淺析辦公自動化在企業(yè)管理中的應用

岳嵩

摘 要：辦公自動化功能全面而且實用，操作相對簡單，還能進行個性化設置，信息資源共享，本文在分析了辦公自動化這些特點的基礎上，從建立信息中心、督辦管理以及企業(yè)會議管理等方面分析了辦公自動化在企業(yè)管理中的應用，最后提出了提高辦公自動化在企業(yè)管理中的應用成效的舉措。

關鍵詞：辦公自動化 企業(yè)管理 應用

中圖分類號：F276.3 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）09-00-01

隨著計算機信息技術的發(fā)展，辦公自動化在企業(yè)中的應用越來越廣泛，有效的解決了傳統(tǒng)企業(yè)辦公中基于文本、表格等手工處理與人工檢查工作量大、出錯率高的問題，實現(xiàn)了辦公方式的規(guī)范化發(fā)展，讓企業(yè)各個部門能夠最大程度的實現(xiàn)信息交流與共享，提高了工作效率，為增強企業(yè)的核心競爭力發(fā)揮了積極作用。

一、辦公自動化的內涵與特點

1.辦公自動化的內涵

所謂辦公自動化主要是依托計算機技術、數(shù)據(jù)庫以及電子郵件等進行企業(yè)內部信息資源的傳遞與交換，進而實現(xiàn)信息共享，讓企業(yè)管理者能夠在比較短的時間內獲取想要的信息資源，提高企業(yè)信息的利用率，屬于科學化、高效率的辦公系統(tǒng)。通過運用辦公自動化系統(tǒng)能夠為領導決策服務，讓辦公操作變得簡單起來，進而實現(xiàn)企業(yè)科學化、無紙化以及自動化辦公的終極目標。

2.辦公自動化的特點

2.1功能全面而且實用。在設計辦公自動化系統(tǒng)的時候，基本上包含了企業(yè)辦公的多個功能，實現(xiàn)了多部門、多環(huán)節(jié)，各個功能之間能夠有機結合。但是，我們知道網(wǎng)絡系統(tǒng)的功能要實現(xiàn)完全自成體系幾乎不可能，因此把辦公自動化軟件融入到自己的體系中，才能更好的發(fā)揮其作用。

2.2操作相對簡單。辦公自動化軟件不需要用戶專門安裝專用的軟件，通過瀏覽器就能使用其功能，操作起來相對比較簡單易行。

2.3信息資源共享。不管用戶在什么地點進行辦公，都可以通過服務器以及web等連接起來，找出準確的數(shù)據(jù)和信息，突破了辦公的時間與空間限制。

2.4個性化設置。企業(yè)可以結合自身實際，通過服務器來設置企業(yè)logo或者機構組織等，要可以通過注冊的方式，設置使用人員的權限與角色，進而體現(xiàn)企業(yè)的特色。

2.5充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息資源。辦公自動化系統(tǒng)為用戶提供的有知識庫，能夠自動收集和保存互聯(lián)網(wǎng)資源信息，企業(yè)可以整理這些信息中對企業(yè)競爭有利的數(shù)據(jù)來為企業(yè)決策服務。

二、辦公自動化在企業(yè)管理中的應用

辦公自動化在企業(yè)管理中的應用非常廣泛。就神華集團而言，通過建立神華集團協(xié)同辦公系統(tǒng)，包含以下幾個模塊：個人事務、公文管理、公共信息、綜合業(yè)務、系統(tǒng)管理、統(tǒng)一搜索，實現(xiàn)對神華集團公文及其他審批業(yè)務的統(tǒng)一高效管理。本文以其中幾項應用為例進行了簡要分析。

1.應用一：公文管理

作為企業(yè)辦公室工作的一項基本內容，公文管理的質量跟上級政策的貫徹執(zhí)行成效有直接的關系。在辦公自動化系統(tǒng)中，公文管理主要包括公文的起草、流轉、審批和查看，主要是為了可以滿足企業(yè)發(fā)布和接收公文以及檔案管理的需求。在公文整理的時候，除了以上我們所說的基本功能，還有文檔檢索、編研等，能夠在保存了原來文檔的基礎上，進一步提升公文資料調用的成效。辦公人員在個人界面上通過發(fā)文管理對公文進行處理，起草人的發(fā)文會通過自動提交到主管人員界面，管理人員按照流程進行查詢，管理權責相對比較明確。而且辦公自動化系統(tǒng)中為發(fā)文人員提供了很多發(fā)文模板，還可以利用公文處理系統(tǒng)中的糾正錯誤的功能，迅速發(fā)現(xiàn)錯誤節(jié)約了糾錯的時間。此外，自動化公文處理軟件中可以設置很多保護措施，保障了公文的安全性。

2.應用二：督辦管理

對于企業(yè)來說，很多辦公室管理實務的分解與下達，還有領導意見的執(zhí)行與跟蹤，采用傳統(tǒng)的電話以及郵件等形式的比較多，這樣的方式相對比較繁瑣，還占用了辦公管理者比較多的時間，管理者的角色挑戰(zhàn)比較大。因此，要重視辦公自動化在督辦管理中的應用。督辦管理模塊通過建立統(tǒng)一的任務督辦中心，對神華集團各類督辦任務進行分解，逐級下達，包含會議內容、領導交代的事項、本季度與本年度的工作計劃以及其他常規(guī)工作等，對這些督辦任務進行執(zhí)行并實時反饋，對督辦的成果進行確認，進行全周期管理支撐。有效地固化了督辦事項的延期申請、終止辦理與變更等業(yè)務。同時能夠向管理層、決策層提供實時的、客觀的、體系化的督辦事項執(zhí)行進展及關聯(lián)視圖，從而在很大程度上提升了企業(yè)的執(zhí)行力，保障神華集團事務的開展。

3.應用三：會議管理

在辦公自動化系統(tǒng)中，會議管理模塊是其中一項重要的應用。通過辦公自動化能夠把人工記錄跟電子速記準確的結合在一起，還能夠運用網(wǎng)絡傳輸技術來開展電視電話會議，讓會議不再受時間與空間的限制，很大程度的減少了企業(yè)會議成本。在神華集團OA系統(tǒng)中有專業(yè)的會議管理模塊，它可以對整個會議進行統(tǒng)一組織和管理，不管是專題會議還是部門會議、管理層會議等都能融入會議的各環(huán)節(jié)、貫穿會議全過程，實現(xiàn)議題收集、議題提報、議題審批、議題清單、會議管理及議題權限內共享的固化，能有效減少藏匿于會議由始至終的各種會議成本，為辦會和參會人員提供極為實用的工作平臺。通過與OA公文管理、會議管理等模塊的集成，實現(xiàn)公文的自動化關聯(lián)議題、決策會議發(fā)起與議題的自動關聯(lián)推送、議題討論順序排序、會議紀要管理、會議室預訂、參會人員提醒等，全面提升管控效率，提升決策效率與效果。

三、提高辦公自動化在企業(yè)管理中的應用成效的舉措

1.轉變認識，提高應用成效

作為企業(yè)管理人員，要認識到辦公自動化在企業(yè)中的應用成效，是實現(xiàn)優(yōu)質、高效管理的關鍵所在。進行科學有效的管理與規(guī)劃，對企業(yè)辦公自動化進行一個整體的布局，結合內部管理與外部需求，改變傳統(tǒng)的信息割據(jù)局面，實現(xiàn)企業(yè)管理各個模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高信息的準確率。因此，管理人員要轉變思想，對企業(yè)的辦公自動化狀況進行認真的分析，積極優(yōu)化其中的關鍵流程。通過建立一支高素質、業(yè)務精良的辦公自動化工作團隊，在工作中樹立辦公自動化化系統(tǒng)理念。要強化工作人員的綜合素質，定期對他們開展辦公自動化的相關業(yè)務培訓，進而提高應用成效。endprint

2.改善應用環(huán)境，提高應用成效

首先，要在神華集團內部鼓勵員工信息資源共享，改變傳統(tǒng)的紙質媒介辦公流程下管理莫斯，這是企業(yè)在知識經(jīng)濟時代持續(xù)發(fā)展的總要因素，建立學習性這種，注重團隊在辦公自動化領域的學習。其次，要注重辦公自動化的管理基礎。在引進了OA系統(tǒng)之后，企業(yè)的辦公通過進行網(wǎng)絡自動化傳輸功能，減少紙質辦公中出現(xiàn)的丟失、筆誤等問題，還節(jié)約了辦公成本。但是，辦公流程不再局限在簡單的行政事務，而是需要通過信息資源共享來提高企業(yè)協(xié)同運作成效，要不斷挖掘企業(yè)員工知識創(chuàng)造與轉換的能力。再次，要注重企業(yè)的信息積累過程，因為信息是辦公自動化系統(tǒng)的主要處理對象，通過不斷完善信息分析方法，提高企業(yè)辦公效率。

3.注重系統(tǒng)安全，提高應用成效

首先，要對辦公自動化程序的操作控制進行強化，這樣才能提高企業(yè)信息的準確性，盡可能的減少信息差錯的出現(xiàn)。管理人員要結合企業(yè)管理實際，在系統(tǒng)設計的時候制定相應的操作規(guī)范，包括設備操作的步驟與指令，還有遇到突發(fā)狀況采取的措施等。其次，要提高企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的安全性，要設定相應的人員操作權限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應的軟件來清理系統(tǒng)垃圾，為辦公自動化系統(tǒng)提供良好的運營環(huán)境，避免未授權人員進入系統(tǒng)產生不良行為的發(fā)生。再次，重視計算機上機操作與管理，制定相應的制度，要求工作人員按照制度來進行一些信息的錄入和整理，制定數(shù)據(jù)的備份方案。

4.順應發(fā)展趨勢，提高應用成效

辦公自動化在企業(yè)中的應用目的就是提高企業(yè)的內部管理成效，根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺化與智能化的發(fā)展。也就是說，平臺化就是在企業(yè)管理過程中，要通過辦公自動化系統(tǒng)逐步取消部門之間存在的障礙，建立協(xié)同化的辦公平臺。而智能化就是除了辦公自動化的基本功能，還要實現(xiàn)對信息的分析、歸納與比較，進而能夠做出決策，把所謂的“人”的因素體現(xiàn)到辦公自動化系統(tǒng)中。要順應企業(yè)管理中辦公自動化的發(fā)展趨勢，就要注重設計的人性化，從原來以業(yè)務為中心的設計思想轉化為以用戶為中心。結合國際化的辦公系統(tǒng)技術，方便使用和維護，融入知識管理理念，進而提高辦公自動化的應用成效。

結論

綜上所述，在企業(yè)管理中應用辦公自動化軟件能夠提高企業(yè)的辦公效率與信息效率，是企業(yè)信息化管理的一部分。因此，要深入理解辦公自動化的內涵與特點，結合企業(yè)實際來調整辦公自動化的應用環(huán)境，提高辦公自動化的安全性，順應未來發(fā)展趨勢，在減少企業(yè)管理成本的基礎上提高企業(yè)的管理成效，進而提高企業(yè)的整體競爭力。

參考文獻

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