大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校檔案管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代爆炸產(chǎn)生的海量信息給各行各業(yè)的管理帶來(lái)了歷史性的變革，哈佛大學(xué)社會(huì)學(xué)教授Gary Kim說：“這是一場(chǎng)革命，一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)資源使所有領(lǐng)域的量化進(jìn)程開始了，無(wú)論是學(xué)術(shù)界、商業(yè)界還是政府部門，都會(huì)在各個(gè)領(lǐng)域開始這個(gè)過程?！备咝n案管理工作也不例外。任何一所高校的檔案都是這所高校黨務(wù)工作和行政工作以及其他各項(xiàng)工作中形成的有保存價(jià)值的資料，它以文字載體、圖表載體和聲像載體等不同的形式存在著，是一所學(xué)校產(chǎn)生和發(fā)展的歷史憑證，并隨著學(xué)校的發(fā)展而逐步發(fā)展積累，只有它可以承載一個(gè)學(xué)校詳細(xì)真實(shí)地歷史全貌和文化積淀。高校檔案是高校教學(xué)科研評(píng)估的基礎(chǔ)，是衡量高校辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量和科研實(shí)力的重要依據(jù)，在目前的高校管理環(huán)境下檔案它直接影響和決定著一個(gè)高校水平評(píng)估的等級(jí)。作為信息資源基礎(chǔ)它也是一所高校的后來(lái)者了解過去、總結(jié)現(xiàn)在和預(yù)測(cè)未來(lái)的依據(jù)，更是高校管理者科學(xué)決策的重要參考資料。所以說高校的檔案管理工作不僅保證了檔案材料的安全完整性，也是國(guó)家和上級(jí)部門進(jìn)行教學(xué)和科研檢查評(píng)估的依據(jù)，在教學(xué)和科研檢查評(píng)估實(shí)踐中，上級(jí)派來(lái)的各位評(píng)估專家除了住進(jìn)學(xué)校實(shí)地了解學(xué)校的教學(xué)科研現(xiàn)狀，更多的是調(diào)閱學(xué)校的相關(guān)教學(xué)和科研檔案材料并以此來(lái)佐證學(xué)校的辦學(xué)定位和培養(yǎng)目標(biāo)是否合理，是否將人才培養(yǎng)置于學(xué)校工作的中心地位，是否重視師資隊(duì)伍建設(shè)，是否不斷的在改善教學(xué)資源和科研條件等等。所以說高校的檔案管理工作在高校的發(fā)展中有著十分重要的作用。

1 目前高校檔案管理的不良現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)刺激了人們思維方式的轉(zhuǎn)變，加快了高校檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，但在高校檔案管理工作中目前還存在著一些不利于檔案管理工作適應(yīng)大數(shù)據(jù)變化要求的問題。

1.1 高校對(duì)檔案管理工作不夠重視

目前高校對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，有些管理者認(rèn)為檔案管理就是人事檔案的轉(zhuǎn)交、整理以及歸納等方面的事情，所以在檔案管理的人員配備上往往是低學(xué)歷或者是解決高層次人才的家屬安置，在對(duì)該群體人員的管理過程中缺乏與時(shí)俱進(jìn)提升素質(zhì)的制度性規(guī)范，人員素質(zhì)的欠缺導(dǎo)致了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化程度比低，難以有效的發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的有效價(jià)值。檔案管理者由于自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的限制也缺乏檔案信息化管理的意識(shí)和現(xiàn)代化檔案管理的理念。其結(jié)果導(dǎo)致高校檔案管理的效率底下，檔案管理工作的效能沒有無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。檔案管理者缺乏對(duì)檔案管理工作的準(zhǔn)備，把檔案管理簡(jiǎn)單化為整理檔案，存放檔案、保管檔案。加之高校目前對(duì)檔案管理就整體上也缺乏必要的分類標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)于區(qū)分文書檔案和各種教學(xué)科研類型檔案沒有細(xì)則，憑感性認(rèn)識(shí)歸集分類置放，沒有一個(gè)系統(tǒng)性和完整性的科學(xué)的管理規(guī)范體系，檔案管理人員晉升職稱也只能是參照外邊檔案系統(tǒng)的文件去準(zhǔn)備資料并參加外邊檔案系統(tǒng)的評(píng)審。平時(shí)對(duì)于教學(xué)檔案的收集保管缺乏專人管理，在院系大多是教學(xué)秘書監(jiān)管，于是就出現(xiàn)在接到教育部參加評(píng)估的通知后，突擊補(bǔ)資料、查試卷、審改以前畢業(yè)論文問題的行為。有些課程的試卷以及分析報(bào)告丟失，有些在計(jì)算機(jī)上完成的實(shí)驗(yàn)報(bào)告沒有存盤。原因是這些資料在管理者眼里沒有納入檔案管理的范疇，加之實(shí)驗(yàn)室有時(shí)可能是臨聘人員又不斷地更換，臨聘者也不懂那些需要留下來(lái)，于是試驗(yàn)資料最為教學(xué)重要的檔案資料就人為流失了，有些材料缺乏連續(xù)性。比如在高校目前有一些實(shí)驗(yàn)室一直對(duì)學(xué)生開放，但是教學(xué)評(píng)估時(shí)卻發(fā)現(xiàn)沒有開放記錄等憑證材料。在迎接上邊評(píng)估時(shí)的突擊整改和準(zhǔn)備資料由于對(duì)象是過去時(shí)，檔案材料收集難以齊全和規(guī)范 ，雖然過去在教學(xué)實(shí)踐過程中都傾注了大量的細(xì)致工作，但由于缺乏資料從而導(dǎo)致了拿不出過硬的憑證來(lái)證明工作確實(shí)是認(rèn)真的做過了，這不僅僅給高校帶來(lái)了巨大的浪費(fèi)，而且很大程度上破壞了檔案管理的秩序。

1.2 高校檔案管理手段滯后

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的信息化、自動(dòng)化以及智能化程度都不斷提升，因此在高校的檔案管理中也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理手段的與時(shí)俱進(jìn)，在學(xué)校和二級(jí)院系構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)。在技術(shù)投入上檔案的信息化管理直接影響到檔案信息的整理和保存，這就要求檔案管理的相關(guān)技術(shù)及時(shí)更新?lián)Q代，在大數(shù)據(jù)時(shí)代需要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理。隨著全社會(huì)信息化水平飛速提高，電子檔案的應(yīng)用需求越來(lái)越大。高校作為現(xiàn)代教育的重要陣地，學(xué)校應(yīng)該設(shè)有電子檔案管理設(shè)備，但由于受過去傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，高校檔案管理工作在高校各項(xiàng)工作中處于相對(duì)邊緣化的地位，與學(xué)校其他領(lǐng)域比較檔案管理手段相對(duì)落后，就目前情況看，仍以手工管理為主，計(jì)算機(jī)為輔，基本是傳統(tǒng)的管理手段，即將各類基本紙質(zhì)化檔案進(jìn)行嚴(yán)密保存，管理檔案的人員就是想庫(kù)管員一樣看守著這些東西，檔案管理者在平時(shí)的也很少與外界同行進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，檔案部門缺乏應(yīng)有的社會(huì)地位，資金投入短缺設(shè)備落后。即使給配備了計(jì)算機(jī)也不是用于檔案管理而是供檔案室的人員進(jìn)入校園網(wǎng)使用的，這說明了檔案室在大數(shù)據(jù)環(huán)境下要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、數(shù)字化建設(shè)還有一段路程要走。二級(jí)院系沒有設(shè)立專門的檔案管理房間，硬件配備陳舊，人員配備短缺，單位沒有二級(jí)院系教學(xué)科研檔案管理的制度。這種管理模式無(wú)法適應(yīng)高?？焖侔l(fā)展中急劇增長(zhǎng)的檔案信息的存儲(chǔ)需要，更無(wú)法滿足本科教學(xué)評(píng)估對(duì)檔案信息快捷檢索與利用的要求。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理的思考

2.1 重視高校檔案管理工作從配備專業(yè)團(tuán)隊(duì)做起

提高高?？蒲信c教學(xué)等檔案管理工作的效率，應(yīng)該先加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理者地位的認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)知檔案管理對(duì)高校管理和學(xué)科建設(shè)的重要意義，積極引入資源和人才進(jìn)來(lái)，對(duì)相關(guān)工作的開展要從人力和經(jīng)費(fèi)予以支持，首先在高校培養(yǎng)一支年輕的、具有現(xiàn)代理念的、精干的檔案管理隊(duì)伍，這是提升高校檔案管理工作的前提。高校管理層要改變管理理念轉(zhuǎn)變管理思想，重視高校的檔案管理工作，尤其是教學(xué)與科研檔案管理工作且和應(yīng)付評(píng)估無(wú)關(guān)，提高高校檔案管理者的年輕化和專業(yè)性。在檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)方面，管理者多提供檔案管理者的學(xué)習(xí)與交流機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)二級(jí)院校的教學(xué)與科研檔案管理者建言獻(xiàn)策，給二級(jí)院系配置專業(yè)的教學(xué)與科研檔案管理者，歸口分級(jí)各負(fù)其責(zé)。高校需要專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，在檔案管理方面也要采用科學(xué)的管理方法。專業(yè)的高校檔案管理隊(duì)伍在高校檔案管理工作方法上是有自己先進(jìn)的與時(shí)俱進(jìn)的獨(dú)特的管理理念，他們對(duì)待檔案管理工作能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的精細(xì)要求，在管理商具有專業(yè)性，也能夠樹立正確的一切為了學(xué)校的發(fā)展建設(shè)、為了促進(jìn)教學(xué)科研的服務(wù)意識(shí)。目前高校檔案資料主要以紙質(zhì)為主，導(dǎo)致其加工程度較低，配備了年輕了熱愛網(wǎng)絡(luò)的檔案團(tuán)隊(duì)后，這些檔案精英對(duì)高校檔案資料信息會(huì)盡快完成網(wǎng)絡(luò)化、信息化以及數(shù)字化處理，會(huì)盡快構(gòu)建高校的信息資料數(shù)據(jù)集，會(huì)加深資源信息的開發(fā)利用，還會(huì)利用圖像文字識(shí)別技術(shù)、自動(dòng)著錄標(biāo)引技術(shù)以及數(shù)字處理技術(shù)等信息技術(shù)，提高高校檔案的建庫(kù)效率和強(qiáng)化高校檔案的數(shù)字化程度，以保證高校的檔案管理工作適應(yīng)于大數(shù)據(jù)環(huán)境。

2.2 適應(yīng)大數(shù)據(jù)要求從提升高校檔案管理手段做起

適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求高校的檔案管理需要給檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施加大投資，工作環(huán)境尤其是硬件環(huán)境是提高高校檔案管理質(zhì)量的基本保障，信息化的技術(shù)投入和更新檔案管理設(shè)備都需要大量資金支持。由于高校的教學(xué)科研等檔案管理工作需要很多部門協(xié)調(diào)才能更好地完成，所以有必要制定和完善相關(guān)工作的管理機(jī)制，制定科學(xué)、規(guī)范的管理制度。紙質(zhì)檔案對(duì)需要集中的檔案實(shí)施集中管理、規(guī)范管理的模式，對(duì)收集、整理和裝訂等工作出臺(tái)行之有效的辦法，對(duì)難以集中的有二級(jí)院系管理的檔案除了配備專人也許提供場(chǎng)地。在高校建設(shè)紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的檔案管理體系，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)，做好高校教學(xué)科研檔案增量電子化和存量數(shù)字化工作，加強(qiáng)相關(guān)管理設(shè)備和技術(shù)的不斷更新和優(yōu)化，加強(qiáng)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，保證所有管理步驟能夠有章可循，全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。

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作者簡(jiǎn)介

袁知非（1987-），男，陜西乾縣，寶雞文理學(xué)院，研究生，高等學(xué)校檔案管理。endprint