加強行政事業(yè)單位財務報銷系統(tǒng)建設(shè)的思考

韓曉萃

【摘 要】 2014年財政部發(fā)布了《關(guān)于全面推進管理會計體系建設(shè)的指導意見》，財務信息化建設(shè)已經(jīng)成為各單位工作的重要事項之一。通過財務報銷系統(tǒng)在單位的全面應用，從而以流程再造為中心，實現(xiàn)流程審批網(wǎng)絡化、財務查詢簡單化、財務管理信息化，極大地提高了財務辦公效率，為機關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)做出了實踐和嘗試。本文揭示財務報銷系統(tǒng)相對于傳統(tǒng)報銷方式的優(yōu)勢和財務報銷系統(tǒng)設(shè)計要點，以期為機關(guān)事業(yè)單位財務報銷系統(tǒng)建設(shè)提供一些借鑒。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)事業(yè)單位；財務報銷系統(tǒng)；財務管理

財務信息化建設(shè)對資金使用效率的提高和資金風險的規(guī)避具有重要的意義。財務報銷系統(tǒng)作為財務信息化建設(shè)中的一個方面，對規(guī)范財務核算、提升財務管理水平、減輕財務負擔等有著不容忽視的影響。然而，通過對下屬單位督查中發(fā)現(xiàn)，機關(guān)事業(yè)單位還是以傳統(tǒng)的財務報銷模式為主，離管理型會計還有很大差距，從而制約著財務管理工作的開展。于是機關(guān)事業(yè)單位如何建立財務報銷系統(tǒng)便成為一個不容忽視的問題。

一、財務報銷系統(tǒng)相對于傳統(tǒng)報銷方式的優(yōu)勢

1.加強財務管理、規(guī)范財務核算，減少內(nèi)控風險

財務報銷系統(tǒng)是建立在全面梳理財務報銷流程和審批權(quán)限的基礎(chǔ)上，在建立的過程中，單位可以更加全面的掌握在審批流程中每個授權(quán)事項，從而更加準確的掌握內(nèi)部控制關(guān)鍵點，更好地控制風險，實現(xiàn)內(nèi)部控制的目標。例如在財務報銷系統(tǒng)建設(shè)過程中，財務報銷系統(tǒng)可以根據(jù)規(guī)章制度設(shè)置自動提示功能，從而可以減少財務人員反復審核退單的工作，規(guī)范處室報銷，減輕財務審核壓力，以制度規(guī)范行為。

2.減輕財務負擔，使財務人員由核算會計轉(zhuǎn)化為管理會計

（1）對會計審核的影響。不管是用友記賬系統(tǒng)還是金蝶記賬系統(tǒng)，都存在記賬滯后性的問題。我們研發(fā)財務報銷系統(tǒng)，在報銷人員填寫電子報銷單時，就采集財務基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，一是不僅解決了財務記賬滯后的問題。二是方便財務人員運用數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導人提供決策依據(jù)。三是財務基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都由業(yè)務處室填列，財務人員只需按照規(guī)章制度標準負責審核，極大減輕了財務人員工作量。財務人員實現(xiàn)由原先的核算會計到管理會計的轉(zhuǎn)變，從而可以做些更高層次的財務分析等工作。傳統(tǒng)的報銷方式下，財務人員除了要審核原始單據(jù)是否真實，又要審核單據(jù)金額是否準確，還要控制審批流程是否完善等，財務報銷系統(tǒng)可以讓財務人員從傳統(tǒng)的模式中解放出來，大大提高了工作效率。否則，在如今越來越重視信息的大數(shù)據(jù)時代，財務人員如果一直處于機械記數(shù)字、算數(shù)字的階段，未來將被人工智能取代。

（2）對出納記賬的影響。財務報銷系統(tǒng)可以省去出納記賬環(huán)節(jié)。因為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)業(yè)務處室在報銷時已填好，比如摘要、轉(zhuǎn)賬信息、經(jīng)費來源等，出納審核無誤就可以結(jié)算，系統(tǒng)自動提取出納記賬所需信息，形成出納日記賬。不僅提高了結(jié)算的準確性，不易出錯，同時也減輕了出納工作量。

3.提高財務信息的使用效率

（1）業(yè)務處室從原來填紙質(zhì)報銷單，改為填電子報銷單，改變了原先處室依附財務人員的狀態(tài)。一是處室可以實時查詢處室業(yè)務經(jīng)費使用情況，可以隨時查詢支出進度，無需等到財務人員完成記賬工作后才能查詢，也無需通過財務人員查詢。二是可以掌握處室全年出差、會議、培訓等經(jīng)費使用情況，統(tǒng)籌分配好處室資金。

（2）全面完善報銷單據(jù)所涵蓋的信息，進一步細化財務統(tǒng)計數(shù)據(jù)。財務報銷系統(tǒng)的建立使得審批流程更加規(guī)范化、報銷流程更加標準化， 從而可以大大提升財務管理的精細化程度。建立財務報銷系統(tǒng)時可以根據(jù)上級部門、財政部門、審計部門等經(jīng)常需單位報送的數(shù)據(jù)，對各類報銷單進行細化，經(jīng)辦人在報銷時填列各項信息。從而將繁雜瑣碎的統(tǒng)計數(shù)據(jù)報送工作，在前期報銷時就做好，打好基礎(chǔ)。

（3）實現(xiàn)財務資源的整合。報銷經(jīng)辦人日常報銷所填列的信息在財務報銷系統(tǒng)中形成了一個財務數(shù)據(jù)庫，可以通過財務系統(tǒng)進行分類篩選，從而形成有價值的財務信息。財政的預算一體化會計賬存在的缺點是，無法查詢經(jīng)費轉(zhuǎn)到哪個公司/單位、哪個銀行、哪個賬號，比如領(lǐng)導要查詢某年度的委托業(yè)務分別給了哪些單位。出納賬存在的缺點時，無法按照經(jīng)費科目，對經(jīng)費進行分類細化。財務報銷系統(tǒng)可以解決這些問題，整合財務數(shù)據(jù)。

4.為部門預算的編制打好基礎(chǔ)，增強預算準確性

在編制部門預算時，業(yè)務處室可以根據(jù)財務報銷系統(tǒng)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，查詢以往年度的經(jīng)費使用情況，做好預算編制的基礎(chǔ)工作，提高編制質(zhì)量，保證預算編制的合理性、專業(yè)性和權(quán)威性。

二、行政事業(yè)單位財務報銷系統(tǒng)設(shè)計要點

財務報銷系統(tǒng)應結(jié)合各個單位的工作需要，建立不同財務模塊，同時將財務管理規(guī)定和內(nèi)部控制制度要素等與財務報銷系統(tǒng)相結(jié)合，實現(xiàn)流程控制，形成適合機關(guān)事業(yè)單位的財務管理系統(tǒng)。在高效、科學、合理的財務報銷系統(tǒng)推動下，使得財務報銷更加規(guī)范化、準確化、精細化。

1.預算管理模塊

財務報銷系統(tǒng)由財務人員按照財政批復資金，將經(jīng)費分配到各個處室，可以設(shè)定不同人員擁有不同權(quán)限，比如報銷經(jīng)辦人只能查詢本處室經(jīng)費等。財務報銷系統(tǒng)的支出要與預算管理系統(tǒng)無縫集成。預算管理主要包括經(jīng)費來源管理和全部常規(guī)經(jīng)費查詢。財務人員通過“經(jīng)費來源管理”下達資金到各處室，資金下達可參照財政指標內(nèi)容細化?！叭砍Ｒ?guī)經(jīng)費查詢”可以查詢各個處室的資金情況，比如分配金額、剩余金額、資金進度等情況。

2.經(jīng)費支出管理模塊

首先業(yè)務處室登陸財務報銷系統(tǒng)，輸入用戶名和密碼后登陸。進入財務報銷系統(tǒng)，選擇報銷類別（費用報銷單、差旅費報銷單、接待費報銷單、會議費報銷單等），填寫報銷單。報銷經(jīng)辦人填寫費用報銷單內(nèi)容主要包括處室、摘要、經(jīng)濟科目、金額等；差旅費報銷單內(nèi)容主要包括摘要、出差人員、級別、日期、起訖地點、交通工具類型及金額、住宿、市內(nèi)交通補助和伙食補助等。具體內(nèi)容可根據(jù)各個單位需求進一步細化。報銷經(jīng)辦人還需選擇并填寫結(jié)算方式，如現(xiàn)金、公務卡、借款、轉(zhuǎn)賬等信息。財務報銷系統(tǒng)可自動計算預算可用額度，系統(tǒng)會自動檢查報銷的相應信息是否超預算，并根據(jù)控制額度進行預警提示。當通過預算控制檢查后，報銷單信息予以保存并提交，報銷經(jīng)辦人可打印報銷單，按照報銷的審批權(quán)限給不同的領(lǐng)導審批后，即可到財務部門進行財務報銷。經(jīng)財務部門審核后，交由出納進行支付，借助財務報銷系統(tǒng)生成出納日記賬，完成報銷流程。endprint

系統(tǒng)設(shè)計時可將領(lǐng)導審批權(quán)限在報銷單上提示或備注，使得業(yè)務審批更趨規(guī)范化、報銷流程更趨標準化。財務報銷系統(tǒng)還可設(shè)置自動提示功能，報銷經(jīng)辦人在填寫報銷單時，將報銷所需材料提示報銷經(jīng)辦人。既可大大提升財務管理的精細化程度，又可避免因報銷所需材料不齊全而產(chǎn)生退單的情況，從而減輕財務人員反復審核退單的工作（如下圖）。

3.支出控制指標

在傳統(tǒng)的報銷模式下，三公經(jīng)費和公車購置、辦公費、會議費、培訓費、其他交通費等財政考核控制的八個經(jīng)濟科目，主要由財務人員人工進行統(tǒng)計和控制。財務人員根據(jù)會計記賬系統(tǒng)對各個經(jīng)濟科目發(fā)生的相關(guān)支出是否超出預算進行逐條統(tǒng)計，不僅耗費了大量的人力物力，而且數(shù)據(jù)的及時性也得不到滿足，統(tǒng)計結(jié)果也無法給領(lǐng)導提供及時的決策信息，沒有發(fā)揮預算的事前預警作用。建立財務報銷系統(tǒng)，可以通過系統(tǒng)將經(jīng)費預算、經(jīng)費支出、經(jīng)濟科目控制三者結(jié)合起來，實現(xiàn)支出實時動態(tài)監(jiān)管，從報銷經(jīng)辦人在填寫報銷單時就開始進行控制。沒有預算或者超預算等支出將無法通過財務報銷系統(tǒng)審核，進而完成報銷流程。提高了經(jīng)費預算控制力，真正實現(xiàn)了經(jīng)費的事前預算控制、事中動態(tài)監(jiān)管、事后數(shù)據(jù)分析。

4.出納結(jié)算管理

財務報銷系統(tǒng)可設(shè)置系統(tǒng)記賬功能。報銷人在填寫報銷單時已填好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如日期、摘要、金額、處室、轉(zhuǎn)賬信息等，出納審核無誤就可以結(jié)算，系統(tǒng)自動提取出納記賬所需信息，形成出納日記賬。從而省去了記賬環(huán)節(jié)，出納只需審核，點擊“已結(jié)算”，然后出支票、出現(xiàn)金辦理結(jié)算。不僅提高了出納結(jié)算的準確性，不易出錯，同時也減輕了出納工作量。

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