大中型醫(yī)院如何做好財(cái)務(wù)檔案管理

張東輝

摘 要：醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的提升和優(yōu)化，一是要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，加大領(lǐng)導(dǎo)支持力度；二是要提升檔案管理規(guī)范化水平，加強(qiáng)檔案管理者綜合素質(zhì)；三是要加強(qiáng)檔案的信息化，注重發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的綜合利用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 財(cái)務(wù)檔案 規(guī)范化 綜合利用 信息化

中圖分類號(hào)：F233 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2017）10-263-02

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院改革和發(fā)展的見證，是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)者制定發(fā)展計(jì)劃做出經(jīng)濟(jì)決策的依據(jù)，能指導(dǎo)醫(yī)院的實(shí)際工作和以后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。會(huì)計(jì)檔案可以反映醫(yī)院是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，從會(huì)計(jì)資料中發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)是否存在虛假違紀(jì)等行為?，F(xiàn)在檔案管理工作日益依賴信息化，計(jì)算機(jī)的引入使其作用更加放大。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，適應(yīng)新的醫(yī)療改革，為使檔案更好地滿足醫(yī)院改革和發(fā)展以及社會(huì)需求，特別是財(cái)務(wù)檔案管理需要進(jìn)一步提升和優(yōu)化。

一、提高對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)，加大領(lǐng)導(dǎo)支持力度

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的提升和優(yōu)化，首先要使全院職工提高對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)。很多人認(rèn)為檔案管理只是整理文件歸檔資料、保管查閱等瑣碎事務(wù)性工作，不重視檔案管理。很多醫(yī)院檔案管理往往由行政轉(zhuǎn)崗人員負(fù)責(zé)。這種做法限制了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化及進(jìn)一步發(fā)展，缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)經(jīng)常造成醫(yī)院檔案管理混亂，分類不清，標(biāo)示不明，查找困難，對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)工作都造成滯后。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)開展工作離不開檔案資料的支持，而檔案管理工作的優(yōu)先發(fā)展也離不開領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。

由于醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為主，醫(yī)院檔案工作最重要的是病理檔案，財(cái)務(wù)及其他檔案沒(méi)有得到重視和強(qiáng)化。因此，要使每一個(gè)工作人員都認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案工作在醫(yī)院業(yè)務(wù)中的重要性，造就各項(xiàng)檔案管理工作提前規(guī)劃和先行發(fā)展的局面。醫(yī)院中心檔案室，定期組織病案、人事、財(cái)務(wù)、行政員工學(xué)習(xí)檔案管理法規(guī)，開展檔案工作專題講座，通過(guò)集中的學(xué)習(xí)提升，使醫(yī)院?jiǎn)T工認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案是各種檔案的重中之重，原始記錄醫(yī)院經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)外體現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，是明晰財(cái)務(wù)權(quán)益的重要依據(jù)、處理經(jīng)濟(jì)糾紛的證據(jù)。醫(yī)院各級(jí)主管機(jī)關(guān)和醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門進(jìn)行各項(xiàng)監(jiān)督，制止違規(guī)違紀(jì)直至違法，也離不開財(cái)務(wù)檔案。醫(yī)院發(fā)展制定工作計(jì)劃、進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策，指導(dǎo)醫(yī)院工作的正常進(jìn)行和未來(lái)規(guī)劃更離不開財(cái)務(wù)檔案，它與每一位員工的現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益緊密聯(lián)系。每一位員工都應(yīng)該支持檔案管理工作，監(jiān)督好財(cái)務(wù)檔案，推動(dòng)檔案信息化，最終受益于現(xiàn)代化的檔案管理。

其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高重視程度，加大支持?！稒n案法實(shí)施辦法》第五條明確指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展?！贬t(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要在醫(yī)院工作總體規(guī)劃詳細(xì)考慮檔案管理，財(cái)務(wù)檔案管理的提升和優(yōu)化與醫(yī)院全面工作要同步協(xié)調(diào)發(fā)展。按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《保密法》等有關(guān)法律規(guī)定，設(shè)置科學(xué)的檔案分級(jí)管理，明確各級(jí)責(zé)任人，使檔案管理走上制度管理、現(xiàn)代管理、高效管理，提高檔案的實(shí)際效益。

二、提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范化水平，增強(qiáng)檔案管理者綜合素質(zhì)

醫(yī)院的快速發(fā)展要求財(cái)務(wù)檔案工作跟上發(fā)展步伐，這就要求財(cái)務(wù)檔案管理高效和規(guī)范。首先，醫(yī)院整體建設(shè)規(guī)劃中要預(yù)留足夠的檔案管理規(guī)劃空間，財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)劃要具有前瞻性。如新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，原始憑證、記賬憑證的保存期限由15年變?yōu)?0年等許多變化，如果規(guī)劃中不留余地，必然導(dǎo)致規(guī)劃多次變更。其次，建立中心檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案管理從各科分散管理模式向中心檔案室集中管理模式的轉(zhuǎn)變，這樣有利于財(cái)務(wù)檔案的長(zhǎng)期保管和合理開發(fā)利用。建立院長(zhǎng)直接分管檔案工作，形成以院長(zhǎng)全面領(lǐng)導(dǎo)、中心檔案室協(xié)調(diào)、各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)和專職檔案員經(jīng)辦的三級(jí)檔案管理模式，做到制度落實(shí)、管理高效、方法實(shí)用。再次，根據(jù)醫(yī)院工作特點(diǎn)，依據(jù)《檔案法》、《保密法》、《會(huì)計(jì)法》等法律法規(guī)，進(jìn)一步制定檔案管理工作目標(biāo)，科學(xué)細(xì)化法律法規(guī)，健全本單位財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)章制度，如制定《保密工作制度》、《內(nèi)部公文處理工作規(guī)定》、《中心檔案室管理制度》、《會(huì)計(jì)檔案工作人員職責(zé)》《會(huì)計(jì)憑證裝訂規(guī)范》等，形成財(cái)務(wù)檔案的生成、處理、整理歸檔、保管及利用等操作規(guī)范。最后，要按照中心檔案室工作要求建立檔案立卷、保存、查閱、復(fù)制及最終銷毀等各環(huán)節(jié)的詳細(xì)規(guī)定，歸檔目錄實(shí)時(shí)錄入計(jì)算機(jī)實(shí)行聯(lián)網(wǎng)查閱。財(cái)務(wù)部門健全財(cái)務(wù)檔案歸檔日常管理制度，科學(xué)整理財(cái)務(wù)資料，規(guī)范裝訂財(cái)務(wù)檔案資料，按標(biāo)準(zhǔn)填寫案卷目錄，及時(shí)向中心檔案室整理歸檔財(cái)務(wù)檔案；強(qiáng)化檔案處理的監(jiān)督，認(rèn)真執(zhí)行規(guī)章制度，防止財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容泄露，被不法分子利用篡改、傳播，給醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理造成損失。

由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，檔案管理工作者必須政治性很強(qiáng)。為了保護(hù)檔案的安全性、保密性，首先，檔案管理工作者要管得住嘴。其次，檔案管理工作瑣碎、細(xì)小、單調(diào)、枯燥，要求從事這項(xiàng)工作要耐得住寂寞，擁有普通員工所沒(méi)有的耐心和毅力，工作才能長(zhǎng)期堅(jiān)持。檔案管理工作者不能因?yàn)楣ぷ鳜嵥?、繁雜、普通而失去工作的激情。最后，檔案管理要具有專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。不僅要熟悉檔案工作流程，更要注重檔案信息資源開發(fā)利用。

現(xiàn)實(shí)工作中，由于醫(yī)院對(duì)檔案工作的普遍不重視和本身工作的單調(diào)、枯燥、乏味，現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作者大多是行政人員轉(zhuǎn)崗，缺乏專業(yè)檔案知識(shí)，沒(méi)有專業(yè)對(duì)口的人員。檔案室成為關(guān)系戶和老弱、臨近退休人員的聚集地并且人員流動(dòng)頻繁。因此，首先要調(diào)整財(cái)務(wù)檔案管理人員，積極引進(jìn)檔案專業(yè)的高層次人才，有計(jì)劃地吸納原則性強(qiáng)、耐得住寂寞的年輕員工，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員優(yōu)化升級(jí)。其次要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)和外出進(jìn)修等多種形式，在職人員提升綜合素質(zhì)，努力使自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)能力適應(yīng)崗位發(fā)展要求。具體地說(shuō)，一是要提高認(rèn)識(shí)，端正態(tài)度，熱愛(ài)本職工作，經(jīng)得起誘惑，耐得住寂寞。二是要開闊視野，知識(shí)更新，技能提升，適應(yīng)新的工作要求，勝任發(fā)展的檔案工作任務(wù)。最后要通過(guò)多種手段和方法，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，不要使他們認(rèn)為自己是閑人，在醫(yī)院低人一等。最終通過(guò)檔案管理工作質(zhì)量的提升，發(fā)揮檔案的效益。

三、加強(qiáng)檔案的信息化，注重財(cái)務(wù)檔案的綜合利用

加強(qiáng)檔案的信息化與基礎(chǔ)設(shè)施的相關(guān)投入息息相關(guān)。具體來(lái)說(shuō)，硬環(huán)境，從計(jì)算機(jī)配備、檔案管理人員配置、購(gòu)置必要設(shè)備，如恒溫恒濕設(shè)備、防磁柜、復(fù)印刻錄設(shè)備，房屋設(shè)施上安裝防水、防火、防光、防盜、防蟲、防鼠等各種措施；軟環(huán)境，制定便利檔案管理人員開展工作的各項(xiàng)規(guī)定，收集檔案資料過(guò)程中要求各相關(guān)部門的積極配合。

信息安全是檔案管理信息化的重中之重。檔案管理的前提和保證是檔案信息資源的真實(shí)性、系統(tǒng)性以及安全性。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，除了建立信息備份中心外，必須同時(shí)建立登錄認(rèn)證，構(gòu)建信息安全防火墻，計(jì)算機(jī)實(shí)時(shí)升級(jí)安全認(rèn)證、病毒防殺。計(jì)算機(jī)中心管理員加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，中心檔案室建立和健全電子檔案管理責(zé)任制。這些實(shí)際落實(shí)的制度才能保障檔案信息的數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)和使用安全，確保檔案特別是財(cái)務(wù)檔案信息的安全、真實(shí)、系統(tǒng)、實(shí)用。

更好地為醫(yī)院和社會(huì)的發(fā)展服務(wù)是優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理的最終目的。提升財(cái)務(wù)檔案的利用價(jià)值加強(qiáng)檔案的綜合效能，要依據(jù)財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)和檔案管理要求科學(xué)開發(fā)利用財(cái)務(wù)檔案信息資源，使財(cái)務(wù)檔案信息化便于數(shù)字化存儲(chǔ)，如原始憑證電子化。這樣由不便于保管和查閱的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的現(xiàn)代電子檔案，便于分類、檢索、存儲(chǔ)和利用，建立數(shù)字化的財(cái)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)檔案資源全院共享。與此同時(shí)，要充分利用醫(yī)院信息資源統(tǒng)一管理平臺(tái)，避免重復(fù)建設(shè)、相互不兼容。通過(guò)與醫(yī)院人事、門診、住院、醫(yī)療、護(hù)理、科研、教學(xué)等其他信息的標(biāo)準(zhǔn)接口，為醫(yī)院各級(jí)組織提供便利和系統(tǒng)的信息，最大限度地發(fā)揮檔案資源的綜合效能，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案資源的管理決策基石功能、財(cái)務(wù)監(jiān)督防范功能、醫(yī)療參考支持功能、后勤協(xié)調(diào)保障功能。

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（作者單位：湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院財(cái)經(jīng)處 湖北十堰 442000）

（責(zé)編：若佳）endprint