衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理及電子化應(yīng)用

徐寧蕾

摘 要 隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代化、科技化、電子化時代的到來，我國各行各業(yè)的工作逐步向電子化轉(zhuǎn)變。我國的衛(wèi)生事業(yè)單位是城鄉(xiāng)的基礎(chǔ)設(shè)施，是人們身體安全的保障，其事業(yè)單位的人事檔案較其他檔案相比具有較大的利用價值與保存價值。在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理是企業(yè)行政管理的重要內(nèi)容，是單位任用人員的重要依據(jù)，也是人事工作者做好本職工作的關(guān)鍵。[1]信息時代的發(fā)展，作為時代發(fā)展重要體現(xiàn)的電子人事檔案逐漸應(yīng)用于各大企業(yè)中，大大減少了檔案管理人員的業(yè)務(wù)量，提高了人員工作效率，增加了人事檔案管理的精確度。本文主要分析了電子檔案在衛(wèi)生事業(yè)單位的應(yīng)用，體現(xiàn)了我國檔案管理的發(fā)展與壯大。

關(guān)鍵詞 衛(wèi)生事業(yè)單位 人事檔案管理 電子化應(yīng)用

一、前言

社會的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據(jù)，是干部晉級職稱、升職加薪的主要根據(jù)。[2]在衛(wèi)生事業(yè)單位中，加強(qiáng)電子化人事檔案的管理是加強(qiáng)行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術(shù)在人事管理中的應(yīng)用，提高檔案管理的效率，體現(xiàn)電子信息化技術(shù)的價值，值得探討。

二、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

在人事檔案管理的過程中，因?yàn)闄n案具備一定機(jī)密性與專業(yè)性，人事部門應(yīng)重視人事檔案并加強(qiáng)管理，及時解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。在衛(wèi)生事業(yè)單位中，因?yàn)槿藛T調(diào)動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛(wèi)生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛(wèi)生事業(yè)單位人員的流動性較強(qiáng)等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進(jìn)行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續(xù)配備不齊全、手續(xù)不完備等問題。

某些醫(yī)院注重藥物管理工作，注重對醫(yī)生、護(hù)士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫(yī)院負(fù)責(zé)人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現(xiàn)疏漏，直接導(dǎo)致了醫(yī)生升職時評判的片面性，導(dǎo)致某些優(yōu)秀醫(yī)生對醫(yī)院不滿而出現(xiàn)跳槽等現(xiàn)象，幸好醫(yī)院管理者及時認(rèn)識到問題的嚴(yán)重性，加強(qiáng)對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫(yī)院的各方人事調(diào)動以及醫(yī)生升職等提供重要依據(jù)，醫(yī)院也因此而更上一層樓。

三、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人員不足現(xiàn)問題突出

在我國多數(shù)地區(qū)的衛(wèi)生事業(yè)單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部醫(yī)生、護(hù)士以及其他部門人員來講人數(shù)可忽略不計。在一些較小的衛(wèi)生事業(yè)單位中，多數(shù)人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠?qū)Ｗ?。多?shù)人事部門的檔案材料無人整理、無人監(jiān)督，甚至出現(xiàn)人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。

（二）人員業(yè)務(wù)技能水平普遍偏低

嚴(yán)格來講，人事檔案管理工作是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，其對閱卷的規(guī)范、閱卷質(zhì)量等要求較高。多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位因?qū)θ耸鹿芾矸矫娴牟恢匾?，?dǎo)致人事部門人員變動較為頻繁，導(dǎo)致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術(shù)水平不足，后期亦未受到專業(yè)化的培訓(xùn)，造成管理檔案的人事技術(shù)水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（三）管理手段滯后

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事管理制度也在逐漸進(jìn)行改革創(chuàng)新發(fā)展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發(fā)展卻仍顯欠缺。據(jù)調(diào)查，目前我國多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理仍然是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護(hù)，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發(fā)達(dá)城市的大型衛(wèi)生事業(yè)單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經(jīng)進(jìn)入信息化管理時代，電子化、科學(xué)化、規(guī)范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛(wèi)生事業(yè)單位以及各企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。

四、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理電子化應(yīng)用分析

（一）在衛(wèi)生事業(yè)單位建立電子檔案的必要性

在衛(wèi)生事業(yè)單位之中，單位的衛(wèi)生系統(tǒng)是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)，方便管理人員管理的同時節(jié)省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數(shù)據(jù)庫存放檔案外，也應(yīng)對衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的信息進(jìn)行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強(qiáng)對各部門的掌控。

（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應(yīng)用

在人事檔案管理中，相關(guān)檔案管理者可以利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將人事檔案進(jìn)行分門別類，如護(hù)士間可按照普通護(hù)士、高級護(hù)士等護(hù)士職位等級進(jìn)行檔案分類，而醫(yī)生也可根據(jù)心腦科、骨科等從事職位進(jìn)行分類，節(jié)省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行資源數(shù)據(jù)的共享，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網(wǎng)查找，增加檔案透明度的同時，對數(shù)據(jù)庫的原始檔案也是一種保護(hù)。在檔案管理員進(jìn)行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。

（三）電子化在檔案管理應(yīng)用中的風(fēng)險

在電子化廣泛應(yīng)用于人事管理檔案后，為企業(yè)部門帶來便利的同時也帶來了一定的風(fēng)險。其一，網(wǎng)絡(luò)的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強(qiáng)了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學(xué)以來的成長歷程、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關(guān)人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)而存在，雖然壓縮了紙質(zhì)檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網(wǎng)絡(luò)也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網(wǎng)絡(luò)的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統(tǒng)的崩潰。事實(shí)上，有利就有弊，電子化檔案的風(fēng)險雖然不可避免，卻可以進(jìn)行有效的控制，將風(fēng)險控制在一定范圍內(nèi)，增強(qiáng)檔案管理者的電子信息化知識，為衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展提供保障。

五、結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展，各企業(yè)對人事檔案管理工作提出了更高的要求，電子化發(fā)展勢在必行。總而言之，事業(yè)單位的人事檔案管理工作以及電子化應(yīng)用已經(jīng)成為社會各界人士共同考慮的問題，并將其實(shí)施在各種事業(yè)工作中，尤其是衛(wèi)生事業(yè)單位這一人事變動復(fù)雜的單位。電子檔案的廣泛應(yīng)用是時代進(jìn)步的具體體現(xiàn)，為衛(wèi)生事業(yè)單位提供詳細(xì)的信息，促進(jìn)其更好的管理，促使工作順利進(jìn)行，助推衛(wèi)生事業(yè)單位良好的發(fā)展。

（作者單位為兗州區(qū)新驛中心衛(wèi)生院）

參考文獻(xiàn)

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[3] 江歆.淺析衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源的信息化管理[J].華東科技（學(xué)術(shù)版），2013（1）：53.

[4] 顏彬.淺談加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的新思路[J].黑龍江史志，2015 （9）：78.endprint