探析事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

張兵

摘 要：為了保證事業(yè)單位之中檔案管理部門能有良好的質(zhì)量，需要檔案管理部門能在管理中積極的運(yùn)用現(xiàn)代化類型的管理方式，并結(jié)合實(shí)際的管理情況確立相應(yīng)的應(yīng)對(duì)方案。本文就事業(yè)單位之中檔案管理部門現(xiàn)代化管理方式的運(yùn)用進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化

傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作存在著管理內(nèi)容較多、程序繁瑣的特點(diǎn)，并且因?yàn)閭鹘y(tǒng)模式下的檔案管理工作主要是以紙質(zhì)媒介為基礎(chǔ)，這也在無形之中給檔案的保存以及管理帶來了難度，正因?yàn)閭鹘y(tǒng)模式下的檔案管理工作存在這些方面的缺點(diǎn)，也是使得傳統(tǒng)模式下的檔案管理逐漸被時(shí)代所淘汰，需要檔案管理法方面的人員能在工作中運(yùn)用現(xiàn)代化類型的管理方式，促進(jìn)管理質(zhì)量的全面提升。

1 事業(yè)單位在檔案管理方面實(shí)施現(xiàn)代化管理方式的必要性

傳統(tǒng)模式下檔案管理模式由于將檔案信息完全記錄在了紙質(zhì)文件上，進(jìn)而在開展檔案管理的階段需要投入大量的人力資源進(jìn)行管理，并且事業(yè)單位在其檔案儲(chǔ)藏量方面較大，檔案管理工作內(nèi)容較為繁瑣，使得傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作的效率偏低，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生不利影響。其次，傳統(tǒng)模式下的檔案管理不僅在保存方面存在這較大的問題，同時(shí)一旦工作人員需要對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢，則需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，尤其是在一些大型的事業(yè)單位之中是，要想在龐大的檔案資料之中找到某一個(gè)關(guān)鍵的檔案資料往往要經(jīng)過較多環(huán)節(jié)的查詢、檢查。第三，當(dāng)事業(yè)單位檔案資料不斷的積累之后，紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存媒介的缺點(diǎn)就會(huì)表現(xiàn)出來，在檔案資料不斷累積之后就會(huì)在體積方面呈正比例增加，并占用大量的檔案儲(chǔ)存空間，不利于檔案儲(chǔ)存工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

面對(duì)以上的這些困難需要檔案管理方面的工作人員能積極的將現(xiàn)代化的檔案管理方法融入實(shí)際的管理之中?，F(xiàn)代化的檔案管理模式不僅能提升檔案管理方面的效率，同時(shí)目前現(xiàn)代化的檔案管理由于逐漸實(shí)現(xiàn)了無紙化類型的管理，進(jìn)而也就使得事業(yè)單位之中的檔案管理工作在查詢方面、保存方面都有了根本性的變化。由此可見，事業(yè)單位之中檔案管理部門實(shí)行現(xiàn)代化的檔案管理模式是必要的，同時(shí)也是可行的。

2 現(xiàn)代化類型檔案管理模式在事業(yè)單位檔案管理部門中的運(yùn)用

2.1 檔案索引之中的運(yùn)用

檔案信息在目錄建立以及信息索引方面的質(zhì)量直接決定了檔案信息管理的效率，同時(shí)也是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)模式下的檔案管理受到紙質(zhì)媒介的制約，使得查詢工作較為復(fù)雜并且效率較低。而使用了現(xiàn)代化模式的檔案管理方法之后就能在檔案管理環(huán)節(jié)中實(shí)現(xiàn)無紙化的管理效果，能將收集來的檔案信息直接以電子文件的形式輸入到電腦之中，并且借助于電子計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的編程功能以及處理能力，將電子類型的檔案信息直接分類保存，這樣當(dāng)管理人員需要進(jìn)行檔案信息調(diào)取的時(shí)候就可以直接在電腦終端上面查詢自己所需要的檔案信息，在簡(jiǎn)化了查詢工作環(huán)節(jié)的同時(shí)，也使得檔案管理方面的效率有了大幅度的提升，為檔案管理方面的發(fā)展提供了穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

2.2 輔助業(yè)務(wù)方面的運(yùn)用

實(shí)際的檔案信息管理是一個(gè)較為復(fù)雜的體系，不僅做好檔案信息的鑒定工作、保存工作，同時(shí)由于一些檔案信息在收集階段存在著碎片化的特點(diǎn)，因此還需要檔案管理方面的工作人員能完成檔案信息的收集工作以及整理工作，并能對(duì)一些特殊資料進(jìn)行深入的統(tǒng)計(jì)，在整理階段中出現(xiàn)的大量檔案信息也正是檔案處理工作的一大難點(diǎn)。而當(dāng)在檔案信息的管理階段中實(shí)施了現(xiàn)代化類型的管理方式之后，就能為工作人員開展工作提供極大的輔助，達(dá)到減輕工作人員工作量、提升工作人員工作效率的目。其次，現(xiàn)代化管理模式對(duì)于檔案管理工作的輔助效果也是多方面，在一些管理方面還實(shí)現(xiàn)了管理工作的自動(dòng)化、便捷化，在檔案信息文件的借閱管理中，通過現(xiàn)代化設(shè)備的輔助，就能是借閱人員使用相應(yīng)的證件完成自助借閱，方便了人們借閱。

2.3 檔案庫房管理方面的利用

在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式下，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，事業(yè)單位檔案庫房管理過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效利用，結(jié)合事業(yè)單位檔案庫房管理實(shí)際情況，建立現(xiàn)代化庫房管理系統(tǒng)，合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備，對(duì)事業(yè)單位檔案庫房進(jìn)行全方位監(jiān)控，提高檔案資源的安全性。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立并完善設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)檔案庫房?jī)?nèi)的空調(diào)設(shè)備和空氣濕度控制設(shè)備進(jìn)行有效的監(jiān)控，保證檔案庫房環(huán)境滿足檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，一旦與檔案保存標(biāo)準(zhǔn)不符時(shí)，監(jiān)控系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出報(bào)警，以提醒檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行妥善處理?，F(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的有效運(yùn)用，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化和規(guī)范化，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理中利用現(xiàn)代化方式的不足及改進(jìn)建議

雖然利用現(xiàn)代化的技術(shù)，將計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理，能夠在很大程度上節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率以及準(zhǔn)確率，但是同時(shí)，計(jì)算機(jī)管理中也存在著以下問題：首先，文檔分離問題。在我國，文檔工作在其通過文檔口時(shí)，將文件的前面兩個(gè)階段視作文件，而只將后面兩個(gè)階段視作檔案，而且管理標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，這樣使文檔運(yùn)動(dòng)各個(gè)階段相互獨(dú)立，致使文檔分離。其次，網(wǎng)絡(luò)安全問題。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級(jí)，對(duì)檔案信息實(shí)施網(wǎng)絡(luò)管理時(shí)，其可靠性以及安全性問題越來越受到關(guān)注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)，如果只對(duì)電子文檔相應(yīng)的邏輯歸檔進(jìn)行了設(shè)計(jì)，而并未考慮到其物理歸檔，網(wǎng)絡(luò)一旦遭到破壞，電子文檔將會(huì)丟失。再次，設(shè)備利用率較低，復(fù)合型人才較為缺乏。檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，功能單一，大部分僅僅用于文件打字或者檔案著錄，對(duì)財(cái)力、物力和人力無疑是一種浪費(fèi)。為此，首先，應(yīng)當(dāng)對(duì)文檔進(jìn)行一體化，切實(shí)解決文檔分離方面的問題。應(yīng)當(dāng)在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)施文檔一體化，消除重復(fù)環(huán)節(jié)，使文件與檔案歸為統(tǒng)一的系統(tǒng)，同時(shí)采用比較成熟的軟件，讓檔案工作在文件形成最開始的及時(shí)介入。其次，根據(jù)檔案管理目前網(wǎng)絡(luò)化的特征，解決好其安全問題。加大研究力度，對(duì)檔案信息在上網(wǎng)之前進(jìn)行加密控制，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行及時(shí)測(cè)評(píng)等，開發(fā)有力的安全軟件等，保證檔案資料安全。再次，對(duì)檔案管理者進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，引進(jìn)復(fù)合型人才，提高功作效率，更好的駕馭現(xiàn)代化方式中的檔案管理。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位要想對(duì)檔案資料實(shí)現(xiàn)良好的管理，就要把現(xiàn)代化的方式融入到檔案管理過程中，重視現(xiàn)代化方式在檔案管理過程中的重要性，并且結(jié)合自身的發(fā)展優(yōu)勢(shì)創(chuàng)新管理方法，從而對(duì)檔案管理的方式進(jìn)行優(yōu)化，最終為檔案資料的高效管理提供一份良好的基礎(chǔ)。

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