數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新分析

劉愷蓉

摘 要 數(shù)字化信息時(shí)代的到來(lái)給高校檔案管理帶來(lái)了一定的影響，要求各高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)能夠加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化信息技術(shù)的重視，創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。本文就數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作中的問(wèn)題以及進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的意義和對(duì)策進(jìn)行了簡(jiǎn)要的探討。

關(guān)鍵詞 數(shù)字信息化 高校檔案管理 現(xiàn)狀 創(chuàng)新

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.09.006

Innovative Analysis of University Archives Management in the

Background of Digital Information

LIU Kairong

（City College， Wuhan University of Science and Technology， Wuhan， Hubei 430083）

Abstract The digital information era has brought certain influence to the university archives management， requires all colleges and universities to strengthen the digital information technology attention in archive management， innovation management， improve the efficiency and quality of archives management. This paper briefly discusses the problems and the significance of the management of Archives under the background of digital information.

Keywords digital information； college archives management； current situation； innovation

0 引言

數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)高校檔案管理產(chǎn)生了巨大的影響，一方面，檔案管理更加智能話，另一方面，檔案管理更加信息化，給高校檔案管理人員帶來(lái)了較多的便利，減輕了高校檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。[1]但是，高校檔案管理人員在管理的過(guò)程中卻依然出現(xiàn)了不少的問(wèn)題，導(dǎo)致管理的效率難以提高，需要引起相關(guān)人員的重視。以下本文就數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行具體的探討。

1 當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題探析

1.1 服務(wù)質(zhì)量有待提高

新時(shí)期數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展為我國(guó)高校檔案管理工作提供了良好的基礎(chǔ)，為提高高校檔案管理效率和質(zhì)量提供了可能，但是新時(shí)期對(duì)我國(guó)高校檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量也提出了新的要求。[2]但是就目前我國(guó)高校檔案管理人員的服務(wù)情況來(lái)看，大部分高校檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)較為薄弱，在工作中沒(méi)有認(rèn)識(shí)到提升服務(wù)質(zhì)量的重要性，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)也還有待提高，這是限制當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理工作發(fā)展的重要原因，需要引起各高校的特別重視。

1.2 創(chuàng)新意識(shí)不足

新時(shí)期的到來(lái)要求高校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員能夠加強(qiáng)采用的檔案管理方法和模式進(jìn)行工作，提高高校檔案管理的質(zhì)量和效率。然而，就目前高校檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，雖然不少高校已經(jīng)開(kāi)始啟用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，但是信息技術(shù)和檔案管理的融合還有待加強(qiáng)，并且高校在檔案模式、管理體制創(chuàng)新等方面的意識(shí)仍然較為不足，在很大程度上限制了高校檔案管理的發(fā)展，影響了新形勢(shì)下高校檔案管理創(chuàng)新的效果。

1.3 管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高

數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的效率和質(zhì)量能夠得到明顯提高，但是要達(dá)到這一目的還要求高校檔案管理人員能夠具有更高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，能夠勝任新時(shí)期高校檔案管理工作。相對(duì)于過(guò)去的高校檔案管理工作而言，新時(shí)期檔案管理人員需要將更多的工作重點(diǎn)放在數(shù)字化信息技術(shù)的使用上來(lái)，也需要花費(fèi)更多的時(shí)間在數(shù)字化信息技術(shù)上，這就要求管理人員能夠具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，并且能夠隨著時(shí)代的變化而變化。[3]但是我國(guó)高校在這方面還存在較多的不足。首先，部分高校檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)較差，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到新時(shí)期高校檔案管理需要進(jìn)行創(chuàng)新的必要性，導(dǎo)致檔案管理工作形式和方法等依然以傳統(tǒng)的形式和方法為主。其次，管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握程度不足，需要經(jīng)過(guò)更加專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。最后，部分高校檔案管理人員為兼職人員，在工作時(shí)間以及工作的專(zhuān)業(yè)程度上還存在較多的不足，直接影響了新時(shí)期高校檔案管理創(chuàng)新的結(jié)果。

2 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新意義

2.1 提高管理的效率和質(zhì)量

數(shù)字信息背景下進(jìn)行高校檔案管理的創(chuàng)新可以減輕管理人員的工作壓力和負(fù)擔(dān)，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，這是高校檔案管理創(chuàng)新的重要意義。在過(guò)去的高校檔案管理中，管理人員只能夠依靠人力來(lái)進(jìn)行檔案的收集、登記和處理等，花費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，工作進(jìn)度慢，還有可能出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。而在信息技術(shù)的應(yīng)用條件下，管理人員可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中建立電子檔案，一方面可以進(jìn)行快速的資料信息收集和錄入，節(jié)省大量的時(shí)間，一方面也可以更好地加強(qiáng)對(duì)檔案文件的管理，提高工作的質(zhì)量和效率。因此各高校應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化信息技術(shù)的重視，采用有效的方法進(jìn)行高校檔案管理的創(chuàng)新。

2.2 促進(jìn)高校檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

就目前我國(guó)高校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展及其在各個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，高校檔案管理中也開(kāi)始加強(qiáng)了對(duì)信息技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)備的重視和使用。但是，雖然高校為檔案管理配置了相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備如計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等，但是在實(shí)際的高校檔案管理工作中，只有少數(shù)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備得到了充分利用，也只有少數(shù)的參與人員會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行有關(guān)信息的查閱，大部分使用人員依然選擇傳統(tǒng)的方式方法來(lái)進(jìn)行信息的收集、查閱，這實(shí)際上就削弱了信息技術(shù)在檔案管理中的作用，也影響了高校檔案管理的實(shí)際工作效率和質(zhì)量。[4]因此，在這種情況下進(jìn)行高校檔案管理制度和方式的創(chuàng)新可以幫助高校檔案管理真正跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，獲得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。endprint

2.3 有助于實(shí)現(xiàn)資源的共享

信息技術(shù)具有資源共享的特征，將數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中也可以幫助實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的共享，給使用人員提供了巨大的便利，也可以為高校的檔案管理工作提供更多的方便。[5]在信息技術(shù)的使用過(guò)程中，高校不僅能夠利用信息技術(shù)建立電子文檔、快速搜集和整理文檔和資料信息，還能夠在網(wǎng)絡(luò)上為使用者提供各種高校檔案文件和信息，這樣使用者可以跨越時(shí)空的限制進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享，能夠大大提升高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，從這個(gè)角度上來(lái)看，雖然信息技術(shù)能夠?yàn)楦咝n案管理提供良好的外在條件的，暗示它也有可能帶來(lái)較多的信息安全問(wèn)題，要求高校檔案管理人員在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)能夠加強(qiáng)對(duì)這些問(wèn)題的關(guān)注。

3 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)

新時(shí)期高校檔案管理的創(chuàng)新不僅體現(xiàn)在制度和形式上，更體現(xiàn)在服務(wù)理念和行動(dòng)上。社會(huì)是不斷變化發(fā)展的，高校檔案管理也是同樣如此。在瞬息萬(wàn)變的現(xiàn)代社會(huì)，人們的需求一直在變化，只有滿(mǎn)足使用者的使用需求，高校檔案管理才能獲得更好的發(fā)展。而要滿(mǎn)足使用者的使用需求，就必須要求管理人員能夠具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，為使用者提供更加貼心和有用的服務(wù)。因此，首先，要求管理人員能夠認(rèn)識(shí)到新時(shí)期服務(wù)工作對(duì)于整個(gè)檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)。[6]管理人員尤其是年輕的檔案管理員必須知道提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，必須要提高服務(wù)的質(zhì)量和效率；其次，管理人員需要加強(qiáng)對(duì)本職工作的重視，這樣才能夠真正提高管理人員的服務(wù)質(zhì)量。就目前高校檔案管理工作而言，大部分工作人員對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的收集和整理資料的工作，沒(méi)有任何技術(shù)含量，也無(wú)法發(fā)揮任何實(shí)質(zhì)性的作用。這種工作態(tài)度嚴(yán)重影響了管理人員的工作質(zhì)量，也影響了管理人員的服務(wù)態(tài)度，必須要加以糾正，擺正管理人員的思想，提高管理工作的效率。

3.2 提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)直接決定了新時(shí)期高校檔案管理的創(chuàng)新效果以及高校檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，要求高校能夠加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的重視，以有效的方法提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，高?？梢砸M(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，提高檔案管理工作的入門(mén)門(mén)檻，這對(duì)于提高高校檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)起到一定的作用。當(dāng)然，為了能夠達(dá)到吸引更多專(zhuān)業(yè)人才的目的，高?？梢赃m當(dāng)提高管理人員的工資和福利待遇，以便提高管理人員的工作積極性和主動(dòng)性；[7]其次，高?？梢詾闄n案管理人員提供更多進(jìn)修和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，幫助檔案管理人員掌握更多有關(guān)數(shù)字化信息技術(shù)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，促進(jìn)高校檔案管理的更好發(fā)展。

3.3 創(chuàng)新高校檔案管理模式和方法

數(shù)字信息化背景下要加強(qiáng)高校檔案管理的創(chuàng)新還需要從管理模式和管理方法著手。在管理模式中，高校可以選擇采用具體化分析管理方法進(jìn)行管理，即根據(jù)本校檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行具體問(wèn)題具體分析，然后采取有效的措施解決該問(wèn)題，從而獲得檔案管理的更好發(fā)展，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，在管理方式方法上，新時(shí)代下高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)必須要依賴(lài)于信息技術(shù)，結(jié)合信息化手段和技術(shù)對(duì)本校檔案資源進(jìn)行管理，以便于節(jié)約企業(yè)的檔案管理時(shí)間、降低管理成本，提高管理的效益。此外，高校檔案管理過(guò)程中，如何創(chuàng)新服務(wù)管理形式是關(guān)鍵。高校管理人員可以就服務(wù)模式的多元化和創(chuàng)新方向著手，根據(jù)服務(wù)對(duì)象的特征采取有效的服務(wù)形式。例如，高?？梢栽诰W(wǎng)絡(luò)上建立完善的服務(wù)平臺(tái)，該平臺(tái)可以記錄下高校所有學(xué)生的檔案信息，這樣學(xué)校或者社會(huì)企業(yè)和用人單位就可以利用該網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行學(xué)生檔案信息的收集和查詢(xún)，節(jié)約流程和時(shí)間。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化信息時(shí)代背景下，我國(guó)高校檔案管理必須要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的更好發(fā)展。但是就目前各高校檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，其在管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、創(chuàng)新意識(shí)等方面還存在較多的不足，因此必須要求高校采取有效措施來(lái)提升管理人員的服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新管理模式和方法，促進(jìn)高校檔案管理的更好發(fā)展。

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