政府投資主體下業(yè)主單位工程檔案管理體系研究

于立華

摘 要 本文針對(duì)政府投資主體下業(yè)主單位工程項(xiàng)目管理特點(diǎn)，創(chuàng)新性地提出“統(tǒng)一歸檔、專(zhuān)人管理；雙崗?fù)?zé)、各司其職；全員參與、全員負(fù)責(zé)”的工程項(xiàng)目檔案管理體系，以期進(jìn)一步強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，完善管理體系，明確管理流程，建立長(zhǎng)久有效的管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞 政府投資 主體工程項(xiàng)目 業(yè)主單位 雙崗?fù)?zé) 檔案管理

一、政府投資主體下業(yè)主單位工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理工作至關(guān)重要，而且檔案管理、工程項(xiàng)目檔案管理都不乏法律制度、規(guī)章規(guī)范的制約，如《中華人民共和國(guó)檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等，但在實(shí)際工作中，工程項(xiàng)目檔案管理尤其是政府投資主體下業(yè)主單位的工程項(xiàng)目檔案管理往往存在著這樣或那樣的問(wèn)題。

第一，由一名或多名專(zhuān)職工程檔案管理人員，對(duì)整個(gè)單位所有工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。這種方式看上去是最佳的管理方式，但也存在著很大的弊端。一是工程項(xiàng)目檔案管理不同于普通的檔案管理，它要求專(zhuān)職檔案管理人員具有一定的工程管理經(jīng)驗(yàn)，只有了解整套工程項(xiàng)目管理流程，知曉分管范圍內(nèi)工程檔案涉及的工程項(xiàng)目具體情況，才能保證工程項(xiàng)目檔案具有明晰性、完整性、可靠性及可用性。二是即便進(jìn)行了基本培訓(xùn)，工程管理變數(shù)很大，專(zhuān)職檔案管理人員與項(xiàng)目工程師之間的信息稍不對(duì)稱(chēng)，都會(huì)有損工程項(xiàng)目檔案的明晰與完整。

第二，由各項(xiàng)目工程師或其助手對(duì)所管項(xiàng)目工程檔案進(jìn)行全面統(tǒng)一管理。工程項(xiàng)目檔案的逐一出現(xiàn)反映了工程項(xiàng)目的進(jìn)度。筆者認(rèn)為這種管理方式符合“經(jīng)手負(fù)責(zé)制”，具有責(zé)權(quán)統(tǒng)一的特點(diǎn)。項(xiàng)目工程師或其助手對(duì)于工程項(xiàng)目全過(guò)程具有絕對(duì)的知情權(quán)和發(fā)言權(quán)，文檔資料必經(jīng)其手，收集整理工作順理成章、得心應(yīng)手，全盤(pán)掌握、統(tǒng)一管理，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目管理工作意義重大。因而，這種管理方式具有很強(qiáng)的科學(xué)性。

二、政府投資主體下業(yè)主單位“雙崗?fù)?zé)”的工程項(xiàng)目檔案管理體系

工程項(xiàng)目檔案管理工作不同于普通的檔案管理，政府投資主體下業(yè)主單位的工程項(xiàng)目檔案管理也不同于施工企業(yè)及其他業(yè)主單位的工程檔案管理，要想切實(shí)抓好這項(xiàng)工作，全員參與勢(shì)在必行。明確各自責(zé)任，不推諉、不扯皮、分工協(xié)作，本著“統(tǒng)一歸檔，專(zhuān)人管理；雙崗?fù)?zé)，各司其職；全員參與，全員負(fù)責(zé)”的方針，結(jié)合具體工作實(shí)際，提出“雙崗?fù)?zé)”的工程項(xiàng)目檔案管理體系。

（一）體系建立

設(shè)立檔案室管理員及各工程項(xiàng)目資料管理員兩個(gè)崗位，共同對(duì)項(xiàng)目工程檔案負(fù)責(zé)。這樣既符合工程項(xiàng)目復(fù)雜性的特點(diǎn)，又符合專(zhuān)人管理的原則。政府投資主體下業(yè)主單位工程項(xiàng)目檔案管理“雙崗”設(shè)置如圖1所示。

崗位一：工程項(xiàng)目資料管理員對(duì)所管工程項(xiàng)目的全部檔案負(fù)責(zé)，承擔(dān)收集、整理、歸檔的職責(zé)，并協(xié)同檔案室管理員共同完成檔案的查閱、借閱、歸還工作。崗位二：檔案室管理員類(lèi)似于倉(cāng)庫(kù)保管員，承擔(dān)整體把握、鑰匙掌管、區(qū)域劃分、各項(xiàng)檔案目錄與實(shí)際文檔核對(duì)一致的職責(zé)，并協(xié)同工程項(xiàng)目資料管理員共同完成檔案的查閱、借閱、歸還工作。這種崗位職責(zé)的劃分具有“搭接焊”的優(yōu)點(diǎn)，以高保險(xiǎn)的方式保障了工作銜接過(guò)程的無(wú)間斷性。政府投資主體下業(yè)主單位工程項(xiàng)目檔案管理“雙崗”職責(zé)范圍示意情況如圖2所示。

（二）體系運(yùn)行

工程項(xiàng)目資料管理員負(fù)責(zé)收集、整理工程項(xiàng)目管理全過(guò)程的文檔資料，并對(duì)任期內(nèi)的資料管理工作負(fù)責(zé)。項(xiàng)目資料管理工作以工程項(xiàng)目為主線進(jìn)行，輔以其他形式，本著誰(shuí)經(jīng)手誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，具體問(wèn)題具體分析。

對(duì)于已形成的檔案資料，由各項(xiàng)目資料員整理、歸檔。由于各項(xiàng)目工程師或項(xiàng)目資料員所管項(xiàng)目不同，工作間歇時(shí)間也不一樣，因此各項(xiàng)目工程師及資料員可以自行安排時(shí)間，整理各自的資料，如需統(tǒng)一協(xié)作，則自行商討時(shí)間及工作安排。

對(duì)于新增文件檔案資料的歸檔問(wèn)題，本著集中管理、提高效率的原則，由各項(xiàng)目工程師及資料員整理、存放，于每月固定日期與檔案室管理員共同歸檔于檔案室，同時(shí)共同更新各項(xiàng)文件目錄，其他時(shí)間不進(jìn)行歸檔工作，如遇特殊情況另作安排。

關(guān)于檔案的查閱、借閱工作。檔案室不是圖書(shū)館、閱覽室，檔案資料的查閱、借閱工作本著檔案室能不動(dòng)盡量不動(dòng)的原則進(jìn)行，否則大量的查閱、借閱工作既增加了無(wú)效的工作量，又很難保證檔案資料的齊全、完整。建議各項(xiàng)目工程師及資料員提前做好數(shù)據(jù)整理以及部分資料備份工作，因?yàn)檫@些并非無(wú)意義的工作，對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的意義重大。如確需借出檔案室文件資料，需要借出經(jīng)手人及檔案室管理員共同填寫(xiě)《檔案借出登記表》，嚴(yán)格執(zhí)行借出、歸還登記手續(xù)。

三、長(zhǎng)效機(jī)制

隨著工程項(xiàng)目的逐漸增多，單位內(nèi)的項(xiàng)目工程師人員數(shù)量有限，項(xiàng)目工程師或工程項(xiàng)目資料員的工作量日益加大，為控制工作量，保證各項(xiàng)工作質(zhì)量，需建立長(zhǎng)效機(jī)制。

培養(yǎng)一名項(xiàng)目工程師很難，但培養(yǎng)一名工程項(xiàng)目資料管理員則很容易。建立與工程項(xiàng)目增多進(jìn)度相匹配的漸進(jìn)式人員逐級(jí)培養(yǎng)、逐級(jí)增長(zhǎng)機(jī)制，即隨著工程項(xiàng)目的增多而增加人員，首先培養(yǎng)其成為既有項(xiàng)目或新增項(xiàng)目的工程項(xiàng)目資料管理員，若是既有工程項(xiàng)目資料管理員，需以交接手續(xù)進(jìn)行交接。

四、結(jié)語(yǔ)

“雙崗?fù)?zé)”的工程項(xiàng)目檔案管理體系，在管理方法上具有科學(xué)性，在實(shí)際操作上具有可行性，在后續(xù)發(fā)展上具有持續(xù)性，相信對(duì)于政府投資主體下業(yè)主單位的工程項(xiàng)目檔案管理工作具有可借鑒的價(jià)值。另外，由于工程項(xiàng)目管理體制及側(cè)重點(diǎn)不同，本文提出的“雙崗?fù)?zé)”的工程項(xiàng)目檔案管理體系，僅適用于政府投資主體下的業(yè)主單位，對(duì)其他業(yè)主單位或施工單位不具有適用性。

（作者單位為黃驊市交通運(yùn)輸局）

參考文獻(xiàn)

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