談機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

摘 要：檔案管理是機(jī)關(guān)檔案寶貴的信息資源，它對(duì)于機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作開展具有極為重要的參考價(jià)值和借鑒意義。但是，在當(dāng)前我國一些機(jī)關(guān)檔案管理工作仍存在有較多的問題，在機(jī)關(guān)發(fā)展建設(shè)過程中，必須要采取相應(yīng)的對(duì)策加以改善和完善，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，進(jìn)而保證機(jī)關(guān)內(nèi)部各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；檔案管理；問題；對(duì)策

眾所周知，檔案是非常重要的資源，尤其是機(jī)關(guān)部門的檔案資料，這些資料不僅記錄著機(jī)關(guān)部門各項(xiàng)工作的詳細(xì)實(shí)施情況，還可能涉及有機(jī)關(guān)工作人員中個(gè)人信息等，是機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作開展的重要憑證。近些年來，我國目前檔案管理工作水平雖然有所提升，但是在具體的工作實(shí)施中，還存在有較多的不足之處。本文將結(jié)合當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，探討提高檔案管理工作水平的策略。

1 機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題

1、檔案整理工作不細(xì)致

機(jī)關(guān)里的檔案可謂是種類眾多，除了常規(guī)的會(huì)議記錄檔案、個(gè)人檔案以外，可能還會(huì)涉及有一些機(jī)密文件檔案，這些檔案五花八門，在平時(shí)的工作中，必須要將其進(jìn)行正確歸類，在使用時(shí)，才方便工作人員查找。但是，在實(shí)際的工作中，機(jī)關(guān)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案錯(cuò)亂、文件混雜或者是丟失的現(xiàn)象。這就是因?yàn)闄n案管理人員在工作中不夠細(xì)致，由于粗心大意或者是其他的原因，在工作時(shí)，沒有及時(shí)的將重要檔案和普通檔案進(jìn)行分類，導(dǎo)致檔案管理工作開展不理想。如領(lǐng)導(dǎo)在開會(huì)時(shí)發(fā)現(xiàn)自己所需要的資料與開會(huì)的內(nèi)容不符，檔案分類隨意性強(qiáng)，一些重要檔案與普通檔案堆積在一起。這些問題的出現(xiàn)極大的影響了機(jī)關(guān)工作人員的工作效率，嚴(yán)重時(shí)，甚至?xí)＜皺C(jī)關(guān)的發(fā)展建設(shè)。

2、檔案管理保存存在安全隱患

近些年來，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展變化，許多機(jī)關(guān)單位在辦公時(shí)也出現(xiàn)了較多新的變化，如辦公場所由分散朝著集中轉(zhuǎn)變，無紙化辦公在機(jī)關(guān)中的應(yīng)用范圍越來越廣泛，這些變化在一定程度上推動(dòng)了機(jī)關(guān)的發(fā)展建設(shè)，卻也引發(fā)了較多的問題，如分散式管理模式雖然不利于提高辦公室的利用效率，但是，在這種管理模式下檔案管理一般都由專人負(fù)責(zé)管理，也設(shè)置了專門的檔案室，管理起來比較方便，而在采取集中式辦公模式之后，為了節(jié)約辦公場地，專門的檔案室被取消，部分機(jī)關(guān)單位出現(xiàn)了一室多用的現(xiàn)象，這樣給檔案管理保存帶來了較大的安全隱患。此外，在實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公之后，人們運(yùn)用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檔案信息，有的工作人員年齡偏大，對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)不是十分的熟練，可能會(huì)出現(xiàn)誤刪重要文件檔案，忘記保存的情況，而且計(jì)算機(jī)如果被病毒入侵，還有可能會(huì)造成重要軟檔案信息被不法分子竊取，影響檔案安全使用。

3、機(jī)關(guān)檔案管理信息化水平低下

隨著信息時(shí)代的到來，人們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化，機(jī)關(guān)檔案管理工作也發(fā)生了較為顯著的變化。比如說，在過去人們習(xí)慣于使用紙質(zhì)檔案記錄日常工作內(nèi)容，但是在信息技術(shù)大面積推廣之后，越來越多的人開始使用信息技術(shù)開展各項(xiàng)工作，在機(jī)關(guān)檔案管理中也不例外，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理提高了工作效率，使得各種檔案信息在查找時(shí)更加的方便。然而，信息技術(shù)的應(yīng)用和推廣，也對(duì)檔案管理人員的工作提出了更高的要求，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，工作人員必須要熟悉這種辦公軟件，才能做好檔案管理工作。此外，機(jī)關(guān)還需要投入大量資金，用購買現(xiàn)代化辦公設(shè)備，這樣才能更好地進(jìn)行檔案管理。但是，在當(dāng)前檔案管理過程中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍不是很高，難以適當(dāng)信息化檔案管理需要，而且部分機(jī)關(guān)對(duì)于檔案管理重視程度不夠，資金匱乏，現(xiàn)代辦公設(shè)備落后，難以滿足時(shí)代發(fā)展機(jī)關(guān)檔案管理信息化需要。

2 改善機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀的對(duì)策

1、加強(qiáng)檔案管理流程建設(shè)

如上文所述，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，部分機(jī)關(guān)檔案管理人員在管理時(shí)由于缺乏管理經(jīng)驗(yàn)或者是粗心大意，致使各種檔案較為混亂，不利于日常工作開展。為了使檔案整理工作更加規(guī)范有序，機(jī)關(guān)單位在平常工作中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案整理的流程建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督力度，使他們能夠正視自身工作對(duì)于機(jī)關(guān)發(fā)展建設(shè)的重要性。

首先，在日常工作中要多一份細(xì)心和耐心，在整理一些重要檔案時(shí)，要多檢查幾次，不能只是簡單地將同一類型的檔案放到一起，就草率結(jié)束工作，而是要仔細(xì)進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案歸檔或者是分類存在錯(cuò)誤，要及時(shí)返工，做好詳細(xì)記錄。其次，在加強(qiáng)檔案管理流程建設(shè)時(shí)，要建立合適的賞罰制度，對(duì)于屢次犯錯(cuò)的檔案管理人員，要及時(shí)的與其進(jìn)行溝通，了解他們犯錯(cuò)誤的原因，給予一定的懲戒，使他們認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，而對(duì)于表現(xiàn)較為優(yōu)異的工作人員，則應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以表揚(yáng)，提高他們的工作積極性。最后，在對(duì)檔案進(jìn)行條目表述時(shí)，要加強(qiáng)與專業(yè)人士的溝通，因?yàn)樵跈C(jī)關(guān)中不同部門的工作人員所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容和項(xiàng)目大不相同，而檔案管理人員多是文秘出身，他們雖然對(duì)多種知識(shí)都有所涉獵，卻并不是十分精通，稍有不慎可能就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，在進(jìn)行檔案管理，遇到一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案時(shí)，需要多與專業(yè)人士進(jìn)行溝通，了解條目的表述方式。

2、解決好檔案管理中存在的安全隱患

檔案管理中存在的安全隱患可謂是不勝枚舉，在論述機(jī)關(guān)檔案管理中存在問題時(shí)，我曾提到了集中式辦公模式及信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案管理的安全產(chǎn)生了一定的影響。從當(dāng)前國家長遠(yuǎn)發(fā)展政策來看，集中式辦公模式以及信息技術(shù)的應(yīng)用，是未來機(jī)關(guān)發(fā)展的必然趨勢。所以，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要解決安全隱患問題就需要工作人員想辦法在集中管理模式中開辟出屬于自己的檔案管理“天地”，要善于靈活的運(yùn)用多種檔案管理方式。而在使用現(xiàn)代化辦公軟件時(shí)，工作人員則要主要做好備份工作，時(shí)刻注意保存軟件，在工作期間切忌不能用辦公電腦瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站，防治病毒入侵辦公系統(tǒng)，對(duì)檔案管理安全產(chǎn)生影響。

3、提高檔案管理信息化水平

信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。在未來，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，信息化技術(shù)在檔案管理中使用會(huì)越來越廣泛，而在使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，要想提高管理效率，首先必須要投入大量的資金，購置先進(jìn)的辦公設(shè)備，淘汰傳統(tǒng)落后的辦公設(shè)備，定期更新辦公軟件，以適應(yīng)各種辦公需要。同時(shí)，機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)人還需注意要清點(diǎn)本部門有那些工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不熟練，做好集訓(xùn)工作，提升他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)，使他們能夠熟練掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，做好檔案管理工作。

4、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低決定著檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，在機(jī)關(guān)檔案管理過程中，工作人員還需要不斷提升工作人員的綜合素質(zhì)，定期開展各種培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)使他們認(rèn)識(shí)到自身的不足，學(xué)好新知識(shí)。同時(shí)，在培養(yǎng)人才時(shí)，要注意有針對(duì)性地培養(yǎng)，比如說，有的工作人員在管理檔案時(shí)，不善于細(xì)分檔案，培訓(xùn)就主要集中于提升他們的分類能力，而還有的工作人員則是計(jì)算機(jī)技術(shù)水平差，那么培訓(xùn)時(shí)，則應(yīng)注重培養(yǎng)他們計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。最后，機(jī)關(guān)還應(yīng)提高檔案管理人員的招聘門檻，選撥合適的人才。

總之，機(jī)關(guān)檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、法制性和責(zé)任性比較強(qiáng)的工作，但同時(shí)這項(xiàng)工作可能又有幾分枯燥、單調(diào)。在具體的工作中，檔案管理人員要善于挖掘檔案管理工作的趣味性，積極的學(xué)習(xí)新知識(shí)，運(yùn)用新技術(shù)，樹立科學(xué)的檔案管理意識(shí)，做好相應(yīng)的管理工作，提升機(jī)關(guān)檔案管理工作水平，推動(dòng)機(jī)關(guān)的發(fā)展和進(jìn)步。

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作者簡介

陳遠(yuǎn)霞（1988-），女，土家族，重慶市酉陽縣人，助理檔案館員，本科。endprint