體檢檔案的信息化管理

辛強

摘 要 本文論述了電子檔案相對于紙制檔案，在檔案管理、信息資源利用等方面的優(yōu)勢，并結(jié)合具體的業(yè)務(wù)實例闡釋了信息化手段在體檢檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化 體檢

近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，許多政府或者公共部門均建立了電子政務(wù)系統(tǒng)，并為公民們提供了在線服務(wù)，這對數(shù)據(jù)處理的效率以及信息獲取的便捷性提出了更高的要求。作為紙質(zhì)檔案最大的使用群體，他們不得不對檔案的管理方式進(jìn)行革新，這也是電子檔案日漸成為主流管理模式的一大原因。在醫(yī)療領(lǐng)域，電子病歷也已經(jīng)成為個人健康檔案主要的儲存和應(yīng)用形式，并且隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，電子檔案將在檔案管理模式中扮演越來越重要的角色。

一、電子檔案的優(yōu)勢

（一）提高了檔案管理工作的效率

紙質(zhì)檔案全部依靠人工手寫記錄信息，與電子錄入相比速度較慢，且由于每個人的書寫質(zhì)量不同，會出現(xiàn)字跡難以辨認(rèn)的情況。此外，紙質(zhì)檔案的保存工作量巨大，需要對不斷增多的檔案進(jìn)行分類、排序、組卷和裝訂，同時還要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行防潮、防霉和防蛀處理。有些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案會出現(xiàn)紙張破損或者字跡辨認(rèn)不清的情況，需要對檔案進(jìn)行及時的整理備份，這種謄抄工作對于檔案管理人員來說也是一項巨大的工程。另外，還存在存儲占用空間大、消耗紙張多的問題。在工作過程中，若外來人員想查閱紙質(zhì)檔案，需要親自前往檔案室并取得相關(guān)部門的授權(quán)，流程煩瑣，且容易在查閱過程中造成檔案原件的損壞和丟失。

隨著計算機(jī)的普及，大多數(shù)人已經(jīng)可以熟練地操作計算機(jī)，通過電子錄入可以大大提高信息記錄的效率，且電子文字格式統(tǒng)一，不存在信息辨識的問題。目前一間機(jī)房的面積僅相當(dāng)于一間普通的檔案室，卻可以存儲成千上萬人的數(shù)據(jù)，而且計算機(jī)可以根據(jù)設(shè)定的備份策略定期自動備份，保證了體檢數(shù)據(jù)的完整性、安全性和連續(xù)性，完善了檔案體系的建設(shè)。另外，電子檔案系統(tǒng)可以在后臺為不同級別的用戶分配不同的權(quán)限，省去了煩瑣的審批手續(xù)，人們可以不受時間和地域的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問自己想查閱的檔案信息。

（二）提高了檔案信息的質(zhì)量和利用率

紙質(zhì)檔案在書寫過程中容易出現(xiàn)筆誤或者信息需要更新的情況，此時要么重新填寫檔案，要么在原檔案上直接修改，既耗費大量時間，也影響了檔案卷面的整潔。此外，利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計需要反復(fù)翻閱檔案原件，易造成磨損，且統(tǒng)計工作全部需要人工完成，工作量大、效率低下；統(tǒng)計工作僅能在小范圍內(nèi)進(jìn)行，很難做到大量數(shù)據(jù)的集中整理和區(qū)域性的數(shù)據(jù)整合。

而目前電子檔案的管理系統(tǒng)中多集成了拼寫和語法的自動校驗，以及對于數(shù)值型數(shù)據(jù)缺項漏項的自動報警提示，有利于數(shù)據(jù)錄入人員和檔案管理員及時發(fā)現(xiàn)問題和糾錯?？梢愿鶕?jù)實際需要，設(shè)置數(shù)據(jù)更新時自動備份原文件或者在后臺保留修改痕跡，這樣最新版檔案上雖然卷面整潔，但在必要時仍然可以調(diào)閱以往的檔案版本。此外，電子檔案可以做到集中存儲、信息共享，可以實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的整合和統(tǒng)計分析，形成區(qū)域性統(tǒng)計報告，還可以根據(jù)用戶的不同需求自定義統(tǒng)計條目，實現(xiàn)個性化統(tǒng)計分析。

二、體檢檔案的信息化管理

（一）中小學(xué)生健康體檢檔案管理

為更好地開展中小學(xué)生體檢信息采集、存儲、查詢、統(tǒng)計、分析和反饋的工作，我們建立了學(xué)生健康體檢信息管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)了中小學(xué)生健康體檢信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化管理。應(yīng)用電子健康檔案后，紙質(zhì)體檢表均是按照電子檔案錄入要求設(shè)計的，對常見的疾病和陽性體征以數(shù)字代碼替代，體檢醫(yī)生在查體過程中只需要記錄相應(yīng)的代碼，避免了手寫記錄且易于辨識。體檢結(jié)束后由專人以統(tǒng)一的格式錄入體檢結(jié)果，并上傳至全省的學(xué)生健康體檢信息管理系統(tǒng)。有條件的地區(qū)已經(jīng)實現(xiàn)了體檢醫(yī)生在移動終端實時錄入體檢結(jié)果和數(shù)據(jù)的實時上傳，無須再集中錄入結(jié)果，節(jié)省了人力和時間。全省的學(xué)生健康體檢信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫采取防病毒、防攻擊、防篡改、防癱瘓、防泄密措施，充分保證了體檢數(shù)據(jù)的安全。

體檢結(jié)果上傳至學(xué)生健康體檢信息管理系統(tǒng)后，由于系統(tǒng)對數(shù)值型的體檢數(shù)據(jù)定義了合理的賦值范圍，超出該范圍自動報警提示，如果因漏檢造成空項則會標(biāo)紅提示，上級管理部門也可以通過查詢功能及時發(fā)現(xiàn)問題，實現(xiàn)實時監(jiān)控。系統(tǒng)還可以自動讀取電子健康檔案中各項體檢指標(biāo)和結(jié)果，可以一鍵完成學(xué)校的統(tǒng)計分析和報表打印，并且可以自由組合統(tǒng)計變量，滿足不同的統(tǒng)計需求。此外，系統(tǒng)還可以根據(jù)電子健康檔案中不同的體檢結(jié)果，自動從后臺的模板中提取信息，形成有針對性的健康指導(dǎo)意見。通過對中小學(xué)生身體形態(tài)、生理機(jī)能和常見疾病三個方面的二十六項指標(biāo)的大數(shù)據(jù)分析，形成校級、區(qū)縣級、市級以及全省年度中小學(xué)生健康狀況報告，全面客觀地反映了山東省中小學(xué)生體質(zhì)健康和生長發(fā)育情況，為科學(xué)制定干預(yù)措施提供了依據(jù)。

（二）征兵體檢檔案管理

征兵體檢從體檢數(shù)據(jù)的采集、復(fù)檢、定兵、役前教育訓(xùn)練和退兵等多個環(huán)節(jié)全面實現(xiàn)了信息化管理，有了信息化系統(tǒng)的輔助，可以有效減少全人工操作帶來的誤差，并且可以做到嚴(yán)格的權(quán)限管控和信息溯源，保證了征兵工作的廉潔透明。體檢全程采用掃碼或者錄入體檢編號的形式定位應(yīng)征青年，所有體檢數(shù)據(jù)實時錄入并自動傳送到體檢站服務(wù)器，體檢管理系統(tǒng)設(shè)置了統(tǒng)一的體征詞條，減少了體檢醫(yī)生死記硬背體檢合格標(biāo)準(zhǔn)的壓力，系統(tǒng)還可以根據(jù)詞條智能生成體檢結(jié)論，節(jié)省了體檢時間，規(guī)范了體檢程序，提高了工作效率。同時，征兵信息化管理系統(tǒng)還具有校驗糾錯、跟蹤修改痕跡等功能，可有效防止暗箱操作，進(jìn)一步落實了廉潔征兵的要求。此外，通過系統(tǒng)的查詢統(tǒng)計功能，還可以實時了解各崗位醫(yī)生的體檢進(jìn)度以及對陽性體征的把握尺度，當(dāng)體檢負(fù)責(zé)人、主檢發(fā)現(xiàn)某一項目當(dāng)日不合格率偏高或偏低時，可及時到現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo)，做到過程管理，檢中質(zhì)控，及時實現(xiàn)錯誤糾正。每日體檢結(jié)束后，還可一鍵生成日統(tǒng)計報表、累計統(tǒng)計報表、兵種合格報表、不合格原因分類報表等，也可根據(jù)需求自定義查詢。

（三）入職體檢檔案管理

應(yīng)用電子檔案和信息化管理系統(tǒng)，改變了以往紙質(zhì)檔案帶來的統(tǒng)計困難和信息無法共享的弊端。高校畢業(yè)體檢、研究生入學(xué)體檢以及入職體檢的電子健康檔案將實現(xiàn)信息互享，只要進(jìn)行體檢的醫(yī)療機(jī)構(gòu)符合資質(zhì)要求，且兩次體檢之間不超過規(guī)定時限，將實現(xiàn)體檢結(jié)果互認(rèn)。這不僅避免了反復(fù)體檢時個別體檢項目對體檢者身體的傷害，也減少了醫(yī)療資源的浪費和醫(yī)療費用的支出。此外，所有體檢結(jié)果上傳至信息管理系統(tǒng)后，醫(yī)療機(jī)構(gòu)、體檢者和用人單位均可以進(jìn)行查閱，避免了擅自修改體檢數(shù)據(jù)和偽造體檢表等不誠信問題，進(jìn)一步保證了體檢結(jié)果的真實性和體檢質(zhì)量。

檔案的電子化不僅是檔案管理的一種革新，也是工作模式的一大轉(zhuǎn)變，這就需要檔案管理者打破固有的思維模式，適應(yīng)新流程，加快學(xué)習(xí)和研究的步伐，全面提高檔案的信息化管理水平。

（作者單位為山東省體檢辦公室）endprint