黃琴
檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機構,社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
作為企業(yè)檔案,為適應社會發(fā)展和市場經(jīng)濟完善、法規(guī)的一致要求,按國家檔案局制定的《規(guī)定》,規(guī)范企業(yè)的文件材料歸檔范圍和歸檔保管期限,使企業(yè)檔案成為企業(yè)內(nèi)部控制、健全各項管理,依法規(guī)范經(jīng)營的堅實基礎,成為滿足國家和公眾對企業(yè)依法經(jīng)營進行監(jiān)督的重要依據(jù),成為有效服務企業(yè)各項活動,承載企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄。
作為大堡水電有限責任公司的企業(yè)檔案,于1995年經(jīng)過整理和鑒定,將零散的資料正式規(guī)范化形成有保存價值的公司檔案。在公司的發(fā)展進程中,檔案緊密跟隨,從不滯后, 遵循著檔案規(guī)定的三原則:法規(guī)一致,科學發(fā)展,與時俱進。大堡公司建廠至今30年,30年來歷經(jīng)了風雨和艱辛,檔案見證了公司的發(fā)展變化,真實完整地記載了公司的這些變化歷程和時代特點。在承載的過程中,檔案同樣肩負著檔案的查閱和使用的使命。直至今天,檔案的利用得到了極大的發(fā)揮,檔案對于公司的奉獻實例舉不勝舉。大堡水電有限責任公司原名大堡電廠,地處峨邊縣大堡鎮(zhèn),1987年成立,于1990年正式運行。由于地理原因,公司的首部樞紐、機房和廠房都設置在大堡鎮(zhèn),占地火花村新豐村,因為所處村民周邊,公司盡量幫助當?shù)卮迕?,融洽當?shù)孛褡尻P系,然而唇齒相依也要產(chǎn)生矛盾與糾紛。最為突出的是,火花村村民在1993年的鬧事,村民們要求大堡公司給予他們的占地賠償,他們手里有土地丈量尺寸,有村民名單,有樹木和青苗數(shù)字,村民不聽勸說和商議,手拿棍棒,示威吶喊幾度圍攻大堡電廠生活區(qū)。在當?shù)卣膭裾f無效后,大堡公司出據(jù)了大堡電廠建廠初期的占地賠償,包括每戶人家的青苗補償金額。大堡公司的占地是國家允許的永久性占地,已經(jīng)支付了所有占地的土地資金款項。在有力的檔案依據(jù)面前,村民們終于偃旗息鼓。然而,仍然有好逸惡勞者尋畔滋事,事隔15年后,火花村一李姓民,打著大堡水電公司占用他家土地的旗號,在我公司辦公室無理喧鬧,無視檔案的充分依據(jù)性,甚至不分日夜糾緾領導,擾亂辦公秩序。大堡公司請示當?shù)卣?,政府以檔案記載的事實為依據(jù)進行了勸說干預得以平息這一鬧劇。公司要生存發(fā)展,不可避免的會遇上一些麻煩和糾紛,小到員工受傷,大到企業(yè)與企業(yè)之間的法律訴訟,這些麻煩和糾紛都在公司領導和員工的共同努力下,以檔案提供的有力事實為證據(jù)的背景下得以解決。這些年來,公司有林木砍伐糾紛,有前池擴建的用地擴展糾紛,有公路修建的基金給付糾紛,有公路旁邊彝族村民房屋因水災以我公司的賠償終結的糾紛,有供用電糾紛,有觸電傷亡糾紛,有渠道跨蹋的糾紛,有工傷賠付的糾紛,有員工調(diào)遣的糾紛,有設備購銷的糾紛,有每年機組維修提供的查閱,有增效擴容的改造組建等等,每一事件,文書檔案都發(fā)揮了極為重要的作用;每一次機組維修,科技檔案都充分得以反復利用;財務和個人檔案也提供著無可替代的作用,檔案在無形中創(chuàng)造著最有效價值。檔案在日常生產(chǎn)經(jīng)營中,也提供著參考查閱的作用,急領導所需,急生產(chǎn)所需,無需辯證,如影隨形,始終圍繞著企業(yè)的經(jīng)營和管理服務。
在很多人的眼里檔案說起來是重要的,但真正忙起來,檔案就不需要了。因為檔案的價值是隱形的,它的價值表現(xiàn)不明顯形,弱化了對檔案的重視。隨著社會科技的發(fā)展進步,檔案在數(shù)字化進程中的問題仍然亟待解決。如何讓與時俱進的檔案在完整安全的前提下更加便于利用呢?我們知道,檔案作用的發(fā)揮在于利用,而利用在于管理,如何提高檔案的管理水平,才是真正發(fā)揮檔案作用的關鍵。就當前我公司存在的檔案管理問題舉例一二。我們設置檔案室,庫房,配備了相應的檔案人員,也劃分了檔案的類型,明確了檔案的管理職責,這似乎已經(jīng)達到了一個公司對檔案管理的要求,而問題的實質(zhì)是,這些人員的設置是否合理化。1、沒有設置專職的檔案人員,目前的檔案管理員是行政辦公人員兼職管理。大堡公司的規(guī)模在1997年的基礎上沒有進行擴展,期間取消了老熊溝電站,取消了金加工車間,丟失了金鵝電站,現(xiàn)在又取消了供用電管理,機構少了,職工人數(shù)相對增多了,而檔案的數(shù)量不因為機構的減少而減少,它每年都在增加,而且因各種事務的展開,也增加了各種檔案的查閱和利用,而檔案室配備的檔案管理人員始終只有一人,目前工作量非常大。2、建議設置相應機構的檔案兼職人員,明確相應的檔案管理職責。在公司各個部門,設置檔案兼職人員,對于檔案的及時歸檔和收集起到很重要的作用,極盡可能保證公司檔案的完整性。3.檔案人員的加強學習。參加省市檔案的培訓學習,跟上檔案的先進管理,適應新形勢下檔案的新規(guī)則管理。4.提升檔案管理平臺。目前公司沒有條件做到檔案平臺硬件的提升管理,但平臺的提升仍然是檔案管理的趨勢,大家不妨想象,一個基于物聯(lián)網(wǎng),云計算等新技術構建的智能化管理和多元化管理平臺,能搭建智能感知與處置檔案信息能力提供檔案信息服務中心,如果有這樣一個企業(yè)檔案共享服務平臺,它的服務應該更加廣泛,快捷,敏銳和有效。
檔案的有效利用與檔案管理是一致的,只有把檔案管理提升了,檔案才可能成為企業(yè)的有力臂膀。
企業(yè)的發(fā)展變化,檔案將永遠記載它的真實性,無論時代如何變遷,檔案就是企業(yè)的史冊。承載是檔案的一種價值,參考文獻提供最廣泛的應用是檔案的另一種價值,企業(yè)利用檔案得以擴展和發(fā)揮。
納千載,容有恒。檔案以它博大胸懷盛裝企業(yè)的榮辱甘苦,并為企業(yè)一路保駕護航。檔案是企業(yè)的淳淳知己,一路相伴一路追隨。檔案是企業(yè)的智慧大腦,是公司的完全中樞神經(jīng),無論現(xiàn)在還是以后,終將永遠記憶企業(yè)的歷程。在企業(yè)的世界里,檔案一直存在,珍貴而永恒。endprint