論高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題與改革路徑

張明

摘 要：21世紀(jì)是信息世紀(jì)，信息作為一種無(wú)形資產(chǎn)加速了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，隨著人事制度改革的深入，各單位將信息作為競(jìng)爭(zhēng)的戰(zhàn)略資源，企圖能夠通過(guò)高效的人事檔案管理和服務(wù)記錄存放人才人事材料信息，為單位鑒別、選擇人才提供真實(shí)可靠的材料。新時(shí)期，高校人事檔案管理面臨一些新問(wèn)題需要解決，必須通過(guò)改革除去舊的陋習(xí)，才能推動(dòng)高校人事檔案管理向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；信息化；集成管理；開(kāi)放

中圖分類(lèi)號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）09-0-01

一、高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題

隨著人事制度的深入改革，各高校開(kāi)始關(guān)注人才引進(jìn)，部分高校的人事檔案管理開(kāi)始實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化與信息化。在新時(shí)期，高校人事檔案管理仍然面臨一些新的問(wèn)題。具體如下：

第一，“人檔分離”。所謂的“人檔分離”，在高校人事檔案管理中是指高校的干部人事檔案管理存在的人在單位檔案不在單位，或者是檔案在人不在。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，各企事業(yè)單位都在進(jìn)行激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)，部分高校隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，不斷招聘新人，挖掘人才，導(dǎo)致高校之間、高校與科研機(jī)構(gòu)之間的人才的頻繁流動(dòng)。而有的高校為了留住人才，以 “土政策”重建人事檔案關(guān)系，出現(xiàn)擅自離崗的現(xiàn)象，最終出現(xiàn)了原單位有檔，而人卻在新單位。

第二，歸檔管理缺乏規(guī)范性和完整性。近幾年高校新引進(jìn)了一些高層次人才，然而未能將這些高層次人才的檔案材料進(jìn)行整理歸檔，缺少一些考核、學(xué)歷、職稱(chēng)與工資變動(dòng)等材料，也有因?yàn)楣芾砉ぷ魅藛T的調(diào)動(dòng)所導(dǎo)致的資料收集不完善、未及時(shí)歸檔等問(wèn)題，導(dǎo)致高校人事檔案資料缺漏。

第三，材料標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一導(dǎo)致難以立卷歸檔。在《干部檔案工作條例》中明確規(guī)定了統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙登記干部檔案材料，然而在辦公自動(dòng)化信息化的趨勢(shì)下，檔案材料的存檔已經(jīng)變成了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的A4型紙，當(dāng)前普遍使用的A4型紙和16開(kāi)紙紙的不同必然影響存檔的原始性，對(duì)兩種紙檔進(jìn)行裝訂容易造成檔案內(nèi)容超出裝訂線。為解決這一問(wèn)題，檔案管理工作人員會(huì)放大16開(kāi)紙，并通過(guò)“縫補(bǔ)”措施將其和A4型紙裝訂在一起歸檔。

第四，信息化的檔案管理方式缺乏局域網(wǎng)內(nèi)的系統(tǒng)銜接共享，導(dǎo)致部分高校還在采取傳統(tǒng)的手工操作來(lái)管理人事檔案。當(dāng)前高校原本可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)的共享，然而高校還未建立館內(nèi)局域網(wǎng)和相應(yīng)的網(wǎng)站，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的信息錄入存在困難，導(dǎo)致人事檔案資料以紙檔存放。一旦要對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢(xún)翻閱，其工作量大，歸檔也易出錯(cuò)。在傳統(tǒng)檔案管理中的重收集輕開(kāi)發(fā)利用的檔案信息管理模式顯然滯后于信息化世代的管理需求。此外，高校中有多個(gè)部門(mén)，多數(shù)管理各自為政，沒(méi)有對(duì)信息資源進(jìn)行系統(tǒng)整合，影響信息傳遞的不便和溝通不暢，信息交換壁壘阻礙了高校人事檔案管理，無(wú)法有效傳輸檔案信息和對(duì)檔案信息進(jìn)行整合。

二、高校人事檔案改革路徑

根據(jù)前文所述問(wèn)題，當(dāng)下高校人事檔案改革需要從以下方面著手：

第一，科學(xué)分類(lèi)，編排有序。在傳統(tǒng)的人事檔案中，會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，分為干部、工人、學(xué)生等三類(lèi)檔案，而高校也采取分類(lèi)檔案管理辦法，讓其它二類(lèi)檔案管理借鑒干部檔案管理辦法來(lái)實(shí)施。在人事制度改革背景下，高校檔案管理分為了管理員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)員、工勤人員三類(lèi)管理，而傳統(tǒng)人事檔案管理中的干部、工人兩類(lèi)管理被拋棄。新時(shí)期，高校的人事檔案管理是根據(jù)《干部檔案工作細(xì)則》以及高校人事檔案新特點(diǎn)采取的分類(lèi)管理，由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)和管理人員負(fù)責(zé)人事建檔管理，使得高校人事檔案材料能夠及時(shí)、如期、定向進(jìn)行追蹤、收集和分類(lèi)裝訂歸類(lèi)管理。人事檔案材料收集工作有專(zhuān)門(mén)的制度、工作人員、專(zhuān)門(mén)的部門(mén)進(jìn)行管理，做到了人事檔案材料的科學(xué)分類(lèi)和有序編排。

第二，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)速度，培養(yǎng)檔案管理人才隊(duì)伍。新時(shí)期，各單位都在建設(shè)信息化的自動(dòng)辦公，而檔案管理也同樣如此，這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，要確保檔案信息化管理人才也能跟上相應(yīng)的步伐，培養(yǎng)一支檔案人才隊(duì)伍，是高校做好人事檔案管理的重要保障和前提。信息化檔案管理系統(tǒng)的管理與傳統(tǒng)檔案管理有極大的區(qū)別，并非只有看家守?cái)偟哪芰纯桑切枰芾砣藛T對(duì)檔案信息進(jìn)行優(yōu)化、高效管理。

第三，將各部門(mén)各系統(tǒng)的的信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)信息共享，只有這樣才能促進(jìn)檔案信息管理的真實(shí)完整。對(duì)于檔案信息化建設(shè)與管理需要長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)維護(hù)，高校中的眾多單位和部門(mén)應(yīng)該進(jìn)行協(xié)作，整合數(shù)字資源，重新建設(shè)可集成的人事信息系統(tǒng)。新的人事信息系統(tǒng)能夠?qū)⒏鞑块T(mén)單位之間的溝通與協(xié)作提供保障，打破各自為政的管理壁壘，讓校園內(nèi)的一卡通、網(wǎng)絡(luò)、入學(xué)、離校、人才招聘與考評(píng)等，都能實(shí)現(xiàn)信息共享。此外，需要強(qiáng)化教職工的檔案意識(shí)，使得檔案材料真實(shí)可靠，能夠安裝規(guī)定及時(shí)歸檔，對(duì)于那些弄虛作假的失真檔案，最終會(huì)使得檔案失去其社會(huì)價(jià)值，破壞社會(huì)公共利益。需要加強(qiáng)監(jiān)管檔案管理，以責(zé)任制度化的方式嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理，確保管理的公開(kāi)透明真實(shí)性。

第四，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的封閉式管理為相對(duì)開(kāi)放的管理，樹(shù)立人本理念與服務(wù)意識(shí)，適當(dāng)?shù)貫楣妿熒峁﹤€(gè)性化的服務(wù)，創(chuàng)新人事檔案文化產(chǎn)品，采取動(dòng)態(tài)服務(wù)模式主動(dòng)采集檔案信息，提升檔案管理水平。

第五，通過(guò)采取集成管理模式，提升檔案信息的價(jià)值。集成管理模式能夠?qū)⑿@系統(tǒng)內(nèi)的各部門(mén)的信息進(jìn)行整合，從而重新歸類(lèi)整理信息資源，優(yōu)化檔案信息結(jié)構(gòu)，方便用戶(hù)使用，這種管理模式極大地提高了檔案信息的管理效率。高校在建設(shè)數(shù)字化環(huán)境中所應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)正是高校人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所需要的基礎(chǔ)性的保障技術(shù)，建設(shè)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，正好融合于校園數(shù)字環(huán)境建設(shè)中，方便對(duì)人員進(jìn)行信息檢索與查詢(xún)，制作表格名冊(cè)等。

結(jié)語(yǔ)

綜述，當(dāng)前高校校園已經(jīng)普及了數(shù)字環(huán)境建設(shè)，信息化、辦公自動(dòng)化也得到了普及，高校再采取傳統(tǒng)的封閉式的人事檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代，必須要改變傳統(tǒng)的低效的人事檔案管理方式，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)速度，培養(yǎng)檔案管理人才隊(duì)伍，整合各部門(mén)各系統(tǒng)的的信息資源，實(shí)現(xiàn)信息共享，提升檔案信息管理的效率和水平，應(yīng)時(shí)代要求，還可以創(chuàng)造性地推出人事檔案文化產(chǎn)品，為人事實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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