新形勢下高校學(xué)生類檔案資源體系的構(gòu)建研究

趙翠霞，楊 靚，戴景新，李葉舟

（河北工業(yè)大學(xué) 檔案館，天津 300401）

新形勢下高校學(xué)生類檔案資源體系的構(gòu)建研究

趙翠霞，楊 靚，戴景新，李葉舟

（河北工業(yè)大學(xué) 檔案館，天津 300401）

學(xué)生類檔案不應(yīng)該單純地理解為學(xué)生的人事檔案，應(yīng)建立“大檔案”的理念，它的構(gòu)成體系基礎(chǔ)是：第一，設(shè)立永久保存的檔案，其中涵蓋學(xué)生在校期間的教育教學(xué)、管理和實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體。第二，有影響力的校友的檔案也是學(xué)生類檔案不可缺少的組成部分。第三，還應(yīng)搶救性地收集各種載體的在校生及畢業(yè)校友涉及民生、重要事件、關(guān)鍵情節(jié)等與學(xué)校、學(xué)生有關(guān)的學(xué)生檔案信息資源，建立起比較完善的學(xué)生檔案信息系統(tǒng)，豐富館藏資源，創(chuàng)建檔案信息數(shù)據(jù)庫和學(xué)生信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享平臺，充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用及社會價值。

學(xué)生類檔案；資源體系；新理念

中華人民共和國教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱“27號令”）增設(shè)了“學(xué)生類”檔案，將“學(xué)生類”檔案納入高等學(xué)校檔案管理的“十一”大類中，與其他門類檔案融為一體，這是緊跟高等教育發(fā)展和檔案工作“資源體系”與“利用體系”建設(shè)的思想發(fā)展步伐，進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案資源配置，綜合管理學(xué)校檔案信息資源以及拓展學(xué)校檔案服務(wù)領(lǐng)域促進(jìn)高等教育又好又快發(fā)展做出的一項(xiàng)重要舉措[1]。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳于2014年2月27日印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作意見》的通知 （中辦發(fā)[2014]15號）（以下簡稱“15號文”），站在全黨全國的高度，從完善檔案工作體制機(jī)制出發(fā)，就完善檔案資源體系建設(shè)方面作出了關(guān)于建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、重視做好民生檔案工作、科學(xué)整合檔案信息資源等的指示精神。如何深化高校檔案工作資源體系建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案服務(wù)的能力和水平等課題，是擺在檔案工作者面前的當(dāng)務(wù)之急。本文試就新形勢下學(xué)生類檔案資源體系的構(gòu)建問題做一探討與同行們商榷。

一、“27號令”增設(shè)“學(xué)生類”檔案的歷史背景和現(xiàn)實(shí)意義

“27號令”對“學(xué)生類”檔案的歸檔范圍做出了明確規(guī)定：“學(xué)生類”檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育的學(xué)生的高中檔案、大學(xué)入學(xué)登記表、大學(xué)入學(xué)體檢表、大學(xué)期間的學(xué)籍檔案及獎懲記錄、各個階段的黨團(tuán)組織檔案、大學(xué)畢業(yè)生登記表等①。縱觀“27號令”的內(nèi)容和學(xué)生檔案的歸檔范圍不難看出“高校檔案”的內(nèi)涵更深、范圍更寬更廣了，高校檔案信息資源建設(shè)方面應(yīng)強(qiáng)調(diào)“大檔案”的理念，這些變化突出表現(xiàn)在以下兩個方面：一是“27號令”第十五條規(guī)定“高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況確定歸檔范圍”，同時將“學(xué)生類”檔案單獨(dú)設(shè)類；二是“27號令”第二十四條規(guī)定“高校檔案機(jī)構(gòu)對于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應(yīng)制定專門的制度和辦法”②。“27號令”和“15號文”這兩個綱領(lǐng)性文件是相輔相成、相得益彰的，既明確了學(xué)生類檔案的重要地位，也彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念。為高校檔案“兩大體系”的構(gòu)建與完善提供了借鑒。所以，“27號令”將“學(xué)生類”檔案作為高校檔案實(shí)體分類中的基本類別納入到統(tǒng)一的規(guī)范的高校檔案體系之中，這對于高?！皩W(xué)生類”檔案的管理和利用工作具有十分重要的指導(dǎo)意義。

二、新形勢下“學(xué)生類”檔案資源體系的構(gòu)建

（一）“學(xué)生類”檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

有史以來，高校學(xué)生類檔案管理確實(shí)存在諸多問題。不久前就學(xué)生類檔案是否歸屬專門機(jī)構(gòu)、沒有專門人員管理等問題，我們對部分高校進(jìn)行了調(diào)研（截止到2016年底）。調(diào)研情況見表1。

表1 河北省、天津市部分普通高校學(xué)生類檔案情況調(diào)查

對表1分析可以得出：目前絕大多數(shù)高校的學(xué)生個人檔案存在缺乏集中統(tǒng)一管理，管理體制不健全的問題。有少數(shù)高校的學(xué)生個人檔案放在檔案部門管理，大多數(shù)高校的學(xué)生個人檔案有的放在學(xué)生工作管理部門，有的放在招生就業(yè)管理部門，還有的高校放在各個學(xué)院管理。這種分散的、不統(tǒng)一的管理模式，沒有符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)的庫房設(shè)施和保護(hù)條件，沒有固定的懂得檔案管理專業(yè)知識的管理人員，所以就更談不上檔案材料統(tǒng)一、規(guī)范了，從而導(dǎo)致畢業(yè)生檔案材料不全或者損毀丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生[2]。

高校檔案部門是對全校學(xué)生類檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、管理、組織與協(xié)調(diào)的職能部門和永久保存檔案的基地，負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和集中統(tǒng)一的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這樣可以保證有專門的管理機(jī)構(gòu)、專業(yè)的管理人員、專用的檔案庫房和規(guī)范的檔案裝具，以利于學(xué)生檔案的規(guī)范管理和廣泛利用。必須將目前各自為政、分散管理的橫向行政管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案管理部門為核心、以檔案形成部門為基礎(chǔ)的，縱向的、標(biāo)準(zhǔn)的、統(tǒng)一的檔案管理模式[3]。

（二）學(xué)生類檔案的內(nèi)涵

1.“27號令”增設(shè)了學(xué)生檔案門類的同時也給檔案工作者增添了新的理念

“27號令”增設(shè)了學(xué)生檔案門類，確實(shí)給高校檔案工作者增添了“大檔案”和重視民生檔案的管理理念。有的高校檔案館單獨(dú)增設(shè)“學(xué)生類”檔案，而有些高校雖然表面上還是沿襲使用傳統(tǒng)的檔案門類，但學(xué)生類檔案實(shí)際收集的范圍及征集的內(nèi)容還是有變化的，他們在具體的檔案工作實(shí)踐中確實(shí)強(qiáng)調(diào)了收集在校生學(xué)籍檔案、整理編輯畢業(yè)生各種信息、征集知名校友業(yè)績等等。如：上海交通大學(xué)檔案館在貫徹落實(shí)國家檔案局《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》 （簡稱“國家檔案局第9號令”）的過程中，于2014年上半年報送檔案館收集檔案范圍中并沒有“學(xué)生類”檔案這一門類，但又明確了涉及民生檔案的納入收集范圍，還特別強(qiáng)調(diào)了與學(xué)生個人切身利益相關(guān)材料的收集整理工作，如：學(xué)籍檔案、本科生信息、研究生入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)位信息登記表等[4]。綜上，基于“27號令”設(shè)立了學(xué)生類檔案、“15號文”關(guān)于完善檔案資源體系的指導(dǎo)意見和社會實(shí)際對學(xué)生類檔案的廣泛需求，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案的觀念已受到?jīng)_擊，“大檔案”的概念正深入人心，民生檔案越來越受到應(yīng)有的重視。

2.“學(xué)生類”檔案資源體系的構(gòu)建

筆者認(rèn)為，學(xué)生類檔案應(yīng)當(dāng)分為兩種：一種是隨學(xué)生本人轉(zhuǎn)遞的學(xué)生人事檔案；另一種是由高校檔案機(jī)構(gòu)永久或定期保存的文件材料。兩種學(xué)生類檔案在歸檔范圍、工作流程、管理模式與體制等方面應(yīng)當(dāng)區(qū)分開來，并制定相應(yīng)的管理辦法。這樣的解讀既有高度又有明確的界定，與“27號令”和“15號文”是相向而行的，值得借鑒和推廣。

“學(xué)生類”檔案的設(shè)立，必將涉及學(xué)生檔案管理的專業(yè)化和系統(tǒng)化，這也是大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，各高校應(yīng)按照“27號令”中對學(xué)生類檔案的界定及“15號文”的精神，并結(jié)合學(xué)生檔案形成的實(shí)際和社會各界對學(xué)生類檔案的需求，制定歸檔范圍和管理辦法?；诙嗄甑墓ぷ鹘?jīng)驗(yàn)總結(jié)，筆者認(rèn)為關(guān)于學(xué)生類檔案資源體系至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：第一，繼承和發(fā)展學(xué)生類人事檔案；第二，加大收集力度，整合信息資源，不僅要收集學(xué)生在校期間在教育、教學(xué)、管理和各種實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體外，而且還要搶救性收集涉及民生、重要事件、關(guān)鍵情節(jié)的與學(xué)校、學(xué)生有關(guān)的檔案信息資源；第三，有影響力的畢業(yè)生檔案信息的追蹤是學(xué)生類檔案工作不可缺少的組成部分。優(yōu)秀的學(xué)長的信息資源對學(xué)弟學(xué)妹的教育和鞭策作用是其他任何信息和榜樣都無可替代的。

3.學(xué)生類檔案資源體系的構(gòu)建及二級類目的設(shè)置

學(xué)生類檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)且工作量非常大的工作，因?yàn)閷W(xué)生類檔案存在著收集范圍大、種類多、保管期限不一、流動性強(qiáng)、利用率高等的特點(diǎn)。學(xué)生類檔案的資源體系主要來源有：一是高校招生錄取信息；二是教務(wù)部門產(chǎn)生的學(xué)籍信息；三是各學(xué)生管理部門產(chǎn)生的學(xué)生在校期間的相關(guān)信息；四是典型的畢業(yè)校友的信息。這些學(xué)生類檔案管理中的主體信息，如：招生部門產(chǎn)生的學(xué)生招生信息、教務(wù)部門及各相關(guān)學(xué)院所產(chǎn)生的學(xué)生成績信息、學(xué)歷學(xué)位信息，學(xué)生工作部門產(chǎn)生的學(xué)生獎懲信息、所獲榮譽(yù)信息等等，在學(xué)生檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。通過開發(fā)這一系列的信息建立管理系統(tǒng)和學(xué)生信息數(shù)據(jù)共享平臺，有效管理各部門產(chǎn)生的學(xué)生數(shù)據(jù)，使之能夠快速、高效地進(jìn)行學(xué)生信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)和分析，為學(xué)校的學(xué)生管理工作和用人部門決策提供可靠信息，為迅速轉(zhuǎn)投遞學(xué)生檔案、打印相關(guān)目錄、檔案信息檢索、檔案去向查詢提供幫助，是提高學(xué)生檔案管理工作的信息化程度和提高工作效率的關(guān)鍵。

基于此，我們認(rèn)為學(xué)生類檔案二級類目至少應(yīng)有以下設(shè)置：（1） 共青團(tuán)、（2） 武裝、（3） 學(xué)生、（4） 思想教育、（5） 學(xué)生管理、（6） 學(xué)籍管理、（7） 學(xué)生活動、（8） 學(xué)生就業(yè)信息管理、（9） 學(xué)生個人檔案、（10） 優(yōu)秀學(xué)長信息等等。實(shí)踐證明，合理設(shè)置學(xué)生類檔案的二級類目是做好檔案信息化工作和檔案收集整理工作的前提和基礎(chǔ)。在檔案信息化管理方面，二級類目就等同于建立了學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的各個功能模塊，從學(xué)院學(xué)生檔案、學(xué)生日常管理、學(xué)生成績、獎勵、就業(yè)、工作、生活等多方面形成一體化的管理模式，如果系統(tǒng)支持在廣域網(wǎng)條件下進(jìn)行系統(tǒng)方面管理的辦公模式，可大大的減輕檔案管理者的手工紙質(zhì)管理，不僅為學(xué)校管理工作提供了直觀的數(shù)據(jù)參考，更為學(xué)校提高工作效率和進(jìn)行教學(xué)改革創(chuàng)新提供了科學(xué)化參考。以二級類目下的“就業(yè)信息管理模塊”為例：就業(yè)信息管理主要是對就業(yè)信息登錄、就業(yè)信息修改、就業(yè)信息刪除及就業(yè)信息查詢操作等[5]。

從這種模塊式管理可以看出：如果檔案資源體系具有完整性和真實(shí)性，二級類目設(shè)置合理，那么對學(xué)生、檔案工作者、學(xué)校和社會都不無裨益：1.使學(xué)生對本人檔案有了知情權(quán)，消除對檔案神秘感的同時也鞭策自己走好“人生軌跡”。2.有利于加大檔案信息資源收集整理的廣度和深度，為整合檔案信息資源提供豐富的內(nèi)涵和外延，建立內(nèi)容豐富翔實(shí)、過程完整的學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫和學(xué)生信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享平臺。3.學(xué)生也可以和檔案管理人員互動，真正建立起方便人民群眾的檔案資源利用體系，發(fā)揮檔案“管理育人、服務(wù)育人”的功能，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”③。4.在檔案信息的收集和利用方面，有利于對檔案信息的分析研究、深度加工、綜合開發(fā)提供多層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值以及為各級領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考等等。

（三）新形勢下學(xué)生類檔案資源體系的構(gòu)建，需要對相關(guān)門類檔案的歸檔范圍和檔案的管理體制進(jìn)行補(bǔ)充、修改和完善

建立“大檔案”理念下的“學(xué)生類”檔案，深層次、全方位的整合與開發(fā)學(xué)生檔案，形成完整、準(zhǔn)確、客觀的學(xué)生檔案信息，改進(jìn)和規(guī)范學(xué)生類檔案管理，已成為高校檔案管理中的一項(xiàng)亟待解決的課題。課題組走訪了部分高校檔案部門，了解到他們采取的一些積極措施，并取得了很好的效果，現(xiàn)結(jié)合實(shí)際工作總結(jié)如下：

1.在“實(shí)體分類”中的一級類目不變的情況下適當(dāng)調(diào)整二級類目

“學(xué)生類”檔案的設(shè)立，將涉及學(xué)生的檔案系統(tǒng)化，既是注重作為學(xué)校主體的學(xué)生在學(xué)校的教育、管理以及學(xué)生活動中形成的文件材料的積累和歸檔，也是高等學(xué)校檔案實(shí)體分類的重新組合、完善與充實(shí)?！皩W(xué)生類”檔案不等同于“學(xué)生個人檔案”，“學(xué)生個人檔案”是“學(xué)生類”檔案中10個二級類目中的其中一個類目，將“學(xué)生類”檔案單純地理解為學(xué)生個人檔案，有失偏頗。

“學(xué)生類”檔案是學(xué)校民生檔案的重要組成部分，設(shè)立“學(xué)生類”檔案突出了學(xué)生在學(xué)校的主體位置，同時將相關(guān)的檔案材料進(jìn)行整合、集中，使涉及學(xué)生的檔案成為體系，從而形成完整的信息系統(tǒng)。這就需要在原來實(shí)體分類法一級類目不變的情況下適當(dāng)調(diào)整二級類目，將原一級類目：如黨群類、行政類、教學(xué)類檔案下設(shè)的涉及學(xué)生的二級類目進(jìn)行調(diào)整；同時調(diào)整檔案實(shí)體的排架。如：將共青團(tuán)的檔案由黨群類調(diào)整到學(xué)生類，原來的教學(xué)類和現(xiàn)在的學(xué)生類檔案會有部分交叉，要進(jìn)行合理的刪減和整合。

2.實(shí)施統(tǒng)一管理與分工協(xié)作相結(jié)合的管理體制

統(tǒng)一管理即高校檔案部門是對全校學(xué)生檔案管理工作組織與協(xié)調(diào)的職能部門，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的集中統(tǒng)一管理業(yè)務(wù)，這樣可以保證有專門的管理機(jī)構(gòu)，有固定、專職檔案專業(yè)人士負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作，能夠提供專門的檔案庫房和規(guī)范的檔案裝具，以利于學(xué)生檔案的有效保管。同時，相關(guān)職能部門、各院系作為學(xué)生檔案產(chǎn)生機(jī)構(gòu)，按照其職責(zé)，負(fù)責(zé)本單位學(xué)生檔案材料的收集、整理和歸檔工作，配合檔案部門搞好學(xué)生檔案管理工作。

3.健全的規(guī)章制度是構(gòu)建新形勢下學(xué)生類檔案資源體系的重要保障

新形勢下學(xué)生類檔案資源體系的構(gòu)建，單憑檔案部門的行政執(zhí)行力是無法高效準(zhǔn)確推進(jìn)學(xué)生類檔案管理工作的，必須制定與之相適應(yīng)的規(guī)章制度，明確高校檔案部門和檔案形成單位的職責(zé)、歸檔范圍與歸檔時間，制定標(biāo)準(zhǔn)的工作規(guī)范，接收、征集學(xué)生類檔案。

4.檔案信息化管理與學(xué)生類檔案資源體系相輔相成

學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)且工作量很大的工作，存在著學(xué)生檔案種類多，流動性強(qiáng)，利用率高的特點(diǎn)。如果不提高信息化程度學(xué)生檔案管理工作會陷入被動。因此，開發(fā)學(xué)生類檔案信息管理系統(tǒng)，建立學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫和學(xué)生信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享平臺，使各部門產(chǎn)生的學(xué)生信息數(shù)據(jù)能夠共享利用，是提高學(xué)生檔案管理工作信息化程度的關(guān)鍵。反之，離開檔案的信息化管理，構(gòu)建“大檔案”資源體系也就成了無源之水、無本之木。

四、結(jié)語

綜上所述，設(shè)立“學(xué)生類”檔案突出了學(xué)生的主體地位，同時“學(xué)生類”檔案也是高等學(xué)校民生檔案的重要組成部分?！皩W(xué)生類”檔案內(nèi)涵的界定是否準(zhǔn)確無誤、二級類目的設(shè)置是否科學(xué)規(guī)范、管理模式的研究與運(yùn)用是否科學(xué)，以人為本又經(jīng)得住實(shí)踐的檢驗(yàn)等還只是一項(xiàng)探索性的工程?！皩W(xué)生類”檔案與其他類檔案尚有一些交叉，仍需要科學(xué)界定和不斷修改、補(bǔ)充和完善，各歸檔部門對“學(xué)生類”檔案的歸檔模式也有一個不斷適應(yīng)、調(diào)整而逐漸成熟的過程，我們應(yīng)根據(jù)需要對館（室）藏檔案信息資源進(jìn)行深層次、全方位的整合與開發(fā)，形成客觀、準(zhǔn)確、全面、真實(shí)的檔案信息資源，使之成為學(xué)校教學(xué)、科研、管理、生產(chǎn)實(shí)踐等有價值的資源庫。

實(shí)踐證明：建立大檔案理念下的“學(xué)生類”檔案，便于開展檔案數(shù)字化、信息化工作，促進(jìn)檔案信息資源的建設(shè)和整合。在此基礎(chǔ)上建立完整的檔案信息管理系統(tǒng)，不但可以完善國家和社會治理所需檔案信息資源的共建共享，而且可以更好地保護(hù)傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)等。

注釋：

① 中華人民共和國教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱27號令）第十五條第三款。

② 中華人民共和國教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱27號令）第二十四條。

③ 中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》 （中辦發(fā)〔2014〕15號）第三條第十二款。

[1]匡定發(fā).內(nèi)涵與理念的變化是27號令最大的變化：高等學(xué)校檔案管理辦法27號令與6號令比較 [J].銅陵學(xué)院學(xué)報，2009，8（3）：87-88.

[2]張堅(jiān)君.淺論高校學(xué)生類檔案管理模式 [J].浙江檔案，2009（3）：50-51.

[3]牟陽春.學(xué)習(xí)貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》，促進(jìn)高等學(xué)校檔案工作科學(xué)發(fā)展[N].中國教育報，2008-9-26（3）.

[4]廖穎.對增設(shè)“學(xué)生類”檔案的質(zhì)疑[J].檔案學(xué)通訊，2015（2）：89-93.

[5]甘劍波.基于B/S結(jié)構(gòu)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2015：11-66.

Toward Establishing Students'File Resource System amid the New Situation

ZHAO Cui-xia,YANG Liang,DAI Jing-xin,LI Yie-zhou
（Archive of Hebei University of Technology,Tianjin 300401,China）

The student′s archives are not merely referring to a student′s personnel information.Its constituent system is based on the establishment of a permanent preservation of the archive,which covers the text,charts,audio and visual carriers.All of them have preservative value,formed by the education and teaching,management and practice activities at school.The research in high education archive department and all sectors of society shows that the archives of influential schoolmates are indispensable to the student archives.In addition,it is necessary to collect the students′information resources of undergraduate and graduates concerned with students′livelihood,important events and key plot.Based on that,the archives can establish a relatively complete student files information system,enrich the collection resources and create an archive information database and a basic data sharing platform for student information,giving full play to the role of archives and social value.

students′archives;resource system;new idea

G27

A

1674-7356（2017）-02-0079-04

2017-03-22

中國高等教育學(xué)會檔案工作分會項(xiàng)目（ZGD-Y-2016-10）；2016年國家檔案局科技項(xiàng)目計(jì)劃（2016-R-02）

趙翠霞（1967-），女，河北三河人，副研究館員，研究方向：檔案管理及應(yīng)用。

時間：2017-05-25

http：//kns.cnki.net/kcms/detail/13.1396.G4.20170525.1131.002.html

10.14081/j.cnki.cn13-1396/g4.2017.03.005