作，所以在制度建設上并沒有全面考慮。[2]對于一項管理工作而言，沒有完善的規(guī)章制度，那么工作的開展勢必會存在諸多問題。就目前檔案管理現(xiàn)狀來看，由于沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，很多醫(yī)院的資料都出現(xiàn)了遺漏入檔的現(xiàn)象。另外，由于沒有完善的管理制度，檔案管理工作人員普遍存在業(yè)務素質(zhì)低、工作熱情不高等現(xiàn)象，這些問題會直接影響醫(yī)院大量檔案的保存和管理。

三、基層醫(yī)院檔案管理的完善策略

（一）建立完善的檔案管理制度

想要促進檔案管理工作有效、有序地開展，提高工作質(zhì)量和效率，就必須建立健全檔案管理制度，利用制度來促進檔案管理工作的開展。檔案管理制度的建立首先要結(jié)合醫(yī)院實際的檔案管理情況，然后根據(jù)相關的《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》來制定一套科學、系統(tǒng)、適用的規(guī)章制度。[3]只有這樣，檔案管理工作才能更加有效地開展，并且最大限度避免檔案遺漏、丟失、破損等情況的發(fā)生。除此之外，還應該將檔案管理工作人員的工作情況納入績效考核制度中，通過考核制度來規(guī)范工作人員，更好地進行檔案管理工作。

（二）促進檔案管理信息化

隨著信息技術的不斷發(fā)展，如今在管理工作中通過利用計算機網(wǎng)絡信息技術，可以有效提高管理工作的效率和質(zhì)量。因此，基層醫(yī)院檔案管理工作也可以積極利用計算機網(wǎng)絡信息技術，促進檔案管理工作信息化、自動化、現(xiàn)代化。[4]醫(yī)院要加大檔案管理工作的資金投入力度，為檔案管理工作配備充足的管理設備，并定期組織工作人員進行學習。只有充分利用計算機網(wǎng)絡技術，才能有效促進檔案管理信息化，計算機網(wǎng)絡技術信息系統(tǒng)中涉及大量的功能，比如可以利用網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)快速查閱、檢索等。由此可見，信息化的檔案管理模式不僅可以提高檔案管理工作的效率，還可以提高檔案管理質(zhì)量和檔案利用率。

（三）加強檔案管理與醫(yī)療工作之間的銜接

就檔案管理工作與醫(yī)療工作之間的關系來看，檔案管理工作應該是為醫(yī)療工作提供服務、提供信息依據(jù)的一項工作。[5]在醫(yī)療業(yè)務中，很多工作都需要通過查閱檔案來開展，比如在對患者進行治療的過程中，醫(yī)護人員需要及時了解患者的病史，那么這就需要檔案管理工作者及時提供患者的檔案。要讓檔案管理工作能夠更好地為臨床、醫(yī)療、研究等工作服務，就必須加強檔案管理與醫(yī)療工作之間的銜接。比如醫(yī)院要結(jié)合檔案信息化的實際情況，及時更新信息化管理制度，對于新增的檔案必須及時上傳到信息系統(tǒng)中，以保證檔案與信息系統(tǒng)同步。[6]檔案管理工作可以根據(jù)醫(yī)療業(yè)務進行檔案分類，這樣當醫(yī)療工作需要檔案信息時，檔案管理者可以有針對性地進行檔案查找，第一時間為醫(yī)療工作提供檔案依據(jù)。另外，醫(yī)院要促進檔案信息資源共享，這樣就可以同時滿足醫(yī)療、研究、教學等工作的需求，檔案資源共享可以更好地為醫(yī)療工作提供便利。

四、結(jié)語

檔案管理是醫(yī)院管理工作中尤為重要的工作內(nèi)容，可以說檔案管理是醫(yī)院發(fā)展和建設的重要依據(jù)，如果檔案管理工作出現(xiàn)失誤，那么就會在很大程度上影響醫(yī)院各項工作的順利開展，甚至影響醫(yī)院的發(fā)展。因此，醫(yī)院應該充分認識到檔案管理工作的重要性，針對檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析和探討，切實改善其中存在的問題。同時，醫(yī)院應該采取有效的完善策略來提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，進而促進醫(yī)院各項工作有序開展。

（作者單位為仁壽縣祿加中心衛(wèi)生院）

參考文獻

[1] 張妍姝.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新策略探討[J].才智，2015（36）：254.

[2] 范瑩.基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及完善策略[J].蘭臺內(nèi)外，2016（02）：71.

[3] 范瑩.基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及完善策略探究[J].蘭臺內(nèi)外，2016（04）：53.

[4] 胡慶宏.基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析與對策[J].中國當代醫(yī)藥，2012（13）：153-154.

[5] 王愛麗.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析及其應對策略[J].辦公室業(yè)務，2017（01）：115.

[6] 李倬倩.醫(yī)院檔案管理中信息網(wǎng)絡化的應用分析[J].臨床醫(yī)學研究與實踐，2017 （13）：197-198.endprint