前坪水庫工程檔案管理系統(tǒng)的構建

沈凱

(河南省開封水文水資源勘測局，河南 開封 4750001)

前坪水庫工程檔案管理系統(tǒng)的構建

沈凱

(河南省開封水文水資源勘測局，河南 開封 4750001)

前坪水庫工程在建設過程中積累了大量的檔案信息資料。為了規(guī)范管理這些檔案，更好地體現(xiàn)其價值，河南省開封水文水資源勘測局對檔案資料進行了細致的歸類與整理，建立了現(xiàn)代化的檔案管理制度，開發(fā)了前坪水庫工程檔案管理系統(tǒng)，設計了文件檔案的管理、檔案資料的收集整編、檔案全過程管理和檔案系統(tǒng)的開發(fā)利用等功能模塊，實現(xiàn)了前坪水庫檔案管理的信息化，使檔案管理水平得到了全面提升。

前坪水庫工程；檔案管理系統(tǒng)；數(shù)據設計；信息化建設

近年來，隨著信息技術的發(fā)展及電腦、網絡的普及，我國檔案事業(yè)取得了較快發(fā)展，檔案的種類日益增多，信息量迅速膨脹[1]。傳統(tǒng)的檔案管理手段低下、技術落后，造成檔案錄入繁瑣低效、整理時間冗長，查詢困難、查詢時間長，整理編研困難，存放次序容易被打亂，文件容易被破壞等諸多問題。因此，相關單位利用信息化技術開發(fā)檔案管理數(shù)據庫、完成檔案的科學管理成為必然趨勢[2]。

前坪水庫位于北汝河上游，是一座以防洪為主，以供水、灌溉、發(fā)電等綜合利用功能為輔的大(Ⅱ)型水庫,總庫容5.84億m3，于2015年10月開工建設。在工程建設期間，產生了大量的檔案信息資料和工作日志，包括相關的文書檔案、需保存的基礎建設資料、各階段的圖紙資料、體現(xiàn)工程建設質量的技術資料及其他需要管理的檔案，數(shù)量大、種類多，管理難度大。而目前的水庫檔案仍使用傳統(tǒng)手段進行人工歸檔、整理、分析，無法滿足前坪水庫大規(guī)模工程建設期間對檔案存儲、統(tǒng)計、使用的需求。因此，開封水文水資源勘測局利用信息化手段梳理檔案管理業(yè)務流程，設計相關數(shù)據庫，開發(fā)子系統(tǒng)功能，實現(xiàn)了前坪水庫檔案管理的信息化。

一、 系統(tǒng)流程設計

檔案業(yè)務流程主要分為：前坪水庫建設過程中產生的檔案的收集、整理，檔案的日常管理和對檔案進行充分利用的信息服務三部分。開封水文水資源勘測局根據檔案業(yè)務的主要流程設計了相應的功能模塊：文件檔案的管理、檔案資料的收集、檔案全過程管理和檔案信息資源的開發(fā)利用。

(一) 收集整理

檔案入庫包含歷史數(shù)據和當前數(shù)據的入庫，類型上分為紙質文件和電子文件，格式上分為圖片、文字等靜態(tài)文件和音頻、視頻等流媒體文件。歷史數(shù)據的入庫建檔可分為以下幾類：已有電子文件可設計接口對接綜合辦公等應用系統(tǒng)，完成歷史數(shù)據的導入，必要時生成紙質文件存檔；已有紙質且無對應電子文檔的文件，可進行數(shù)字化加工后錄入系統(tǒng)，同時保留紙質文件進行存檔；已有音頻、視頻等文件可直接導入檔案系統(tǒng)，并保留原始介質文件。當前數(shù)據的入庫可在各個單位安排專人負責，電子文件直接在系統(tǒng)內上傳，紙質文件數(shù)字化處理后上傳系統(tǒng)，形成總目錄?？偰夸涬S紙質文件移交系統(tǒng)檔案管理員，完成交接手續(xù)。

(二) 日常管理

檔案的日常管理分為數(shù)據管理、鑒定銷毀、借閱管理及用戶管理。數(shù)據管理主要是日常數(shù)據的錄入、分類、編碼及定時備份。檔案的鑒定銷毀是對時間比較久遠的檔案或者認為沒有價值的檔案經鑒定后由檔案管理員銷毀處理，以減少對檔案室資源的占用。檔案借閱管理的主要內容是檔案的借閱、歸還登記，包含對借閱檔案的卷宗號、歸檔號、借閱時間、借閱部門、借閱人、歸還時間等信息的登記。用戶管理主要是對各單位負責人、用戶信息的登記和維護[3]。

(三)開發(fā)利用

檔案信息資源的開發(fā)利用包括對用戶的流媒體服務、信息發(fā)布和檔案查詢，以及檔案工作人員可對有價值的檔案進行編研，形成編研成果[4]。

檔案管理的出發(fā)點和落腳點是利用，檔案可為用戶提供便捷的檢索服務，也可為同類型的水庫工程建設提供參考。使用者從檔案中可檢索到工程建設過程的視頻、音頻等流媒體文件，也可檢索到工程附近的地貌特征圖片，還可檢索到CAD等工程的設計圖，必要時可根據檔案編號借閱。

前坪水庫檔案管理系統(tǒng)的主要流程以“歸檔文件的細顆粒收集整理”和“基于檔案信息的全方位開發(fā)利用服務”兩方面為主。具體業(yè)務流程如圖1所示[5]。

圖1 前坪水庫工程檔案管理系統(tǒng)業(yè)務流程圖

二、 數(shù)據庫設計

E-R圖也稱實體-聯(lián)系圖(Entity Relationship Diagram)，它提供了表示實體類型、屬性和聯(lián)系的方法，用來描述現(xiàn)實世界的概念模型[6]。

E-R圖是描述現(xiàn)實世界概念結構模型的有效方法，是表示概念模型的一種方式，其用矩形表示實體型，矩形框內寫明實體名;用橢圓表示實體的屬性，并用無向邊將其與相應的實體型連接起來;用菱形表示實體型之間的聯(lián)系，在菱形框內寫明聯(lián)系名，并用無向邊分別與有關實體型連接起來[6]。

數(shù)據庫設計包含了四個實體，即檔案、單位、用戶和系統(tǒng)管理員；也包含了四個關系，即管理、移交接收、查詢和借閱。檔案指的是檔案庫本身，包含各種紙質文檔、電子文檔、視頻、圖片、音頻等資料；單位指的是建立檔案的各個單位；用戶指的是檔案的使用者，包括各個單位的員工。數(shù)據庫初步設計了六個表，即檔案信息表、檔案移交接收信息表、 檔案類別信息表、檔案查詢信息表、用戶信息表、檔案借閱歸還信息表。設計的數(shù)據庫E-R圖如圖2所示。

圖2 前坪水庫工程檔案管理系統(tǒng)數(shù)據庫E-R圖

三、 系統(tǒng)功能設計

前坪水庫工程檔案管理系統(tǒng)分為四個部分：文件收集整編、日常管理、開發(fā)利用、系統(tǒng)設置與維護，功能結構圖如圖3所示。檔案業(yè)務部分包括：前坪水庫工程建設期間產生的大量文件資料管理、全過程監(jiān)控的檔案歸檔過程管理和檔案全方位開發(fā)利用三部分，涵蓋了檔案業(yè)務從收集到利用的基本工作，這些功能可以使檔案系統(tǒng)管理維護人員利用自定義的檔案管理規(guī)范及歸檔約束條件，自動實現(xiàn)檔案歸檔管理的各項工作，并能夠對歸檔的全過程進行在線監(jiān)控，實現(xiàn)檔案的日常管理。

圖3 檔案系統(tǒng)功能結構圖

系統(tǒng)設置與維護部分主要包括：前坪水庫檔案管理系統(tǒng)權限的設置與管理、用戶權限的設置、檔案管理規(guī)范,以及架構的定制、檔案保密級別的設置、數(shù)據的自動備份設置等。通過系統(tǒng)手段保障檔案的規(guī)范管理和管理制度的嚴格執(zhí)行，規(guī)范檔案管理人員、使用人員的行為，保障檔案的業(yè)務流程有序進行。

四、結語

利用信息化手段構建前坪水庫工程檔案管理系統(tǒng)，能夠更好地對工程檔案進行規(guī)范管理，體現(xiàn)各種資料的最大價值。同時，建立了現(xiàn)代化的檔案管理制度，實現(xiàn)了前坪水庫工程檔案管理信息化、自動化與制度化，全面提升了前坪水庫檔案信息化的管理水平，方便了施工期間各種資料的查閱，也為后續(xù)工程施工及運行管理提供了方便。

[1]張慶莉.檔案信息資源開發(fā)的影響因素及對策分析[J].檔案學通訊,2013(1):39-42.

[2]趙紅俠.論信息化手段在水利工程檔案管理中的運用[J].辦公室業(yè)務,2015(21):38.

[3]王學平.淺議我國檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展策略[J].檔案學通訊,2011(6):54-57.

[4]鐘騫.基于網絡的檔案管理系統(tǒng)在水利工程中的應用[J].人民長江,2006(5):100-102.

[5]汪嫻.基于ASP.NET技術的水利工程檔案管理信息系統(tǒng)的應用[J].內蒙古水利,2011(4):127-128.

[6]萬曉楓,文軍.實體關系圖的程序實現(xiàn)[J].實驗科學與技術,2013(6):43-44,96.

TheInformatizationofArchivesManagementSystemofQianpingReservoir

SHEN Kai

(Kaifeng Hydrology and Water Resources Survey Bureau, Kaifeng 475001, China)

Multiple archives information has been accumulated in the construction of Qianping Reservoir. To regulate and manage these archives, as well as preferably realize their value, archival information has been collected and collated in detail, modern archives system established, and the project archives management system constructed. Meanwhile, the corresponding functional modules have been designed, including management of document archives, collection and collation of archives information, the whole process management of archives, and exploitation and utilization of archives system. The archives management informatization has been realized, and the level of archives management has been improved.

Qianping Reservoir Project; archives management system; data design; information construction

2017-09-21

沈凱(1964—)，女，河南商丘人，河南省開封水文水資源勘測局工程師，研究方向為水文水資源勘測和檔案管理。

G270.7;TV62

A

1008—4444(2017)05—0158—03

(責任編輯：蔡洪濤)