探究檔案管理工作的重要性

徐頻

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，單位的檔案管理工作越來越重要。在新時期環(huán)境下，檔案管理工作也在不斷的積極完善中，但是仍然存在很多問題。另外，很多單位并沒有對檔案管理工作給予一定的重視，沒有意識到檔案管理工作的重要性。因此，本文將探究檔案管理工作的重要性，使單位能夠順利開展各方面工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 重要性

近幾年，檔案管理無論是對職工還是對單位都具有積極地促進(jìn)作用，檔案能夠記錄一個人從學(xué)校到社會的每個階段，能夠直接反映職工的人生狀態(tài)。這對職工自身以及用人單位而言，都具有重要的影響。加強(qiáng)檔案管理工作，能夠充分將檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值發(fā)揮出來。

1檔案管理工作的社會價(jià)值

我國檔案管理工作在單位中具有特殊的社會屬性，并且在我國已經(jīng)形成了主要的檔案管理制度，檔案管理無論是對個人還是對單位而言，都具有重要的作用，并且檔案管理工作也在一定程度體現(xiàn)了社會價(jià)值。這就必須要求人們要重視這一社會價(jià)值，保證單位的檔案管理工作人員能夠意識到檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，這樣才能使工作人員在實(shí)際工作中能夠?qū)n案管理工作的相關(guān)原則進(jìn)行有效的掌控，從而做好單位中的檔案相關(guān)管理工作。

檔案管理工作所具備的社會價(jià)值主要體現(xiàn)在檔案中有關(guān)職工的學(xué)歷信息、工作時間以及個人基本信息等，檔案已經(jīng)是對個人的人生經(jīng)歷詳細(xì)的寫照，并能為用人單位提供有效的信息資料，使其能夠?qū)τ萌藛挝挥幸欢ǖ膮⒖甲饔?。另外，個人檔案能夠?yàn)槁毠さ纳氁约皟?yōu)厚工資待遇提供有力的依據(jù)。用人單位在對內(nèi)部員工進(jìn)行升職加薪過程中，也不能僅僅是依靠員工自身的業(yè)績以及工作的表現(xiàn)能力，還要參考員工檔案中的基本信息以及入職時間等，以此來作為員工調(diào)級的根據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)。所以，檔案管理工作具有重要的社會價(jià)值。

2檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作能夠有序開展，可以有效衡量單位的管理水平以及員工自身的業(yè)績。檔案能夠完整記錄單位在發(fā)展中的成果，為分析單位的業(yè)績以及發(fā)展提供有力的依據(jù)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，不斷完善檔案管理工作，及時更新檔案管理理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理手段，使其能夠全面、準(zhǔn)確的反映單位的實(shí)際經(jīng)營狀況以及發(fā)展成果。

檔案管理工作與單位的實(shí)際經(jīng)營進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，直接能夠影響單位資源的有效配置及模式，并且能夠決定單位的未來發(fā)展，能使單位更好的經(jīng)營發(fā)展，更好的實(shí)現(xiàn)經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)，提高檔案管理工作效率具有重要的影響。因此，單位在進(jìn)行檔案管理工作中，做好相關(guān)的工作，對全面發(fā)展經(jīng)濟(jì)社會、單位在競爭激烈的經(jīng)濟(jì)市場中的長久發(fā)展具有實(shí)際性的意義。

3檔案管理工作的開展

3.1制定合理的檔案管理制度

檔案具備多樣性，如電子檔案、紙質(zhì)檔案、文書檔案以及業(yè)務(wù)檔案，因此，在進(jìn)行檔案管理中，要進(jìn)行合理、規(guī)范的管理。各單位可以根據(jù)《檔案法》為基礎(chǔ)，然后結(jié)合本單位的實(shí)際情況有針對性的展開檔案管理工作。第一，便是提高硬件建設(shè)的力度，有專門存放檔案的庫房，并要有專門的工作人員進(jìn)行管理，庫房要定時進(jìn)行打掃，并制定人員進(jìn)出要求，最大程度保證檔案的安全；第二，創(chuàng)建檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并派遣專門負(fù)責(zé)管理的工作人員進(jìn)行制度的制定，然后加強(qiáng)管理工作；第三，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作中，對一些歸檔的資料信息，要保證之間存在一定的歷史聯(lián)系，然后對其進(jìn)行有效的分類管理，使其提高其利用率。

3.2做好文書與電子文件的處理工作

工作人員在進(jìn)行檔案管理工作中，文書的處理工作與檔案管理工作有一定的區(qū)別，但是文書作為檔案管理工作的基礎(chǔ)，所以兩者具有緊密的聯(lián)系。提高系統(tǒng)思維意識，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的處理文書工作。在網(wǎng)絡(luò)信息背景下，電子文件作為檔案管理工作重要的組成部分，電子文件與傳統(tǒng)文件具有很大的區(qū)別。電子文件在進(jìn)行保存中，需要脫機(jī)保存，一般情況下，電子文件通過磁盤進(jìn)行保存，這便需要對磁盤的質(zhì)量進(jìn)行把控，保證檔案保存的質(zhì)量。另一方面，在對磁盤的保存過程中，要保證沒有較強(qiáng)磁場干擾、溫度以及濕度較為適當(dāng)?shù)沫h(huán)境中進(jìn)行保存。

3.3提高檔案人員的工作意識

目前，在開展檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)占據(jù)重要位置，但是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)一定要建立在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，開展檔案管理工作最主要的目的便是有效發(fā)揮檔案的價(jià)值。只有通過網(wǎng)絡(luò)平臺才能保證單位內(nèi)部各部門之間的檔案信息能夠共享，有利于各部門之間工作的協(xié)調(diào)。針對這一情況，單位在使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展檔案管理工作中，必須要制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，從網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的管理軟件，到數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)以及信息檢索等各方面都能順利開展工作。

很多單位檔案管理工作人員在實(shí)際管理中，缺少一定的工作意識，沒有意識到檔案管理工作的重要性。單位相關(guān)管理人員，要不斷提高內(nèi)部員工的檔案管理意識，定期為工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠意識到檔案管理工作的重要性。另一方面，很多檔案管理人員對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)缺少一定的了解，并不能熟練操作。因此，單位要加強(qiáng)組織員工學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作理念與技能，不斷提高自身的能力，使其能夠有效開展檔案管理工作。

3.4加強(qiáng)檔案管理工作人員的規(guī)范管理

檔案管理工作能否順利開展，檔案管理工作人員具有重要作用，要加強(qiáng)檔案管理人員在實(shí)際工作的規(guī)范性以及準(zhǔn)確性，這樣才能使單位檔案管理工作順利開展。對于一些離崗職員，只有在完成檔案管理移交相關(guān)工作后，才能讓其進(jìn)行離崗。在開展檔案管理工作中，不僅僅是要確定工作人員的工作職能，而是為了有效保證檔案信息的完整，所以要使檔案管理工作有序的開展。加強(qiáng)檔案管理工作人員的規(guī)范管理，使員工具備一定的職業(yè)道德操守與素養(yǎng)，保證檔案管理工作順利開展有效推動單位的發(fā)展進(jìn)程。

結(jié)束語：綜上所述，檔案管理工作具有重要意義，無論是對單位的發(fā)展還是會員工的業(yè)績，檔案都能為其提供直接的參考依據(jù)。檔案管理工作的開展也具有一定的社會價(jià)值，能夠在一定程度上推動社會的發(fā)展。因此，加強(qiáng)檔案管理工作，不斷提高檔案管理工作人員意識，提高員工自身能力，使其能夠更好的完成工作，促進(jìn)單位內(nèi)部各部門之間的溝通。endprint