人事檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)經(jīng)驗(yàn)淺談

徐煉

摘 要 人事檔案是對(duì)人事活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)個(gè)人的生活與工作軌跡有著極為重要的作用。但是隨著新的市場(chǎng)形勢(shì)的不斷擴(kuò)大以及社會(huì)管理內(nèi)容要求的提高，需要加快人事檔案目標(biāo)管理方法的更新升級(jí)，以適應(yīng)當(dāng)下人事管理的工作需求。本文從人事檔案管理的目標(biāo)入手，著重探討其管理的經(jīng)驗(yàn)、方法，以期為各位讀者提供參考。

關(guān)鍵詞 人事檔案 目標(biāo)管理 達(dá)標(biāo)經(jīng)驗(yàn) 淺談

人事檔案的管理工作直接關(guān)系到個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、思想水平、工作情況以及是否接受過(guò)獎(jiǎng)懲與處罰。這些記錄內(nèi)容不僅是個(gè)人資料信息的直觀反映，同時(shí)對(duì)于人才選拔與培養(yǎng)，以及個(gè)人管理也有著極為重要的作用。據(jù)此，筆者針對(duì)人事檔案目標(biāo)管理中的達(dá)標(biāo)經(jīng)驗(yàn)所進(jìn)行的方法分析也具有深刻的現(xiàn)實(shí)意義。

一、人事檔案目標(biāo)管理的相關(guān)概述

（一）人事檔案管理工作的內(nèi)容

人事檔案的管理工作指的是將人事檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用。該項(xiàng)工作既是個(gè)人經(jīng)歷的真實(shí)寫(xiě)照，同時(shí)這些檔案資料也如實(shí)反映了個(gè)人的德才表現(xiàn)，通過(guò)這種以個(gè)人為單位進(jìn)行組合，對(duì)匯集的資料文件進(jìn)行管理從而以備考察。

對(duì)人事檔案進(jìn)行管理所需要達(dá)到的目的主要有以下幾個(gè)：其一，能夠?qū)C(jī)密檔案進(jìn)行保護(hù)，妥善的檔案資料保管不僅能夠防止機(jī)密與隱私的泄漏，并且這種保護(hù)性要求也能夠?yàn)閭€(gè)人的工作開(kāi)展提供更好的保障。其二，人事檔案的管理工作中也涉及對(duì)于專(zhuān)項(xiàng)檔案的提供使用，而這種科學(xué)化、合理化的管理方式也能夠?yàn)闄n案的使用提供便利。檔案的保護(hù)與利用是緊密聯(lián)系的，只有實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化的人事檔案管理，才能提升利用檔案資料的效率。其三，人事檔案的管理能夠?qū)n案材料起到防止損壞與丟失的效用，這也是檔案管理的基礎(chǔ)性任務(wù)。

（二）人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

當(dāng)前的人事檔案管理工作具有一系列的特征，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)主要有以下幾方面的表現(xiàn)：

第一，人事檔案的管理工作具有明顯的信息化發(fā)展趨勢(shì)。這些巨大的變化概括來(lái)說(shuō)主要有以下幾方面內(nèi)容：其一，人事檔案的整編質(zhì)量獲得了極大的提高；其二，人事檔案的綜合信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)情況也具有了一定的規(guī)模；其三，人事檔案管理人員的素質(zhì)得到了大幅提升；其四，人事檔案管理中所使用的硬件設(shè)備也達(dá)到了先進(jìn)的配套標(biāo)準(zhǔn)。

第二，雖然人事檔案在朝著更好的方向發(fā)展，但是從現(xiàn)階段來(lái)看，也存在一些明顯的問(wèn)題，概括來(lái)說(shuō)主要有以下幾個(gè)方面：其一，在硬件設(shè)備的使用過(guò)程中，其巨大的工作效用并未得到充分的發(fā)揮，關(guān)于硬件或軟件的使用上存在利用效率較低的問(wèn)題；其二，雖然人事檔案管理人員的素質(zhì)獲得了提升，但是在管理隊(duì)伍中仍舊缺乏復(fù)合型的專(zhuān)業(yè)人才；其三，信息系統(tǒng)中關(guān)于數(shù)據(jù)庫(kù)的配套問(wèn)題完成度較差，尤其是面臨一些動(dòng)態(tài)信息時(shí)容易出現(xiàn)跟蹤信息不夠及時(shí)的情況；其四，人事檔案在實(shí)現(xiàn)信息化的過(guò)程中面臨信息安全與隱私保密等難題。

二、人事檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)的經(jīng)驗(yàn)方法

要達(dá)成人事檔案管理的預(yù)期目標(biāo)，簡(jiǎn)要概括起來(lái)應(yīng)當(dāng)從以下幾方面予以把握：

第一，做好人事檔案系統(tǒng)的目標(biāo)規(guī)劃工作，建立起一套更加完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，要對(duì)安全保密的管理工作加大監(jiān)管力度。與此同時(shí)，還要在以下幾方面加強(qiáng)注意。其一，要對(duì)人事檔案的工作者進(jìn)行安全保密方面的思想教育與技能培訓(xùn)，通過(guò)業(yè)務(wù)講座、專(zhuān)家指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)交流等多種方式，實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)、提高安全管理工作能力；其二，建立健全各項(xiàng)安全管理制度，人事檔案的相關(guān)部門(mén)不僅要遵守國(guó)家頒布的計(jì)算機(jī)信息中各項(xiàng)涉及安全密保的法律，同時(shí)還要結(jié)合本部門(mén)實(shí)際制定更加細(xì)致的管理?xiàng)l例，從而使整個(gè)安全管理工作做到有法可依。

第二，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的信息分類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)，做好人事檔案的精確管理。伴隨著信息技術(shù)的飛躍式發(fā)展以及多媒體等現(xiàn)代化技術(shù)的普遍運(yùn)用，人事檔案的管理工作也迎來(lái)了較好的改革機(jī)遇。不僅人事檔案信息化管理的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件得到了很好的開(kāi)發(fā)，同時(shí)人事檔案的信息化也成為考核檔案室“達(dá)標(biāo)升級(jí)”中的重要指標(biāo)。而要做好信息數(shù)據(jù)庫(kù)的專(zhuān)門(mén)分類(lèi)，還需要建立起人事檔案的分類(lèi)條目、建成專(zhuān)項(xiàng)的數(shù)字檔案庫(kù)、完善辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容以及人事信息的綜合數(shù)據(jù)分析庫(kù)等。只有實(shí)現(xiàn)了管理系統(tǒng)的逐步細(xì)化，才能對(duì)于辦公中的各項(xiàng)流程予以明晰，進(jìn)而確保各項(xiàng)管理工作能夠落到實(shí)處。

第三，將提高檔案質(zhì)量作為人事檔案管理的重要任務(wù)之一。人事檔案所對(duì)應(yīng)的身份個(gè)體是極為重要的，并且這種必要性會(huì)伴隨其人生歷程。人事檔案的數(shù)量較為龐大，所以讓人事檔案管理制度更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、清晰化也應(yīng)成為人事檔案管理的內(nèi)在要求。為了達(dá)到高效管理的要求，所整理好的人事檔案必須使時(shí)間、質(zhì)量、效率等方面都能夠得到保證。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是對(duì)于所有入庫(kù)的檔案要確保其基本“品質(zhì)”，在對(duì)檔案進(jìn)行審查的過(guò)程中收集的資料必須準(zhǔn)確、完整，然后對(duì)于匯集后的資料還要認(rèn)真細(xì)致地予以記錄，并確保人事檔案中的材料相對(duì)齊全。針對(duì)仍有缺漏的資料要做好材料檔案的收集工作，并建立好有關(guān)網(wǎng)絡(luò)收集、聯(lián)系制度以及同組織聯(lián)絡(luò)人員確定聯(lián)系途徑的暢通。經(jīng)過(guò)上述的嚴(yán)格審查后，記錄入庫(kù)的人事檔案具備了規(guī)范、統(tǒng)一、完整、實(shí)用、美觀、便利、精煉以及條理清晰等特點(diǎn)。當(dāng)工作人員要對(duì)人事檔案進(jìn)行信息查找時(shí)，這種人事檔案不僅能夠?yàn)闄n案工作提供極大的便利，同時(shí)也大大延長(zhǎng)了人事檔案的使用壽命，切實(shí)提高了檔案的質(zhì)量水平。

第四，完善人事檔案管理人員的培養(yǎng)路徑，從而打造一支綜合素質(zhì)較高的管理隊(duì)伍。人事檔案不能完全依賴(lài)智能化管理，其管理工作最終還要落實(shí)到人員行動(dòng)中來(lái)，所以一支綜合素質(zhì)能力強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)能夠幫助人事檔案的管理工作同信息資源實(shí)現(xiàn)整合。要加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，就需要在培養(yǎng)管理人員素質(zhì)能力的過(guò)程中將更高的素質(zhì)要求作為首要任務(wù)來(lái)抓。

三、結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)人事檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)的經(jīng)驗(yàn)研究，有利于檔案管理人員直接吸收先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，并加以推廣普及，從而促進(jìn)人事檔案管理目標(biāo)的達(dá)成。同時(shí)，這些有益經(jīng)驗(yàn)的落實(shí)對(duì)于切實(shí)保障人事檔案效用的發(fā)揮以及提高管理工作效率存在重要的意義。因?yàn)橹挥胁粩鄰?qiáng)化對(duì)人事檔案管理方法的探索，并將尋求到的方法投入到實(shí)踐中，才能促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)獲得更好的發(fā)展。

（作者單位為貴州省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開(kāi)發(fā)局一O六地質(zhì)大隊(duì)）

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