淺析新形勢下事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)模式的創(chuàng)新

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位開展、提高自身管理工作的重要基礎(chǔ)內(nèi)容之一，其管理模式與管理體系也須順應(yīng)當(dāng)前新形勢下檔案管理、服務(wù)模式創(chuàng)新的要求。因此，事業(yè)單位應(yīng)立足于信息化改革的基礎(chǔ)之上，不斷優(yōu)化、創(chuàng)新檔案管理及服務(wù)模式，以提升其服務(wù)管理效率。本文就水利單位檔案管理及服務(wù)模式的創(chuàng)新進行分析、闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；水利；檔案管理；服務(wù)模式；創(chuàng)新

事業(yè)單位檔案既其歷史發(fā)展、現(xiàn)實情況的客觀且真實的反映，也是其重要的無形資產(chǎn)。新形勢下，事業(yè)單位原有的檔案管理體系、模式均已無法滿足信息化時代的發(fā)展需求；因此，事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新，既是事業(yè)單位發(fā)展的需要，也是新形勢下提升其檔案管理及服務(wù)的需要[1]。本文就水利單位檔案管理及服務(wù)模式的創(chuàng)新進行分析、闡述。

1 新形勢下水利事業(yè)單位檔案管理特點及其管理創(chuàng)新的必要性

新形勢下，隨著現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)及社會化進程的迅猛發(fā)展，水利事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化、信息化水平也隨之不斷提升，因此水利檔案管理也呈現(xiàn)出以下特點：一是數(shù)字化信息化背景下的水利檔案管理既可以促進其檔案管理工作效率的提升，也可以有效降低其管理成本費用；二是數(shù)字化信息化檔案管理也更有利于水利單位諸多工作的順利開展，也更有利于水利單位與其他相關(guān)部門的交流與溝通，這對保障其檔案管理工作效率與質(zhì)量也具有積極的促進作用[2]。

新形勢下的水利單位檔案管理管理及服務(wù)模式創(chuàng)新的必要性：一是在云計算、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代數(shù)學(xué)化技術(shù)的推動下，解決了現(xiàn)代檔案管理工作中的諸多難題；這也成為了水利單位檔案管理順應(yīng)新形勢、新時代發(fā)展的必然要求。二是隨著事業(yè)單位體制的改革，這也推動了水利單位信息化發(fā)展，進而也為其檔案管理數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。故此，水利檔案管理及服務(wù)模式的創(chuàng)新也是順應(yīng)體制改革的必然選擇。三是傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理流程復(fù)雜、繁瑣且檔案信息的整理難度大，尤其是在對歷史資料、信息調(diào)出、查詢時工作效率低下；而經(jīng)過檔案管理及其服務(wù)模式的創(chuàng)新，則可以全面解決上述問題；因此，這也是水利檔案管理工作發(fā)展、提高工作效率的必然需要。

2 新形勢下水利事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)模式創(chuàng)新的內(nèi)容

1、構(gòu)建數(shù)字化檔案管理模式

水利事業(yè)單位檔案管理既是其重要的無形資產(chǎn)，也是有效提升其單位管理效率的重要保障。而數(shù)字化技術(shù)則可以有效地將傳統(tǒng)的文字檔案信息資料轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化檔案信息，并對其進行及時的更新、補充以及整合等，進而達到提升檔案管理、服務(wù)效率的目的[3]。

2、構(gòu)建自動化檔案管理模式

欲提升水利事業(yè)單位檔案管理、服務(wù)效率，自動化檔案管理、服務(wù)則是其必需的創(chuàng)新途徑。同時，自動化檔案管理還涵蓋了數(shù)字化掃描識別、OCR識別、電子標(biāo)簽等，這些數(shù)字化技術(shù)均可以提高檔案管理的自動收集、、檢索、篩選以及關(guān)鍵詞自動提取等，進而為提升其管理、服務(wù)質(zhì)量與效率奠定了基礎(chǔ)。

3、構(gòu)建體系化檔案管理模式

信息化事業(yè)單位檔案管理、服務(wù)建設(shè)是一個體系化過程中；其涵蓋了檔案文檔一體化、內(nèi)部管理、服務(wù)流程一體化以及部門（包括下屬單位）間銜接一體化。而信息化檔案管理則可以全面提升檔案信息數(shù)據(jù)的兼容性與通用性，為提升事業(yè)單位檔案管理服務(wù)建設(shè)體系奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。

3 水利事業(yè)單位檔案管理、服務(wù)模式創(chuàng)新途徑

1、提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

水利單位檔案管理及服務(wù)模式的創(chuàng)新與其管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是密不可分的；因此，應(yīng)以提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，強化其工作責(zé)任意識，進而發(fā)揮出專業(yè)人才的作用。因此，水利單位應(yīng)定期或不定期對檔案管理人員的專業(yè)知識、信息化應(yīng)用技能進行相應(yīng)的培訓(xùn)與考核，以全面提升其檔案管理工作效率及服務(wù)質(zhì)量的同時，還要加強對其檔案管理工作的職業(yè)素養(yǎng)、責(zé)任心的培訓(xùn)與考核，進一步增強其服務(wù)意識、樹立起檔案創(chuàng)新管理意識，從而提升檔案管理質(zhì)量與效率[4]。

2、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程與相關(guān)制度

水利事業(yè)單位檔案管理原有檔案管理業(yè)務(wù)流程相對落后，其無法滿足信息化、數(shù)字化檔案管理及相關(guān)服務(wù)；因此，水利單位應(yīng)進一步優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，不斷的拓展、豐富檔案管理服務(wù)功能及服務(wù)內(nèi)容；使之服務(wù)范圍、服務(wù)形式均能夠得到全面的優(yōu)化與提升，進而滿足單位檔案管理與服務(wù)需求。同時，水利單位還應(yīng)不斷完善、更新現(xiàn)有的檔案管理軟硬件建設(shè)，加強對各類檔案信息資源的整合，全面完成檔案管理信息化平臺的建設(shè)。另外，水利單位還應(yīng)進一步優(yōu)化、完善檔案管理的相關(guān)制度建設(shè)，積極引入現(xiàn)代的、先進的檔案管理組織架構(gòu)，完善相關(guān)制度，以進一步保障檔案管理、服務(wù)模式創(chuàng)新的順利開展[5]。

3、強化水利單位檔案管理與服務(wù)意識

水利事業(yè)單位檔案管理具有綜合性強、地域性顯著、價值性高以及時間性差異大等特征，這也給其檔案管理帶來了較多的困難，同時，也對其服務(wù)模式提出了更多的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)水利單位檔案管理、服務(wù)工作模式存在著“重管理、輕服務(wù)”的問題；但在管理、服務(wù)創(chuàng)新的過程中，應(yīng)充分借鑒現(xiàn)代化管理、服務(wù)模式積極向開放型、信息化、數(shù)學(xué)化的檔案管理轉(zhuǎn)型；并通過積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員的服務(wù)意識，從提升自身服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平入手，利用各種創(chuàng)新手段、創(chuàng)新思維為促進水利事業(yè)的發(fā)展、改革發(fā)揮出積極的作用。

4、建立健全檔案管理、服務(wù)體系

首先，加快傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化建。水利事業(yè)單位應(yīng)積極推進各下屬地方水利部門檔案數(shù)字化建設(shè)，并將其列入到水利信息化整體規(guī)劃建設(shè)之中；進而推動水利檔案存儲、管理、服務(wù)數(shù)字化。同時，并通過現(xiàn)有信息傳輸網(wǎng)絡(luò)與平臺，完成相關(guān)檔案信息資源的共享；使檔案管理、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

其次，加大檔案開發(fā)力度。檔案管理與服務(wù)工作的創(chuàng)新，應(yīng)立足于對水利單位中各類檔案的開發(fā)；并借助現(xiàn)代信息技術(shù)將水利工程檔案加以分類、完善；并從各類水利工程檔案中有機地提取、開發(fā)對社會水利建設(shè)發(fā)展有學(xué)習(xí)、推廣意義的信息加以分享、推廣；進而將檔案服務(wù)工作“做活”，為各級水利部門以及水利工作者的決策與管理提供更多的參考。

第三，提升檔案管理信息的安全性。為避免檔案信息的丟失、損壞，檔案管理技術(shù)人員應(yīng)借助現(xiàn)代信息技術(shù)加強對現(xiàn)在檔案數(shù)學(xué)、信息的安全管理，如機房的防火、防盜以及計算機中防病毒、防黑客的安全技術(shù)防護等；并對重要的檔案數(shù)據(jù)文件、系統(tǒng)文件定期進行備份；同時，還應(yīng)加強檔案管理人員對相當(dāng)數(shù)據(jù)、信息的保護意識，進而切實保障檔案信息、數(shù)據(jù)的安全性。

綜上所述，檔案管理既是事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容之一，其管理水平、服務(wù)質(zhì)量也直接關(guān)系到事業(yè)單位能否持續(xù)、健康的發(fā)展。因此，在進行檔案管理及服務(wù)模式創(chuàng)新的過程中，既要提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，也要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程與相關(guān)制度；并通過不斷強化水利單位檔案管理與服務(wù)意識來保障事業(yè)單位檔案管理、服務(wù)創(chuàng)新的順利完成。

參考文獻

[1]張?zhí)N倩，曹瑛，胡繼成，等.新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑[J].江蘇水利，2016（1）.

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[3]黨立萍.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革新思路研究[J].黑龍江史志，2014（07）.

[4]王玲玲.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）.

[5]楊鳳廷.水利檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題及對策[J].才智，2015（23）.

作者簡介

張波（1978-），女，江蘇淮安，漢族，大專，研究方向：檔案管理。endprint