淺談檔案的保護和利用

趙煥華

摘 要 在我國現(xiàn)代事業(yè)不斷發(fā)展的過程中，各行各業(yè)對檔案的利用越來越頻繁。當代社會在發(fā)展科學技術(shù)的同時，也將信息化手段應用于檔案的保護和利用，因此當前的檔案事業(yè)在開展過程中就需要遵循更高的要求。本文主要通過對檔案保護和利用之間關(guān)系的闡述，討論檔案保護的重要意義，并且對檔案保護和利用的措施進行簡要分析。

關(guān)鍵詞 檔案保護 檔案利用 研究

《中華人民共和國檔案法》中明確要求，在利用檔案保存和查詢信息的過程中需要對其進行保護，并且利用得當?？梢姡瑱n案的保護和利用對于各行業(yè)來說非常重要。法律將檔案的保護和利用聯(lián)系起來，主要是由于部分企業(yè)在利用檔案的過程中忽視了檔案保護的重要性，因此需要制定明確的規(guī)章制度約束其利用檔案的行為，保證企業(yè)能夠嚴格開展檔案的保護工作，從而在利用檔案的過程中不出現(xiàn)差錯。

一、糾正重利用輕保護的傾向

很多企業(yè)在利用檔案的過程中會忽視對檔案的保護，導致檔案信息出現(xiàn)缺失，這會使其在利用檔案的過程中得到錯誤信息，失去檔案利用的作用。檔案保護是貫穿于整個檔案工作過程中的一項重要任務，在開展這項工作的過程中工作人員需要加強理論知識和專業(yè)技術(shù)能力，擔負檔案保護的責任。部分檔案工作人員認為只有在利用檔案信息的過程中，檔案的存在才是有意義的，因此其在工作過程中經(jīng)常表現(xiàn)出漫不經(jīng)心、粗心大意的工作態(tài)度，導致檔案保護工作難以開展。

檔案工作人員重利用、輕保護的工作態(tài)度還體現(xiàn)在檔案的運輸、接收、整理及修復等過程中，甚至由于檔案工作人員對檔案保護的忽視，導致其在利用檔案的過程中出現(xiàn)檔案損壞現(xiàn)象。對于任何行業(yè)來說，檔案都是充當原始憑證的重要材料，一旦檔案保護不到位，則很容易導致檔案信息的缺失，給企業(yè)造成無法彌補的損失。因此，在開展檔案工作的過程中，檔案工作人員要糾正重利用、輕保護的工作態(tài)度，認識到檔案保護的重要性，只有保證檔案保護工作的質(zhì)量，才能為檔案利用提供條件。

二、檔案保護的目的是為了更好地利用

檔案保護和利用有密切的聯(lián)系，在保護檔案的過程中，檔案工作人員需要認識到保護檔案是為了完善檔案信息，使其能夠得到更好的利用，發(fā)揮檔案的作用。在利用檔案的過程中可以解決企業(yè)的問題，甚至還能夠為管理者的決策提供參考和依據(jù)，從而提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。在利用檔案的過程中，借閱者需要使用較多的材料，并且要復制文件，因此檔案工作者就需要熟練應用復制技術(shù)，在保護檔案的同時滿足借閱者的合理要求，使檔案保護和利用能夠發(fā)揮其最大的價值。

三、做好檔案的保護和利用工作

（一）增強檔案意識

檔案工作人員在開展檔案保護工作的過程中，需要增強檔案意識，加強檔案保護和合理利用的宣傳。檔案保護人員身兼檔案管理人員，其在開展檔案保護工作的過程需要對檔案利用者的行為進行監(jiān)督管理。部分工作人員在利用檔案查閱信息的過程中存在不良習慣，在翻閱的過程中會沾口水，檔案工作人員就需要對這部分人進行提醒，嚴重者需要接受相應的懲罰。檔案工作人員要加強正確利用檔案的宣傳力度，要求工作人員及時歸還檔案，并且不能泄露檔案信息和相關(guān)內(nèi)容。部分工作人員在利用檔案的過程中會造成紙張破損、信息更改等，這就要求檔案工作人員認真檢查被利用的檔案是否完整，根據(jù)檔案利用登記簿查詢破壞檔案的工作人員名單，如果發(fā)現(xiàn)檔案存在破損現(xiàn)象，則應該及時報告給管理人員或者企業(yè)領導。在檔案管理過程中有部分檔案的利用率較高，為了保證檔案的完整性和整潔性，檔案工作人員需要定期對其進行除塵和消毒。

（二）充分利用工具

筆者在前文提到檔案工作人員需要對部分利用率較高的檔案進行消毒處理，這是檔案保護的重要措施。但是在實際的檔案保護過程中，部分企業(yè)并沒有設立檔案消毒間，導致檔案的保護工作難以開展。很多企業(yè)保存檔案的方案密封效果不佳，在保護檔案的過程中難免使其隨著時間的流逝而受損，因此檔案工作人員要充分利用工具保護檔案。檔案保護的關(guān)鍵不僅在于其入庫過程中，在入庫之前檔案工作人員還應該對檔案進行除塵。為了防止檔案由于長時間放置而被腐蝕，應該將其放置在密封性良好的房間中消毒一段時間，這樣可以使得檔案與污染物隔絕，在完成消毒之后，再將檔案入庫保存。

（三）開展計算機管理工作

當前，我國的計算機技術(shù)應用范圍在不斷擴大，檔案工作人員在進行檔案保護和利用的過程中可以利用計算機開展管理工作。檔案工作人員可以將檔案的借閱情況錄入計算機中，登記借閱者的姓名、檔案名稱及借閱日期和應當歸還檔案的日期，做好檔案管理工作。對于利用率較高的檔案，可以進行復印，保證借閱者能夠利用其需要的檔案，提高檔案利用工作質(zhì)量，還能夠保護檔案原件。對于利用率較低的檔案，工作人員也需要定期對其紙張和內(nèi)容的完整性進行檢查，制定檔案保護措施，全面提升檔案保護和利用的實效性。

（四）提升檔案人員的應變能力

部分企業(yè)或者部門會發(fā)生突發(fā)事件，從而給檔案造成一定程度的損失，因此企業(yè)需要提高檔案工作人員的應變能力。檔案工作人員需要針對檔案的特點制定嚴密的保護措施，加強對檔案保護的重視程度，在利用檔案的過程中也需要增強應對突發(fā)事件的能力。對于可能發(fā)生的自然災害，檔案工作人員要制定緊急處理方案，企業(yè)也要開展受災預防實踐演習，切實提升檔案工作人員的應變能力，從而保證檔案保護和利用的有效性。

四、結(jié)語

檔案保護和利用是相輔相成的，檔案工作人員在利用檔案的過程中要加強對檔案的保護，要求借閱者遵守檔案利用規(guī)定，保證檔案的完整性，并且定期對檔案進行檢查、除塵、消毒等，使檔案能夠發(fā)揮最大的效用。

（作者單位為中山市環(huán)境保護局東鳳分局）

參考文獻

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